Biuro baldų perkraustymas į Vokietiją be trikdžių: praktiški patarimai iš vidaus

Sutikime, biuro baldų perkraustymas į Vokietiją be trikdžių skamba kaip kažkas iš reklamos brošiūros, kur visi šypsenos ir keliapuskiai. Per daugiau nei dvidešimt metų šioje srityje esu mačiaes viską – nuo begėdžių pramoninių kompleksų perkėlimų iki vos kelių stalčių dėžučių siuntimo į Berlyną. Tiesą sakant, "be trikdžių" nereiškia, kad niekas nekaista ar nesilenkia, o tai, kad klientas to nejaus ir jo verslas nestos. Viskas vyksta už scenos. Čia ne tiesiog vairuotojai su vyniojimo plėvele, tai sudėtingas mechanizmas, kur viena klaida su dokumentais gali užstrigti sienoje pasienio punkte šešias valandas. Rašau šią tiesą, kad žinotumėt į ką įsileidžiate ir kaip tikrai vyksta tas procesas, neapgaudinėdamas jūsų gražiais žodžiais.

Pagrindinės painiavos su biuro perkraustymu

Kiek laiko užtruks tas biuro baldų perkraustymas į Vokietiją be trikdžių?

Visi klauso šito klausimo pirmiausia. Žinokit, tai ne važinėjimas prie prekybos centro. Jei reikia tik gabenti kelias spintas iš Kauno į Miuncheną, tai gali užtrukti dvi dienas su įkrovimu. Bet jei tai pilnas biuras su 50 darbo vietų, tada tai kita istorija. Reikia suplanuoti išmontavimą, pakavimą, patikrinti, ar tiltai Vokietijoje atlaiko mūsų sunkvežimį (kartais ten yra griežti apribojimai). Geriausia skaičiuoti, kad nuo sutarties pasirašymo iki galutinio iškrovimo Nurnberge ar Hamburge praeis mažiausiai savaitė, jei norime tikrai biuro baldų perkraustymą į Vokietiją be trikdžių. Kelias pats savaime ne trumpėja, o vairuotojai turi poilsio režimus, kurių negalima laužyti, net jei jums labai skubate.

Ar tikrai turite patirties su tokia specifika?

Dvidešimt metų, sakiau. Mačiau, kaip krenta serveriai, kai bandome juos ne taip užkelti laiptais, ir kaip vokiški muitininkai verkia, kai matyblogai užpildytus eksporto dokumentus. Esu matęs gerų ir blogų, tų, kurie skamba "už 5 centus", o paskui dingsta su jūsų kompiuteriais. Mūsų komanda ne pirmą dieną lenkia šitą kelią. Žinome kur sustoti pietums Kuršėnuose, kad neprašvęstų, ir kur geriau perkelti per Lenkiją, kad netyčia nepatektum į spūstį prie Varšuvos. Tai ne teorija, tai praktika, gauta per tūkstančius kilometrų. Tad taip, patirties pakanka, kad išvengtume banalių klaidų, kurias daro pradedantys.

Ką daryti, jei turiu labai jautrių daiktų?

Tiesiog nedelikite mums pasakyti. Kartais klientai sako "viskas paprasta", o viduje yra brangiausių laboratorinių mikroskopų ar serverių, kuriuos neįmanoma suplėšyti. Biuro baldų perkraustymas į Vokietiją be trikdžių susideda iš 80 proc. komunikacijos. Jei žinome, kad daiktas kainuoja daug, jį apgaubsime dvigubai, padėsime ant specialios pūslės, o ne tiesiog įmesime į furgoną tarp metalinių lentynų. Buvo atvejis, kai vienas klientas nepasakė apie brangų vitriną, ji nukrito posūkyje prie Olštyno... buvo liūdna. Nuo tada klausinėju tris kartus.

Ar galiu dalyvauti procese?

Jei norite – galite, bet tikrai geriau, jei pasitikėsite mumis. Kartais klientai bando padėti, trukdo vairuotojams, mėto savo dėžes į krūvą, o vėliau nebesuprantame, kas yra ką. Vokietijoje darbuotojai mėgsta tvarką, jei atvažiuosime į jūsų naująjį biurą Frankfurte su chaosiniu furgonu, jūsų vokiški partneriai tikrai nebus patenkinti. Geriau duokite mums raktus ir leiskite dirbti, o patys pasirūpinkite kava vietinių kavinėse. Taip bus greičiau ir saugiau.

Kainos ir biudžeto klausimai (ne visada maloni)

Kiek tai kainuotų apytiksliai?

Klausimas į kurį visada atsakau "nuo...". Kainą lemia tūkstančiai dalykų: kiek ašara? Kiek aukštų be lifto? Ar reikia išmontuoti lubas? Ar keliame tiktai kėdes ar ir gigantiškas konferencijomas stalas? Biuro baldų perkraustymas į Vokietiją be trikdžių nėra pigus malonumas, degalai Vokietijoje brangūs, o mokesčiai už važiavimius po miestus (kaip "Umweltplakette") gali sukelti šoką. Žinoma, galiu sulyginti, kad jei tai tik kelios dėžės, gali būti ir už keletą šimtų eurų, bet pilnas biuras – tai skirtinga lyga. Geriau siųskite inventoriaus sąrašą, tada gausi realų skaičių, o ne spėliones iš oro.

Kas daro didžiausią įtaką galutinei kainai?

Atstumas ir dydis aišku, bet dažnai brangiausia yra darbo rankos Vokietijoje. Jei ten reikia iškrauti ir nešti trečiau aukštu be lifto, darbo valandos suka kaip ratukas. Be to, įeina įvertinimas draudimui. Jei pasakysite, kad turtis vertas 100 tūkstančių, o pasirašysite dokumentus už 10 tūkstančių, tai ir draudimo suma bus mažesnė. O kai kas nutrūksta... žinote ką. Taip pat laikas – jei reikia vežti šeštadienį ar šventę, tai papildomai mokama už viršvalandžius vairuotojams.

Ar galima kuo nors taupyti?

Galima, bet aš nerekomenduočiau taupyti ant pakavimo medžiagų. Paimkite pigias dėžes iš parduotuvės – jos suguls po sunkių knygų. O tai reiškia, kad vėliau teks pirkti naujas spintas. Galima taupyti ant išmontavimo – išmontuokite patys, jei įgilote kaip tai daroma. Bet vėl gi, rizikuojate, kad surinkdami vokiškus baldus trūksiet kai kurių varžtų (jie visada dingsta!). Geriausia taupyti ant pasirinkimo tinkamo laiko, kai nėra šventės ir nereikia skubėti.

Ar imate mokestį už apžiūrą?

Ne, jei esate Vilniuje ar Kaune ar net greta. Jei reikia važiuoti į Biržus tik kad pamatytum tris stalus, tada gali būti nedidelis mokestis už degalus, tai aišku. Bet dažniausiai dabar viską galima padaryti nuotraukomis ar vaizdo skambučiu. Technologijos leidžia nenusipiršti. Ką tik praėjusi savaitę vienas klientas išsiuntė detalių vaizdo įrašą ir sugebėjau pasakyti kainą beveik idealiai. Taip sutaupome visiems laiko.

Ar reikia mokėti iš karto?

Įprastai imamas avansas, kad mes užpildytume degalų bakus ir sumokėtume užkrovimo komandai. Likusią dalį mokate kai gavote daiktus Vokietijoje ir pasirašėte perdavimo aktus. Tai saugu ir jums, ir mums. Nenorėčiau, kad kas nors nuskubėtų su mokėjimu, o paskui būtų problemų. (Nors be galo dažnai dabar prašo pavežti sąskaitas iš karto tai vadinasi PVM užskaita – reikia su tuo taip pat skaitytis).

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos biurokratija

Kaip su muitine viskas vyksta? Biuro baldų perkraustymas į Vokietiją be trikdžių ir muitinė

Tai dažniausias baimės šaltinis. Jei vežate prekes, kurios buvo nupirktos ir parduodamos (prekybai), tai reikalingas T1 dokumentas ir viskas susiję su PVM. Jei tai tik perkėlimas jūsų bendrovės turtui iš vieno biuro į kitą (t.y. perkėlimas ne prekybai), tai daug paprasčiau – reikia tik eksporto deklaracijos iš Lietuvos pusės. Vokiški muitininkai yra labai disciplinuoti, jei trūksta tam tikro popieriaus, jums gali tekti laukti keletą valandų arba dieną sandėlyje prie pat sienos. Geriau, kai viską užpildo mūsų logistikos partneriai, kurie turi specialius leidimus.

Ar reikia man dalyvauti muitinėje?

Jei naudojate profesionalią kompaniją – ne. Mes atsiunčame visus duomenis brokeriui, jis užpildo sistemas, o vairuotojas tik rodo kodą. Pas mane buvo atvejis, kai klientas nusprendė važiuoti pats su savo mašina ir buvo sustabdytas trims valandoms, nes negalėjo paaiškinti vokiškai ką veža. Tokios situacijos tik prailgina biuro baldų perkraustymą į Vokietiją be trikdžių. Geriau leiskite mums kalbėti su pareigūnais, mes jau esame įpratę į tą jų "šaltą" stilių.

Kas daryti, jei trūksta PVM mokėtojo kodą?

Tuomet kils didelių problemų ir be jokio "be trikdžių". Negalima legaliai išvežti turtą be PVM kodą, jei tai įmonės turtas. Vokietijoje labai griežtai tikrina, ar nėra mokesčių vengimo. Prieš pradedant reikia užtikrinti, kad visi juridiniai dalykai tvarki. Nors kartais įvyksta keistų situacijų – vienas klientas buvo užregistravęs kodą tik prieš pat išvykimą, sistema dar neatnaujinta... teko šiek tiek meluoti muitininkui, kad sistema "užstringa". Nerekomenduoju to kartoti, bet kartais reikia greitai susiorientuoti.

Ar reikia inventoriaus sąrašo su serijiniais numeriais?

Ne visada serijiniai numeriai būtini, jei tai ne elektronika ar brangūs daiktai. Bet bendras sąrašas su apytikslėmis vertėmis būtinas. Muitininkai turi matyti, kad tai nėra pirklys-per pardavės operacija. Jei sąraše parašysite "baldai" be detalių, gali sukelti įtarimų. Geriau parašyti "4 vnt. biuro stalai "Herman Miller", 10 vnt. kėdžių" ir t.t. Taip rodo profesionalumą ir greičiau praeisite kontrolę.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais biuro siuntose?

Geriau jų neįmeskite. Jei vairuotojui sulaips asmeninį lagaminą su drabužiais, tai gali būti traktuojama kaip kontrabanda ar neteisėtas asmenų pervežimas (jei nėra leidimų vežti keleivių). Ypač jei tai nėra jūsų darbuotojų daiktai, o kažkieno paslėpta siunta. Gerai, jei tai tik vienas krepšys su pientraukiais, bet geriau viską oficialiai. Vokietai mėgsta rules, o taisyklės yra taisyklės.

Fiziniai darbai: išmontavimas, pakavimas ir įkrovimas

Ar patys išmontuojate baldus?

Taip, turime savo komandą, kuri suka ir rėžia. Žinomos tos situacijos, kai klientai bando tai daryti patys, o paskui lieka "nereikalingi" detalių maišai. Mūsų meistrai žino, kurį varžtą reikia atsukti pirmiausia, kad stalai neiškristų. Kai kurie sisteminiai baldai yra tokios sudėtingos, kad be instrukcijos neįmanoma, o mes su jau susidūrėme. Taip išvengsite sugadintų skydelių, kurie vėliau kainuoja brangiai.

Kaip užtikrinate, kad niekas nenukristų kelyje?

Naudojame profesionalias movas, plėves ("streč"), putas užpildas ir tvirtas juostas. Viskas užfiksuojame kablys ant furgono sienų. Biuro baldų perkraustymas į Vokietiją be trikdžių prasideda nuo to, kad dėžė neturi judėti centimetru. Kai važiuojame per Lenkijos "bumbulus" (nelygus kelių dangos), jei kažkas neprižiūrėta, gali susilaužyti. Vieną kartą mums nukrito lentyna ir sudaužė visas vyniojamas dėžes... nuo tada užkabiname viską dvigubai.

Ar galima vežti neįpakuotas kėdes?

Galima, bet tai labai kvaila. Kėdės susidėvi viena ant kitos, bet ratai ir plastmasės gali susibrėžti. Po to atvykstate į naują biurą ir atrodo, kad naudojote baldus jau 10 metų. Kiekviena kėdė turi būti uždėta į specialią movą arba apvyniota plėvele. Tai nedideli papildomi kaštai, bet vaizdas Vokietijoje turi būti solidus, o ne "parduotuvė išpardavimas".

Kas daryti su serveriais ir IT įranga?

Tai ypatingas klausimas. Serverius negalima tiesiog mesti į furgoną. Jie turi būti išjungti tinkamai, o ne tiesiog ištrauktus iš lizdo (duomenų praradimo rizika). Paskui reikia juos supakuoti į specialias, sukrėčiamas neleidžiančias dėžes. Jeigu neturite savo IT specialisto, kuris "išjungia" viską, turime partnerį, kuris gali tai padaryti. Negerai, kai atvykstate ir serveris nebeprisijungia prie tinklo nes kabeliai buvo įtempti per stipriai.

Ar gabenate ir augalus?

Taip, galime, bet ne visada. Vokietija turi griežtas fitosanitarinių taisyklių. Jei turite didelius biuro augalus su žeme, reikia specialių sertifikatų, kad ten nevežtų kokių nors vabzdžių ar ligų. Mažus augalus galima, bet rizikuojate, kad jei sužings šaltis, jie užšals per naktį kelyje. Geriau juos vežti atskirai, mašina su temperatūros režimu, o ne su baldais.

Vokietijos niuansai ir vairuotojų realijos

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba pagrindiniais frazėmis – "Hallo", "Wo ist?", "Ausfahrt". Tam, kad susitvarkytų su sąskaitomis ir dokumentais, dažnai kalba angliškai, taip pat ten kalba. Vokiškai puikiai kalba mūsų dispečeriai, kurie padeda išspręsti problemus telefonu. Taigi, kalbos barjeras nėra problema net tas biuro baldų perkraustymas į Vokietiją be trikdžių įvyksta sklandžiai, nors vairuotojas gali ir suprūkti jei vokietis kalbės per greitai.

Kokios problemos kyla su parkavimu Vokietijos miestuose?

O tai, tai didelė galvos skausmas. Miesto centruose (pvz., Štutgarte ar Miunchene) labai sunku pristatyti sunkvežimį prie pat durų. Reikia specialių leidimų, o jei jo nėra – gausite baudą. Mes visada išsiaiškiname situaciją iš anksto arba susideriname su klientu, kad įkraunam/įkrauname arčiau esančioje vietoje su mažesne transporto priemone (pvz., 3.5t furgonu "paskutinis mylias"). Taip išvengiate įpykusio vietinio policininko.

Ar galiu nurodyti konkrečią pristatymo valandą?

Galite bandyti, bet garantuoti negaliu. Kelionės metu gali įvykti viskas – avarija autostradoje A9, proveržis Lenkijoje arba tik paprastas užstrigimas ties pasienio punktu. Vairuotojai turi restitucijos laiką, negali važiuoti 24 valandas. Jei sakome "pristatymas rytoj", tai tikrai rytoj, bet ar tai bus 8:00 ryto ar 16:00 vakare – priklauso nuo dievo ir kelių eismo. Geriau būti lankstaus.

Kas daryti, jei vairuotojas atvyksta pavėlavęs?

Kartais atsitinka. Jei pavėlavo dėl savo kaltės (pramiegojo arba sugedo technika), mes kompensuojame, jei tai numatyta sutartyje. Bet dažniausia tai dėl aplinkybių. Būkite supratingi – tas vairuotojas taip pat nori baigti darbą ir nuvažiuoti namo. Vieną kartą vairuotojas atvyko pavėlavęs 4 valandas, nes buvo sustabdytas ir tikrinamas dėl prekybos sutarčių... tai ne jo kaltė.

Ar saugu palikti daiktus furgone naktį?

Stengiamės to nedaryti. Jei įvyksta įkyrus gedimas arba nebegalima važiuoti pagal tachografo režimus, randame saugomą aikštelėje. Vokietijoje yra daug saugių stovėjimo aikštelių, kurioje yra apsauga ir vartai. Visgi, palikti pilną biuro turtą neapsaugotoje vietoje prie kelio yra prašymas būti apiplėštam. Mums tai nenaudingi praradimai, tad saugumas mums pirmiausia.

Kas gali suklysti (ir mes išmokome iš to)

Kas nutinka, jei sulūžta lifte naujame biure?

Tai klasika. Atvykstame, o lifte nėra maitinimo arba jis per mažas. Tada teka nešti rankomis. Žinote, kiek kainuoja nešti metalinę spintą 4 aukštus? Laikas pinigas. Ir nugaros. (Šiaip ar taip, vairuotojai turi būti fiziškai pasirengę, nors dažnai verkia). Todėl visada klausiame apie lifto matmenis ir galimą apkrovą iš anksto. Jei klientas nežino – būkime pasiruošę blogiausiam.

Ar buvo, kad dingusios dėžės?

Per 20 metų... vieną kartą. Dėžė su "kavinės" reikmenimis nukrito furgono gale ir užsidegė nuo išmetamųjų dujų (ne, šipuokliauju, tiesiog nukrito ir užsilošė kažkur sandėlyje). Rimtai, dėžės dingsta retai, jei viską užrašome. Kartais jos tiesiog nukrenta už kitų dėžių ir atrodo dingusios. Todėl svarbu numeruoti dėžes arba naudoti barkodus.

Kaip elgtis su skundai dėl įbrėžimų?

Jei baldai seni, tada sunku įrodyti, kad įbrėžimą padarėme, o ne jie jau buvo ten. Prieš išvežimą mes darome fotosesiją. Atvykę į Vokietiją, vėd darome nuotraukas. Jei matome naują įdrėskimą – prašome parašyti į aktą. Jei klientas nepasirašo ir nesiskundsta vietoje, vėliau reikalauti bus sunku. Vokiškas tvarka reikalauja popieriaus.

O jei aš pats nusprendžiu važiuoti su vairuotoju?

Galite, bet tai jūsų rizika. Vairuotojų kabinos dažnai ne tokios švarios kaip norėtumėte, jie kalba kitomis kalbomis, klausia muzikos... O ir draudimas neapima keleivių oficialiai be sutarties. Be to, 12 valandų sėdėjimas sunkvežimyje nėra poilsis. Geriau susitinkite kitame gale.

Ar atostogaujate? Kas mane aptarnaus?

Mes ne vienas žmogus, esame kompanija. Jei aš atostogauju arba sergu (kas nutinka retai, bet vis tiek), visada yra atsarginis dispečeris ir vairuotojų parkas. Biuro baldų perkraustymas į Vokietiją be trikdžių neturi sustoti dėl to, kad kas nors susirgo. Sistemą sukūrėme taip, kad ji veiktų be manęs. Tačiau visada malonu, kai klientas sako "Ačiū, Tomas, viską padarei gerai".

Galutiniai nuspėjimai ir išvados

Tiesiog norėjau pasakyti, kad nėra tokio dalyko kaip 100 proc. garantuota ramyba, kai kalbame apie tarptautinius pervežimus per kelias šalis. Bet, atliekant savo darbą sąžiningai ir su galva, biuro baldų perkraustymas į Vokietiją be trikdžių tampa realiu tikslu, o ne svajone. Svarbiausia yra komunikacija – nepaslėpkite nuo mūsų problemų, o mes neslėpsime jūsų. Planuokite iš anksto, nebijokite klausti kvailų klausimų apie dokumentus ir pasirūpinkite, kad liftas veiktų. Tada viskas vyks kaip pačią tapybą, o jūsų verslas Vokietijoje pradės darbą be nereikalingų trikčių.