Ar galima suderinti lankstų pristatymo grafiką į Vokietiją?

Sveiki, dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt tris metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo idealiai suderintų maršrutų iki visiško chaoso tiekėjo sandėliuose. Klientai dažnai klausia, ar galima suderinti lankstų pristatymo grafiką į Vokietiją, nes ten taisyklės griežtos, o kasdienybė pasiūlo neplanuotų nustūmimų. Vokietija nėra vieninga vienetas, kai kur vietiniai reikalavimai gali stebinti net patį patyrusį logistiką. Kai kurie sandėliai dirba taip, kad užtenka plaukti sroveje, kiti reikalauja tiekimo grandinės, kurią sunku įsivaizduoti be detalaus planavimo. Žemiau bandysiu išdėstyti realią padėtį be jokio dažymo, kaip tai atrodo iš vidinio pusės. Tiesiog tarkime, kad sėdime prie kavės ir kalbame apie jūsų siuntą.

Kaip tai veikia iš tikrųjų ir ką reikia žinoti

Ar tiesiog galima atvažiuoti be išankstinio pranešimo?

Niekada nedarykite taip, jei nenorite prarasti siuntos arba laukti po vartais dvi dienas. Vokiški sandėliai, ypač didieji tiekimo grandiniai Kaubrukte arba netoli Miuncheno, turi griežtas vartotojų kontrolės sistemas. Be „Time slot“ (laiko vietos) galite netgi neįvažiuoti į teritoriją, nes srauto kontrolės sistema jūsų tiesiog neįves. Jei klausiate, ar galima suderinti lankstų pristatymo grafiką į Vokietiją be šios formalumo, tai atsakymas dažniausiai bus neigiamas, išskyrus atvejus, kai gabenate labai mažą kiekį siuntų (pavyzdžiui, per kurjerius DHL), bet net tada reikia specifinių kodų. Esu matęs, kaip vairuotojai stovėdavo eilėse po 12 valandų tik todėl, kad logistika nespėjo užsiregistruoti sistemoje laiku, todėl čia nebėra jokios lankstumo kalbos.

Kiek iš anksto reikia pranešti apie atvykimą?

Standartas paprastai yra 24 iki 48 valandų, bet viskas priklauso nuo to, ką pervežate. Jei tai yra pavojingos krovinių pervežimas (ADR) arba ypatingo svorio krovinių pervežimas, tada gali tekti derinti laiką ir savaitę iki išvykimo. Kai kuriems Klientams atrodo, kad pakanka paskambinti ryte ir atvykti vakare, tačiau Vokietijoje veikia kitoks laikas – jie mėgsta tvarką. Vieną kartą turėjau atvejį, kai klientas užsisakė ekskursinį autobusą (kaip pervežimą) ir pagalvojo, kad galime tiesiog užlipti į jį važiuoti, bet ten viskas buvo užfiksuota savaitėmis iš anksto. Taigi, kuo greičiau pranešate, tuo didesnė tikimybė, kad pavyks suderinti lankstų pristatymo grafiką į Vokietiją be papildomų rūpesčių.

Kas vyksta, jei vairuotojas pavėluoja?

Tada prasideda problemos. Vokiškas punktualumas – tai nėra stereotipas, o būtinybė. Jei vairuotojas pavėluoja net 15 minučių, gali būti, kad registracija anuliuojama ir teks laukti kito laisvo langelio, kas gali reikšti praleidimą iki sekančios dienos. Kaina tokiu atveju gali padidėti dėl stovėjimo mokesčio, kurį dažnai tenka mokėti gavėjui arba pervežėjui. Nors kartais prižiūrėtojas (vartų sargas) gali būti tolerantiškas ir įleisti „už akies“, ypač jei vairuotojui gerai sekasi kalbėti vokiškai, tačiau to pasikliauti negalima. Ypatingai dažnai tai nutinka Frankfurto apylinkėse, kur eilės į sandėlius būna milžiniškos.

Ar galima pristatyti prekes į Vokietiją naktį?

Techniškai taip, galimybė yra, bet ji labai ribota. Didžioji dalis sandėlių dirba pamainomis, paprastai nuo 6:00 ryto iki 18:00 vakaro, nors yra ir tokių, kurie veikia 24/7. Tiesa, naktiniai pristatymai dažnai kainuoja brangiau, nes tenka mokėti už naktinį darbą vairuotojui (kai kuriose šalyse tai reglamentuota labai griežtai) arba už priverstinį stovėjimą iki ryto. Be to, naktį gali būti apribojimų keliuose, ypač keliaujant per gyvenvietes (naktinis poilsis vairuotojams). Jei dar norite sužinoti, ar galima suderinti lankstų pristatymo grafiką į Vokietiją naktį, reikia tikrinti konkretaus gavėjo "Goods receiving" (krovinio priėmimo) taisykles.

Kaip elgiasi vokiški sandėliai su pašaliniais vairuotojais?

Jie gana mandagūs, bet labai griežti terminų atžvilgiu. Jie mėgsta, kai viskas vyksta pagal instrukcijas – turiu omenyje, kad vairuotojas turi būti parengtas: su viršutine apranga, šalmu (jei reikia) ir turėti visas dokumentus. Kadaise buvau atvejį, kai mūsų vairuotojas atvažiavo be šokių batų (tai tiesiog pavyzdys, kad tiekėjas buvo nepasiruošęs), ir jie neįleido jį į zoną. Taigi, lankstumas čia more reiškia, kad jums gali dužti galva, jei nesilaikote taisyklių. Būtina suprasti, kad Vokietijoje saugumas yra pirmiausia, todėl jų sistemos yra pastovios ir be didesnio palengvinimo.

Būtini dokumentai ir techniniai niuansai

Kokius dokumentus būtina tur�ti iš anksto?

Pagrindinis dalykas yra CMR važtaraštis, kuris turi būti užpildytas be klaidų. Be to, labai svarbi yra prekių deklaracija (tikslus sąrašas) ir, jei reikia, sertifikatai (pvz., CE ženklas, medienos deginimo sertifikatas). Jei trūksta nors vieno lapo, Vokietijoje gali būti sustabdytas visimas krovinys muitinėje (net jei tai yra vidaus rinka ES, tačiau kontrolė egzistuoja). Kartais reikia ir specialių leidimų, jei pervežate daugiau kaip 7,5 tonos arba didelius gabaritus. Nepamirškite, kad dokumentai turi būti paruošti dviejomis kalbomis (lietuvių/vokių/anglų), kad nebūtų nesusipratimų.

Ar reikia vokiško kalbos žinojimo vairuotojui?

Neprivaloma, bet tai stipriai padeda. Aš pats kalbu kaip ūkas (nors stengiuosi geriau), bet vairuotojai, kurie geba bent pasisveikinti ar paaiškinti, kodėl atvyko vėlai, turi didesnį šansą gauti pagalbą. Jei vairuotojas nekalba nei žodžio, komunikacija su vartų sargu gali baigtis tuo, kad jį tiesiog nukreips į eilę gale. Ten, kur reikia suderinti lankstų pristatymo grafiką į Vokietiją, kalbos barjeras gali tapti esminiu kliūtimi. Tačiau dažniausiai tenka naudotis rankų kalba arba angliškai, kurį jaunesni sandėlio darbuotojai supranta geriau.

Ar sunku susirasti vietą stovėjimui prieš sandėlį?

Gana dažnai taip. Ypač didmiesčiuose kaip Berlynas, Hamburgas ar Štutgartas, vietos tiesiog nebūna. Vairuotojai dažnai privalo stovėti netoliese esančiose stovėjimo aikštelėse (pvz., „Truck parking“), kurios kartais yra mokamos ir pilnos. Esu matęs situaciją, kai vairuotojas praleido pusę dienos ieškodamas vietos, o galiausiai pavėluoja į registraciją. Tai viena iš priežasčių, kodėl viskas nenukrenta taip lengvai, kaip kad galvojame. Jei planuojate didesnę siuntą, reikia apgalvoti ir šį momentą, kitaip "lankstumas" taps tiesiog brangiu privalumu.

Kas daryti, jei krovinys yra jautrus temperatūrai?

Tuomet viskas tampa kur kas sunkiau. Reikia ne tik suderinti laiką, bet ir užtikrinti, kad sandėlis yra pasirengęs priimti šaldytus krovinius (pvz., -18 laipsnių). Vokietijoje šios taisyklės labai griežtos – jei temperatūra svyruoja, gali atsisakyti priimti prekę, kas sukelia didelių nuostolių. Čia jau nebe kalbame apie lankstų pristatymo grafiką į Vokietiją, o apie precizišką logistikos orkestrą. Vieną kartą mums teko įsileisti visą partiją atgal, nes sandėlio šaldymo įrenginys sugedo ir negalėjo užtikrinti reikiamų sąlygų.

Ar galima kombinuoti kelis pristatymus viename maršrute?

Žinoma, tai kasdienybė tarptautiniuose pervežimuose. Tačiau čia reikia labai tiksliai planuoti, nes vieno sandėlio užuola gali pavėluoti visą kitą dieną. Vokietijoje atstumai yra dideli, o greičiai greitkeliais (autobahnais) ribojami vietomis. Jei kyla klausimas, ar galima suderinti lankstų pristatymo grafiką į Vokietiją su keliais sustojimais, tai atsakymas yra „taip, bet tik su rezervu“. Geriau derinti lankstų pristatymo grafiką į Vokietiją su tais pačiais regionais, pvz., apie Munich ir aplinkinius miestus, o ne kirsti šalį iš šiaurės į pietus viena diena.

Kainos ir neplanuoti išlaidos

Kiek kainuoja vėlavimas arba praleistas laikas?

Tai priklauso nuo konkretaus sandėlio taisyklių. Kartais tai būna fiksuota mokestis, pvz., 50–100 eurų už valandą, o kartais – didesnės baudos už praleistą „slot“ą. Nors dalis šių išlaidų gali būti perkeltos ant kliento, dažniausiai jas tenka padengti pervežėjui, kad neblogintume santykių. Todėl, kai mes šnekame apie lankstumą, turime omenyje, kad kiekviena minutė gali kainuoti. Kai kuriems klientams atrodo, kad tai tik kelios dešimtys eurų, bet per mėnesį susideda didelė suma.

Ar lankstesnis grafikas brangiau?

Paprastai taip. Jei jums reikia pristatyti „uždarbią“ valandą arba tada, kai visi kiti miegoja, teks mokėti už prioriteto aptarnavimą. Tai gali būti vadinamasis „Express“ pristatymas arba tiesiog papildomas mokestis vairuotojui už uždarbis darbą. Galvojant apie tai, ar galima suderinti lankstų pristatymo grafiką į Vokietiją, reikia nuo pat pradžių pasakyti, koks biudžetas. Jei tai standartinis pervežimas (Full Truck Load), tai lankstumo daugiau, o jei mažesnis siuntinių kiekis (Less than Truck Load), tai tenka derinti su kitais klientais.

Kas daryti, jei prekės sugadintos transporto metu?

Vokietijoje tai išsprendžiama per draudimo kompanijas. Viskas turi būti fiksuota CMR dokumentuose su nuotraukomis ir pastabomis. Jei vairuotojas pastebi įtrūkimą ant dėžės, jis privalo tai užrašyti. Klientams dažnai neramu, bet sistema veikia tikrai gerai, jei laikomasi protokolo. Nors tai nėra tiesiogiai susiję su grafiku, sugedusios prekės gali užtrukti gražinimo procedūras, kas vėlgi įtakoja laiko planą. Manau, kad geriau kiekvieną kartą patikrinti būklę, kad išvengtumėte tokių situacijų.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Gali būti tokių kaip vartų mokestis (Gate fee), krovėjų paslaugos (jei vairuotojas negali pats krauti) arba mokesčiai už aplinkosaugą. Vokietija yra gana biurokratinė šalis, ir jie mėgsta visaip apmokestinti papildomus paslaugas. Prieš pradėdami kalbėti apie tai, ar galima suderinti lankstų pristatymo grafiką į Vokietiją, reikia susitarti dėl to, kas yra įskaičiuota į kainą, o kas ne. Viena kartą gavau sąskaitą už tai, kad vairuotojas per daug ilgai naudojo tualetus (juokauju, bet tai buvo reali istorija apie ilgai trunkančias pertraukas).

Kaip užtikrinti, kad kaina nepakiltų staiga?

Geriausias būdas – tai išsami apklausa ir užsakymo patvirtinimas su fiksuota kaina. Taip pat reikia turėti patikimą partnerį Vokietijoje, kuris gali greitiai sureaguoti. Jei pasitiki tuo, kas vairuoja, tai pusės kelio esate nugalėjęs. Asmeniškai visada stengiuosi dirbti su tais pačiais vairuotojais, kuriuos pažįstu 10 metų, nes žinau, kad jie nesuks „ragų“ kelyje.

Specialios situacijos ir išimtys

Ar galima pristatyti į Vokietiją, jei sandėlio nėra sąraše?

Taip, tai vadinamas „ad-hoc“ pristatymas, bet jis reikalauja daugiau pastangų. Reikia gauti leidimą iš sandėlio vadovo, dažnai reikia pateikti papildomus dokumentus. Kartais tai įmanoma tik tada, kai esate didelis klientas arba tarpininkas (pvz., logistikos agentas), kuris turi savo kontaktus. Klausimas, ar galima suderinti lankstų pristatymo grafiką į Vokietiją esant tokioms aplinkybėms, dažniausiai sprendžiamas individualiai. Be to, reikia atsižvelgti į tai, ar sandėlis yra pasirengęs priimti naują partnerį.

Ką daryti, jei vairuotojas suserga kelyje?

Tai viena blogiausių situacijų, bet ji nutinka. Tada reikia rasti pakaitinį vairuotoją arba techninę pagalbą. Vokietijoje tai atlieka greitai, bet kainuoja. Esu matęs, kaip reikėjo evakuoti sunkvežimį iš A1 automagistralės dėl variklio gedimo, visa operacija truko penkias valandas. Tokiu atveju, jokių lankstų grafikų nebus, turite elgtis pagal „Force Majeure“ principus ir pranešti klientui kuo greičiau. Niekada nežinai, kas gali nutikti tarp Lenkijos sienos ir Berlyno.

Ar galima keisti maršrutą paskutinę minutę?

Įmanoma, bet labai brangu. Jei jau vairuotojas važiuoja į Dresdeną, o jums staiga reikia nukreipti į Leipcigą, tai reiškia papildomus kilometrus, laiką ir galimai baudas už vėlavimą. Tokiu atvejai kalbame apie „re-routing“, kurį sunku įgyvendinti neprarandant rūpesčių. Tačiau, jei dar net neišvykome iš Lietuvos, tai keisti maršrutą galima be didesnio vargo. Svarbiausia yra komunikacija – kuo anksčiau pasakysite, tuo lengviau mums bus suorganizuoti.

Kaip elgtis su papildomais užsakymais?

Jeigu klientas staig nusprendžia pridėti dar dvi paletes prie jau užpildyto sunkvežimio, tai dažniausiai neįmanoma – vietos tiesiog nebėra. Reikia arba siųsti kitą mašiną, arba derinti, kad pristatytų dalį krovinių šiandien, o likusį kiekį rytoj. Čia jau nebe kalbame apie lankstumą, o apie fizines galimybes. Kartais patys vairuotojai piktinasi, kad reikia krauti papildomai, nes jie jau yra pavargę ir nori greičiau namo. (Nesu tikras, ar tai visada teisinga požiūrio, bet tokia yra realybė).

Ar yra skirtumai tarp Rytų ir Vakarų Vokietijos?

Ypatingai kalbant apie logistiką, taip. Vakarų Vokietija (pvz., Šiaurės Reinas-Vestfalija) yra tankiau apgyvendinta, sandėliai yra mažesni, bet dažnesni, o Rytuose (pvz., Brandenburgas) daugiau didelių logistikos centrų. Tai gali įtakoti tai, ar galima suderinti lankstų pristatymo grafiką į Vokietiją. Vakaruose eilės gali būti ilgesnės, o infrastruktūra labiau apkrauta, o Rytuose daugiau vietos, bet atstumai didesni. Verta pagalvoti apie tai planuodamus maršrutą.

Kas daryti, jei klientas negali priimti krovinio planuotu laiku?

Tuomet reikia pranešti pervežėjui kuo greičiau, kad jis galėtų suplanuoti savo poilsį arba kitą užsakymą. Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl vairuotojų poilsio (tacho grafai), todėl vairuotojas negali tiesiog laukti neribotą laiką. Jei klientas žino, kad bus vėluoti, jis turi mums pasakyti bent 24 valandas iš anksto, kad mes galėtume keisti grafiką. Nekantrumas šioje srityje nieko neduoda, tik nervus.

Ar saugu naudotis nepatikimais pervežėjais dėl pigesnės kainos?

Absoliučiai ne. Yra daug istorijų, kai pigūs pervežėjai „dingsta“ su kroviniu arba jį sugadina. Vokietijoje rinka yra konkurencinga, tačiau kokybė kainuoja. Jei klausiate, ar galima suderinti lankstų pristatymo grafiką į Vokietiją su pigiaisiais, atsakymas dažnai būna „taip, bet tik jūsų rizika“. Mano patirtis sako, kad geriau sumokėti šiek tiek daugiau, bet būti ramu, kad prekės atvyks saugiai ir laiku.

Kaip technologijos padeda šioje situacijoje?

Dabar naudojame GPS stebėjimą, kuris leidžia mati tiksliai, kur yra mašina. Tai padeda suderinti lankstų pristatymo grafiką į Vokietiją, nes galime realiu laiku pranešti klientui apie atvykimo laiką. Taip pat egzistuoja各种 programos (apps) užsakymams registruoti. Bet nepaisant technologijų, žmogaus faktorius visada lieka svarbiausias – vairuotojas gali tiesiog užmiršti įjungti telefoną arba pamišti kelyje.

Ar verta kreiptis į tarpininkus?

Kartais taip, ypač jei neturite patirties. Tarpininkai (freight forwarders) turi platų kontaktų tinklą ir gali greičiau rasti sprendimą. Tačiau reikia atkreipti dėmesį, kad kainos gali būti aukštesnės. Esu matęs, kaip tarpininkai sugeba išspręsti situacijas, kurioms atrodo be išeičio, tik todėl, kad turi „savų žmonių“ vietiniuose sandėliuose. Tai gali būti raktas, kai jums skubia.

Kas nutinka su negriežtai užpildytais dokumentais?

Vokietijoje jie gali būti atmesti iš karto. Ypač svarbu, kad prekių kodai (HS codes) būtų teisingi, kitaip gali kilti problemų su muitinės kontrolėmis. Nors dažniausiai judame be sienų kontrolės, atsitiktinės patikros vyksta dažnai. Jei dokumentai tvarkingi, viskas eina greitai, jei ne – tai gali trukti valandomis. Nėra nieko blogiau nei stovėti prie sienos su blogai užpildytu popieriumi.

Ar galima susitarti dėl ilgesnio iškrovimo laiko?

Kartais taip, ypač jei tai nėra standartinis „Full Truck Load“, o dalių krovinių siunta („Part load“). Tuomet sandėliai gali leisti iškrauti ilgiau, jei jums to reikia, tačiau tai visada reikalauja derinimo iš anksto. Negalima atvažiuoti ir sakyti: „Aš čia būsiu tris valandas“, kai laikas skirtas tik vienai. Toks elgesys gali baigtis tuo, kad jus daugiau nebeleis į tą sandėlį. Profesionalumas ir pagarba kitų laikui čia yra labai svarbi.

Kaip atropti jūsų patirtis su Šiaurės Vokietija?

Šiaurės Vokietija (Hamburgas, Briemenas) yra uostamiestis, todėl ten yra daug specifinių reikalavimų dėl konteinerių ir jūrinių siuntų. Ten grafikai dažnai susieti su potvynių ir atoslūgių laikais (keistas, tiesa?). Esu matęs, kaip reikėjo laukti, kol vanduo nusileis, kad galima būtų įvažiuoti į uosto teritoriją. Tai dar kartą įrodo, kad natūralios sąlygos taip pat gali įtakoti pristatymo grafiką, nepaisant to, ką mes čia susitarome.

Ar yra kažkokių naujovių, kurios padeda spręsti šias problemas?

Pastaruoju metu matome didelę digitalizacijos bangą – elektroniniai CMR, paskirstomieji portalai. Tai tikrai padeda sumažinti biurokratiją. Bet, mano galva, niekas nepakeis paprasto pokalbio su vairuotoju, kuris gali pasakyti tiesioginę tiesą apie tai, kas vyksta kelyje. Technologijos yra tik įrankis, o ne sprendimas pats. Svarbiausia yra suprasti procesą ir žmones, kurie juos vykdo.

Išvados

Dirbant šioje srityje tiek metų aišku viena – nieko neįmanoma suplanuoti 100 proc. tiksliai, ypač kalbant apie tai, ar galima suderinti lankstų pristatymo grafiką į Vokietiją. Viskas priklauso nuo tiesioginio bendradarbiavimo, dokumentų tvarkos ir geografinių ypatumų. Nors sistema atrodo griežta, su tinkama patirtimi ir partneriais galima rasti išėjimą ir netgi sukonstruoti lankstų maršrutą. Svarbiausia yra būti nuoširdžiam, laiku pranešti apie pokyčius ir nesitikėti stebuklų be pasiruošimo. Tada viskas paprastai susikrenta į vietą.