Biuro daiktų gabenimo į Vokietiją procesas ir eiga: ką tikrai reikia žinoti

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas užsienio nėra tiek paprastas, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio, ypač kalbant apie biuro daiktų gabenimo į Vokietiją procesas ir eiga. Dažniausiai klientai galvoja, kad tai tik įkelti dėžes į sunkvežimį ir nuvažiuoti, tačiau realybėje susiduri su tuo, kad Vokietija yra griežta šalis, o muitinės formalumai gali užstrigti net dėl blogai užpildyto vieno laukelio. Esu matęs viską – nuo puikių, sklandžių pervežimų iki tokių, kai reikėjo išgelbėti siuntas apšiltusiuose sandėliuose. Štai realus vaizdas, kaip tai vyksta be jokio "sukristalizavusio" marketingo.

Kaip viskas pradedamas ir logistika

Kada pradėti planuoti biuro perkėlimą?

Geriausia pradėti bent prieš mėnesį, o jei reikia pervežti didelį biurą – dar anksčiau. Vokietijoje vietos sandėliuose ir "keltų" terminuose užimtos labai greitai, ypač pavasarį ar rudenį. Jei atėjote pas mane ir sakote, kad viską reikia nuvežti per savaitę, aš jums nebegaliu padėti (nors stengiuosi). Turite suprasti, kad biuro daiktų gabenimo į Vokietiją procesas ir eiga prasideda ne nuo vairuotojo atvykimo, o nuo tvarkaraščio suderinimo.

Ar reikia dėžių, ar patys duodate?

Mes visada pasiūlame dėžes, nes jos turi būti standartinės ir tvirtos. Kartais klientai sako: "Oi, mes turim senų prekybos centro dėžių, jas panaudosime." Problema ta, kad senos dėžės gali nebeišlaikyti sunkių dokumentų ar technikos. Jei ant dėžės pamatysite, kad ji sulyžusi geriau jos nenaudokite, nes vairuotojas gali atsisakyti įkrauti tą "sprogmenį".

Kaip surašyti inventoriaus sąrašą?

Sąrašas turi būti kuo detaliau, tai pagrindas. Nerašykite "baldai", rašykite "4 darbo stalai, 2 spintos, 1 sofa". Vokietijos muitinės tikitasi tikslumo. Kartais įvyksta situacijų, kai klientas parašo "kompiuterinė įranga", o viduje yra asmeniniai daiktai, tokiu būdu sukeldamas įtarimų. Būkite konkretūs, tai greitins biuro daiktų gabenimo į Vokietiją procesas ir eiga.

Ką daryti su technika?

Kompiuteriai, serveriai, monitoriai – tai viskas jautru. Rekomenduoju juos supakuoti į originalias dėžes jei dar turite. Jei ne, reikės daug putų plastiko ir stiprios lipdukų juostos. Vieną kartą matęs esu, kaip klientas įvyniojo serverį į antklodę... spėjote, antklodė nepadėjo, ir serveris atsidūrė gabalėliais. Technika reikalauja ypatingo dėmesio.

Ar padedate išmontuoti baldus?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugas, bet apie tai reikia pasakyti iš anksto. Jei atvykstate ir sako: "O, čia gi reikia išsukti tą didelę spintą", o vairuotojas vienas ir be įrankių – tai problema. Susiderinkite dėl montavimo iš anksto, mūsų komanda turi atvykti su grėbliais ir raktų rinkiniais.

Ar gabenate ir pavojingus daiktus?

Tai pavojinga sritis. Jei turite cheminius valiklius ar dažų liekanas, privalote apie tai pranešti. Negalima tiesiog įmesti į dėžę tarp knygų. Vokietijoje už tai gali baudžioti labai didelėmis sumomis, o jei įvyko nutekėjimas ir užteršta kelia – viską teks mokėti jums.

Dokumentai, Vokietijos muitinė ir biuro daiktų gabenimo į Vokietiją procesas ir eiga

Kokius dokumentus reikia turinti?

Būtinas TIR kelių vairuotojui (jei tinka), jūsų inventoriaus sąrašas ir krovinio deklaracija. Be šių dokumentų per sieną nepraeisite. Taip pat reikia galiojančio asmens dokumento, nes muitininkai gali patikrinti ar tikrai jūs esate siuntos siuntėjas ar gavėjas.

Ar reikia mokėti PVM ir muito?

Jei persikeliate įregistravę įmonę Vokietijoje, dažniausiai galite taikyti 0 % PVM tarifą, jei pateikiate tinkamus dokumentus. Čia viskas priklauso nuo to, ar daiktai buvo naudojami mažiau nei 6 mėnesius. Aš negaliu garantuoti 100 %, nes kiekviena situacija individuali, bet dažniausiai nauji įrengimai kainuoja brangiau dėl mokesčių.

Kaip elgtis su EX1 dokumentais?

Tai vienas svarbiausių dokumentų eksportui. Jei jį užpildysite neteisingai, siunta gali užstrigti Lietuvos pusėje. Nerekomenduoju daryti to patys, jei nesate specialistas, leiskite tai mūsų brokeriams. Yra keletas nelabai gerų firmų, kurios tai daro pigiai, bet tada gaunate baudas už vėlavimus.

Kiek laiko trunka muitinės tikrinimas?

Kartai tai 10 minučių, kartai dienų. Vokietai yra labai disciplinuoti, bet jei jų sistema užstringa arba jie randa kažką įtartino – sėkite ir laukiate. Buvo atvejis, kai viena siunta "pagulėjo" 3 dienas ties Kulmbachu, nes muitininkas norėjo patikrinti kiekvieną dėžę, tai buvo siaubingai nervuojanti situacija.

Kas daryti, jei dingsta dokumentas?

Nesigailekite skambinti iš kada. Mes turime kopijas, bet originalus reikalingas muitinei. Jei dingo CMR (kelionės lapas), tai didelė bėda, teks rašyti praradimo aktus ir tai užtrunka. Visada darykite nuotraukas dokumentų prieš išvykdami.

Ar galiu siųsti dokumentus el. paštu?

Dalis dokumentų gali būti elektriniai, bet kai kurie muitinės reikalauja originalų arba notarinių kopijų. Vokietija konservatyvi šalis, jei jie nori popieriaus, reikia duoti popierių. Nesikibkite prie "viskas skaitmeninėje eroje", kai eina kalba apie sienų kirtimą.

Kas yra tinklumas prekybai?

Tai trumpai tariant, galimybė prekiauti prekėmis ES viduje. Jei jūsų daiktai netinka prekybai (pvz., seni, suplyšę baldai), muitinė gali juos susimąstyti ar tai tikrai ne šiukšlės. Biuro daiktų gabenimo į Vokietiją procesas ir eiga gali sustoti ties šia detalę, todėl nesiųskite šiukšlių.

Ar sunku gauti leidimus specialiems siuntiniams?

Jei gabenate vaistus ar medicinos įrangą, reikia specialių leidimų. Be to, jei įmonė dirba su duomenimis, reikia įvertinti duomenų saugą pervežimo metu, nors tai jau ne mano srities klausimas (ažuolo šaknis), bet žinau, kad IT skyriai dažnai panikuoja dėl to.

Pinigai, kainos ir biudžeto pribumbamas

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo tūrio, atstumo, svorio ir papildomų paslaugų. Nėra vieno fiksuoto tarifo. Jei reikės kelti daiktus į trečią aukštą be lifto Berlyne – tai papildomai. Vokietijoje darbininkų valandinės yra didelės, taigi, pasiruoškite biudžetui.

Ar brangiau gabenti į Pietų Vokietiją?

Paprasčiausiai kalbant, taip, atstumas didesnis, degus brangesnis, o keliai daugiau mokesčių turi. Tačiau ten esame važiavę nedažnai, dažniau į šiaurę (Hamburgas, Bremenas), kur uostų zonos irgi turi savo specifiką.

Ar padengiate žalą, jei kažką sulaužo?

Turime atsakomybės draudimą, bet jis nebegalioja, jei dėžės buvo supakuotos blogai jūsų. Vienas klientas padėjo vazą į dėžę be putų, viršų užkliovė, ir... vaizdas buvo liūdnas. Draudimas sumokės tik tada, kai mes kalta.

Galima apsimokėti dalimis?

Įprasta yra apmokėti 30-50 % avansą, likusią dalį – atvykus į vietą arba prieš išvežant. Negalime gabenti "iš akies į akį", nes degalų kainos šokinėja kaip nori. Tačiau esame lankstūs ilgamečiams klientams.

Kas yra "pridėtinės paslaugos"?

Tai liftas, įkrovimas naktį, laukimas (jei jūs pavėluot). Pavyzdžiui, jei sutarėme atvykti 8:00 ryte, o biuro raktų nėra, vairuotojas laukia valandą ir už ją reikia sumokėti. Tai ne mūsų kaltė, bet laikas pinigus verta.

Ar taikoma mokestis už sunkų krovimą?

Taip, jei viena dėžė sveria 200 kg ar daugiau. Reikia specialių keltuvų ir daugiau žmonių. Nesijaukinkite, jei įkėlimas kainuos daugiau nei pačios pervežimo kilometrai, tai normalu. Ypač jei reikia kelti seifus.

Kaip mokėti už muitinės procedūras?

Tai dažniausiai atskira sąskaita iš brokerio. Muitinės mokesčiai nėra įtraukti į pervežimo kainą. Daugelis klientų nustemba, kai gauna papildomą sąskaitą iš Vokietijos muitinės už "tarpininkavimą". Tai jų standartas.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei gabenate daug daiktų reguliariai, taip, susitarsime. Bet vienkartiniam perkėlimui mažo biuro nuolaidos beveik nėra, nes mūsų sąnaudos tokios pat. Nebandykite derėtis iki paskutinio cento, kokybė turi savo kainą.

Kas gali nuvykti ne taip? (Nuo patirties)

Kas vyksta, jei vairuotojas užstringa?

Tuomet susisiekime su pagalba iškviesti. Vokietijoje tai greita, bet brangu. Jei lūžo sunkvežimis (o tai retai, bet nutinka), tuomet reikia perkrauti siuntą į kitą. Gali užtrukti dieną-dvi. Ramiai, tai išsprendžiama, bet nervai neatsilaiko.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Iš tiesų ne, ypač jei dirbate su patikimomis firmomis. Buvo atvejis, kai viena dėžė su "kava ir sausainiais" dingo (tikriausiai kas nors pavogė per sustojimą), bet technika ar dokumentai paprastai saugūs. Visgi, užrakinkite sandėlį gerai.

Ką daryti, jei prieš tai niekas neįsileidžia?

Tai Vokietijoje dažna problema, ypač senose miesto dalyse. Vairuotojas gali tiesiog negalėti privažiuoti prie pat durų. Tuomet reikia nešti per kelias šimtus metrų. Planuokite tai iš anksto, patikrinkite galimybę užimti vietą gatvėje.

Ar daiktai gali pažeisti drėgmė?

Vairuotojai naudoja tentus, bet jei lietus lyja įstrižai ir įkėlimas vyksta lauke, gali būti problemų. Paprašykite, kad vairuotojas uždengtų kraštus, ypač jei gabenate popierinius dokumentus. Vieną kartą mums teko džiovinti drabužius, nes buvo nustatyta blogai ventiliacija.

Kaip elgtis su blogai supakuota dėže?

Ji tiesiog sugriauna. Mums nebegyventi, kai atidarome sunkvežimį Vokietijoje ir matome viršų atidarytą dėžę su monitoriais viduje. Tikrinkite pakuotes prieš išvežimą. Mes padėsime juos užtepti lipduku "FRAGILE", bet tai nešarmina.

Ar įmanoma pervesti biurą per savaitgalį?

Teoriškai taip, praktiškai sunku, jei nėra sutarta su savininkais Vokietijoje, kad leis įeiti. Jei negalite patekti į patalpas, vairuotojas laukia iki pirmadienio ryto. O tai vėl pinigai.

Ką daryti su likusiais pakuojimais?

Gerbėkite aplinką – surinkite dėžes ir išmeskite į konteinerius, o ne palikite gatvėje. Vokietijoje už šiukšlių mėtymą gali baudžioti instant. Mes galime pasiimti dėžes atgal, jei sutarsime, bet dažniausiai klientai juos palieka vietos.

Ar reikia tikrinti vairuotojo dokumentus?

Nebūtina, jūsų firma turi tai padaryti. Bet jei kažkas atrodo įtartai, pasidomėkite. Mes dirbam su patikimais vairuotojais, kurie važinėja maršrutais jau 10 metų, tačiau rinkoje yra ir "juodųjų arklių".

Ką daryti, jei Vokietijoje reikalauja Serafino numerio?

Tai specifinis dalykas, susijęs su atliekų tvarkymu. Gabenant senus kompiuterius, tai gali būti reikalaujama. Geriau pasidomėkite iš anksto, nes jei neturite, gali tekti grįžti atgal. Aš asmeniškai nėra 100 % tikras, kada tiksliai jis reikalingas, bet geriau būti saugiam.

Kokia dažniausia klaida?

Klaida – manyti, kad viskas vyks taip kaip planuota. Visada turkite "Plan B". Gali užstrigti siena, gali užlipti automobilis. Lankstumas – tai pusė sėkmės.

Išvada

Visas šis biuro daiktų gabenimo į Vokietiją procesas ir eiga atrodo sudėtingas tik todėl, kad yra daug smulkių detalių, kurias reikia sujungti vienoje grandinėje. Jei pasiruošiate iš anksto, turite tvarkingus dokumentus ir bendraujate su logistika atvirai, viskas vyks sklandžiai. Niekas nesako, kad nebus nenumatytų situacijų, su jomis susiduriame kasdien, bet svarbiausia – neišsigąsti. Gerai suplanuotas pervežimas tai nebe stresas, o tiesiog darbo diena.