Administracijos ir biurų perkraustymo sprendimai iš Vokietijos: vadovas, kuris nusipelno dėmesio

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – perkraustyti biurą niekada nesu būęs malonu. Ypač kai kalba eina apie tarptautinius maršrutus. Administracijos ir biurų perkraustymo sprendimai iš Vokietijos atrodo paprasti popieriuje, bet realybėje tai dažnai vienas didelis chaosas, kurį reikia suvaldyti. Vokietija yra disciplina, o Lietuva dažnai yra... tiesiog Lietuva, su savo specifika. Klientai visada klauso: „O kiek tai kainuos?“ arba „Ar mane apguls?“. Tiesą sakant, geriausia kaina yra ta, kuri nepadarys jums nervų lūžio. Šiandien noriu papasakoti, kaip tai iš tikrųjų vyksta, be jokios „marketingo“ putlos, tiesiog iš vairuotojo kabros ir logisto biuro.

Bendri klausimai ir procesas

Kaip pradėti planuoti biuro perkraustymą iš Vokietijos?

Pradėkite ne nuo dėžių, o nuo galvos. Turite žinoti, ką tikrai vežiate, o ką galite išmesti. Vieną kartą važiavome į Miuncheną, ir klientas liepė pakrauti visą sandėlį, o pasirodo, pusė buvo seni, sugadinti stalai, kuriuos nereikėjo vežti. Administracijos ir biurų perkraustymo sprendimai iš Vokietijos prasideda nuo išsamaus inventoriaus sąrašo. Be to, pasirūpinkite leidimais užstatui, jei esate nuomininkas, kitaip vokiečiai gali padaryti didelių problemų išvažiavimą. Geriau pradėti planuoti mažiausiai prieš mėnesį, o ne prieš savaitę.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Tai priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir kur konkrečiai esate. Jei tai mažas kontorinės erdvės perkraustymas iš Frankfurto, tai gali užtrukti dvi dienas su pakavimu. Jei tai didelė gamyklos administracija iš Berlyno, tai gali užtrukti ir savaitę. (Na, turiu omenyje, patys vežimas trunka 1-2 dienas, bet visa organizacija trunka ilgiau). Neįsivaizduokite, kad viskas įvyks per vieną naktį. Reikia laiko technikai paruošti, žmonėms susirinkti. Ir visada būkite pasiruošę, kad kažkas nueis ne taip kaip planavote.

Ar verta rinktis pigius pervežėjus?

Žinoma, kiekvienas nori sutaupyti, bet čia yra pavojinga zona. Pigūs pervežėjai dažnai dirba „be popierių“ arba su minimalia apsauga. Vieną kartą klientas išsirinko pigų variantą iš some „gumtree“ tipo svetainės, ir atėjo du vaikinai be uniformų su sena furgonu. Jie nukrito nuo pakelėjo su krosnimi. Administracijos ir biurų perkraustymo sprendimai iš Vokietijos turi būti užtikrinti. Jei jums pasakys, kad kainuoja 30 proc. mažiau nei rinkos kaina – klauskite, kodėl. Dažniausiai ta kaina neįtraukia draudimo arba darbo vietose.

Ką daryti su technika: serveriais ir kompiuteriais?

Tai jautriausia dalis. Serverius negalima tiesiog įmesti į dėžę ir mesti į sunkvežimį. Jie turi būti išjungti tinkamai (jei įmanoma), paslėpti originaliose pakuotėse arba specialiuose krepšiuose. Aš asmeniškai visada rekomenduoju pasamdyti IT specialistą, kuris atjungia ir vėliau prijungia. Mes tik vežame. Jei jums svarbi informacija, padarykite atsarginę kopiją (backup). Vokietijoje daug firmų siūlo šią paslaugą kartu su perkraustymu, tai verta pasidomėti, kad nereikėtų ieškoti kito žmogaus.

Ar reikia daryti inventorizaciją?

Be abejo. Net jei jums atrodo, kad viską žinote. Pasirašytas sąrašas – tai jūsų draugas ginčo atveju. Be to, vokiečių muitinė (jei reikia) arba policija gali sustabdyti ir klausti, ką vežate. Turėti sąrašą su serijiniais numeriais (bent jau brangiems daiktams) yra privaloma. Administracijos ir biurų perkraustymo sprendimai iš Vokietijos be šio dokumento yra kaip važiuoti automobiliu be vairuotojo pažymėjimo – galima, bet pavojinga. Niekada neikite iš proto dėl smulkmenų, bet stambus daiktus užrašykite.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Čia tikrai reikia būti atsargiam. Archyvus, su darbuotojų duomenimis ar sutartimis, negalima mesti į bendrą krovą. Geriausia juos uždaryti į užraktomis uždaromas dėžes arba spintas. Mes turime patirties, kad kartais klientai patys veža svarbius dokumentus savo automobiliais, ir tai gana protingas sprendimas. Niekada neabejokite apie savo ar savo klientų duomenų saugumą. Pasitikėkite, bet tikrinkite – taisyklė, kuri veikia ir čia.

Vokietijos specifika ir biuro išvykimas

Ar vokiečiai labai griežti dėl išvykimo iš patalpų?

Taip, ypač jei ten buvo nuoma. Vokiečiai turi tokį dalyką kaip „Übergabeprotokoll“ – perdavimo protokolas. Jie įeina, patikrina, ar nėra įbrėžimų grindyse, ar sienos nėra nešvarios. Jei paliksite biurą šiukšlynėje, jims nesvarbu, kad jums jau nebėra sutarties – jie išsiųs sąskaitą už valymą. Administracijos ir biurų perkraustymo sprendimai iš Vokietijas turi įtraukti ir galutinį valymą. Geriau pasamdyti profesionalią valymo firmą Vokietijoje, nei mėginti nuplauti patys, nes jie rastas net dėmelę ant grindų.

Kas dėl „Pfand“ sistemų ir grąžinamų dėžių?

Daugelis Vokietijos firmų naudoja dėžes, kurias galima grąžinti (Pfand). Tai gera sistema, nes nereikia pirkti naujų. Bet būkite tikri, kad žinote, kur ir kada jas grąžinti, kitaip prarasite užstatą. Kartais klientai pamiršta arba tiesiog nenuvažiuoja grąžinti tuščių dėžių atgal į terminalą, ir tada tas užstatas dingsta. Jei naudojate mūsų paslaugas, paprašykite, kad mes sutvarkytume šį klausimą, mes žinome, kur juos perduoti.

Ar sunku gauti leidimą stovėti sunkvežimiui miesto centre?

Gali būti labai sunku, ypač Miunchene, Štutgarte arba Hamburge. Ten yra griežtos zonos (Umweltzone) ir stovėjimo apribojimai. Reikia iš anksto susitarti su savivaldybe arba nuomoti vietą. Aš kartą mačiau, kaip mūsų vairuotojas negalėjo priartėti prie įėjimo, nes ten stovėjo privažiuojamasis automobilis, o užeiti ant takelių negalima. Administracijos ir biurų perkraustymo sprendimai iš Vokietijos turi apimti ir logistiką paskutiniam kilometrui. Niekada neikite vilties, kad „kažkaip prasisuksime“ – Vokietijoje tai nesuveikia.

Ar reikia versti dokumentus į vokiečių kalbą?

Paprastai ne, jei tai yra vidaus reikalai tarp jūsų ir mūsų. Bet jei sustabdys muitinė arba policija, tuomet turėti vertimą praverčia. Tiesa, dauguma vokiečių kalba angliškai, ypač logistikoje, tai nebus didelė problema. Bet jei vežate brangų įrangą, turėkite techninę pasą arba deklaraciją bent angliškai. Vieną kartą teko laužyti galas dėl keleto serverių, kurių paskirties negalėjome paaiškti „pirštais“.

Kaip sužinoti, ar pervežėjas yra patikimas?

Patikrinkite licencijas. Europoje turi būti suteiktas EC licencijos numeris. Taip pat, pažiūrėkite atsiliepimus internete, bet ne tik tuos, kurie yra jų svetainėje. Jei įmonė veikia jau 10+ metų, tai geras ženklas – jei jie būtų sukčiai, jau seniai būtų uždaryti. Administracijos ir biurų perkraustymo sprendimai iš Vokietijos reikalauja pasitikėjimo, todėl nedvejokite klausti apie jų draudimą ir patirtį. Jei atsakymai skamba keistai – ieškokite kito.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių Vokietijoje?

Gali būti vietinio mokesčio už šiukšlių ivežimą, jei jūsų dėžės sugedusios arba nebereikalingos. Taip pat, jei reikės naudoti kėlimo platformą (kraną), tai papildomai kainuoja. Vokietijos darbo jėga brangi, tad jei reikės papildomų rankų vietoje, tai irgi pinigai. Visada klauskite „All inclusive“ kainos arba sudetinės sąskaitos, kad nesišoktumėte iš odos.

Kainos ir sutartys

Nuo ko priklauso kaina?

Pagrindiniai dalykai yra atstumas, svoris, tūris ir darbo valandos. Taip pat, ar reikia pakavimo medžiagų. Jei reikia pakrauti 4-ame auke be lifto – tai brangiau. Administracijos ir biurų perkraustymo sprendimai iš Vokietijos negali būti fiksuotos kainos „iš katalogo“, nes kiekvienas atvejis kitoks. Mes stengiamės atvykti, įvertinti ir tada pasakyti galutinę sumą. Neklauskite kainos telefono pokalbio metu, neįvardiję, ką turite.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Taip, galima, bet tik po apžiūros. Jei sutartis pasirašoma atstumu (be vaizdo), kaina gali pasikeisti, jei pasirodys, kad daiktų yra dvigubai daugiau. Aš asmeniškai nerekomenduoja fiksuotos kainos, jei dar nesate tikri dėl inventoriaus. Geriau susitarti dėl valandinio įkainio su maksimalia riba. Taip jūsų apsaugosite nuo staigmenų, ir mes žinosime, ką galime daryti.

Kaip mokėti? Išankstinis mokėjimas arba po atliktų darbų?

Standartiškai imama nedidelis avansas (depozitas) už medžiagas ir rezervaciją, o likutį – atlikus darbą. Jei kas kas prašo mokėti 100% iš anksto – bėkite. Tai nėra normalu. Mes, pavyzdžiui, imame apie 30 proc. Tai užtikrina, kad klientas neatsisaks paskutinę minutę, o mes – kad neatvažiuosime tuščiomis. Administracijos ir biurų perkraustymo sprendimai iš Vokietijos yra paslauga, o ne prekė, todėl pasitikėjimas čia svarbiausia valiuta.

Ar draudimas įeina į kainą?

Įprastai įeina pagrindinis, bet jis dažnai yra ribotas (pvz., 10 EUR už kg). Jei vežate brangią techniką, reikia papildomo draudimo. Niekada nepasakykite „man jo nereikia“, kol neišnagrinėjote rizikų. Vieną kartą klientas atsisakė draudimo, kad nusitaupytų 50 eurų, o vėliau šokė, kai nukrito jo brangus tapybos darbas. Draudimas yra kaip šalmas dviračiui – gali būti nepatogus, bet išgelbėja galvą.

Kas nutinka, jei perkraustymas užtrunka ilgiau nei planuota?

Jeigu dėl mūsų kaltės (pvz., sugedo mašina), tai mokame mes. Jeigu dėl jūsų (nesupakavote laiku), tai mokate jūs. Vokietijoje laikas yra pinigai, ir vairuotojų darbo laikas yra griežtai reglamentuojamas. Negalima tiesiog privilioti vairuotoją dirbti 12 valandų be pertraukos. Jei reikės nakvynei, tai irgi papildomi mokesčiai. Visada turėkite rezervą laike ir biudžete.

Ar pervedimo išlaidos įeina į kainą?

Paprastai ne, nebent sutarta kitaip. Pervedimas (kai mašina negali priartėti prie durų) kainuoja, nes reikia daugiau žmonių ir laiko. Jei jūsų biuras yra sename pastate be lifto, susirūpinkite šia išlaida iš anksto. Aš kartą mačiau, kaip klientas nustebo, kai sužinojo, kad reikia nešti stalus per 4 aukštus ne liftu, o laiptais, ir tai kainuoja dvigubai daugiau.

Rizikos ir problemos

Kas daryti, jei sulūžta kažkas pervežimo metu?

Skubiai praneškite vadovui ar vairuotojui. Nefotografuokite tik to, kad sulūžo – reikia dokumentuoti visą padėtį. Jei dėžė atrodo gerai, o viduje sulūžo – tai gali būti blogai supakuota. Draudimo kompanijos gali būti... (tarkime, ne labai malonios) su išmokėjimu, todėl reikia tvarkingų įrodymų. Administracijos ir biurų perkraustymo sprendimai iš Vokietijos visada turi numatyti šią riziką. Geriausia užfiksuokite vaizdo įrašą, kaip kraunate, tai padės ginče.

Ar dažnai įvyksta avarijų arba pavogimų?

Avarijų ne, mes vairuojame saugiai. O pavogimų... Vokietija yra saugi, bet tarpinės stotelės (prieš Lenkiją arba Čekiją) yra „karštos“ vietos. Reikia užrakinti sunkvežimį net jei tik užsukote pietų. Niekada nepalikite vertingų daiktų neapsaugotų. Mes visada stengiamės važiuoti tiesiai, be nereikalingų sustojimų, tačiau eismas yra neprognozuojamas.

Kaip elgtis su blogai pasiruošusiu klientu?

Kartais atvykstame, o klientas vis dar dirba, arba dėžės neturi dangčių. Tai siaubas. Mes tada tiesiog stovime ir laukome, o laikas eina. Jei matote, kad nesuspėjate, pasakykite iš anksto. Mes galime atvykti vėliau arba kitą dieną. Verčiau padaryti tai ramiau, nei kelti stresą visiems. Nenorėčiau vėl girdėti, kad „mums pasakė, kad viskas bus pasiruošta“, o to nėra.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai galite, bet tai nerekomenduojama. Jei tai yra jūsų asmeninis kompiuteris, tai viena, bet jei tai šaldytuvas ar sofa – tai gali būti laikoma prekyba arba neteisėta veža. Muitinė gali susidomėti, kodėl biuro reikmei vežate dviratį. Geriausia atskirti verslą nuo asmeninio gyvenimo, kad nebūtų nesusipratimų sienoje.

Ką daryti, jei vairuotojas nekalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba lietuviškai, bet jei bus vietinis pervežėjas subrangovui, gali būti problemų. Tada reikia angliškai arba vokiškai. Jei jūsų komanda nesikalba užsienio kalbų, pasirūpinkite vertėju arba kas nors, kas supranta instrukcijas. Ne visada galima pasikliovti gestais, ypač kalbant apie brangią techniką.

Ar turiu omenyje, kad gali būti problemų su parkavimu Lietuvoje?

Taip, Lietuvoje griežtesni taisyklės negu atrodo. Jei atvykstate dideliu sunkvežimiu į senamiestį, gausite baudą. Administracijos ir biurų perkraustymo sprendimai iš Vokietijos baigiasi Lietuvoje, todėl pasirūpinkite vieta iš anksto. Paskambinkite savivaldybei arba policijai, jei reikia užimti kelio juostą. Geriau gauti leidimą nei gaišti laukiant gaisrinę.

Pabaigos ir išvados

Kada galiu laukti savo daiktų atvykimo?

Įprastai mes nustatome konkretų laiką. Jei važiuojame iš Berlyno, tai gali būti kitą dieną arba po dviejų, priklausomai nuo krovinio komplektacijos. Negalima taikyti taisyklės „jei aš išsiunčiau siuntą, ji rytoj atkeliauja“ – tai ne paštas. Mes susisieksime, kai busime arti. Būkite pasiruošę priimti krovinį, t.y. turėkite žmonių iškrovimui.

Ar atliekate surinkimą vietos (Lietuvoje)?

Taip, tai mūsų darbo dalis. Mes ne tik iškrauname, bet ir atvežame į biurą, išpakuojame (jei sutarta), ir surenkamius baldus. Nenukrypime nuo temos, bet surinkimas vokiškų baldų gali būti sudėtingas, jei praradote varžtus. Taigi, saugokite visus smulkius elementus. Mūsų komanda turi savo įrankius, tad su šituo problema nebus.

Kaip atsiskaityti už papildomas paslaugas (pavyzdžiui, šiukšlių ivežimą)?

Papildomos paslaugos apmokamos pagal faktines sąnaudas arba sutartą kainą sąraše. Jei turiu išvežti senus stalus į sąvartyną, tai kainuoja, nes ten taip pat mokama už įvežimą. Neklauskite, kodėl tai nemokama – niekas nedirba nemokamai. Mes stengiamės būti sąžiningi ir pateikti čekius.

Kas nutinka su dėžėmis po to?

Jei dėžės yra jūsų (pirktos), jūsų ir likimas. Jei nuomotos – mes jas pasiimame atgal. Nereikia jų laužyti arba mesti į katilinę. Jas galima panaudoti dar kartą arba grąžinti į apyvartą. Ekologiškumas šiandien populiarus, tad verta pagalvoti apie tai.

Galite padėti su įrengimu (IT arba baldų išdėliojimu)?

Baldus išdėliosime pagal jūsų nurodymus (piešinį). Bet IT prijungti ne – mes ne programuotojai. Galiame padėti pastatyti stalus taip, kad laidai siektų, bet už jungimą atsakingas jūsų IT specialistas. Nes taip atsitiko, kad vienas klientas pareikalavo, kad mes pajungtume serverius, ir viskas užstrigo.

Ar turiu kokių nors patarimų pabaigai?

Gerkite kavę ir nebekreipkite dėmesio į smulkmenas. Niekada nebus taip, kaip planavote idealiai. Kas nors nukris, kas taps ne toje vietoje. Pagrindas – kad verslas veiktų toliau. Administracijos ir biurų perkraustymo sprendimai iš Vokietijos yra tik vienas etapas geriau ateičiai. Pasitikėkite savo partneriu, ir viskas gerai sueis.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad nors procesas atrodo sudėtingas, viskas įmanoma su gera komanda. Administracijos ir biurų perkraustymo sprendimai iš Vokietijos reikalauja kantrybės ir planavimo, bet rezultatas visada vertas pastangų. Nenorėčiau, kad jūs patirtumė tą patį stresą, ką matau dažnai. Pasiruoškite, klauskite ir būkite aktyvus. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikiuosi, kad daugiau nebereikės kraustytis bent kelerius metus.