Biuro baldų ir įrangos pervežimo į Vokietiją sprendimai: patirties vadybininko žinios

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus, ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas niekada nevyksta taip, kaip planuojame PowerPointe. Vieniems tai tiesiog dėžių krautuvėlis, kitiems – tikras logistikos košmaras, ypatingai kai kalbame apie biuro baldų ir įrangos pervežimo į Vokietiją sprendimus. Vokiečiai yra žmonės, kurie mėgsta tvarką, o mūsų – lietuvių – dažnai trūksta, kai reikia sudėlioti dokumentus prieš pat krovinių išvežimą. Štai kodėl reikia gerai pagalvoti apie logistiką iš anksto, o ne tik tada, kai sunkvežimis jau stovi kieme. Dažnai klientai klausia, kodėl taip brangu, bet jie nemato, kiek darbo eina užkulisiuose, kad serveriai nenukristų kelio metu.

Kaip pradėti planavimą ir kodėl visada trūksta laiko?

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkėlimą?

Geriausia pradėti prieš mažiausiai dvi savaites, o idealiu atveju – mėnesį. Žinau, skamba banaliai, tačiau praktikoje visada būna taip, kad klientas skambina pirmadienį ir sako, kad reikia viską išvežti penktadienį. Biuro baldų ir įrangos pervežimo į Vokietiją sprendimai turi būti suplanuoti atsižvelgiant į tai, kad vairuotojai turi poilsio laiko režimus, o Vokietijoje griežtai tikrinami svoriai. Jei skambinate paskutinę minute, kainos bus kosminės, nes teks ieškoti laisvų mašinų turguje.

Ar tikrai reikia inventorizacijos sąrašo?

Be abejo, taip, ir netgi detalesnio, negu jums atrodo. Vieną kartą buvau situacijoje, kai klientas sakė "keletas baldų", o prie durų stovėjo penkios didelės spintos ir seifas, sveriantis toną. Be sąrašo vairuotojas tiesiog atsisako krauti, nes nežino, kur talpins. Vokietijos muitinė taip pat mėgsta matyti, ką vežate, kitaip gali būti didelės problemos ir pralaidos. Rašykite viską, net tą senią, sudaužytą kėdę prieangyje.

Ar verta vežti senus baldus ar geriau nusipirkti naujų?

Tai klausimas, ant kurio dažnai pešasi. Vokiečijoje naudoti baldai gali būti pigūs, jei žinote kur ieškoti, bet jei turite brangų, dizainerių kuriamą komplektą, biuro baldų ir įrangos pervežimo į Vokietiją sprendimai su transportavimo išlaidomis vis tiek gali atsipirkti. Tačiau jei tai standartinės "IKEA" lentynos, kurios jau virpėja po kiekvieno atsirėmimo, geriau palikite čia ir nusipirkite naujų Berlyne. Kuras ir keliai nebe pigi.

Biuro baldų ir įrangos pervežimo į Vokietiją sprendimai: kainos ir paslėpti mokesčiai

Nuo ko priklauso galutinė kaina?

Pirmiausia nuo tūrio ir svorio, bet dar ir nuo to, ar reikia kelių vairuotojų. Jei reikia įvežti krovinius į trečią aukštą be lifto, tai kainos šuoliais aukštyn. Taip pat įtakos turi ir degalų kainos, kurios, kaip žinome, šokinėja kaip nori. Negaliu pasakyti tikslios sumos be matavimų, bet galiu garantuoti, kad pigiausi pasiūlymai dažnai baigiasi didžiausiais nuostoliais.

Kas dėl "paprastų" dalykų, tokių kaip dėžės?

Dėžės tai yra tas dalykas, kur visada pridedama prie sąskaitos. Daugelis mano, kad jos būna nemokamos, bet joms reikia medžiagos, jų reikia surinkti ir po to išardyti. Jei turite daug dokumentų, reikės specialių archyvo dėžių, kurios atsparios ugniai. Neklauskite, kodėl jos brangios, tiesiog tokios yra gamybos kainos.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Vokietijoje labai populiarios "mokesčiai už aplinkosaugą" arba specialūs mokesčiai už sunkiasvorius transportus miestuose. Kartais vairuotojui reikia specialios leidimo formos, kad važiuotų pro tam tikrą rajoną, ir tai kainuoja. Taip pat, jei vairuotojas laukia, kol jums surengiate "paskutinį susirinkimą", laukimo mokestis skaičiuojamas kas valanda.

Ar galima užsisakyti tik transportą be krovėjų?

Galima, bet nepatarau. Vokiečių vairuotojai dažnai atsisako krauti, jei tai nėra numatyta sutartyje, jie yra atsakingi tik už vairavimą. O jei jūsų darbuotojai nukris su kompiuteriu, kas tada draudimas? Profesionalūs biuro baldų ir įrangos pervežimo į Vokietiją sprendimai visada įtraukia krovėjus, kurie žino, kaip pakelti serverį ne jį sugadinant.

Dokumentai ir muitinė: kodėl reikia būti tikriems?

Kokius dokumentus reikia tur�ti su savimi?

Būtinai reikia sandorio, jei prekės keliauja, arba perkėlimo aktą, jei tai yra įmonės turto perkėlimas. Be to, reikia EX1 dokumento, kuris patvirtina, kad prekės išvežtos iš ES (nors Vokietija ir ES, bet formalumai vis dar egzistuoja kai kuriems tipams). (Čia reikia patikslinti – jei vežate į Vokietiją iš Lietuvos, tai ES viduje prekių judėjimas, tačiau vizuali kontrolė gali būti).

Kas dėl PVM mokesčio?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir perkeliate savo nuosavybę į filialą Vokietijoje, tai dažnai yra laikoma vidiniu apskaitos perkėlimu, PVM nebus taikomas. Bet jei parduodate arba vežate naują įrangą klientui, reikės apskaičiuoti Vokietijos PVM tarifą, kuris gali skirtis nuo mūsų. Geriau pasitarti su buhalteriu prieš veždami.

Kas vyksta, jei dokumentai neteisingi?

Tada vairuotojas stovi pasienyje arba kontrolės punkte ir laukia. Jūs mokate už jo laukimą. Vokietijos muitinė (Zoll) yra griežta, jei pamato, kad svarstomas kompiuterių komplektas, o dokumentuose parašyta "used furniture", gali uždaryti mašiną iki pat išsiaiškinimo. Geriau kruopštiai užpildytuose lapuose nei triukšmingame teisme.

Ar reikia draudimo poliso?

Be abejo. CMR draudimas yra privalomas, jis dengia žalą kelyje, bet jis nedenga visko. Jei sugadinote brangų serverį, kurio vertė 50 tūkst. eurų, o CMR apibraukta pagal standartinius tarifus, gausite tik nereikšmingą sumą. Reikia papildomo draudimo brangiai įrangai, tai yra viena iš svarbiausių biuro baldų ir įrangos pervežimo į Vokietiją sprendimų dalių.

Techninė įranga ir jautrūs daiktai

Kaip svežiai pervežti serverius?

Serveriai reikalauja specialaus pakavimo – antivibracinių dėžių. Negalite juos tiesiog įmesti į furgoną ant grindų. Viena kartą matęs, kaip klientas bandė taip padaryti, ir rezultatas buvo trys neveikiantys serveriai po pirmojo sustojimo šviesofore. Reikia išjungti ir fiksuoti visas dalis viduje.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalai, spintos, seifai – viskas turi būti išrąžyta. Ne tik kad netilps į duris, bet ir gali sugriūti važiuojant nelygiu keliu (o Vokietijoje keliai, tiesą sakant, geresni, bet bet kas gali nutikti). Įrankiai reikalingi, o jei baldai seni, varžtai gali tiesiog lūžti, tai reikia turėti atsarginių.

Kas dėl archyvų ir popierinių dokumentų?

Dokumentus reikia supakuoti į tvirtas dėžes, pažymėtas. Jei archyvas užima pusę biuro, tai gali būti labai daug svorio. Reikia apgalvoti, ar visi tie popieriai išvis reikalingi Vokietijoje, galima kąką sunaikinti čia. Nenusipirkite sau problemų su duomenų saugumu, uždarykite dėžes su spynomis.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai problema. Augalai turi karantino reikalavimus, nors ES viduje ribos lengvintos, vis tie gali būti tikrinami dėl kenkėjų. O jei vairuotojas užgesins mašiną žiemą ir -10 laipsnių šalte, jūsų palmės taps ledu. Tokiu atveju geriau rasti jiems naujus namus čia.

Realios problemos ir kaip iš jų išsiveržti

Kas daryti, jei vairuotojas užsikabina?

Tai nutinka dažniau, nei manote. Ypač su dideliais sunkvežimiais senosiuose miestuose, pavyzdžiui, Miuncheno centre. Reikia turėti planą B – arba mažesnį sunkvežimį, arba "paskutinę mylią" pervežimą su mažesniu furgonu. Nerekomenduoju rizikuoti su 18 metrų ilgio traileriu siaurame gatvėje.

Kas vyksta, jei paskirties vieta dar nebaigta remontuoti?

Buvo atvejis, kai atvažiavome, o ten buvo tik grindys ir sienos, be langų. Vairuotojas atsisako iškrauti, nes neįmanoma užtikrinti saugumo (gali pavogti arba sudraskti). Reikia tikrai užtikrinti, kad biuras pasirengęs priimti krovinius, o ne tik teigti "mes spėsime".

Ar vokiečiai kalba angliškai?

Jaunesnieji – taip, senesnieji arba muitininkai – gali ir nekalbėti. Geriau turėti kontaktinį asmenį vietoje, kalbantį vokiškai, arba mūsų vadybininką, kuris galėtų išversti. Nesupratimas sukelia nervus ir laiko praradimą, o laikas – tai pinigai.

Kaip elgtis su parkavimu mieste?

Vokietijoje parkavimas sunkvežimiams yra griežtai reguliuojamas. Reikia iš anksto gauti leidimus uždengti kelio dalį arba rezervuoti vietą. Jei pastatysite nelegaliai, mašiną gali tempti nuvaryti, o tai kainuos šimtus eurų.

O jei kažkas pasidaužo kelyje?

Skubiai skambinkite mums, o ne vairuotojui. Vairuotojas tiesiog veža, jis negali spręsti draudimo klausimų. Turime protokolą, kurį reikia užpildyti vietoje su nuotraukomis. Be nuotraukų draudimo kompanija tikrai nebus linkusi mokėti kompensacijos.

Papildomi klausimai apie biuro baldų ir įrangos pervežimo į Vokietiją sprendimus

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai – ne, jei tai yra komercinis reisas. Muitinė gali taikyti mokesčius už asmenines prekes, jei jos bus aptiktos tarp biuro inventoriaus. Geriau tai nedaryti, arba deklaruoti atskirai, nors tai sukelia daug papildomo rašymo.

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Priklausomai nuo maršruto. į Berlyną arba Hamburgą važiuojame apie 12–14 valandų su poilsiais, į Miuncheną – ilgiau. Reikia atsižvelgti į tai, kad vairuotojai turi savo poilsio laikus, kurie negali būti pažeidžiami. Nespėsite rytoj atidaryti biuro, jei užsakymą padarėte vakare.

Ar reikia mokėti iš anksto?

Įprasta prašyti avansą, kuris dengia degalus ir kelionės išlaidas. Negaliu siųsti vairuotojo į kelionę be užtikrinimo, kad jis grįš su užmokesčiu. Likusi dalis sumokama pristatymo metu arba prieš iškraunant.

Kaip pasirinkti patikimą pervežėją?

Nežiūrėkite tik į kainą. Pažiūrėkite į atsiliepimus, ar jie turi savo mašinas, ar nuomoja. Tiesą sakant, ten kur mažiausi mokesčiai, ten dažniausiai ir didžiausia rizika, kad jūsų baldai važiuos su kokiais nors "lėktuvais" kurie nepraeina techninės apžiūros.

Ar saugu vežti brangią elektroniką?

Tik jei ji pakrauta į vidų, ne į priekabą, ir užrakinta. Vairuotojas turi stebėti krovinius per stebėjimo kameras, jei tokių turi. Brangiausia įranga turėtų keliauti specialiu būdu, o ne maišyta su stalais.

Kas dėl atliekų išvežimo?

Pakuoju medžiagas? Tai klausimas. Kai kada mes galime susitvarkyti su pakuotės išvežimu, bet tai papildoma paslauga. Vokietijoje atliekų surinkimas labai griežtas, negalima tiesiog mesti dėžių į pirmąjį konteinerį kieme.

Ar galima sekti krovinius realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS stebėjimą. Galiu jums nusiųsti nuorodą, kur matysite, kur mašina šiuo metu yra. Tai ramina klientus, ypač kai reikia tikslaus atvykimo laiko planavimo.

Kodėl kainos skiriasi priklausomai nuo sezono?

Vasara yra karštis visiems – ir atostogaujantiesiems, ir pervežėjams. Mašinų trūksta, todėl kainos šoka. Žiemą arba rudenį galima gauti geroką nuolaidą, jei lankstus su datomis.

Ar padedate su išpakavimu?

Taip, tai mūsų paslaugų dalis. Ne tik iškrauname ant grindų, bet ir galime susidėti į vietas. Vienas klientas buvo nustebęs, kai pamatė, kad jo biuras jau suremontuotas ir stalai stovi vietose be jo kišimosi.

Kas daro biuro baldų ir įrangos pervežimo į Vokietiją sprendimus sudėtingu?

Žmonės. Jie visada keičia planus, paskutiniu momentu prideda dėžių, pamiršta sakyti apie laiptus arba, kad įvažiavimas per žemas. Logistika yra paprasta, kai turite duomenis, bet be jų tai tiesiog spėlionė.

Ar turite licencijų?

Žinoma, tarptautiniai pervežimai reikalauja licencijų, leidimų (ECMT ir pan.). Mes viską turime tvarkoje, kitaip mūsų mašinas sustabdytų pirmasis patikros postas.

Kas dėl "paskutinės mylios" paslaugos?

Jei biuras yra miesto centre, kur sunkvežimis negali važiuoti, mes organizuojame pervežimą mažesniu transportu. Tai kainuoja, bet yra būtina. Vieną kartą teko nešti biuro kėdes pusę kilometros, nes klientas nepasakė, kad gatvė uždaryta remonto darbams.

Kaip apmokėti?

Banko pavedimu, taip pat galima ir kortele, bet tai papildomas mokestis. Stengiamės būti lankstūs, tačiau pinigai turi būti prieš tai, kai vairuotojas išvyksta su kroviniu.

Ar vežate ir į kitas šalis ne Vokietiją?

Taip, bet čia kalbame apie Vokietiją. Ši kryptis yra mūsų specifikacija dėl didelio lietuvių koncentracijos ten dirbančių įmonių.

Ką daryti su per dideliu baldu?

Jis tiesiog neįeis. Turime išmatuoti viską iš anksto. Jei neįeina pro duris, tenka išardyti sieną arba (dažniau) palikti baldą čia. Matavimai yra 90% sėkmės.

Ar saugu naudoti jūsų paslaugas?

Per 20 metų pamatęs viską. Mums svarbus ilgalaikis ryšys, o ne vienkartinis uždarbis. Jei sugadiname ką nors – mokame. Jei viskas tvarkoje – grįžtate mums. Taip ir veikiame.

Išvada

Visas šitas procesas atrodo sudėtingas tik tol, kol jo nepradėjate planuoti. Gerai suorganizuoti biuro baldų ir įrangos pervežimo į Vokietiją sprendimai leis jums nusiraminti ir tiesiog laukti, kol vairuotojai padarys savo darbą. Svarbiausia – nebijokite klausti ir nebijokite pasakyti, kad ko nors nežinote. Mes matome viską kasdien, o jums tai gali būti pirmas kartas, todėl pagalba ir konsultacija yra nemokama (dažniausiai). Sėkmės perkėlime ir tikiuosi, kad Jūsų naujasis biuras Vokietijoje veiks be trikdžių.