Biuro baldų transportavimas ir logistikos valdymas Vokietijai: Kas slypi už užuolaidų

Dirbu šioje srityje beveik dvi dešimtmetis ir, turiu pripažinti, kiekvienas kartas, kai klientas klauso apie biuro baldų transportavimą ir logistikos valdymą Vokietijai, primena man loteriją. Vieniems tai tiesiog dėžės, kitiems – nervų šūsnis ir prarastas laikas. Vokiečiai yra griežti, o mūsų – dažnai per daug optimistiški. Štai tie, dvidešimt metų patirties sužadinta refleksija apie tai, kaip iš tikrųjų atrodo šis procesas, be jokių gražių brošiūrų. Tai ne tik vežimas, tai sudėtingas mechanizmas, kur viena sugedinta spyruoklė gali sustabdyt visą gamyklą.

Kas ten su kaina ir terminais?

Kiek kažkiek turėčiau laukti pasiūlymo?

Visi klaudo kainos, tačiau niekas nenori suprasti, kad biuro baldų transportavimas ir logistikos valdymas Vokietijai nėra fiksuotas produktas parduotuvėje. Viskas prasideda nuo tūrio: ar tai tik kelios kėdės, ar visa atviro biuro sistema su vitrinomis? Turiu paklausti apie keliasdešimt dalykų – ar reikia išmontuoti, ar yra liftas, ar galima privažiuoti po namus. Be to, kainą dar lemia degalai, kurie šokuoja kaip nuliūdęs investuotojas biržoje. Taigi, nedelskite, jei norite tikslumo – reikia matuoti.

Ar brangu vežti biuro baldus į Vokietiją?

Brangu? O, tai ką laikote brangumu? Lyginant su kurbomis ar įprastais siuntiniais – taip, brangiau. Bet suvokite, baldai yra trapūs. Jei bandysite vežti pigiau kokiais nors "gudriais" brokeriais be apdraudimo, gali baigtis taip, kad viena įbrėžta stalinė kainuos daugiau nei visas transportas. Vokietijoje darbo rankos ir sandėliavimas – tai ne mūsų, ten Kasos aparatas spausdina sąskaitas kas minutę. Geriausia sumokėti už ramybes nei verkti vėliau.

Kiek laiko užtruks?

Tai riebus klausimas. Jei turime omenyje važiavimą – tai 1-2 dienos, priklausomai nuo to, ar į Miuncheną, ar į kaimą netoli Hanoverio. Bet jei kalbame apie visą procesą, nuo pasiūlymo gavimo iki iškrovos Vokietijos sandėlyje – tai savažiai arba net daugiau. Nustatyti tikslią datą beveik neįmanoma, nes niekada nežinai, kas nutiks prieš pat išvykimą. Vairuotojas gali susirgti, o krovinys – vėluoti gamyboje.

Ar galite atvežti per savaitgalį?

Iš tikrųjų tai labai sunku. Vokietijoje galioja griežti darbo laiko apribojimai vairuotojams, o be to, dauguma biurų sandėlių nedirba sekmadieniais. Nors kas antras klientas svajoja, kad jo baldai pasirodys prieš pat pirmadienio ryto susirinkimą naktį iš dangaus, bet realybėje tada reikėtų mokėti už ekstremalias išlaidas. Geriau planuokite šiek tiek ankščiau.

Ką daro tas logistikos valdymas?

Daugumas mano klientų mano, kad logistikos valdymas yra tik skambinimas vairuotojui ir klausti "kur tu?". Iš tiesų, tai nuolatinis dokumentų šūdas, derinimas su vokiečių buhalteriais, muitinės deklaravimas (jei reikia) ir stebėjimas, kad krovinys neprisistotų kažkur Lenkijoje prie alaus. Biuro baldų transportavimas ir logistikos valdymas Vokietijai reikalauja stebėti kiekvieną žingsnį, nes viena trūksta parašas dokumente gali užblokuoti visą sankryžą.

Kodėl kainos skiriasi tiek stipriai?

Kadangi pasiūlymų gausu. Vieni dirba "tamsibje", kituri – juridinai. Skirtumas tame, ar įmonė moka mokesčius, ar turi savą techniką, ar pasikrauna pervežėjams. Jei kas siūlo kainą dvigubai mažesnę nei rinka – 99 proc., kad jis turi kažką paslėpęs arba tiesiog nieko nesupranta apie Vokietijos reikalavimus. Nemažai tų firmų išvis iškrista po pirmų nesėkmių.

Ar imate už mokestį už dokumentų rengimą?

Dokumentai? Žinoma, tai ne atsitiktinumas. CMR sąskaitos faktūros, eksporto dokumentai, jei reikia – T2L ar T2LF (nors dabar jie labiau pakeitę formatą, bet esmė ta pati). Kas nors turi už tai sėdėti ir rašyti. Jei manote, kad tai atsitinka savaime – klystate. Tai valandų darbas, ir jis įeina į bendrą sąskaitą, kartais atskirai, jei ylabai sudėtinga.

Galite užtikrinti tikslią išvykimo datą?

Galime tik... bandyti. (Nesu tikras, ar geriau taip sakyti, bet tiesiau nebūna). Mes prižadame datą, bet technika ar orai gali sužaisti keistą žaidimą. Vieną kartą mums teko atidėti reisą dėl to, kad vairuotojo tiesiog pavogė dokumentus viename poilsio punkte. Kas žino? Gyvenimas. Mes darome viską, kad išpildytume žodą, bet 100 proc. garantijų nėra niekam.

Kaip tai vyksta: pakyba, baldai ir krūva problemų

Ar reikia išmontuoti baldus?

Būtinai. Ypač jei tai dideli konferencijų stalai ar aptarnaujimo centrai. Bandyti įvežti surinktą erdvinę sistemą pro standartines duris tai yra arba beviltiška, arba labai brangu (tėkmės nebus). Geriau išmontuoti čia, padėti į dėžes, o ten, vietoje, surinkti atgal. Tai taupo laiką (ir nervus) apie 50 proc. Pats mačiau, kaip vairuotojai bandė prasimesti su sofu... na, jis liko koridoriuje.

Kas su pakyba ar jos nėra?

Į kainą dažniausiai įeiga standartinė įvyniojimas į burbuliukų plėvelę ir stropus. Jei turite keletą tūkstančių eurų vertės projektorių ar jautrių vitrinų – reikia kalbėti apie dėžes. Neklauskite "ar sužinosite", kas yra kas – mes nešėjai. Užsakykite pakybą čia, Lietuvoje, tai bus pigiau nei mokėti už Vokietijoje sulaužytus elementus.

Kaip elgiatės su elektronika?

Kompiuteriai, serveriai, monitoriai – tai jau nebe baldai, tai technika. Reikia specialių dėžių, statinių, o ne tiesiog mesti į pilną sunkvežimį su lentom. Vienintelė problema, kad dažnai klientai pamišta ir viską sumaišo: vienoje dėžėje yra ir monitorius, ir stalviršis. Tada kraunant prarasime pusę dienos ieškodami to monitoriaus.

Ar saugu duoti brangius baldus?

Saugu? Taip, jeigu įmonė ne iš "vienos dienos". Turi būti Kasko draudimas, o ne tik "civilinė atsakomybė". Ypač kalbant apie biuro baldų transportavimą ir logistikos valdymą Vokietijai, kur krovimo darbai vyksta sandėliuose su daugybe kitų vežėjų. Vien nelabai atrijusęsforklifterio vairuotojas gali nudaužti tą brangiausią vitriną. Patikrinkite draudimo polisą prieš pasirašant.

Kas nutinka, jei kažkas sulūžo?

Tiesiog pildome žalos aktą CMR dokumente. Jokio verksmo. Jei įrodysite, kad tai mūsų kaltė (pavyzdžiui, krito nuo sankabos), mokame. Bet jei pats supakavote į lapų dėžę, o viduje buvo porcelianas, tai mūsų kalta nebus. Buvo toks atvejis, klientas bandė kaltinti mus, kad jo stalas subraižytas... o paaiškėjo, jis toks buvo nupirktas iš sekundų.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu?

Negalima. (Čia turiu omenyje, kad be muitinės deklaracijos). Vokietija labai griežta. Jei į biuro reisą įmesite savo senus drabužius ar vaikiškus žaislus, galiu užtikrinti, kad sunkvežimį "pasilaužys" muitinė. Tuomet baudos bus didelės, o transportas užstrigs savaitei. Nedarykite to.

Ar reikia buhalterinio apskaitos dokumento?

Be abejo. Jis būtinas PVM mokėjimui. Be sąskaitos-faktūros (ir Ex1 ar T2L esant poreikiui) tai laikoma nelegalia prekyba arba duomenų neteisingumu. Vokiečiai mėgsta, kai viskas būtų surašyta ant popieriaus, net jei tai jau ir nebe popierius, o elektroninis failas.

Ar vežate mažus krovinius (dalinius)?

Žinoma, tai mūsų kasdienybė. Neturite pilno sunkvežimio? Nėra problemų, sutelksime kelis klientų siuntinius į vieną mašiną (gruppenge). Tiesa, tada gali šiek tiek užtrukti ilgiau, nes reikės iškrauti visiems. Bet biuro baldų transportavimas ir logistikos valdymas Vokietijai taip pat veikia konsolidacijos principu mažiems verslams.

Kas daryti, jei aš nežinau tikslių matmenų?

Matykite, tai didžiausia bėda. Toliau nebežinosime, kokia mašina reikalinga – 3,5 tonos ar 20 tonų. Jei apgausite, kad "mažai", o paimsime mažą furgoną, ir jis netilps... tai tada teks kreiptis į antrąją mašiną ir mokėti dvigubai. Nuožiūrėkite su liniuote, tai nėra taip sunku.

Ar padėsite surinkti baldus vietoje?

Galime surasti vietos partnerius. Mes esame logistikos brokeriai, ne baldų meistrai, tačiau Vokietijoje dirbame su remonto komandomis, kurios užsuka ir viską surenka. Tai papildoma paslauga, kurią reikia užsakyti iš anksto, nes ne kiekvienas vairuotojas turi su savim graverį ir atsuktuvą.

Kokius papildomus mokesčius galiu sulaukti?

Vokietijos "Umweltplakette" (ekologinė kortelė) į miestus, mokesčiai už sunkvežimių stovėjimą, mokesčiai už iškrovą rankomis (jei nėra krano). Kartais net pasitaiko mokesčių už vėlavimą, jei sandėlis dirbo tik iki 14:00, o mes atvykome 16:00. Susitarkite dėl "all-in" kainos, jei norite nemiegoti su raktu.

Vokietija: muitinė, taisyklės ir realios bėdos

Ar reikalingi Ex1 dokumentai?

Jei keliate iš Lietuvos į Vokietiją ir tai yra prekyba tarp ES šalių, tai Ex1 nėra būtinas (kaip ir T2L nebenaudojamas taip intensyviau kaip anksčiau). Reikia tik sąskaitos-faktūros ir transporto dokumento, kad PVM galėtume taikyti 0 proc. tarifą. (Tiesa, sakau, nesenai vienas klientas klausinėjo Ex1, turbūt jo buhalteris skaito senus vadovėlius).

Ką daryti, jei muitinė sustabdo?

Jei viskas tvarkinga – nieko. Parodome dokumentus, važiuojame toliau. Jei trūksta dokumentų ar yra abejonių dėl kilmės (pvz., baldai iš Kinijos atvežti čia ir vėlvežiami), tai gali užtrukti. Vieną kartą mūsų vairuotojas praleido naktį pasienyje, nes klieto duomenys nesutapo su krovinio aprašu. Neklauskite kodėl, tai mistika.

Ar saugu važiuoti per Vokietiją autobonais?

Vokietijoje yra daug vietų, kur sunkvežimiams važiuoti draudžiama, todėl reikia naudoti autobanus. Mokesčiai už juos yra įtraukti į mūsų išlaidas, tačiau jei reikės važiuoti nenumatyta maršruto atkarpą, gali tekti papildomai mokėti. Be to, ten reikia specialių prietaisų (Toll Collect), kurie fiksuoja kelią.

Kaip su duomenų apsauga (GDPR)?

Neklauskit manęs apie GDPR, aš ne juristas. Bet turiu omenyje, kad jei pervežate biuro baldus kartu su kompiuteriais, kur yra duomenys, turėtumėte susirūpinti jų saugumu pervežimo metu. Ne, kad moksčiau juos skaityti, bet paprastas žmogus supranta, kad duomenys nenuklysta kartu su stalu.

Ar reikalingas TIR karnetas?

Tarp ES šalių TIR karnetas nebėra būtinas, nebent kelyje vyksite per trečiąsias šalis (pvz., per Švediją, jei ten eina kelias... ne, čia šiaip pavyzdys). Tiesiog įprastas CMR dokumentas užtenka. Nesijaudinkite dėl to, tai standartinė praktika jau dešimtmetį.

Kas jei Vokietijos klientas atsisako priimti prekes?

Tai košmaras. Mes jau esame ten, degalai išleisti, laikas eina. Jei jis atsisako ne dėl mūsų kaltės, galite būti tikri, kad sąskaita už grįžtantį tuščią reisą nulės į jus. Vienintelis išeitis – rasti kitą sandėlį netoliese, bet tai kažką kainuos. Todėl viską derinkite iš anksto.

Ar atsakote už vairuotojo elgesį?

Mes stengiamės dirbti su protingais vaikinai. Tačiau jie yra žmonės. Vienas gali būti šiurkščius po 12 valandų vairo, kitas – malonus. Jei vairuotojas elgiasi nepriimtinai, skambinkite mums iš karto. Mes galime pamokyti arba pakeisti vairuotoją (jei leidžia situacija), bet ten, tiesiogiai Vokietijoje, tai gali būti sudėtinga.

Ar galite pristatyti tiesiai į biurą?

Galime, jei ten yra keltuvas arba įėjimas pakankamai aukštas ir plačias. Privažiuoti "senamiestyje" su 16 metrų sunkvežimiu – tai beveik neįmanoma be specialių leidimų. Dažnai tenka iškrauti artimiausioje vietoje ir pervežti mažesniu furgonu.

Kokios yra didžiausios problemos su vokiečių sandėliais?

Jie yra... labai tikslūs. Jei suteikote jums laiko langą nuo 8:00 iki 9:00, o atvykstate 9:15 – jums gali nebepriimti ir nusiųsti laukti iki kitos dienos. Jų sistemos neužleidžia. O laukimas su mašina kainuoja. Taigi, punktualumas – ne tik mandagumas, tai pinigai.

Kas daryti, jei prarandamas krovinys?

Tai retas atvejis, bet nutinka. Tada įsijungia draudimas. Turime padaryti "protokolas", parodyti vaizdo įrašus iš vaizdo registratoriaus (jei yra) ir pateikti pareiškimą policijai. Nebijokit, mes su tuo esame susidūrę. Viskas padaroma pagal taisykles.

Ar domina jums maži, bet reguliūs siuntimai?

Tai mūsų svajonė. Vienas didelis reisas yra gerai, bet penki maži kas mėnesį – leidžia planuoti logistiką dar geriau. Tokiam atvejui biuro baldų transportavimas ir logistikos valdymas Vokietijai tampa labai paprastas ir pigesnis, nes mes galime pasiūlyti fiksuotus grafikus.

Kaip sekti kur yra mano krovinys?

Siunčiame nuorodą prie GPS stebėjimo sistemos. Ten matote, kur mašina yra realiu laiku. Bet neraginkite vairuotojo skambinti kas valandą, jam tas telefonas draudžiamas vairuojant (tai baudžiama).

Kodėl pas tave brangiau nei pas "kitus"?

Kadangi aš nemeluosiu. Kiti gali sakyti "atvešime", o paskui pasirodo, kad tai "kolaboratorija", kuri jūsų krovinius užpildys po visą Europą ir jūs gausite juos po savaitės. Aš pasakiu tiesą – kiek užtrunka ir kiek kainuoja.

Apibendrinant

Visas šis procesas atrodo sudėtingas tik tol, kol jo nepradėjote planuoti. Gerai suorganizuotas biuro baldų transportavimas ir logistikos valdymas Vokietijai yra lyg gera orkestro muzika – visi instrumentai turi skambėti vienu metu. Jei bandysite groti tiesiog "kaip nulems", gausite chaosą ir prastą rezultatą. Pasitarkite su specialistais, paskančiuokite tikslius duomenis ir, svarbiausia, neskubėkite. Vokietija myli tvarką, ir mes, ją atveždami, turime ją užtikrinti.