Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją su patikimais sprendimais: praktinis vadovas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galima sakyti, mačiau viską. Pradedant nuo tų laikų, kai reikėdavo tik skambinti iš taksofono, iki dabar, kai viskas sekasi per programėles, bet problema viena – logistika vis tiek lieka logistika. Kai įmonė nusprendžia keisti adresą ir rengiasi biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją, dažniausiai sužinoja, kad tai ne taip paprasta kaip atrodo YouTube video. Viskas prasideda nuo paprastų dalykų: dėžių, lipduko ant kompiuterio, kurį paslėpėte po stalumi (taip, aš tą mačiau), ir baigiasi tuo, kad vokiškas muitininkas klauso, kodėl jūsų kedei reikia tarptautinio paso. Čia nėra apie tuos idealizuotus straipsnius, čia bus apie tai, kaip iš tiesų vyksta procesas, ką reikia žinoti, kad nepameistumėte pinigų ir nervų. Tiesiog kalbėsiu kaip kalbėčiau su klientui prie puodelio kavos, tik be kavos.

Kainos ir biudžeto planavimas

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją?

Tai klausimas, kurį girdžiu kiekvieną kartą. Žinoma, kaina priklauso nuo tūrio, bet jei kalbame apie nedidelę įmonę, 2-3 konteineriai, tai tai kils nuo trijų tūkstančių eurų. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją nėra pigus malonumas, nes ten ne tik važiuoja mašina, bet ir dirba žmonės, kurie turi užtikrinti, kad jūsų serveriai nenukristų kelio metu. Jei kas pasako, kad padarys už šimtą eurų, bėkite toli, tai arba vagys, arba jūsų daiktai važiuos atvira sunkvežimio kėdės gale. Kaina visada susideda iš kuro, mokesčių už Vokietijos kelius (jie brangūs) ir žmogiškųjų išteklių. Be to, dažnai užmirštame apėmimą – tai taip pat kainuoja, jei neįsivaizduojate, kaip patys nukrausite 30 spintų į trečiajau aukštą be lifto. (Nors pripažinsiu, kartais klientai susitvarko patys, jei yra jauni ir sportiški).

Ar kaina keičiasi priklausomai nuo to, į kurį Vokietijos miestą važiuojame?

Žinoma, važiuojant į Miuncheną arba Berlyną, bus brangiau nei į kažkokį mažą kaimelnetis netoli Lenkijos sienos. Vokietija didelė, bet kai kuriose vietose, pvz., Štutgarte arba Frankfurto rajonuose, darbo jėga yra labai brangi, todėl vietiniai krovėjai gali užmegę už knygos ne tokios kainos kaip Lietuvoje. Taip pat, įtakos turi ir uždirbti limitai sunkvežimiams miestuose – jeigu reikia specialių leidimų važiuoti į „žaliąją zoną“, tai taip pat įeina į sąskaitą. Taigi, biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją yra tiesiogiai susijęs su geografija, ir ne visada logiška, kad toliau reiškia brangiau, kartais arti esantis miestas gali sukelti daugiau galvos skausmo dėl eismo kamščių. Vieną kartą turėjau klientą, kuris norėjo perkelti biurą į vieną kaimą giliame Bavarijoje, ten kelys buvo toks siauras, kad teko keisti mašiną planus.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Be tūrio ir atstumo, didžiausią įtaką daro tai, kiek sunku su jumis susitarti dėl laiko. Jeigu jūs sakykite, kad reikia išvežti viską tarp sekmadienio vidurdienio ir pirmadienio ryto, tai kaina šoks į dangų. Taip pat, įtakoja speciali technika – jei turite šarvuotas kabinetas ar labai brangų meno kūrinių, reikės spec. transporto. Dar vienas dalykas – pakavimo medžiagos. Daugelis mano klientų mano, kad dėžės yra dovanoje, bet ne, gerų dėžių kaina dabar taip pat pakilo, kartais net daugiau nei kuras. Jeigu pasakote „man reikia viską supakuoti“ – tai papildomai 10-20 proc. prie galutinės sumos. Ir nepamirškite palaidų daiktų – jei paliekate visą ant stalo, mums už tai reikia skirti laiko, o laikas – tai pinigai.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių apie kuriuos reikia žinoti?

Geriau klauskite. Vokiškoji pusė mėgsta įvairius mokesčius už „Gelben Schein“ (iškrovos leidimai), ypač jei statote pastatą ar remontuojate. Taip pat, jeigu atvykstate savaitgalį arba po 18:00 valandos Vokietijoje, vietiniai krovėjai (jei juos naudojame) gali paprašyti priemokos. Dar vienas dalykas – mokesčiai už šiukšlių ivežimą, jeigu tarkime, senus biuro baldus nuspręsite palikti ten ir juos išvežti reikės speciali įmonė. Kartais tai gali kainuoti net 200-300 eurų už krovinį. Taigi, visada klauskite ar kaina „galutinė“ ar yra dar kokių nors „nežinomų“ variacijų. Mane asmeniškai visada erzina, kai klientas paskambina ir sako „o jūs man nepaminėjot“, o aš sakyčiau, jeigu jis nebūtų taip greitai nutraukęs pokalbio.

Ar verta taupyti ant krovėjų?

Mano atsakymas – tikrai ne. Esu matęs situaciją, kai viena įmonė norėjo taupyti ir pasamdė studentus iš vietinio universiteto padėti. Viskas gerai, kol studentas nenukrito su kėde laiptais ir nepralaužė kojos. Tada draudimas nebeapsaugo, nes nebuvo oficialios sutarties su profesionalia komanda. Patikimas biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją reikalauja profesionalų, kurie žino, kaip pakelti 100 kg varstą be nugaros sužalojimo. Taupyti ant krovėjų galima tik tuo atveju, jei patys kroviate nedidelius dalykus, bet visa kita – palikite profesionalams. Pinigai, kuriuos sutaupysite, gali nueiti į gydytojus arba naujų baldų pirkimą, nes seni tiesiog nulūž per pusę.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia tur�ti kertant sieną?

Pagrindinis dalykas – tai inventoriaus sąrašas. Jis turi būti ne „maždaug“, o tiksliai. Vokietijos muitinė labai griežta, jei įrašas sako „kompiuteriai“, o tik realiai yra serveriai, gali būti nep malonių pokalbių. Taip pat reikia galiojančios sutarties su pervežėju ir, jei reikia, TIR knygelės ( nors tai daugiau dideliems konteineriams). Jeigu biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją vykdomas kaip perkėlimas dėl verslo plėtros, gali prireikti įrodymų, kad čia ne prekyba, o būstas (verslo). Turėkite pasą arba ID kortelę paruoštas, nes jas tikrai tikrins. Kartais reikalingi įgaliojimai, jei už pervežimą rūpinasi ne vadovas, o logistikos vadovė ar trečioji šalis.

Kas yra tas „Übersiedlungsgut“ ir ar man tai reikalinga?

Tai vokiškas terminas, reiškiantis „perkeliamąjį turtą“. Jeigu jūs persikeliate gyventi arba perkeliate visą įmonės būstinę į Vokietiją, galite kreiptis dėl mokesčių atleidimo (nuo PVM ir importo mokesčio). Tai labai naudinga, nes biuro daigtų perkraustymas į Vokietiją gali tapti kur kas brangesnis, jeigu teks mokėti 19% PVM nuo visų jūsų baldų ir technikos vertės. Tam reikia užpildyti specialią formą 0350 ir parodyti, kad šie daiktai buvo naudojami mažiausiai 6 mėnesius Lietuvoje. Negalite nusipirkti naujų stalų šiandien ir rytoj vežti juos kaip „naudotą turtą“ – to niekas nepasitiki. Muitininkai protingi, jie mato tokius triukus iš toli.

Ar sunku gauti šį atleidimą?

Neblogai, jeigu visus dokumentus paruošiate iš anksto. Esu matęs, kai klientai atvyksta su sąrašu, parašytu ant servetėlės, ir stebisi, kodėl juos sulaiko. Reikia detalaus sąrašo su apytikslėmis vertėmis (nenaudokite šiokių tokių skaičių, turi būti realia). Vieną kartą turėjome situaciją, kai klientas užmiršo paminėti du didelius spausdintuvus, ir muitinėje teko įrodytinai aiškinti, kad tai ne prekybinis krovinys. Laiškai iš seno darbovietės Lietuvoje, kad daiktai priklauso įmonei, taip padeda labai. Be to, reikia laukti, kol dokumentai bus apdoroti, tai gali trukti nuo valandos iki kelių dienų, jeigu yra klaidų. Geriau kreiptis į konsultantą, kuris tuo užsiima, nei bandyti daryti patys, jei nežinote vokiškų terminų.

Ar reikia mokėti už draudimą?

Be abejo. Sakyčiau, net nebūtų klausimo. Kelionė per Europą nėra saugi – gali būti avarija, gali būti vogimas, ypač jeigu statote mašina prie viešbučio naktį. Draudimas turi padengti ne tik visą krovinio vertę, bet ir atsakomybę trečiesiems asmenims (pvz., jei statmas ant šaligatvio užkliūva pėsčiasis). Kiekvienas patikimas biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją turi įtrauktą draudimo polisą į kainą. Patikrinkite, ar draudimas veikia visą maršrutą, ne tik Vokietijoje, bet ir Lietuvoje bei per tranzito šalis (pvz., Lenkijoje). Kartais būna, kad draudimas neveikia, jei krovinys yra „neužrakintas“. Taip, tokios sąlygos būna, reikia skaityti smulkiąją spausdą.

Kaip elgtis su pavojingais daiktais?

Tarkime, turite biure laboratoriją arba daug dažų, cheminių medžiagų. Tai nebe paprastas biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją, tai specialus pervežimas. Reikės ADR (pavojingų medžiagų) vairuotojo leidimų ir specialios paskirties mašinos. Negalite tiesiog įmesti dujų baliono į keleivinę mašiną ir važiuoti – tai yra nelegalu ir labai pavojinga. Esu matęs, kaip viena įmonė mėgino taip padaryti su degalais generatoriui, ir juos sustabdė vos pasienyje. Baudos ten milžiniškos, nekalbant apie tai, kad galią uždaryti verslą. Visada praneškite apie tokias medžiagas iš anksto, mes susitvarkome su sertifikatais.

Pakavimas ir paruošimas

Ar geriau supakuoti paties ar pavedti profesionalams?

Jei galite leisti sau papildomai 500-1000 eurų – palikite jiems. Profesionalai supacks greičiau ir, kas svarbiau, geriau. Jie žino, kad dėžė su monitoriais negali būti per kraštais užpildyta knygomis. Bet jei norite taupyti, galioti daryti patys. Tiesa, tada atsakomybė už sudužtus daiktus tenka jums. Esu matęs, kaip klientai supako viską į didžiules „Movit“ dėžes, o tarp dalykų įmetė porą pusryčių. Vėliau vokiškame sandėlyje ten susiformavo pelėsis. Taigi, ką supakuoja patys – patys ir tikrinkite (kai kurios firmos net nesileidžia pakuoti klientų dėl draudimo reikalavimų).

Ką daryti su kompiuteriais ir serveriais?

Tai pačios jautriausios dalys. Prieš išsijungiant, viską išjunkite, atjunkite laidus ir užfiksuokite, kurie laidai eina kur. Gera mintis – užfotografuoti galinę plokštę prieš išjungimą. Serverius reikia laikyti originalioje pakuojeje, jei dar ją turite. Jei ne, reikia specialių „anti-static“ dėžių. Kartais biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją apima ir IT infrastruktūros montavimą naujoje vietoje, tai reikia susitarti iš anksto, kad vairuotojas ne tiesiog išmes dėžę ant grindų. Atminkite, jeigu serveris buvo įjungtas prieš 5 minucijas prieš pakrovimą, jis gali būti karštas, o vėsiame vagonuje susidaro kondensatas – tai gali sugadinti elekttroniką.

Kaip apsaugoti baldus?

Nereikia nieko išradinėti. Naudojame standartines apsaugas – putų pleistrus, storas kartonas, o galuose – minkštas medžiagas. Jei baldai yra brangūs, odiniai arba su stiklo detalėmis, reikia kur kas daugiau dėmesio. Vieną kartą vežėme labai brangų prezidento stalą ir klientas pareikalavo, kad jis būtų įdėtas į medinę dėžę. Tai padarėme, bet tai kainavo papildomai, nes reikėjo statyti tą dėžę vietoje. Paprastai tiesiog apvyniojame plėvele, bet stiklas visada yra rizika. Nors turiu omenyje, kad vienas mano draugas sako, kad geriausia apsauga yra „geras vairuotojas, kuris nevairuoja kaip lenktynininkas“, ir su tuo sunku nesutikti.

Ar dėžės turi būti paženklintos?

Būtina. Be jokio abejo. Rašykite ne tik „Biuras“, bet ir kame yra, pvz., „Finansai“, „Vadovo kambarys“, „IT“. Tai labai pagerina iškrovimą Vokietijoje. Imaginuokite situaciją, kai atvykstate į naują biurą pirmadienį ryte, o visos dėžės sumestos vienoje krūvoje ir jūs praleidžiate pusę dienos ieškodami popieriaus spausdintuvo. Tas biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją gali tapti košmaru, jei nesirūpinsite etiketėmis. Taip pat paženklkite dėžes, kuriose yra subtilūs daiktai – „FRAGILE“ arba „ŠIOJE NEŠTI NE GALA“. Vairuotojai dažnai skuba ir gali nepastebėti, ką jie neša.

Ką daryti su atliekomis?

Nesivežkite šiukšlių į Vokietiją. Nė vienas biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją neapima senų kavos puodelių, susipuvusių vaisių arba senų laikraščių. Prieš išvykdami susitvarkykite su šiukšlėmis vietos mastu. Kartais klientai sako „o mes nuspręsime vėliau“, bet vėliau tai kainuoja brangiau, nes ten reikia išleisti specialių atliekų mašiną, jeigu tarkime turiu elektros atliekų. Vokietija yra labai griežta šioje srityje, jeigu jums užfiksuos, kad mesmete šiukšles ne į tą talpyklą, baudos gali būti didelės. Geriau palikite tuštą biurą negu pilną šiukšlių.

Laikas ir organizacija

Kiek laiko užtrunka visa operacija?

Standartiškai, jeigu kalbame apie 1 sunkvežimį, tai patys pakavimas ir pakrovimas Lietuvoje trunka apie 1 dieną. Važiavimas – nuo 1 iki 2 dienų, priklausomai nuo maršruto ir poilsio laikų. Iškrovimas Vokietijoje – dar viena diena. Taigi, planuokite mažiausiai 3-4 dienas nuo pradžios iki galo. Jeigu biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją vyksta metų pabaigoje, gali užtrukti ilgiau dėl blogo oro. Žiema kelyje A6 arba A9 gali būt tikras košmaras, ten dažnai užšąla sniegas ir visi stovi vietoje. Geriau planuoti rezervą. Kartais klientai sako, kad reikia viską numesti iki 12 valandos penktadienį, nes turi susitikimą. Aš tada žinau, kad tikriausiai pavėluosime.

Ar galima nurodyti tikslią atvykimo laiką?

Galime nurodyti dieną, ir dar tiksliau – „priešpiet“ ar „popiet“. Bet nurodyti, kad atvyksime 14:30 būtent, yra beveik neįmanoma. Kelyje gali būti avarija, sulaikymas muitinėje arba tiesiog didelis eismas prie Hamburgo. Vokietijoje dažnai vyksta statybos keliuose („Baustelle“) ir eismas sustoja. Geriau pasirūpinkite, kad Vokietijos pusėje būtų kas nors, kas gali priimti krovinį bet kuriuo metu. Jeigu jūsų vadybininkas sako „aš laukiu nuo 10 ryto“, tai galiausiai jam teks laukti iki 16 vakaro. Tai normalu mūsų versle.

Ar galima vežti savaitgalį?

Techniškai – taip, bet brangiau. Vairuotojai turi poilsio režimus, ir jeigu reikia važiuoti savaitgalį, reikia organizuoti papildomą komandą arba keisti vairuotojus kelio viduryje. Be to, Vokietijoje daugelis biurų ir sandėlių savaitgaliais uždaryti, todėl neturėsite kur iškrauti. Jei tai privatus perkėlimas į namus, tai lengviau, bet įmonės dažniausiai dirba darbo laiku. Tiesą sakant, geriausia įsivaizduoja, kai atvykstame sekmadienio vakare į Berlyną, o viskas uždaryta, ir vairuotojas turi laukti iki ryto. Tas laikas – mokamas jūsų biudžete.

Ką daryti, jei vairuotojas vėluoja?

Pirmiausia – nerenkite panikos. Paskambinkite mums, mes sužinosime, kur jis yra. Dažniausiai vėlavimo priežastis yra ne jo kaltė, o išorinės aplinkybės. Kartais biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją vėluoja dėl to, kad prieš tai antras klientas Lietuvoje per daug lėtai krovėsi. Esu matęs, kaip vienas vadovas negalėjo atsisveikinti su darbuotojais ir krovėsi 5 valandas vietoje dviejų. Tokiu atveju viskas pasislenka. Būkite kantrūs, mes padarysime viską, kad greitai pasivyktume, bet saugumas pirmiausia. Jeigu vėluojame labai ilgam, galime siūlyti nuolaidą arba kompensaciją, tai priklauso nuo sutarties sąlygų.

Ar reikia rezervuoti liftą naujame biure?

Būtina, ir tai daroma iš anksto. Vieną kartą važiavome į naują verslo centrą Berlyne, o ten liftas buvo užrakintas, nes nebuvo perduotas raktas. Teko nešti biuro stalus 4 aukštus pėsčiomis. Pasakykite tiesiai – tai buvo siaubas. Jeigu biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją vyksta į didelį miestą, vietos parkavimas taip pat gali būti problema. Reikia sutikti su globėju pastato, kad jie užskirtų vietą sunkvežimiui. Jeigu neužskirsite, gali būti, kad mašina nuvažiuos į „mėlyną zoną“ ir ją užtrauks policija (nors tai retai nutinka su krovininėmis, bet rizika yra).

Rizikos ir problemos

Kas nutinka, jei kažkas sudūžta?

Turi draudimą, tad neturite rūpintis. Pirmiausia reikia užfiksuoti žalą – nufotografuoti dar mašinoje, prieš iškrovimą, ir parašy pastabą į važiavimo lapą (CMR). Jeigu pasakote „viskas gerai“, pasirašote, o vėliau randate sulaužytą stiklą, draudimas nebeišmokės. Esu matęs situaciją, kai klientas rado sulaužytą koją nuo stalo po mėnesio. Tokiu atveju, nebeįrodysite, kad tai nutiko pervežimo metu. Reaguokite iš karto. Mes stengiamės kuo labiau apsaugoti jūsų turtą, bet dėl viberių gatvėse niekas nėra apsaugotas 100%.

Ar dažnai įvyksta avarijos?

Ačiū dievui, nedažnai, bet įvyksta. Sunkvežimiai – ne mašinos, kurios lengvai sustoja. Dažniausia problemos kyla iš kitų vairuotojų, kurie nesilaiko atstumo. Jeigu įvyksta avarija, viskas sustoja, pradedami tyrimai, o krovinys gali būti perkrautas į kitą mašiną. Tai gali užtrukti dieną ar dvi. Tuo atveju, biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją tampa stresiniu testu. Bet turime krizinių planų – mes esame susijungę su partneriais visoje Europoje ir galime greitai surasti pagalbą. Svarbiausia – nedarykite savo sprendimų, jei įvyksta avarija, laukite mūsų instrukcijų.

Kaip atpažinti blogą pervežėją?

Jei kaina per maža, jei jie nekalba apie sutartis, jei prašo sumokėti grynaisiais (nė viena rimta firma neprašo grynųjų už visą sumą iš karto) – tai signalas. Taip pat, jeigu jie neturi svetainės arba ji atrodo keistai. Neseną vienas klientas pasakė, kad rado „gerą pasiūlymą“ iš tobulai nežinomos firmos, o pasirodė, tai buvo tarpininkai, kurie tik pardavė užsakymą kitiems. Rezultate – krovinys buvo prarastas trims dienams. Patikimas biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją visada prasideda nuo aiškios sutarties ir komunikacijos.

Kas daryti, jei dingsta daiktų?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įmanomas. Dažniausiai dingsta smulkmenos – telefonai, nešiojami kompiuteriai, jei palikti nesaugiai. Todėl brangiausius daiktus pasilikite pas save. Jei dingsta dėžė, praneškite iš karto. Mes turime GPS sekimo sistemas mašinose, taigi galime pamatyti, kur mašina buvo ir ar buvo stabdoma. Vokietijoje vagystės iš sunkvežimių nėra tokios dažnos kaip Prancūzijoje arba Italijoje, bet rizika egzistuoja. Draudimas čia taip pat padės, bet emotionalių nuostolių (duomenys kompiuteryje) jis nekompensuos.

O dėl to pašto adreso?

Nepamirškite pakeisti adreso visur. Dažnai atsitinka, kad mes pervežame biurą, o klientas vis dar laukia svarbių laiškų sename biure Lietuvoje. Užsakykite pašto peradresavimą iš anksto, bent mėnesiui. Taip pat informuokite savo klientus Vokietijoje apie judėjimą. Vieną kartą važiavome į Miuncheną, o klientas nepasakė savo didžiausiam vokiškam klientui, kad keičia adresą. Pakuotės atvyko į seną vietą ir teko skubiai rinkti jas iš ten (o ten jau buvo kiti įrentęs). Tai sukuria labai neprofesionalų įspūdį.

Ar įmanoma susitvarkyti be tarpininkų?

Teoriškai taip, jeigu turite savo sunkvežimį ir vairuotoją, kuris moka vokiškai ir žino rūšius. Bet praktiškai, biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją be logistikos partnerio yra kaip šokti su parašiutu be instruktoriaus – gali nukristi saugiai, bet rizika didelė. Mes užtikriname, kad visi dokumentai būtų tvarkingi, kad vairuotojas būtų poilsę turintis (nors kartais ir pažeidžiame taisykles dėl laiko, bet mums tai pasitaiko retai). Be to, jeigu ką nors sugadinate – mes atsakome. Jeigu vežiate patys – atsakote tik patys sau.

Išvados

Galiausiai, viskas suverčia į tai, kad biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją nėra tiesiog fizinis daiktų pernešimas iš taško A į tašką B. Tai yra sudėtingas procesas, reikalaujantis planavimo, dokumentų tvarkymo ir daugiau ar mažiau ramios nervų sistemos. Jei pasiruošę ir pasitikite savo logistika, viskas vyks sklandžiai, nors gali būti ir nenušvilpimų. Pagrindas – nebijoti klausti ir nebandyti taupyti ten, kur gali kainuoti brangiau vėliau. Sėkmės jūsų naujuose biuruose Vokietijoje, ten tikrai yra daug galimybių, jei tik ten laiku ir saugiai atvešite savo išmaniąsias galvas.