Biuro daiktų perkėlimas į Vokietiją su logistikos ekspertais: tiesa be kaukių

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro daiktų perkėlimas į Vokietiją su logistikos ekspertais nėra niekas paprasta, kaip galvoja daugelis vadovų. Čia ne tik dėžių kraustymas ir kėdžių metimas į sunkvežimį. Tai yra kompleksinis procesas, pilnas dokumentų, muitinės niuansų ir, tiesą sakant, streso. Dirbu su klientais kasdien, matau viską – nuo idealiai suregistruotų konteinerių iki visiško chaoso, kai kompiuteriai vėluoja, o olandai muša ratus ant kelio. Šiame straipsnyje nešosiu ne marketingo tekstą, o gryną realybę, taip, kaip ja gyvename kasdien. Jei ruošiatės perkelti savo verslą vakarų kryptimi, geriausiai, kad tai padarytumėte su žmonėmis, kurie žino, ką daro.

Ką reikia žinoti prieš pradedant viską kelti

Kada geriausia pradėti planuoti biuro daiktų perkėlimą į Vokietiją su logistikos ekspertais?

Tiesiog kuo anksčiau. Idealų atveju – mėnesį prieš (ar net du), tačiau mes, žmonės, visad viską atidėliojame paskutinei minutei. Jei skambinate mums prieš pat savaitgalį ir sako, kad poryt jau reikia, kad būtų viskas išvežta, kaina bus tokia, kad aš už jus nustebčiu. Turime išsinuomoti mašiną, surasti vairuotojus, o jei tai dar ir didelė įmonė, tai reikia specios technikos. Planavimas taupo pinigus, o čia svarbiausia.

Ar tikrai turiu dėti viską į sąrašus inventoriui?

Absoliučiai taip. Vieną kartą turėjau klientą iš Kauno, kuris sakė "mes viską turim, važiuokite", o atvykę pamatėme, kad jų "viskas" telpa į tris didelius sandėlius, o ne į vieną biurą, kaip manyta. Buvo neįsivaizduojamas chaosas. Inventoriaus sąrašas – tai jūsų draugas, jeigu kas nors dings ar sužilo (o dings, tikėkit, dings). Be to, vokiečiai mėgsta tvarką ir dokumentus.

Kodėl man reikia logistikos eksperto, galėčiau tiesiog pasikviempt kaimyną su vaza?

Galėtum, tačiau tada atsakomybė bus ant tavo pečių. Biuro daiktų perkėlimas į Vokietiją su logistikos ekspertais reiškia, kad mes už draudimą, už tai, kad serveriai nenukris, už tai, kad baldai neišlūžta. Kaimynas su vaza gali nuslysti su stuburu ir tada teks mokėti gydymui (ir jam). O mums už tai moka draudikas. Dirbame su technologijomis, ne su ražtų metodais.

Kaip suskaičiuoti tūrį, jeigu aš niekada to nedariau?

Nesijaudink, daugelis to nežino. Mes dažnai einame į objektą pažiūrėti. Bet jeigu norit pats, bandykite suskaičiuoti kiekvieną lentyną kaip 1 kubinį metrą (tai labai apytiksliai). Bet geriau nesižaisk – vienas klientas savo "mini" biuro called kaip "mažą" vietą, o ten tilpo 50 vietų salės stalai. Mes turime akį išmokę matuoti tiek patiksliai, kad net nereikia liniuotės.

Ar galiu kelti biurą penktadienį, kad tą patį vakarą gerti alų Berlyne?

Teoriškai galima, praktiškai – rizikinga. Jeigu sėkstame sunkvežimį, tai gali būti, kad jį ten ir paliksime iki pirmadienio, o jūsų kompiuteriai liks gatvėje. Berlyno ar Miuncheno centruose ne visur leidžiama stovėti sunkvežimiams. Geriau planuokite atvykti darbo dieną, kad mes spėtume viską iškrauti ir niekas nubaudžtų.

Kiek laiko trunka toks kelias į Vokietiją?

Priklausys nuo to, kur tiksliai važiuojame. į Berlyną nuo Vilniaus galima nuskti per 12-14 valandų, jeigu greitis geras (ir jeigu neprasilenkia aplink Lenkiją, kas kartais nutinka, ten yra viena (labai nepatogi) vieta prie Varšuvos, kur kasdien stovi). Bet čia tik važiavimas, dar reikia pakrauti, iškrauti. Visas procesas nuo durų iki durų trunka vidutiniškai 2 dienas.

Pinigai, kontraktai ir kainos (palyginti žavinga tema)

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro daiktų perkėlimas į Vokietiją su logistikos ekspertais?

O tai jau kaip kiek. Mažam biurui, kur 5-10 žmonių, gali tekti nuo 1.5 tūkst. eurų. Jei tai didelė korporacija, kalbame apie dešimtis tūkstančių. Kainą formuoja keliavimo kilometrai, kiek šakų reikia (mėtymo šakos), ir ar reikia liftingo. Vokietijoje darbos rankos gan brangios, taip galite pasiekti, kad vairuotojas lauks ir mokėsite jam stovėjimo mokestį.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Paslėptų – tiesiog mokesčių, kurių klientas neįsivaizduoja. Pavyzdžiui, jeigu Vokietijoje nėra lifto ir reikia nešti aukštyn rankomis, tai kainuojantis papildomai valandomis. Arba jeigu gatvėje reikia uždaryti eismo juostą ir reikia leidimo iš miesto – tai viskas kainuoja. Mes stengiamės apie tai pasakyti iš karto, bet kartais patys sužinome tik vietoje.

Ką daryti, jei man pateikė kainą be PVM?

Tai jūsų ir mūsų kasdienybė. Jeigu esate PVM mokėtojas, viskas tvarkojasi per逆 mokestį. Jeigu ne... tada jums teks mokėti PVM, kuris Lietuvoje dabra gan didelis (21%). Kai kurios įmonės įtraukia, kitos ne, todėl visada klauskite "ar tai su mokesčiais", kad nebūtumėte nustebęs gavęs sąskaitą.

Ar galima sumokėti atvykus į vietą?

Labai nerekomenduoju. Turime patirties, kai atvykstame, viskas padaryta, o klientas pasako "aš pinigų dabar neturiu, sutvarkysime rytoj". Mums reikia degalų grįžti atgal. Įprasta yra sumokėti avansą (pavyzdžiui, 30%) arba pateikti banko garantiją. Taip saugesni abu.

Kas atsitinka, jei aš atšauksiu važiavimą paskutinę minutę?

Tada prarandate avansą, arba, jeigu jūs jo nedavėte, gausite sąskaitą už išlaidas (dirbame laikas, degalai). Mums tenka atšaukti vairuotojams, kurie jau gali būti pakeliui. Vienas kartą klientas tiesiog neatsilendo į telefoną Rygoje, ir mes ten stovėjome 6 valandas. Kas, manote, mokėjo? Ne jis.

Ar draudimas yra privalomas, ar aš gali rizikuoti?

Tai jūsų pasirinkimas, bet aš kaip ekspertas (ir kaip žmogus, kuris matydamas griaustinį) sakau – draskite. Ypating jeigu vežiate brangią techniką. Vokietija saugu, tačiau eigonės įvykiai vyksta. Jeigu biuro daiktų perkėlimas į Vokietiją su logistikos ekspertais vyksta be draudimo, o jums kažkas nuskritus lūžta, tai jūs viską mokėsite iš savo kišenoj.

Techninės pusės: kaip ne susprogdinti serverių

Ar jie gali išardyti ir surinkti baldus?

Taip, mūsų komandos turi štvyklių ir įrankių. Bet jeigu jūsų baldai yra kažkie seni, Ikea tipo, kurie jau buvo surinkti tris kartus, tai gali lūžti. Tada ne kaltinkite mūsų – mes stengiamės, bet varštas turi savo amžiaus limitą. Profesionalus išmontavimas ir montavimas įeina į kainą, jeigu tai suderinta.

Kaip vežti kompiuterius duomenų saugumo sumetimais?

Geriausiai juos surenkite į dėžes (pačius monitorius ir sisteminį bloką). Nenaudokite mėlyškų kaukolių, tai tikrai blogai. Serverius turi supakuoti IT specialistas (pakuotės su putomis). Vienas kartą klientas privertė mus nešti juos kaip paprastas dėžės – važiuodami per duobę girdėjome kažką daužosi (tikėkimės, tai buvo ne kietasis diskas, nors turbūt buvo).

Kas dėl slaptų dokumentų?

Jei juos vežate, pasirūpinkite, kad jie būtų užrakinti arba pakuokite į dėžes ir užklijuokite juos taip, kad neatsidarytų. Mes nėra šnipai, bet vairuotojas gali užsidužti kažką padėti ant viršaus. Arba geriau vežkite dokumentus atskirai su vadovu automobiliu, taip saugiau (ir pigiau). Nereikia pernešti per daug paprasto popieriaus, kurio nereikia.

Ar reikia išpakuoti viską iš dėžių iš karto?

Dependuoja. Jūs galite pasakyti "palikite dėžes čia, mes pačią". Bet tada prisiminkite, kad vokiečiai dažnai užtraukia mokestį už dėžių išvežimą ( Waste Management). Jeigu aš atvežiu 200 dėžių ir palikau jas ant grindų, jums teks jas ką su savimi (mokėti už šiukšlių containerį). Geriau pasidaryti vietą dėžėms arba pasakyti mums juos nešti atgal (tai papildomai kainuos, bet bus tvarka).

Ką daryti su augalais?

Tai sunkiausia dalis. Vokietijai yra griežti fitosanitariniai reikalavimai, o jeigu augalas didelis, jis nebetelpa į mašiną su baldais. Be to, augalai gali neprisitaikyti (nužvyti). Aš asmeniškai nesiūlau vežti didelių medžių, geriau juos duokite kaimynui arba atiduodikite. Perkančios įmonės nėra interesuotos vežti mirusius spygliuočius.

Kelio vingiai ir vokiški niuansai

Kokios problemOS dažniausiai kyla Vokietijoje?

Parkavimas. Viską. Miuncheno centras arba Frankfurto senamiestis – ten sunkvežimiui užsukti be leidimo (Straßenverkehrsbehörde) yra beveik nerealūs. Jeigu Jūsų naujasis biuras yra pėsčiųjų zonoje, mes turimsime nešti dėžes 200 metrų rankomis. Planuokite tai iš anksto, kitaip kils aistringų ginčų su vietine policija.

Ar sunku susitarti su vokiškais vairuotojais?

Jie yra disciplinuoti, bet gali būti ir griežti. Jeigu mūsų vairuotojas atvyks 5 minučių pavėluo (kas nutinka dėl eismo), vokietis gali tiesiog užsidaryti ir išvažiuoti (priešpiečia). Tam tikra taisyklė – būkite punktualūs. Vokiškas "Ordnung" (tvarka) nėra tuščias žodis, jie tikrai myli, kai viskas vyksta pagal grafiką.

Kas daryti, jei kelias užšąla ar vyksta eismo įvykis?

Laukti. Mes negalime nieko daryti su oru. Vieną kartą per smarkų lietų mus užstūmė 10 valandų eilėje prie A9 magistralės. Klientas skambino ir kėsinėjosi, o mes jau gerėjom. Būkite kantrūs, ir nereikia siųst pranešimų kas 10 minučių "kur jūs esat". Vairuotojas negali rašyti, kai vaira.

Ar galiu juos nuvežti į sandėlį pirmiau, o į biurą vėliau?

Taip, tai dažnai būna (ypač tada, kai biuras dar nėra paruoštas). Bet tada susiduriate su dvigubu krovimu (tai yra "krovimo iškraunimas" operacija). Reikės turėti raktą nuo sandėlio, o jeigu ten yra rampa - ne visi vokiški sandėliai tai turi (tikrai ne, kai kalbam apie mažus privacius sandėlius).

Ar reikalingos specialios licencijos?

Mums – taip, mums reikia tarptautinės vežimo licencijos, transportavimo leidimų. Jums – nieko, jeigu biuro daiktų perkėlimas į Vokietiją su logistikos ekspertais atlieka mes. Jums tik reikės galbūt sutikti sandėlio administratorių, kuris tikrins, ar jūsų daiktai nėra pavojingi ar ne legalūs.

Muitinė, dokumentai ir biurokratija (nuobodžiausia, bet svarbiausia)

Ar reikia eiti į muitinę, jei aš verslininkas?

Priklausom nuo formos. Jeigu turite PVM kodą ir įmonės (juridinio asmens), tai dažniausiai tai yra prekių judėjimas tarp ES valstybių narių, tai vadinama VPD (vidinės prekybos procedūra). Muitinės punktuose neustojame (nustojame tik tikrinimui). Bet jeigu aš iš jūsų sužinojau, kad jūs vežate daug asmeninių dalykų (vyno, drabužių), tai gali būti problema (kombinuotas krovinys).

Kas yra CMR sąvadas?

Tai dokumentas kuris lydi kiekvieną krovinį. Jame parašyta kas, kiek ir kiek kainuoja. Be jo jūs negite niekur važiuoti. Jį pasirašo vairuotojas ir jūs. Užtikrinkite, kad įrašai ten teisingi, nes taisant CMR vėliau kainuoja daugiau (ir laiko, ir pinigų).

Kas dėl vertęs deklaravimo?

Jei krovinio vertė viršija 3000 eurų (o biuro daiktai dažnai viršija), reikia pateikti intrastatinę deklaraciją. Mes galime tai padaryti, bet reikia duoti tikslius kodus (HS kodus), ko klientai retai kada žino. Mes pagal nuotraukas turime numatyti, kas tai yra – stalas ar kompiuteris.

Kas nutinka, jei pasilieku ką nors seno biuro Lietuvoje, kad nereikėtų mokėti?

Tai jūsų pasirinkimas. Bet jeigu jūsų sutartyje rašo "išvežti viską", o jūs palikote sugriuvusią seifą, mums teks jį išvežti į šiukšlių aikštelę (už papildomą mokestį). Nenustokite, ką mes išvežame iš jūsų patalpų, jeigu tai ne suderinta.

Ar galiu su jumis važiuoti viename fure?

Taip, mes kartais pasiimame keleivių, (jeigu sėdynės yra), bet tai nėra reguliarus maršrutas. Jeigu norite pasivažiuoti su savo vadovu ir stebėti procesą, turbūt tą įmanoma susitarti, bet tuomet jums reikės turėti vizą, jei reikia (nors Lietuvai nereikia). Atsiminkite kad kelionė gali būti ilga ir nepatogia.

Ką daryti, jei kažkas pasidužo kelyje?

Skambinkite mums. Mes turiame pagalbos liniją. Vokietijoje labai gerai veikia "Autobahn" pagalba (geltonaisiais automobiliais). Jeigu lūžo ašis, tai mes išsiunčiame kitą sunkvežimį perkrauti. Tai brangu, tai yra "Force Majeure" situacija (tikimės, kad nereikės).

Ar reikia valiutos keitimo?

Vairuotojams reikia EUR, kad užpildytų degalus, valgytų, užmokėtų už kelią (kai kur vietos galima mokėti tik grynais). Jūs mums mokate arba pervedimu į sąskaitą EUR. Jeigu atvyksite su litais (o jų nebėra, žinoma), nieko nepirksit.

Galutiniai svarstymai ir išvados

Viskas sako, kad tai yra lengva, bet aš peržiūrėjau tąsimat (t.y. toliau) ir matau, kad užrašau jau daug. Biuro daiktų perkėlimas į Vokietiją su logistikos ekspertais yra investicija į jūsų ramybę. Nereikia sutaupyti ant krovėjų ar bandyti įtraukti darbuotojus "papiilti" dėžių (tai tik juos sužeis). Geriau pasidarykite kavą, leiskite mums dirbti, o patys planuokite naują strategiją rinkoje. Sėkmės ir saugios kelionės vokiškais keliais (ten gana greitai važiuoja, taip kad saugokit).