Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai: kas pasikeitė per 20 metų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir galiu pasakyti viena – pasaulis pasuko į technologišką pusę, bet žmogaus faktorius vis dar daro triukšmą. Anksčiau tekdavo telefoninėti vairuotojams, kurie ne visada mokėjo angliškai ar vokiškai, o dabar? Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai leidžia matyti viską išmaniojo ekrano. Tačiau nemanau, kad visada tai yra idealu. Kartais sistemos užstringa, o kartais paprasčiausiai būna smulkių nesusipratimų, kuriuos neišspręs joks algoritmas. Štai paprastas, beveiki „virtinis“ žvilgsnis į tai, kas vyksta užmarštyje, kai spustelite „siųsti“.

Kaip tai veikia iš techninės pusės (ir kur dažnai lūžta)

Ar tikrai viskas taip automatiška, kaip atrodo programėlėje?

Dauguma klientų mano, kad užsukęs mygtuką, siunta tiesiog nuskrenda į Vokietiją. Iš dalies taip, bet tas „užsukimas“ suaktyvina sudėtingų sistemų grandinę. Informacija keliauja į sandėlio valdymo sistemą (WMS), kur ji susiejama su kurjeriu. Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai tikrai sukoncentruoti aplink šį automatizmą, tačiau kas kartą, kai siunčiate nestandartinį daiktą, pvz., dviratį, sistema pradeda „šokinėti“. Tada reikia žmogaus įsikišimo, kad viską suderintų, kitaip gali būti taip, kad jūsų siunta važinės ratu.

Kokias programas naudojame ir ar jos tikrai veikia?

Mes naudojame įvairias TMS (transporto valdymo sistemas) ir klientų sąsajas. Vieniems patinka „ShipStation“, kitiems – mūsų sukurta sprendimai. Sakyčiau, kad 90 proc. laiko viskas veikia sklandžiai – skenuojate brūkšnį, gaunate numerį. Bet kartais, ypač kai serveriai Vokietijoje perkrauti dėl didelio srauto, duomenys gali neatsinaujinti realiu laiku. Tada atrodo, kad siunta stovi vietoje, nors iš tiesų jau važiuoja autostrada link Miuncheno.

Kodėl kaina skiriasi, kai įvedu duomenis?

Tai viena dažniausių problemų. Algoritmas skaičiuoja基于 svorį ir matmenis, jeigu juos įvedate teisingai. Jei įvedėte 5 kg, o realiai yra 15 kg, sistema vėliau pridės papildomus mokesčius. Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai yra tikslūs tik tiek, kiek tikslūs yra duomenys. Prieš metis buvo atvejis, kai klientas bandė siųsti sunkią metalo konstrukciją, pažymėdamas kaip „documents“. Sistema priėmė, bet vėliau buvo nemalonumų.

Ar galiu sekti savo siuntą realiu laiku?

Taip, dauguma modernių sistemų siūlo GPS sekimą. Tai nebe paprastas „siunta išsiųsta“ ir „siunta pristatyta“ statusas. Matote, kur yra vairuotojas. Kartais tai sukuria netgi per didelį stresą – klientai vaiduojasi, kodėl vairuotojas stovi pietų pertraukos vietoje jau 30 minučių. Žiūrėkite, tas vyras irgi turi valgyti. Technologijos leidžia matyti viską, bet tai nereiškia, kad siunta turi judėti nepertraukiamai.

Kas vyksta, jei sistema užstringa?

Tada prasideda „vadinamoji“ rankinė darbas. Esu matęs situation, kai dėl cyber security incidento visą diena teko rašyti CMR kontraktus ant popieriaus. Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai yra puikūs, kol veikia elektros ir internetas. Jei kažkas nulūžta, grįžtame prie telefono skambučių ir faksų (taip, faksai dar egzistuoja kai kuriose vietose). Tai primena, kad technologijos tik įrankis, o ne stebuklas.

Ar saugu duoti savo duomenis tokioms sistemoms?

Didelės kompanijos investuoja milijonus į saugumą, tačiau smulkūs vežėjai kartais naudoja paprastas „Excel“ lenteles su slaptažodžiais „123456“. Čia reikia būti atsargiam. Rinkitės patikimus tiekėjus. Aš asmeniškai visada patariu klientams patikrinti, ar svetainė turi SSL sertifikatą. Jei matote, kad duomenys siunčiami nešifruotai – bėkite. Saugumas šioje srityje yra tiek pat svarbus kaip ir greitis.

Kodėl negaliu tiesiog paduoti dėžės vairuotojui be etiketės?

Nes ji neįeis į sistemą. Vairuotojas turi nuskaityti brūkšninį kodą, kad užregistruotų priėmimą. Jei dėžės nėra sistemoje, ji yra „piktas“ krovinių. Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai remiasi skenavimu. Be to, be etiketės niekas nežinos, kur keliauja siunta. Gal ji turi eiti į Hamburgą, o ne į Berlyną? Etiuketė – tai vienintelis dalykas, kuris tai sužino.

Kaip veikia automatizuotas adreso patikrinimas?

Sistemos paprastai turi integruotus adresų validatorius. Įvedote „Berlyno g. 1, Vilnius“, o ji tais į „Berlyno g. 1, LT-01110 Vilnius“. Tai sumažina klaidas. Tačiau ką daryti, jei Vokietijoje adresas sudėtingas, pvz., ūkio sodyba be gatvės pavadinimo? Tuomet sistema būna „priekaištinga“ ir reikalauja rankinio patvirtinimo. Čia technologija dar nepajėgia visiškai pakeisti žmogaus, kuris pažįsta vietovę.

Ar technologijos padeda sumažinti dėvėjimąsi?

Taip, optiniai skaitytuvai leidžia sekti, kiek kartų dėžė buvo pakelta ar numesta. (Nebent ji buvo numesta labai stipriai, tada jautrus jutiklis gali neveikti). Kasdienėje praktikoje tai padeda nustatyti, kur įvyko pažeidimas – ar Lietuvoje pakrovimo metu, ar Vokietijoje iškrovimo. Tai labai padeda ginčuose, nors klientai dažnai mano, kad mes juos apgaudinėjame.

Kokias inovacijas matote ateityje?

Matome judėjimą link dronų (mažoms siuntoms) ir vairuotojų nepriklausomų sunkvežimių, tačiau tai dar toli nuo realybės mūsų rinkoje. Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai dabar labiau koncentruojasi ant duomenų analizės – prognozuoti, kada bus didžiausias srautas, ir iš anksto skirti resursus. Tai mums leidžia užtikrinti, kad Kalėdų laikotarpiu viskas neišsirutulioja į chaosą.

Kelionė į Vokietiją: kas nutinka kelyje?

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Standartiškai, tai yra 2-3 dienos, jei važiuojame į vakarinę Vokietiją (Miunchenas, Štutgartas). Jei į šiaurę (Hamburgas), gali šiek tiek užtrukti. Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai leidžia mums optimizuoti maršrutus taip, išvengiant didelių spūsčių, pvz., aplenkiant Berlyną, jei ten eismas užstrigo. Tačiau orai ar avarijos autostradose visada gali viską sugadinti – to technologijos neprognozuoja.

Kas vyksta sienojje?

Dabar, kai Lietuva yra Schengeno erdvėje, fizinės sienos patikros beveik nėra. Tačiau muitinės procedūros vyksta elektroniniu būdu. Vairuotojas gali važiuoti be sustojimo, jei visi dokumentai pateikti tinkamai. Kartais visgi sustoja profilinės patikros. Buvo atvejis, kai vienas vairuotojas buvo sustabdytas dėl to, kad sistemoje buvo klaida deklaravimo formoje – technologiškas triukšmas, kuris sukelia realius nusivylimus.

Ar vairuotojas žino, ką veža?

Jis turi važiuojamąjį lapą (CMR), kuriame nurodytas bendras kiekis ir rūšis (pvz., „buitinė technika“). Jis nežino, kas tiksliai yra kiekvienoje dėžėje, nebent tai yra pavojingas krovinių. Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai leidžia skenuoti kiekvieną dėžę, tačiau vairuotojui svarbiau, kad dėžės neužlūžtų, nei kas jose yra. Jo tikslas – pristatyti laiku.

Kas daroma, jei vairuotojas sugenda?

Tuomet aktyvuojasi planas „B“. Sistema automatiškai priskiria kitą vairuotoją arba krovininį automobilį netoliese esančiame tarpiniame taške, pvz., Poznanėje. Klientui gali atrodyti, kad siunta stovi vietoje, tačiau fone vyksta perplanavimas. Deja, tai reiškia vėlavimą. Technologijos padeda greičiau surasti pakeitimą, bet ne išvengia problemos.

Ar galima siųsti daiktus, kurie gali sugesti?

Taip, bet turi būti nurodyta temperatūros režimo sąlyga. Dauguma standartinių pervežimų vyksta nešaldomuose sunkvežimuuose. Jei siunčiate vaistus ar kosmetiką, kurią reikia laikyti vėsiai, pasirinkite šaldytąją transportą. Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai leidžia sekti temperatūrą jutiklių dėka. Jei temperatūra pakyla, gausite pranešimą, tačiau tada jau gali būti per vėlu.

Kodėl kartais siunta važinėja ratu?

Tai atsitinka dėl logistikos mazgų (hubų). Siunta gali važiuoti į Vilniaus sandėlį, tada į Kauną surinkimui, o tik tada į Vokietiją. Atrodo nelogiška, tačiau taip efektyviau užpildomi sunkvežimiai. Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai dirba pagal „puzzle“ principą – reikia sudėti kuo daugiau dalių į mažiausią erdvę. Kartai dėl to jūsų dėžė keliauja toliau, nei tikėjotės.

Ar galiu nurodyti, kad siunta būtų pristatyta tik tam tikru laiku?

Galite nurodyti laiko intervalą (pvz., 8:00 – 12:00), tačiau tai kainuoja brangiau. Vokiškose logistikos firmose, kaip antai DHL ar UPS, šie intervalai griežtai laikomi. Lietuviškose firmose tai dažniau orientyras. Sistemos sudaro maršrutus taip, kad vairuotojas nevažinėtų tuščias, todėl jūsų laikas gali būti paslinktas, jei ankstesnis klientas vėluoja.

Kas turi atsitikti, jei gavėjo nėra namuose?

Vairuotojas paliks pranešimą („pastaba“) su kontaktiniu telefonu. Dažniausiai siunta nukeliama į artimiausią paštomatą ar depą. Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai siunčia SMS ir el. laišką gavėjui su kodu. Jei jis nereaguoja kelias dienas, siunta gali būti grąžinta atgal siuntėjui, o tai kainuoja pinigus.

Ar saugu siųsti brangius daiktus?

Rekomenduoju apdrausti. Standartinis draudimas dengia tik labai nedidelę sumą (pvz., 10 EUR). Jei siunčiate iPhone ar brangų laikrodį, privalote nurodyti tikrąją vertę ir sumokėti draudimo priemolę. Sistema to nepadarys už jus – ji tik pasiūlys pasirinkimus. Žmonės dažnai taupo čia, o vėliau verčia rankas, kai dėžė dingsta.

Dokumentai, muitinė ir „piktos“ siuntos

Kokius dokumentus reikia užpildyti?

Paprastai tai tik siuntos lapas (etiketė), tačiau jei vertė viršija 45 eurų (siunčiant iš ne ES šalies, nors mūsų atveju tai ES viduje), gali reikėti prekių deklaracijos. Esant ES prekybai, dažniausiai užtenka paprasto sąskaitos-faktūros nurodymo. Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai automatiškai generuoja reikiamus laukus etiketėje, pagrįsdami tai duomenimis, kuriuos įvedėte.

Ar galiu siųsti maistą?

Tai yra pavojinga sritis. Jei tai uždaryta gamybinės pakuotės, dažniausiai pavyksta. Jei tai namų gamybos pyragai ar kumpis – gali būti sustabdyta dėl sanitarijos reikalavimų. Vokietija yra griežta šiuo klausimu. Aš niekada nesučiuožiau siųsti sūrio, bet kolegos pasakojo, kad tokias siuntas dažnai konfiskuoja. Geriau to nedaryti, nebent tiksliai žinote reglamentus.

Kas yra „piktas“ krovinių ir kodėl jis pavojingas?

Tai pavojingi medžiagos (akumuliatoriai, dažai, aerozoliai). Jūs galite nesuprasti, kad jūsų senas telefonas su ličio baterija yra pavojingas krovinių. Jei jis sprogsta degimo kambaryje ar sunkvežimyje, gali sukelti gaisrą. Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai turi filtrus, kurie turi užkirsti kelią tokių siuntų registravimui, tačiau žmonės dažnai meluoja ir pažymi „drabužiai“.

Kas vyksta, jei melavau apie turinį?

Jei sistema arba muitinė tai pastebi, gresia didelės baudos. Vokiškai muitinės nejuokauja. Be to, jei dėl jūsų melo sudega sunkvežimis, atsakomybė gali būti ne tik piniginė. Mūsų sistemoje toki klientai įtraukiami į „blacklist“. Vėliau jų siuntos nebegali būti priimamos automatiškai. Verta geriau papildomai sumokėti už tinkamą deklaravimą.

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate verslas ir siunčiate prekę verslui (B2B), taip, PVM turi būti nurodytas sąskaitoje, tačiau jis nebus apmokestintas sienoje (ES vidinė prekyba). Jei siunčiate dovaną draugui asmeniškai (B2C), PVM mokėti nereikia, jei vertė mažesnė kaip 45 EUR. Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai padeda suvaldyti šiuos apskaitos aspektus, generuodami atitinkamus dokumentus, bet viskas priklauso nuo to, kaip teisingai nurodote siuntos pobūdį.

Kaip elgtis, jei siunta pažeista?

Skubiai susisiekite su mumis per „support“ skyrių. Reikės užpildyti pažeidimo aktą (protokolą). Geriausia padaryti nuotraukas, kai dar atidarę dėžę. Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai leidžia pateikti šias nuotraukas tiesiog programėlėje, kas labai greitina procesą. Be nuotraukų ir akto, draudimo kompanija atsisakys mokėti kompensaciją.

Kodėl man neleido siųsti vaistų?

Vaistų eksportas yra griežtai reglamentuojamas. Net jei tai jūsų asmeniniai vaistai, be specialių leidimų (receptų, vertimo), jie nebus praleisti. Technologiškai sistema gali leisti sukurti etiketę, bet muitinė sustabdys. Čia ne technologija kaltina, o įstatymai. Negerai, kai žmonės bando siųsti antibiotikus seneliams be receptų.

Ar galiu sekti, kai mano siunta praeina muitinę?

Taip, sistema rodo statusą „Customs clearance“ arba „Released“. Jei statusas stovi „Clearance in progress“ per ilgai (pvz., daugiau kaip 2 dienos), gali būti, kad trūksta dokumentų. Tada geriau skambinti konsultantu. Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai suteikia šią vizualą, bet paaiškinimo, kodėl sustojo, ten nėra – reikia žmogaus.

Kainos, problemos ir realus gyvenimas

Kodėl kaina tokia aukšta, jei tai tik dėžė?

Kaina ne tik už dėžės judėjimą. Ji apima degalus, vairuotojo atlyginimą, rūbines, amortizaciją ir technines priežiūras. Be to, Vokietijoje darbo užmokestis aukštas. Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai taip pat kainuoja – licenses, programinės įrangos palaikymą. Tai ne tik fizinis pervežimas, bet ir duomenų valdymas.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei siunčiate reguliariai (pvz., kas savaitę 10 siuntų), galime susitarti dėl individualių tarifų. Sistema to automatiškai nepadarys, reikia rašyti el. laišką ar skambinti vadybininkui. Didelės firmos turi automatizuotus kainodaros modulius, bet mažesnėms įmonėms viskas daroma rankiniu būdu. Nenuviliu – verta klausti.

Kas daryti, jei pamečiau siuntos numerį?

Jei užsiregistravote programėlėje, numerį rasite istorijoje. Jei ne, skambinkite mums. Mes galime jį surasti pagal jūsų vardą, pavardę ar telefono numerį. Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai leidžia greitai paieškoti pagal įvairius kriterijus, tačiau jei pateikėte klaidingus duomenis registracijos metu, bus bėda.

Kodėl mano kaimynas gavo pigiau?

Galbūt jis naudojo kitą paslaugą (pvz., paštomatą prie durų, o ne pristatymą į rankas), arba jo siunta buvo lengvesnė. Kainodara yra dinaminė – priklauso nuo dienos, kuro kainos. Kartais sistema siūlo „flash sales“. Verta sekti savo el. paštą, nes kartais pasitaiko akcijų.

Ar tikrai reikia vartotojo sąsajos (programėlės)?

Ne būtinai, galite tiesiog užpildyti formą svetainėje. Tačiau programėlėje daugiau funkcijų – greitesnis sekimas, istorija, pranešimai. Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai daugiausia investuoja būtent į mobilias programas, kadangi žmonės vis labiau gyvena telefonuose. Man asmeniškai patogiau matyti viską vienoje vietoje.

Kas daryti, jei vairuotojas buvo nemandagus?

Atsiprašome už tai. Mes renkamės partnerius, tačiau kartais pasitaiko ir „charakteringų“ vairuotojų, ypač kai jie pavargę po 10 valandų vairavimo. Parašykite atsiliepimą – mes juos skaitytume. Technologiškai mes galime vertinti vairuotojo veiklą pagal laiko taškus, bet jo elgesį su klientu įvertinti sunkiau, kol nepaskambinsiate.

Ar galiu atšaukti siuntą, kai ji jau išvyko?

Taip, bet tai kainuos. Reikės sumokėti grąžinimo mokestį, nes sunkvežimis jau važiuoja. Jei tik pradėjo formuoti siuntą sandėlyje – dar galima sustabdyti nemokamai (pirmąsias valandas). Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai turi mygtuką „cancel“, tačiau jis veikia tik iki tam tikro etapo. Vėliau viskas tampa rankiniu darbu.

Kokia perspektyva šiai sričiai?

Manau, kad viskas judės link visiško automatizavimo – be popieriaus, be sąskaitų faktūrų (elektroninis dokumentų apykaita). Tačiau aš tikiuosi, kad žmogaus kontaktas neišnyks. Klientui svarbiau ne tik, kad sistema veiktų, bet kad kas nors atsakinėtų į jo klausimus, kai kažkas negerai. Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai yra puikus įrankis, bet jis negali pakeisti pasitikėjimo.

Kodėl kartai siunta ateina su kita etikete?

Tai vadinasi „relabeling“. Jei jūsų etiketės brūkšnys nuskaitomas blogai, arba dėžė sugadinta, sandėlyje antšiauna naują etiketę. Jūsų siuntos numeris lieka toks pat, sistemos sujungia senąjį su naujuoju. Nereikia išsigąsti, jei pamatote kitą spalvą lipduke – svarbiausias yra skaitmeninis kodas viduje.

Išvados

Viskas suktasi apie tai, kad technologijos yra čia, kad padėtų, bet jos nėra visavertis žmogaus pakaitalas. Asmeninių siuntų gabenimo į Vokietiją technologiniai sprendimai iš tiesų padarė procesą greitesnį ir skaidresnį, tačiau sėkmė visada priklauso nuo dalykų, kurių algoritmas neprognozuoja: tikslaus svorio, gero įpakavimo ir kantrybės. Naudokitės tomis programėlėmis, bet nepamirškite, kad gale visada stovi vairuotojas ir logistikas, kurie stengiasi padaryti geriausia įmanoma. O jei klausiate – ar verta viską tikėti programoms? Taip, bet akis po skydeliu laikykite atvirą.