Biuro baldų transportavimas į Vokietiją: kaip išvengti nervų ir sutaupyti pinigų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o gal ir daugiau, laikas prabėgo taip greitai, kad nebesužiūriu. Per tą metą mačiau viską – nuo puikių, idealiai sudėliotų siuntų iki tokių košmarų, kai reikėjo išardyti biurą langais, kad tik išnešti didžiulį stalą, nes liftas neveikė. Biuro baldų transportavimas į Vokietiją yra tas darbas, kuris atrodo paprastas tik ant popieriaus, tačiau realybėje privertą susiraukoti kelnėms diržus. Vokietija yra arti, tačiau jų reikalavimai ir kelių situacija gali apkarstyti net patį patyrusį logistą. Čia ne tik apie tai, kad padėti dėžę į sunkvežimį ir važiuoti, tai visa chemija su dokumentais, draudimu ir vairuotojų nuovargiu. Noriu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Pagrindiniai klausimai apie kainas ir organizavimą

Kiek maždaug kainuotų biuro baldų transportavimas į Vokietiją?

Žinoma, klausimas, kurį girdžiu kasdien. Paprastai atsakau, kad kaina priklauso nuo tūrio, bet tai yra per paprasta. Jeigu turite kelias kreslas ir vieną stalą, tai gali būti ir 400 eurų, jeigu tenka samdyti pilną mašiną. Tačiau jeigu tai visa įmonės relokacija, tai skaičiai šokteli iki kelių tūkstančių. Viskas apskaičiuojama pagal „vartytus“ metrus, t.y. kiek vietos krovinyje užims Jūsų baldai ant grindų. Reikėtų dar prisidėti kuro priemoką, jeigu vairuotojui reikės laukti, arba jeigu paskutinis kilometras yra kažkur kalnuose be asfalto. Taigi, konkreti kaina atsiranda tik tada, kai aš matau, ką reikia vežti.

Ar galite paduoti tikslią kainą iš karto, be matavimų?

Būtų nuostabu, jeigu galėčiau, bet tuomet būčia arba šventasis, arba melagis. Kartais klientas sako „turime kelias spintas“ o realiai atvažiavęs matome, kad ten yra dvidešimt metalinių seifų, sveriančių po toną. Biuro baldų transportavimas į Vokietiją reikalauja tikslumo, todėl be Jūsų pateiktų matmenų aš galiu tik spėlioti. Galiu duoti orientacinę kainą, bet galutinis sumokėjimas visada priklauso nuo to, kiek fiziškai daugiau vietos užims krovinys. Geriau praleisti penkias minutes ir išmatuoti, nei vėliau girtis dėl to, kad kaina pakilo du kartus.

Kas nutinka, jeigu aš neturiu pakavimo medžiagų?

Nepanikuokite, mes su tai susitvarkome, bet tai kainuos. Paprastai sakome klientams, kad geriau pačioms supakuoti smulkius daiktus, o didelius baldus uždengsime stretch plėvele. Jeigu reikia dėžių, burbulių plėvelės ar kito popieriaus, mes tai atsivežame. Tačiau tą darbo laiką ir medžiagas pridėsime prie sąskaitos. Kartais būna taip, kad atvažiuojame, o klientas tikisi, kad mes viską įsimeksime į erdvės tunelį be jokio apsaugojimo. Vokietijoje kroviniai patiria vibraciją, todėl be pakavimo rizikuojate gauti suplaisyti baldus tiesiog kelio viduryje.

Ar į kainą įeina draudimas?

Standartinėje savo praktikoje aš visada įtraukiu minimalų krovinio draudimą, tačiau jis dengia tik labai bazinius dalykus, pvz., gaisrą ar visišką mašinos sunaikinimą. Jeigu baldai yra labai brangūs, vokiški dizaineriniai kėdės ar retro kolekcija, turite pasakyti iš karto. Biuro baldų transportavimas į Vokietiją be papildomo draudimo yra rizika. Pavyzdžiui, vieną kartą klientas nepranešė, kad veža brangų meno kūrinį vitrinoje, ir ją sudaužėme... na, tai buvo ilgos bylos pradžia. Geriau užtikrinti save iš karto, nei vėliau ginčytis dėl atlyginimo.

Ar galima atsiskaityti tik gavus prekes Vokietijoje?

Galima, tik tai niekada nesužavės mane. Profesionalioje transporto srityje mums reikia pinigų degalams ir atlyginimams jau važiuojant. Paprastai prašome 50-70 procentų avanso, o likutį – pristatymo metu. Jei esate patikimas partneris, su kuriuo dirbame ne pirmą kartą, gali sutikti ir atidėti mokėjimą, bet tada reikia labai tvirtų garantijų. Buvo atvejų, kai pristatėme viską į Miuncheną o klientas „dingo“ arba atsisakė mokėti, nes, pasak jo, stalas atrodė „naudotas“. Tai tiesiog nervai, kuriuos noriu išvengti.

Proceso eiga ir terminai

Kiek laiko užtrunka tas kelias į Vokietiją?

Jei kalbame apie Biuro baldų transportavimas į Vokietiją, tai, žinoma, priklauso nuo to, kur keliaujame. į Berlyną ar Hamburgą nuvažiuojame per 12-14 valandų, jeigu viskas gerai su eismai Lenkijoje. Tačiau jeigu reikia važiuoti gilyn į Bavariją ar prie Miuncheno, tai skaičiuokit +4-5 valandas. Be to, reikia prisiminti apie vairuotojų poilsio laiką. Jie negali važiuoti 24 valandas iš eilės, kaip anksčiau (o kai kur ir bandydavo). Taigi, jei išvežiame pirmadienį ryte, tai Vokietijoje esame antradienį arba trečiadienio vidury. Neskubėkite, saugumas svarbiau už vieną dieną.

Ar galite pristatyti konkrečiu laiku, pvz., 10:00 ryte?

Galime susitarti, bet nepamirškite, kad mes ne kuras, o žmonės su sunkvežimiais. Vairuotojas gali užstringti rytiniame Vilniaus ar Kauno kamštyje, o paskui dar pasitaiko ūžiai ties Lenkijos siena. Galime promise’uoti laiką tarp 9:00 ir 12:00, o ne tikslią valandą. Vokiški klientai, tiesą sakant, mėgsta tikslumą, tačiau jei paaiškini situaciją, jie supranta. Geriau pristatyti valanda vėliau, nei varginti vairuotoją skubėti ir rizikuoti eismo įvykiu.

Kas daroma, jeigu paskutinė minute keičiasi adresas?

Tai yra košmaras, bet gyvename realiame pasaulyje, įvyksta. Jeigu paskambinate iš karto, kol mašina dar Lietuvoje ar Lenkijoje, mes pakeičime maršrutą. Tačiau jei vairuotojas jau yra Vokietijoje ir prie jo durų, o Jūs sakinėte „važiuokime į kitą miestą“, tai kils papildoma mokesčio už nenumatytą nuovėgį (laukimo mokestį). Biuro baldų transportavimas į Vokietiją turi būti suplanuotas, nes kuro kaina ten ne maža. Vieną kartą teko važiuoti iš Berlyno į Štutgartą dėl tokio paskutinio momento keitimo – klientas gavo didelę sąskaitą.

Ar reikia Jums padėti su iškrovimu?

Paprastai mūsų paslaugos įtraukia ir iškrovimą, jeigu tai nenurodyta kitaip. Mūsų vairuotojai yra patyrę, jie moka nešti sunkius daiktus net laiptais, jeigu nėra keltuvo. Tačiau jeigu baldų yra daug labai daug, arba tai yra aukštai pastatų be lifto, gali prireikti papildomų rankų. Galite samdyti vietinius kuryjus Vokietijoje, o mums mokėti tik už pristatymą prie durų. Susitarkime iš anksto, kad vairuotojas nenuviltų, jam vienam nešti 30 kreslų į ketvirtą aukštą be lifto yra pavojinga sveikatai.

Kaip veikia eksporto dokumentacija?

Neapsunkinkite sau galvos, mes su tuo tvarkomės. Reikės tik Jūsų pateikti prekių sąrašą (packing list) ir, jeigu reikia, PVM sąskaitą faktūrą. Mes užpildysime CMR sąvartą, kuri yra pagrindinis dokumentas kelyje. Biuro baldų transportavimas į Vokietiją yra ES viduje, taigi muitinės procedūros paprastai nėra būtinos, nebent tai yra ypatingos kilmės medžiagos (pvz., raganosio ąžuolo baldai, tą gali reikėti sertifikatų, bet to dažniausiai nėra). Kartais tik pasitaiko kontrolė, bet retai.

Techniniai niuansai ir problemos

Ar visi baldai telpa į standartinę sunkvežimio mašiną?

Ne visada. Standartinis „tentas“ arba „fiuras“ turi aukštį apie 2.7-2.8 metro. Jeigu Jūsų biure yra aukštos, modernios stoginės konferencijos lentos, jos gali netilpti. Tada tenka važiuoti su „mega“ mašina, kuri yra brangesnė. Arba tenka lentą guldyti (kad gulėtų), o tai ne visada įmanoma. Biuro baldų transportavimas į Vokietiją reikalauja iš anksto pasitikslinti aukščio ir pločio matmenis. Negaliu tiksliai atsiminti, kas tų vokiškų kelių tunelių aukštis prie Kelno, bet žinau, kad ten griežtai stebimi matmenys.

Kas daryti, jeigu kelyje sugenda mašina?

Tai yra blogiausias scenarijus, bet mes turime draudimą ir pagalbos tarnybą. Jei įvyks gedimas prie Varšuvos, mes išsiunčiame pagalbą arba, jei būtina, perkrauname krovinį į kitą mašiną. Klientui tai reiškia vėlavimą, dažniausiai 1-2 dienas. Aš visada stengiuosi skambinti ir pranešti iš karto, kad jums nebūtų stresinė situacija „kur mano baldai?“. Vieni vairuotojai yra meistrai sužlugdyti variklius vakare prieš užsienio sieną, bet sugebame susitvarkyti.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su baldais?

Techniškai galima, bet legaliai tai yra pilnas „bžnkl“. Mums reikia deklaruoti prekių pobūdį. Jeigu tai yra komercinis siuntimas (įmonės baldai), tai tenka mokėti PVM ir kitus mokesčius. Jeigu ten bus asmeninės šlepetės ir vystyklai, o muitininkai sustos, tai gali būti problema. Biuro baldų transportavimas į Vokietiją turi būti „švarus“, kadangi mums dažnai važiuoja didelės bei reputabilios įmonės, o jos nenori problemų su įstatymais. Geriau tuos dalykus vežti atskirai.

Kaip elgiamės su baldų surinkimu ir išardinimu?

Mes esame pervežėjai, ne baldų surinkėjai, nors esame įgudę. Pagrindinė taisyklė: tai, kas buvo išardyta, mes surinksime atgal (pvz., stalą su kojomis). Tačiau jeigu reikia išardyti sudėtingą sistemą su 100 spirgų, tai daro kliento montuotojai prieš mus atvykstant. Vokietijoje darbas yra brangus, todėl geriau, kad surinkimo specialistai lauktų mūsų atvykstant. Aš negaliu pažadėti, kad vairuotojas žinos, kur ta viena detalė eina, jeigu ji nebuvo pažymėta.

Ar saugu vežti odinius baldai žiemą?

Yra rizika, jeigu mašina nešildoma. Oda galima įtrūkti nuo šalties, jeigu staiga pateks į šiltą kabinetą. Geriausia, jeigu temperatūra mašinoje nenukrenta žemiau nulio. Mūsų mašinos paprastai nešildomos (tai brangu), tačiau prekės yra padengtos, o kelionė ne trunka savaites. Biuro baldų transportavimas į Vokietiją žiemą vyksta be didelių problemų, jeigu tik baldai nėra drėgni įkeliant. Jeigu lietus, mes naudojame stogines, bet tą reikia prašyti.

Realios situacijos ir patirtis

Pasakojote apie košmarą su liftu. Kas ten vyko?

Taip, buvo vaizdas. Atvykome į vieną firmą Vilniuje (jei gerai atsimenu, tai buvo Naujamiestyje). Klientas sakė, kad viskas gerai, liftas didelis. Atvažiavome su 9 tonų sunkvežimiu, o liftas... jis buvo apie 20 metrų nuo įėjimo, per kiemelį, kuriame buvo pilna sniego (buvo kovas) ir purvo. Sunkvežimis ten neprieina. Teko nešti visus biuro baldus per sniegą iki lifto, paskui susiremontavo liftas... vairuotojas beveik išėjo iš proto. Baigėme vėlų vakarą. Biuro baldų transportavimas į Vokietiją prasideda būtent nuo tokio išsikrovimo Lietuvoje, todėl visada klausiu apie prieigos kelią.

Ar buvo atveju, kai klientas Vokietijoje atsisakė priimti prekę?

Taip, buvo. Vairuotojas atvažiavo į sandėlį, o atsakingas asmuo pasakė: „Mes nesitiktome, jūs per anksti“. Tai buvo keista, nes sutarime buvo parašyta data. Jie atsisakė atidaryti vartus. Vairuotojas laukė tris valandas, skambino man, aš skambinau jiems. Galiausiai teko važiuoti į kitą miestą ir laikinai padėti sandėliuje (už papildomą mokestį). Tai demonstruoja, kad net Vokietijoje, kur viskas tvarkinga, gali pasitaikyti biurokratinio chaoso ar tiesiog blogų vadovų.

Kaip susidorojate su kalbos barjeru?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai arba rusiškai, bet ne vokiškai. Tačiau logistikoje kalbama skaičiais ir rankų judesiais. Jeigu reikia sudėtingesnio bendravimo, aš susirandu vietinį brokerį arba kalbu pats (geriau nei niekas). Kartais būna juokinga, kai vairuotojas bando paaiškinti, kad reikia „kranas“, ir rodo rankomis. Bet visada susitariame. Biuro baldų transportavimas į Vokietiją ne reikalauja filosofijos daktaro laipsnio, tiesiog reikia suprasti, kur dėti dėžes.

Ar verta rinktis pigų pervežėją iskyrus mane?

Kodėl gi ne? Jeigu Jums nėra svarbu, ar baldai atvyks sveiki, ar ne. Žinoma, aš ne koks didelis korporacinis gigantas, tačiau kainos mano srityje yra panašios. Jeigu kas siūlo kainą 30% mažesnę nei rinkos, tai reiškia, kad jis važiuos be draudimo, su sena mašina, arba Jūsų krovinią užpildys šaligatvio plytomis, kad uždirbtų daugiau. Girdėjau istorijų, kai nelegalūs pervežėjai tiesiog išmeta krovinius panikos metu. Geriau mokėti šiek tiek daugiau už ramybę.

Kas daro didžiausią įtaką kainos svyravimams?

Degalai, be abejo. Juodasis auksas. Kai benzinas kyla, mes privalome kelti kainas po savaitės-dviejų. Taip pat ir dienos. Sunkvežimiai negali važiuoti sekmadieniais ir šventėmis (tam yra griežtos taisyklės), todėl jei Jums reikia pristatyti būtent pirmadienį ryte, tai gali kainuoti brangiau, nes vairuotojas turi važiuoti šeštadienį ir praleisti poilsį užsienyje. Biuro baldų transportavimas į Vokietiją – tai ne tik kilometrai, tai ir laiko pinigai.

Ką daryti su pakuojimo atliekomis pristatymo vietoje?

Vokietijoje yra labai griežtos taisyklės šiukšlių tvarkymui. Negalima tiesiog palikti pakuotes kieme. Mes paprastai susitraukiame savo atliekas (plėves, dėžes) ir vežame atgal arba išmetame legaliose vietose, jei tai įtraukta į kainą. Jeigu Jūs norite, kad mes paliktume visą ten, tai gali būti problema – vietinės komunalinės paslaugos gali nubausti Jūsų firmą. Geriau pasikalbėti iš anksto, ar reikia mums susigyventi su šiukšlėmis.

Ar vežiate ir itin didelius, nestandartinius baldus?

Taip, tai yra mūsų specifika. Buvo atvejis, kai vežėme didžiulę informacijos stendą (reception), kuris buvo 4 metrų ilgio. Tai buvo iššūkis. Teko montuoti specialią atramą ant sunkvežimio. Biuro baldų transportavimas į Vokietiją tokiu atveju pareikalauja ypatingo leidimo (nepavojingo krovinio, bet didelių matmenų). Jeigu Jūsų baldai yra keisto formos, nedelskite ir parodykite nuotraukas, kitaip galiu neturėti tinkamos mašinos.

Kaip tikrinote kokybę prieš išvežimą?

Mes vizualiai tikriname, ar nėra aiškių defektų, ir užfiksuojame būklę. Jeigu pas Jūsų stalo kampas jau buvo nulūžęs, mes tai užrašome, kad galėtume įrodyti, kad ne mes tai padarėme. Vairuotojas visada pasirašo perdavimo aktą. Gera praktika yra nufotografuoti baldus prieš pakrovimą. Aš visada to patariu klientams, kad išvengtume ginčų tą patį vakarą.

Kas nutinka, jeigu pristatymo vietoje nėra nieko, kas galėtų priimti prekę?

Tai keista situacija, bet kartais įvyksta. Tada vairuotojas laukia (ir mokamas jo laikas), arba, jeigu laikas baigiasi, veža atgal į Lietuvą į mūsų sandėlį. Tada Jums teks mokėti už abiejų krypčių transportą ir sandėliavimą. Biuro baldų transportavimas į Vokietiją turi būti planuojamas su atsakingu žmogumi gale. Neklauskite „uždurų“ pašto dėžutės, reikalingas gyvas žmogus su telefonu.

Ar naudojate sekimo sistemas?

Žinoma, visos mašinos turi GPS. Aš galiu pasakyti, kur mašina yra, kiek ji važiuoja ir kada sustojo. Tai padeda išvengti streso, kai klientas skambina ir klausia „kur jis?“. Dažnai pasirodo, kad jis tik sustojo pietų pačiam nuostabiausiame vietoje prie kelio. Duomenys yra realiu laiku (galima ir programėlę duoti, jeigu reikia).

Kaip susitvarkote su PVM grąžinimu, jeigu aš esu Vokietijoje registruota įmonė?

Tai standartinė procedūra. Mes išrašome sąskaitą faktūrą su PVM 0% (vidutinės įmonės, vežančios prekes į kitą ES šalį turi tokia teisę, jeigu pateikiate Jūsų PVM mokesčio mokėtojo kodą). Biuro baldų transportavimas į Vokietiją tampa paprasčiau, kai abi šalys yra mokesčių mokėtojai. Jums nereikia mokėti Lietuvos PVM, o mums lengviau apskaičiuoti. Tiesiog atsiųskite savo duomenis iš karto.

Ką daryti, jeigu baldai yra labai jautrūs drėgmei?

Naudojame drėgmės sugėriklius (silikagelį) dėžėse. Tačiau jeigu tai yra, sakykime, mediniai baldai, kurie jau buvo laikami drėgname sandėlyje, jie gali „pajuosti“ kelionės metu dėl temperatūros pokyčių. Mes negalime užtikrinti, kad jie išdžius, jeigu jie buvo drėgni. Biuro baldų transportavimas į Vokietiją nėra sausakimša procedūra, todėl labai svarbu, kad krovinys būtų sausas prieš užkrovimą.

Ar galima su Jumis susitarti dėl pastovios partnerystės?

Labai norėčiau. Jeigu turite pastovų srautą, pvz., vieną kartą per mėnesį reikia pervežti inventorių, mes galime pasiūlyti fiksuotą kainą, kuri bus žemesnė. Sumažinome administracijos kaštus. Mano patirtis rodo, kad ilgalaikiai santykiai leidžia geriau suprasti Jūsų poreikius – mes jau žinome, kur rodytis, kurį liftą naudoti ir kokios svetainės administratorius rūpestingas.

Paskutinis patarimas tiems, kurie planuoja vežti baldus?

Nebijokite klausti kvailų klausimų. Geriau klausti dešimt kartų, nei vieną kartą nukentėti. Patikrinkite, ar viskas įtraukta į sąrašį. Biuro baldų transportavimas į Vokietiją gali būti sklandus procesas, jeigu abiejų pusių lūpos kalba tą pačią kalbą. Ir visada, visada turkite užsavartojantį raktą, jeigu jums reikia atidaryti sandėlį Vokietijoje.

Išvados

Taigi, biuro baldų transportavimas į Vokietiją nėra kokios nors magijos, tačiau tai reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Nors esu šioje srityje jau daugiau nei dvi dešimtmetį, vis dar susiduriu su naujomis situacijomis, kurios verčia mastyti ir spręsti iššūkius realiu laiku. Svarbiausia yra ne rasti pigiausią pasiūlymą internete, o rasti žmogų, kuris atsakys į telefoną, kai mašina stringa kažkur ties Poznane. Tikiuosi, šie mano atsakymai padės Jums suprasti, kaip viskas vyksta realiame gyvenime, be reklamos švytėjimo. Jeigu turite klausimų ar norite pasiskaičiuoti, – skambinkite, pasikalbėsim, tada matysiu, ką galiu padaryti. Sėkmės Jūsų verslui ir judėjimui!