Biuro daiktų fiksavimas ir apsauga kraustantis į Vokietiją: vadovas iš vidaus

Sveiki, esu šioje srityje jau beveik ketvirtą amžių, per tą laiką matęs viską – nuo sugedusių skysčių indų iki išlindusių serverių. Dažnai klientai galvoja, kad biuro daiktų fiksavimas ir apsauga kraustantis į Vokietiją yra kaip nors paprasta, tiesiog mes užtenkame viską į vežimėlį ir važiuojame. Deja, realybė yra kiek kitokia, ypač kai kelią nutrina vokiškas Autobahn arba kai muitininkai nuspręsta labai išsamiai patikrinti krovinį. Aš čia ne dėl to, kad jūsų gąsdintų, o kad pagelbėčiau išvengti tų klaidų, kurias kartoja kas antras verslas. Jei norite, kad jūsų technika atvyktų gyva, o ne metalo laužu, perskaitykite šią informaciją atidžiai.

Biuro technikos ir įrangos paruošimas

Kaip tvarkyti kompiuterius ir monitorius?

Gerai, tai vienas dažniausių klausimų. Monitoriai yra jautrūs, jei jūs juos tiesiog padėsite ant vieno kito be tarpinio sluoksnio, jie subyrės. Reikia naudoti storo putplasčio (pupa) lakštus, uždėti vieną ant kito, uždengti kampų apsaugas. Būtina užklijuoti juos lipnia juosta, kad nenukristų, kadangi vairuotojas gali staigiai stabdyti Kai apkrauname sunkvežimį, šie dalykai dažnai nukrenta, jei nėra pritvirtinti prie sienelės. Tikrai rekomenduoju originalią dėžę, jos yra pačios geriausios, tačiau jei jų nebėra, kurti savo konstrukciją iš kartono.

Ar verta išmontuoti spausdintuvus?

Žinoma, jeigu įmanoma. Priešingu atveju, kas viduje gali išsiriti tiesiog į šiukšles per vibraciją. Paprastai mes nusprendžiame, kad didžiausi spausdintuvai turi būti išmontuojami, o maži gali važiuoti, jei turi transportavimo priverčiamuosius screw'us (tas galą ant which užsriegiate, kad jis nejudėtų). Vokiškai keliai yra kieti, o mūsų vairuotojai kartais varo labai greitai, tad bet kokios detalės viduje gali sugriūti. Taigi, išimkite kasetes, užfiksuokite galvutę ir jei yra kažkokia tokia detalė, kuri laiko mechanizmą, ją priveržkite.

Ką daryti su serverine?

Tai yra jautriausia dalis, nes serveriai yra brangūs ir juose yra duomenys. Geriausia yra tai palikti profesionalams, kurie žino, kaip tai padaryti. Patys nesikibkite, nebent tikrai žinote, ką darote, nes viena neteisinga rankena nulūžta, ir prarasite viską. Be to, reikia įsigyti specialią dėžę, kuri absorbuja smūgius, ir uždėti ant jos lipduką "Serveris, nebraukti". Kelsime ją rankomis, nenešime keltuvu, jei tai įmanoma, nes sukratymai yra priešai.

Ar reikia išpilti vandenį iš kavos aparato?

Būtinai, tai yra pagrindinė taisyklė! Esu matęs situaciją, kai vokiečių klientas užmiršto išpilti vandenį, o mes statėme įrangą ant šono. Visa krovinių dalis buvo apsemta, ir netgi kai kurie popieriai buvo sugadinti. Tiesiog atidarykite dangtelį, išpilkite vandenį, išimkite filtrą, palikite jį išdžiūti bent parą prieš kraustymąsi. Geriau iš anksto pasirūpinkite šiuo dalyku, nes Vokietijoje drėgmė patalpose gali būti didelė.

Kaip fiksuoti smulkią techniką (routeriai, telefonai)?

Visus laidus turime susieti į vieną ryšulį, o ne palikti barzdotis visam kroveiniui. Routerius, telefonus, mažus dalykus surinkite į dėžutes, užpildykite tuštumas putomis arba smėliu (popieriaus). Būna, kad žmonės tiesiog meta viską į didelę dėžę ir gauna chaosą, kai reikia surinkti viską atgal. Žymekite dėžutes, parašykite "IT įranga", kad mūsų vairuotojas žinotų, kad ten yra jautrių daiktų.

Ar saugu vežti lietuvišką elektros įrangą į Vokietiją?

Techniškai taip, tačiau reikės adapterių, nes jų lizdai skiriasi. Dauguma įrangos turi universalius maitinimo šaltinius (110-240V), tai ne problema, bet patys kištukai neįeis į sieną. Iš anksto suskaičiuokite, kiek jums reikia adapterių, nes vokiškose parduotuvėse jie gali kainuoti brangiau. Taip pat rekomenduoju patikrinti, ar nėra kokių nors garantinių apribojimų, jei technika vežama užsienio, bet dažniausiai tai nekelia problemų.

Biuro daiktų fiksavimo ir pakavimo subtilybės

Kokias medžiagas geriausia naudoti?

Nenaudokite senų laikraščių, jie palieka spaudos ant spalvotų paviršių. Geriausiai tinka putplasčio (pupa) lakštai, burbulių plastikas ir kartono dėžės. Jei norite sutaupyti, galite rasti panaudotas dėžutes, bet tik patikrinkite, ar jos nenusėdusios. Stiprios lipnios juostos (pakuočiu) irgi nepakanka, reikia, kad ji būtų plataus (mažiausiai 5 cm). Kartais klientai bando taupyti ir perka tokią ploną, kad tiesiog nelaiko, o dėžės išsiskiria kelyje.

Kaip pakuoti kompiuterines kėdes?

Kėdės yra sudėtingos dėl to, kad turi rankenas ir ratukus. Geriausia yra jas suvynioti į burbulių plastiką arba apgaubti su audeklu, kad nešokteltų viena prie kitos. Ratukai gali įbrėžti kitą kėdę, tad užtikrinkite, kad tarp jų yra kažkas. Taip pat reikia nuplakti rankenis (jei jos nenuimamos), kad nepalaužtumėt nešdami juos į sunkvežimį. Aš asmeniškai visada sakau, geriau investuoti į papildomą apsaugą.

Ką daryti su popieriniais dokumentais?

Dokumentus geriausia pakuoti į mažas dėžutes, kad jos nebūtų per sunkios. Jei dėžė per daug apkrauta, ji gali sutrūkti apačioje. Taip pat verta uždaryti dėžutes lipnia juosta, kad nesisuktų drėgmė. Gali būti, kad Vokietijoje lietus, o vairuotojas staiga užsidaro, kai krauna. Kai kurie klientai renkasi dokumentus į plastikines dėžutes su dangčiais, tai yra puiki apsauga.

Kaip užtikrinti, kad stiklinės lentynos nenukristų?

Stiklo lentynos yra vienas pavojingiausių dalykų, jei jos yra neapdorotos. Jas reikia apgaubti storu putplasčiu ir uždėti į tarpines dėžes. Niekada negalima jų padėti horizontaliai, jei jos yra skirtos vertikaliai, ir atvirkščiai. Buvau matęs, kaip vienas klientas padėjo stiklą ant grindų be apsaugos, ir tiesiog užgulė su dėžėmis. Tikėkimės, kad jums nereikės mokėti už naują vitrinos stiklą.

Ar reikia išmontuoti stalus?

Didelius stalus būtina išmontuoti, ne tik dėl vietos, bet ir dėl to, kad jų paviršiai gali būti subraižyti. Plokštės reikia surinkti į krūvas, atskirti putplasčiu, ir uždėti ant grindų. Nenaudokite stalo kojų kaip atramų kitoms dėžėms, jos gali lūžti tiesiog nuo svorio. Jei stalo paviršius yra iš laminato, saugokite jį nuo drėgmės, kad jis neidegtų (nepūtų).

Kaip uždaryti dėžutes?

Naudokite "H" metodą, tai yra, uždarykite vidurį ir galus. Tai suteikia dėžei papildomo stiprumo. Nebijokite naudoti per daug juostos, geriau uždaryti gerai, nei kad viskas išsiskirtų. Ypač jei dėžėje yra sunkių knygų ar metalo detalių. Kartais vairuotojai gali nešti dėžę už vieną galą, todėl ji turi išlaikyti tokią apkrovą.

Ar tiks naudoti minkštas dėžutes?

Nenaudokite, išvis nenaudokite minkštų dėžučių nuo vaisių ar maisto produktų, jos yra per plonos. Jos gali sutrūkti vos vos paėmęs į rankas. Ieškokite firmų, kurios parduoda专门 dėžutes perkėlimui (krovininės). Jos yra dvigubo storio ir tikrai išlaikys ne vieną šūsnį. Kai kurie klientai bando taupyti, bet paskui verčia mokėti už sugadintus daiktus, kurie kainuoja daugiau nei dėžutės.

Kelionės į Vokietiją specifika

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Tai labai priklauso nuo to, kur keliate. į Berlyną ar Miuncheną gali užeiti vos 12-14 valandų jei važiuojame greitai, bet į tokius tolimus kampus kaip Hamburgas arba į pietus, gali prasidėti spūstys. Taip pat reikia atsižvelgti į poilsio laiką vairuotojams, mes negalėsime važiuoti 24 valandas iš eilės. Paprastai sakome klientams, planuokite 1-2 dienas pristatymui, kad nebūtų streso.

Ar reikalingas T1 dokumentas?

Jei daiktai yra naudoti ir jūs juos vežate savo reikmėms (ne pardavimui), tai galima naudoti T1 dokumentą, tačiau dažniau tiesiog reikia deklaracijos. Geriau pasikalbėti su mūsų logistiku, kad jie paruoštų visus popierius. (Tiksliau, dažniau naudojame eksporto deklaraciją, o ne T1, jei tai ne laikinas importas). Vokietijos muitinė gali labai griežtai tikrinti, jei dokumentai bus neteisingi, tad apie tai reikia galvoti iš anksto.

Kaip vyksta muitinės tikrinimas?

Daugeliu atvejų viskas praeina sklandžiai, jei turime sąrašą su vertėmis. Jei turi naujų daiktų, gali tekti mokėti PVM arba muitą, tai priklauso nuo to, ar tai asmeninis, ar įmonės krovinys. Vokietijos muitininkai yra labai disciplinuoti, jei pamatys kažką įtartino, gali iškrauti visą sunkvežimį. Patariu nenešti jokių draudžiamų dalykų ar preparatų, kurie gali sukeltai problemų.

Ar gali būti problemų su pristatymu mieste centre?

Taip, Vokietijos miestų centruose yra griežti apribojimai sunkvežimiams. Reikia iš anksto gauti leidimus stovėjimui, o jei to nepadarysime, gautume baudą. Taip pat gali būti problemų su įvažiavimu į siauras gatves. Kartais tenka iškrauti krovinį toliau ir nešti rankomis, o tai kainuoja papildomai. Pasakykite mums iš anksto apie galimas problemas adresu.

Ką daryti, jei vairuotojas pavėluoja?

Pirmiausia nesijaudinkite, tai gali būti dėl eismo įvykių arba blogo oro Vokietijoje (tenka snigti net balandį). Susisieksime su jumis ir pranešime. Mes stengiamės laikytis grafiko, bet kelyje visko tikėtis negalima. Jei pavėlavimas yra mūsų kaltė, mes kompensuojame, bet jei dėl savybių, o, tada nieko nedarysite.

Ar užtikrinama draudimas?

Taip, mes visada turime krovinių draudimą, bet jis neapima visko. Pavyzdžiui, jei jūs pats blogai užsukote dėžutę ir ji išsilygino, draudimas to nesumokės. Taip pat brangūs daiktai (gintaras, juvelyriniai dirbiniai) turi būti paskelbti iš anksto. Patikrinkite savo polisą, ar jis apima ir pervežimą į užsienį, ne kiekvienas Lietuvos draudimas tai daro.

Kaip elgtis su parkavimu Vokietijoje?

Jei prieš patalpą nėra vietos, reikės rasti artimiausią legalią vietą. Kartais klientai sako "užmeskite tiesiai prie durų", o ten galima užstatyti tik mašiną 15 minučių. Mes negalime rizikuoti baudos. Geriau iš anksto pažiūrėkite, ar yra kur pastatyti sunkvežimį, ar reikės specialios leidimų.

Patirtis, problemos ir išvados

Ar galima patikėti pigiais pervežimais?

Žinoma, bet rizikuojate. Esu matęs situaciją, kai viena firma pažadėjo pigiai, o paskui atsirado papildomi mokesčiai už liftą arba už laiptus. Be to, darbuotojai gali būti neprofesionalūs ir tiesiog mesti dėžutes. Užsisakant brangesnę paslaugą, jūs mokate už ramybę ir už tai, kad jūsų daiktai bus sugręžti su pagarba. Pigiai kainuoja brangiau, kaip sako.

Ką daryti, jei kažkas pasikeitė planuose?

Praneškite mums kuo greičiau. Jei pakeitėte adresą ar dieną, mes turime perskirstyti maršrutą. Jei pranešate paskutinę minutę, gali tekti mokėti baudą už vairuotojo laukimą. Mes suprantame, kad verslas yra dinamiškas, bet mūsų planai taip pat turi būti laikomi.

Ar reikia pagalbi iškvietus į naująją vietą?

Taip, tai rekomenduojama. Mes galime padėti iškrauti ir išdėlioti daiktus patalpose, o ne tik palikti juos kieme. Ypač jei daug yra sunkių dalykų, kuriuos neįmanoma nešti vienam. Vokiški liftai dažnai yra maži, todėl reikia suderinti, kas į juos telpa.

Kaip sumokėti už paslaugą?

Daugiausia priima banko pervedimus, bet galima ir grynaisiais (eurais) prieš išvykstant arba atvykus. Vokiškose vietose grynaisiais nemėgstama, todėl geriau viską susitarti iš anksto. Pervedimai turi būti atlikti prieš pradedant darbus, kad nebūtų ginčų vėliau. (Kai kurie moka kriptovaliuta, tai ne, mes šito priimt nedrįstame).

Ką daryti, jei daiktas sugedo kelionės metu?

Reikia nedelsiant pranešti vairuotojui ir padaryti nuotraukas. Mes turime komisiją, kuri nagrinės bylą. Jei mes kalti, sumokėsime draudimą. Jei jūs pats blogai užfiksavote, tada deja, ne. Svarbiausia yra fiksuoti viską iš karto, kai pastebite žalą, o ne po savaitės.

Ar reikia rūpintis vokiškais kalbos žodžiais?

Nebūtinai, mes kalbame vokiškai su vairuotojais, bet jei patys susitarsite su gynėju namų (Hausmeister), tai padės. Nors dauguma vokiečių kalba angliškai, bet vyresni žmonės gali nekalbėti. Turėkite parašytą adresą vokiškai, vairuotojui tai tikrai pravers.

Kaip susitarti dėl laiko?

Geriausia nurodyti laiko intervalą, pvz., nuo 8 iki 10 valandos ryto. Vokietijoje laikas yra laikomas griežtai, jei sakome 8:00, mes būnome 8:00. Lietuvoje kartais vėluojame 5 minutes, o ten tai nėra priimtina. Taigi, derinkite laiką atsargiai.

Ar galima vežti augalus?

Taip, galima, bet yra tam tikri apribojai. Jei augalas yra retas arba gali būti kenksmingas, jį gali konfiskuoti. Paprastai gėlės turi būti be žemės (nusiplautos šaknys) arba specialioje dėžėje. Vokiška fitosanitarinė kontrolė gali būti griežta, dėl to geriau nenešti per daug.

Ką daryti su atliekomis?

Mes išsinešame visas pakuotes, kurias susirenkame, jei susitartame iš anksto. Paprastai klientai patys nurašo dėžutes. Jei norite, kad mes viską išvežtume, tai kelia brangiau. Vokietijoje atliekų rūšiavimas yra labai griežtas, todėl negalima tiesiog mesti visko į vieną krūvą.

Ar gali būti problemų su šuns pora?

Nėra, jei gyvūnas yra su visomis dokumentais (čipas, pasas, skiepai). Vairuotojai dažnai turi savo šunis, todėl jie nebijo gyvūnų. Tiesiog pasakykite iš anksto, kad turite gyvūną, kad galėtume paruošti būstą jiems (jei kelionė ilga).

Kaip elgtis su dideliais baldais, kur netilpės į duris?

Kartais tenka išmontuoti baldus netgi Vokietijoje, jei jie per dideli. Mes turime įrankius, tačiau tai užtrunka papildomai laiko. Geriau išmatuoti duris iš anksto ir pasirūpinti, kad baldai tikrai tilptų, kitaip teks duris arba langus išimti (kas būna labai brangiai).

Ar reikia rūpintis draudimu technikai?

Jūsų įmonės technika gali būti apdrausta jūsų polise, bet patikrinkite, ar jis galioja pervežimo metu. Kai kurios draudimo kompanijos reikalauja papildomo pranešimo apie pervežimą. Jeigu neturite, mūsų draudimas gali padengti dalį žalos.

Kaip užtikrinti, kad nieko nepasimestų?

Turime sąrašą (inventorius), kuriame viskas yra pažymėta. Kraunant, mes pažymime, ką įkėlėme, o iškraunant - ką iškėlėme. Jei dėžės trūksta, mes ieškome. Jeigu daiktų nėra sąraše, mes už juos neatsakome. Taigi, surašykite viską, kas yra vertinga.

Ar galima vežti vaikiškus vežimėlius?

Taip, jie turi būti sulankstomi ir uždaryti. Kartais reikia nuplakti ratus, kad nešneštų purvo. Kadangi tą darome dažnai, mes žinome, kaip tai padaryti saugiai.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (dažai, lakai)?

Jas gali vežti tik mažais kiekiais ir turi būti originaliose pakuotėse. Negalima vežti atidarytų indų, kurie gali išsilieti. Jei turite daug tokių dalykų, geriau juos parsivežti patys (arba atsisakyti), nes tai didelė rizika.

Ar reikia kalbėtis su namų savininku apie pervežimą?

Taip, būtina, nes jis gali reikalauti uždėti apsauginę dangą nuo purvo (Schutzfolie). Tai dažnai būna privaloma Vokietijoje, o jei to nepadarysite, gali tekti mokėti valymą. Užsisakykite ją iš anksto tiesiog pas mus.

Kaip susitarti dėl mokesčių už liftą?

Gyvenamųjų namų liftu naudojimą Vokietijoje dažnai reikia mokėti. Kai kurie namai turi specialias korteles. Susitarkite su savininku, kad jums duotų prieigą, arba mes pasirūpinsime tokiu dalyku (jei įmanoma).

Ką daryti, jei dėžės suplyšo pervežimo metu?

Jei tai mūsų kaltė, pakeisime dėžę arba sumokėsime žalą. Jei dėžė buvo bloga (pavyzdžiui, sena), mes neatsakome. Tikriname kiekvieną dėžę prieš įkeliant į sunkvežimį, tad jei matau, kad ji truputį plyšta, galiu ją uždaryti papildomai arba pasakyti, kad joje nekrauti sunkių daiktų.

Ar galite suorganizuoti sandėliavimą Vokietijoje?

Taip, jeigu dar negalite įsikrauti į naujas patalpas, galime laikinai patalpinti daiktus sandėlyje. Tai kainuoja papildomai, bet dažnai išgelbėja situaciją. Susitarkime apie tai iš anksto, nes vietos gali nebūti.

Kaip elgtis su pervežimo sutartimi?

Sutartis turi būti pasirašyta prieš pradedant darbus, ten turi būti aiškiai surašyta viskas: kaina, aptarnavimo apimtis, atsakomybės. Nenaudokite "žodinių" susitarimų, vėliau bus labai sunku įrodyti tiesą. (Taip, ir atsisakyti paslaugos paskutinę minutę gali kainuoti).

Ką daryti, jei vairuotojas yra lietuvis ir nežino vokiškai?

Mūsų vairuotojai dažniausiai moka kalbėti bent šiek tiek vokiškai, o jei ne, mes susisiekiame su jais per telefono vertėją arba su jūsų pagalba. Esu matęs, kad kartais problemų kyla dėl nesupratimo, todėl geriau, kad bent viena iš pusių kalbėtų bent truputį vokiškai.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojams?

Tai nėra privaloma, bet jei jie padarė gerą darbą (ypač jei teko nešti daug laiptų), tai prašom. Vairuotojai tai labai vertina, o tai gali pagerinti jų darbo kokybę. Vokiškoje kultūroje tai neįprasta taip kaip pas mus, bet mes esam lietuviai.

Kaip užtikrinti, kad jūsų duomenys nenukentės?

Jei kalbame apie serverius arba kompiuterius su duomenimis, juos reikia išjungti ir atsijungti nuo elektros tinklo prieš kraunant. Patariu daryti atsarginęs kopijas (backup) prieš visą šitą reikalą, nes niekada nežinai, kas gali nutikti gaisro atveju arba jei dėžė nukris.

Ar gali būti, kad reikės keisti maršrutą?

Taip, jei atsiranda eismo įvykiai arba uždaromas kelias (kas Vokietijoje būna dažnai dėl remonto). Mes stengiamės rasti greičiausią kelią, bet kartais tenka važiuoti apsisukimais. Jei jums labai svarbus laikas, apie tai praneškite iš anksto.

Ką daryti, jei naujose patalpose nėra oro kondicionieriaus?

Vokiški vasaros būna karštos, o patalpos gali būti įkaitusios. Reikia paruošti ventiliatorius arba laisvai įsileisti orą, kad darbuotojai neperdegtų. Dirbti karštoje patalpoje su sunkiais daiktais yra labai sunku, dėl to gali užtrukti ilgiau.

Kaip susitarti dėl mokesčių už laiptus?

Jei nėra lifto, kiekviena laiptų pakopa yra mokama. Paprastai tai skaičiuojama pagal aukštą arba svorį. Susitarkite apie tai iš anksto, kad nebūtų nustebintos galutinės sąskaitos. Vokiški namai dažnai turi aukštas laiptines, tai gali būti brangu.

Ar verta rūpintis specialiu apdraudimu brangiems daiktams?

Tikrai verta, jei turite meno kūrinių, brangių retro baldų arba unikalių technikos. Standartinis draudimas apribuoja sumą, todėl geriau užtikrinti, kad esate saugus. Susisiekite su savo draudiku ir pasitikrinkit, ar jis apima ir tarpininkų (pervežėjų) atsakomybę.

Kas darbą sutrukdo?

Daugelis dalykų: nepriimtinos darbo sąlygos (pvz., per daug karšta), nepasiruošę dėžės, trūkstantys raktai nuo durų, arba greta esantys statybos darbai. Viską reikia suplanuoti, kad mūsų ekipašas neliestų laukti. Laikas – tai pinigai, ir mums, ir jums.

Kaip susitikti su vairuotoju, jei aš negaliu būti ten?

Galite pavedinti raktus kitiems žmonėms (pvz., valdytojui arba kolegai). Tiesiog užtikrinkite, kad jie žino, ką reikia daryti. Mums svarbu, kad kas nors būtų vietoje, kad atidarytų duris ir parodytų, kur ką dėti.

Ar galite padėti surinkti baldus Vokietijoje?

Taip, mes turime įrankius, tačiau tai užtrunka papildomai laiko ir kainuoja. Jeigu reikia surinkti labai sudėtingus sisteminius baldus, geriau pasikviesti vietinį meistrą, kuris juos montavo jums pirmą kartą, nes jis žino visas niuansus.

Ką daryti su senais daiktais, kuriuos norime išmesti?

Galime juos išvežti į šiukšliadėžę, jei sutartame. Vokietijoje yra griežtos taisyklės, kur galima mesti elektrinę ir kitą techniką (Recyclinghof). Mes žinome, kur ten yra, tai ne problema, tiesiog apie tai praneškite iš anksto.

Išvados

Visas šis procesas gali atrodyti sudėtingas, bet jei viską gerai suplanuojate, biuro daiktų fiksavimas ir apsauga kraustantis į Vokietiją nebus košmaras. Svarbiausia yra ne taupyti ant medžiagų ir pasitikėti profesionalais, kurie žino, ką daro. Patirtis parodo, kad gerai paruoštas krovinys yra pusė sėkmės, o likusią pusę užtikrina sąžiningas darbas.