Ar teikiate biuro perkraustymo paslaugas į Vokietiją? Viskas, ką reikia žinoti

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo smagių, lengvai įgyvendinamų projektų iki tokių, kai norėdami nusigauti į naująją erdvę Vokietijoje, teko spręsti tikrųjų problemų sprendimus. Dažnai klientai klausia: „Ar teikiate biuro perkraustymo paslaugas į Vokietiją?“ Ir atsakymas paprastas – taip, darome. Bet tai nereiškia, kad tai visada eina lygiai pagal planą. Kartais kelyje atsiranda nenumatytų kliūčių, sugenda technika, arba vokiška biurokratija sukuria nereikalingų rūpesčių. Vis dėlto, su gera komanda ir patirtimi, viskas įmanoma. Štai trumpas, bet nuoširdus vadovas, kaip tai vyksta iš vidaus, be nepagrįstų pažadų.

Pagrindiniai klausimai apie procesą

Kaip tikrai vyksta biuro perkraustymas į Vokietiją?

Tai nėra tik krovinių įkėlimas ir iškėlimas. Pirmiausia turime susitarti dėl datų, nes Vokietijoje labai griežtai laikomasi darbo laiko – jei promise laikas, reikia būti tikslūs. Viskas prasideda nuo apžiūros, vertinimo ir pasirūpinimo, kad biuro perkraustymas į Vokietiją būtų be „staigmenų“. Vėliau supakuojame viską į dėžes, žymime, kad vokiečiams patvirtinimo komisija (jei tokia yra) nebūtų rūpesčių. Kelionės metu stebime, kur yra sunkvežimis, o atvykus iškrauname ir dedame į savo vietas.

Ar reikia, kad mus kas nors lydėtų?

Būtų labai gerai, jei nors vienas atsakingas žmogus važiuotų su mumis arba būtų laiku vietoje. Kartais nutinka, kad atvykstame į Berlyną arba Miuncheną, o ten uždarytos durys, nes niekas neįsiduoda, kada mes atvažiuojame. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją reikalauja koordinacijos, todėl kontaktinis asmuo vietoje labai padeda išvengti laiko praradimo.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Priklauso nuo to, kiek daug daiktų ir kur tiksliai važiuojame. Jei tai mažas kontorinis biuras, gali užtrukti vieną dieną. Bet jei turime didelį sandėlį, kurį reikia perkelti iš Kauno į Hamburgą, tai gali užtrukti ir dvi, ir tris dienas. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali vėluoti dėl eismo įvykių arba dėl to, kad paskutinę sekundę klientas nusprendžia paimti dar kelias stalines su spintomis.

Ar galite padėti su išpakavimu?

Žinoma, tai mūsų darbo dalis. Nenuvežiame dėžių ir nepaliekame jų koridoriuje. Supakuojame, vežame, o tada vietoje išpakavame, surenkame baldus. Vieną kartą teko išpakavti tiek daug dėžių, kad klientas net nebežinojo, kur kas stovi, tad teko padėti susisteminti. Tai sutaupo laiko, nes jūsų darbuotojai gali tiesiog įsijungti kompiuterius ir dirbti toliau.

Ar saugu krauti brangią įrangą?

Esu matęs, kaip buvo sugadinti serveriai, kai juos bandė vežti ne specialistai. Mes naudojame specialias kėdes, antistatines dėžes ir fiksavimo juostas. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra atsakomybingas reikalas, ypač kai kalbame apie IT infrastruktūrą. Geriau užduoti šį klausimą iš anksto ir užtikrinti, kad brangiausia įranga pakrauta paskutiniai ir apsaugota geriausiai.

Kainos ir mokėjimai

Kiek tai visos kainuos apytiksliai?

Sakyti be apžiūros beprasmiška. Kaina priklauso nuo tūkstančio dalykų – kiek kubinių metrų, kiek sunkių krovinių, ar reikia liftų. Mažam biurui gali būti ir tūkstantis eurų, o dideliam – dešimt kartų daugiau. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją kainuoja ne tik už degalus, bet ir už darbo rankas, draudimą bei galutus mokesčius už užsakymą.

Ar kainuoja brangiau, jei reikia skubinti?

Taip, skubumas visada kainuoja. Jei reikia vežti savaitgalį arba naktį, kai keliais mažiau eismas, mokėsite už viršvalandžius. Vokietijoje darbuotojų apsauga yra griežta, todėl vokiečių vairuotojams ar krovėjams reikia mokėti papildomai, jei dirbama neįprastu laiku. Geriau planuoti iš anksto, kad biuro perkraustymas į Vokietiją neiktų per kišenę.

Kokius mokėjimo būdus priimate?

Dirbame su įmonėmis, tad paprasčiausiai yra sąskaitos faktūros pervedimas. Kartais imame ir avansą, ypač jei reikia pirkti brangias medžiagas arba nuomoti techniką Vokietijoje. Grynaisiais pinigais nebebevyksta, tai nebėra saugu ir patogu dideliems kiekiams.

Ar galima gauti sąskaitą faktūrą iš karto?

Žinoma, išrašome operatyviai. Esu matęs įmonių, kurios vengia rašyti dokumentų, bet mes dirbame tvarkingai (bent jau stengiamės). Jums reikės sąskaitos apskaitai, o mums – pajamų deklaracijai. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra oficialus verslas, todėl viskas turi būti su popieriais.

Ką daryti, jei biuras didesnis nei planavome?

Tai dažna problema. Vieną kartą klientas sakė, kad tik keletas dėžių, o paskui paaiškėjo, kad visas sandėlis pilnas stalų. Tada kaina didėja. Negaliu įkrauti į sunkvežimį daugiau, negu jis talpina, todėl teks daryti dvi reises arba skambinti pagalbai. Geriau nuoširdžiai pasakykite iš karto, kiek daiktų turite.

Techniniai dalykai ir įranga

Ar surenkiate ir išardote baldus?

Tai privaloma dalis. Negaliu tiesiog užvesti didelės spintos pro liftus ar duris. Mūsų komanda turi įrankių, todėl viską išardome, užžymime (labai svarbu, nes kitaip surinksime „Lego“), o vietoje vėl surenkame. Biuro perkraustymas į Vokietiją be išardymo būtų tikras košmaras.

Kas dėl IT įrangos, serverių?

Čia reikia ypatingo dėmesio. Kartais klientai patys išjungia serverius, bet nepažymi kabelių. Atvykstate į naują vietą, ir viskas sumišę – vienas vokietis netgi šaukėsi pagalbos, nes negalėjo prijungti interneto. Geriau, jei IT žmogus vadovauja šiai daliai, o mes tik fiziškai perkeliam. Žinoma, galime padėti, bet atsakomybę už duomenis neimame.

Ar turite pakavimo medžiagų?

Turiu viską: dėžes, burbuliukus, lipdukas, klijus, softą. Nereikia jums bėgioti į parduotuvę. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją įeina ir medžiagų nuoma arba pirkimas. Kartais netgi pasiūlau naudoti naudojamas dėžes, jei klientui neįmanoma brangiai.

Kaip elgiatės su labai sunkiais daiktais?

Turime sunkvežimius su „liftais“ (keliamosios galios). Jei turiu seifą, sveriantį toną, tiesiog jo nenukelsiu. Reikia specialios technikos. Vieną kartą tekdavo vežti milžinišką presą, tai teko samdyti krautuvą su hydrulika. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja techninio pasiruošimo, jei turite kažką neįprasto.

Ar saugu krauti drabužius ar asmeninius daiktus?

Drabužius dedame į specialias kabinas ant kėdžių, kad nesuplyštų. Asmeninius daiktus (piniginės, dokumentai) geriau pasilikti pas save. Mes neesame atsakingi už smulkius asmeninius daiktus, jei jie palikti stalų stalčiuose – pervežimas sukrėtą viską.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Ar sunku praeiti muitinę?

Jeigu tai ne prekybinis siuntimas, o įmonės turimas turtas, tai dažniausiai lengva. Reikia TIR arba CMR dokumento. Kartais muitininkai gali sustabdyti ir patikrinti, kas ten per dėžės. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra paprastesnis nei prekių importas, bet vis tiek reikia tvarkingų dokumentų, kad neįstrigtumėt pasienyje valandas.

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Mums reikia inventoriaus sąrašo. Be jo nevažiuosime. Jis turi būti bent jau apytikslis – „10 stalų, 5 kėdžių“. Vokietijoje gali būti kontrolė, todėl sąrašas turi sutapti su realybe. Be to, reikės įgaliojimo, jei atstovauja ne direktorius.

Ar reikia mokėti PVM ar kitus mokesčius Vokietijoje?

Tai jautri tema. Jei tai perkėlimas tarp savo padalinių (intra-community supply), PVM mokėti nereikia, bet reikia sudaryti atitinkamus dokumentus. Aš čia ne teisininkas, todėl patariu pasikonsultuoti su buhalteriu, kad biuro perkraustymas į Vokietiją nesukeltų problemų su Vokietijos finansų inspekcija (Finanzamt).

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų supranta pagrindinius žodžius, bet ne visi kalbasi laisvai. Kelyje susitvarkome, bet jei reikia sudėtingo bendravimo su vokiečių policija arba sandėlio vadovu, geriau, kad jūsų atstovas būtų šalia. Kalbos barjeras gali sukelti nesusipratimų.

Ar būna problemų su parkavimu miestuose?

O, taip. Miunichas ar Frankfurto centras – tai siaubas. Reikia iš anksto gauti leidimus stovėti sunkvežimiui (Erlaubnis). Kartais teka stovėti už miesto ir vežti mažesniais sunkvežimiais. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją visada apima ir šią logistiką – negi mes sustosime po „uždrausta“ ženklu ir gausime baudą?

Rizikos ir neprognozuojamos situacijos

Kas nutinka, jei sugeda sunkvežimis?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada skambinam pagalbai, siunčiame kitą automobilį, o krovinius perkraunome. Vieną kartą variklis užsimojo netoli Hanoverio, tai teko laukti porą valandų atvykstančio mechaniko. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi savo rizikas, kurias uždengia draudimas.

Ar draudžiate krovinius?

Taip, draudimas privalomas. Bet jis nepadengs visko, jei jūsų patys blogai supakavote something brangaus. Sąlygas reikia skaityti. Aš visada įspėju – jei dėžė atidaryta ir trūksta kažko, draudimo kompanija gali atmesti pretenziją.

Kas, jei Vokietijoje pasikeičia planai?

Tai įprasta. Atvykstate, o naujieji savininkai sako, kad dar nėra vandens arba elektros, arba dar nėra baigta remontas. Tada tenka ieškoti sandėlio laikinai. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali tapti spaudimu, jei viena pusė nelaiko savo žodžio.

Ar dažnai nutinka, kad kažką susilaužo?

Rečiau, nei galvojat. Mes žinome, kaip krauti. Bet jei baldai seni ir suglebę, gali lūžti nuo pačio svorio. Negaliu pasakyti, kad mes esame stikliniai, bet stengiamės būti atsargūs. Vieną kartą netyčia palaužėme koją brangiai lenktiškam stalui – tai buvo nepasisekimas, bet atsimokėme.

Ar padedate išmesti biuro šiukšles?

Taip, galime išvežti senas kėdes, spintas į šiukšliadėžę. Vokietijoje tai kainuoja, nes ten griežti atliekų rūšiavimo reikalavimai. Negali tiesiog mesti visko į vieną krūvą. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją dažnai apima ir „ecological“ šiukšlių išvežimą.

Ar dirbate savaitgaliais?

Dirbame, jei užmokestis atitinka. Bet vokiški sandėliai dažnai nedirba šeštadieniais, todėl net jei mes atvežame, negalėsime iškrauti. Reikia tiksliai tikrinti darbo laikus abiejose pusėse.

Ką daryti su pavojingais šiukšlėmis?

Toneriai, chemikalės – tai ne įprastos šiukšlės. Reikia specialių sertifikatų. Aš asmeniškai nedelsiu su tuo, galiu nukreipti į specialistus. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti saugus, todėl su toksinėmis medžiagomis žaidžiamas pagal taisykles.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra rocket science, bet jis reikalauja kantrybės ir planavimo. Aš esu matęs viską – nuo puikių, sklandžių pervežimų iki tokių, kur teko spręsti problemas ant kelio. Svarbiausia yra bendravimas ir nuoširdumas. Jei pasakysite iš kavo viską, ką planuojate, mes galėsime padėti išvengti daugumos bėdų. Pasitikėkite patirtimi, o ne pigiausia kaina, ir tada viskas gerai sueis.