Verslo perkėlimas iš Olandijos: sklandus ir be rūpesčių

Dirbu šioje srityje beveik dvi dešimtis metų, ir per tą laiką mačiau viską – nuo mažų startų, besikeliančių su viena kompiuterine bagažine, iki milžiniškų gamyklų, kurias teko išardyti ir vėl surinkti kitame šalies gale. Galiu pasakyti viena: logistika, kai kalbame apie įmonių keliones, tai ne tik fizinis krovinių judinimas. Tai tikras nervų išbandymas, jei nepasitiki savo partneriu. Pastaruoju metu vis dažniau gaunu užklausų iš lietuvių, kurie Nyderlanduose pradėjo savo verslą, o dabar nusprendžia grįžti arba perkelti operacijas į Lietuvą. Sunku kaltinti juos – energijos kainos, darbo jėgos trūkumas olandų miestuose ir biuro nuomos kažin ar nebrangiau už Vilniaus centre. Tačiau pats procesas gali atrodyti kaip mazgas, kurį neįmanoma iširšti.

Tiesą sakant, verslo perkėlimas iš Olandijos gali būti net malonus procesas, jei viską suplanuojate iš anksto ir žinote, į ką atsižvelgti. Olandai yra disciplinuoti, jų keliai puikūs, o infrastruktūra leidžia greitai judėti, tačiau jų biurokratiniai reikalavimai ir specifiniai miestų ribojimai gali sukelti nemalonumų neįsibuvusiems. Ne kartą teko gelbėti klientus, kurie tiesiog "užsimojo" nuvežti stalus ir seifus, pamiršę, kad Amsterdamo centre sunkvežimis gali užvažiuoti tik naktį ir su specialia leidimu. Šiame straipsnyje nešuosiu jus per visą tą "kaubojų" kelią, pasidalinsiu patirtimi ir pabandysiu paaiškinti, kaip išvengti tų klaidų, kurias kainuoja brangiai.

Svarbiausia suprasti, kad verslo relokacija – tai ne tik baldų pervežimas. Tai IT infrastruktūros, archyvų, o galbūt ir pramoninės įrangos, kurią reikia įmontuoti atgal, transportavimas. Kiekviena detalė čia skaičiuojama. Jei planuojate verslo perkėlimą iš Olandijos, pasiruoškite ne tik fiziškai, bet ir dokumentiškai, nors Europos Sąjungos viduje sienos nėra fizinės, bet jas atstoja muitinės ir PVM taisyklės, jei turite specifinės technikos. Taigi, žiūrėkime, kaip tai atrodo praktiškai.

Kas svarbu žinant prieš pradedant planuoti verslo perkėlimą iš Olandijos?

Ar tikrai verta kreiptis į profesonalius, ar galiu nuvežti pats?

Žinoma, jei jūsų "verslas" tai vienas nešiojamas kompiuteris ir keli dėžutės dokumentų, tai tikriausiai susitvarkysite savo automobiliu. Bet kalbant apie pilnvertį verslo perkėlimą iš Olandijos, tai bandyti tai daryti patys yra tiesiog pinigų švaistymas. Esu matęs situacijų, kai savanoriai bandydami sutaupyti, lauždavo brangius serverius arba užtrukdavo savaitę vietoje dviejų dienų. Profesionalai turi ne tik furgonus, bet ir irklines sistemas, pakavimo medžiagas, o svarbiausia – žino, kaip užtikrinti, kad kelyje niekas nešoks ir neatsiribs ant pirmojo greitkelio posūkio.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo pasirašymo iki išpakavimo Lietuvoje?

Tai labai priklauso nuo to, kiek daug daiktų turite ir ar reikia išardyti įrangą. Vidutiniškai, jei kalbame apie standartinį biurą 50–100 kv. metrų, nuo pirmojo susitikimo iki paskutinės dėžės padėjimo naujose patalpose praeina maždaug savaitė ar dvi. Reikia laiko inventorizacijai, leidimų gavimui Olandijoje (ypač jei esate didmiesčio centre), pačiam keliui, kuris trunka apie dvi paras, ir galiausiai išpakavimui. Geriau nešioti šią procedūrą per savaites nei per vieną dieną, kai viskas sprogsta stresu.

O jei reikia perkelti jautrią IT įrangą ar serverius?

Čia nėra vietos eksperimentams. IT įrangos pervežimas reikalauja specialių dėžių, antistatinių užpildų ir labai kruopštaus tvarkymo. Aš asmeniškai visada rekomenduoju klientams prieš perkėlimą padaryti pilną duomenų atsarginę kopiją (backup), nors ir pasiekome 99,9% saugumo lygį. Verslo perkėlimas iš Olandijos dažnai apima ir brangų techninį "gėrį", kurį reikia ne tik įvežti, bet ir tinkamai prijungti čia, taip kad komanda sekančią rytą galėtų dirbti be iškrypimų.

Ar gulate su visais tais olandiškais leidimais važiavimui miestuose?

Tai vienas didžiausių galvos skausmų. Olandijoje, ypač miestuose kaip Amsterdamas, Roterdamas ar Utrechtas, sunkvežimiams važiuoti griežtai reglamentuota. "Milžinai" gali važiuoti tik tam tikrais maršrutais ir tam tikromis valandomis. Esu susidūręs su situacija, kai vairuotojas neįvažiavo į gatvę be leidimo ir gavo 500 eurų baudą, o klientas galvojo, kad mes įtraukėme viską į kainą. Todėl visada pats arba mano logistikos koordinatorius iš anksto patikrina savivaldybių leidimus (ontheffingen), kad kelionė neprasidėtų nuo baudų mokėjimo.

Techniniai niuansai: ką reikia žinoti apie krovinių apsaugą?

Kaip apsaugoti biuro baldus nuo pažeidimų?

Nenaudojame popieriaus, o tik profesionalios burbulių plėvelės, storos kartono ir specialios foam (putos) plokštės. Biuro kėdės yra pakavamos po 4-5 vienetas ant specialios platformos, kad jos nenukristų. Tiesą sakant, daugelis žmonių mano, kad baldai yra tvirti, bet kai furgonas užlėkia ant "rampos", net sunkus seifas gali tapti svaidiniu ginklu. Mūsų tikslas – kad atidarydami dėžę Lietuvoje, matytumėte tą pačią būklę, kurią palikote Olandijoje.

Ką daryti su pavojingomis atliekomis ar chemija, jei gamykla?

Čia visai kita istorija. Jei verslo perkėlimas iš Olandijos susijęs su gamyba, tuomet negali tiesiog užmesti indų su dažais ar tepalais į sunkvežimį. Reikia specialių deklaracijų ADR sutartimi. Esu atvejų matęs, kai klientai bandydami paslėpti keletą kanistrų su skysčiais, sukeldavo muitinės problemų arba pavojingų situacijų kelyje. Geriau iš anksto pasakykite mums, kas keliauja, mes surasime sertifikuotą vežėją, kuris turi teisę vežti pavojingas krovinius.

Ar į kainą įeina ir dėžių surinkimas prieš tai?

Žinoma, mes ne tik vežame, bet ir ruošiame. Atvykstame į Jūsų biurą ar sandėlį Olandijoje, paruošiame dėžes, išrenkame lentynas, užrašome kiekvieną dėžę. Tai vėliau labai palengvina gyvenimą, kai reikia susirasti "kur dingo stapleris?". Sistema paprasta: kiekviena dėžė turi numerį ir sąrašą, kas joje yra. Nėra nieko blogiau, negu atidaryti dešimt dėžių ieškant vieno popieriaus.

O jei reikia laikinai sandėliuoti daiktus?

Kartos nutinka, kad vienoje vietoje išsikrauname, o kita dar nebaigta remontuoti. Tuo atveju turime savo sandėlius Lietuvoje, kur galime laikinai padėti Jūsų turtą. Tai užtikrina saugumą – daiktai niekur nenuklysta, o vairuotojai negaišta laiko laukdami, kol Jums atidarys duris. Sandėliavimas paprastai įkainojamas papildomai, bet tai suteikia ramybę, kad visa įranga saugi.

Biurokratija ir kainos: ką tiksliai reikia žinoti klientui?

Kaip susiformuoja kaina ir ar ji gali pasikeisti?

Kaina formuojasi pagal krovinių tūrį (kubinius metrus), atstumą, krovos darbų sudėtingumą ir papildomas paslaugas (liftas, neįprastos kelionės sąlygos). Pateikiu fiksuotą įkainį, kuris nebekinta, nebent Jūs patys nuspręsite papildomai pridėti dėžių, kurias buvote pamiršę paminėti inventorizacijoje. Stengiuosi būti kuo skylesnes, kad nėra jokių nemalonumų pabaigoje, kai reikia mokėti.

Ar reikia rūpintis PVM ar muitinės deklaravimu ES viduje?

Nors judame ES viduje, verslo perkėlimas iš Olandijos reikalauja dokumentų tvarkos. Jei vežate naują įrangą, kuri nebuvo aktyvuota (t.y. nebuvo naudojama), tai gali būti traktuojama kaip prekybos operacija ir reikės intrastat deklaracijų bei PVM apskaitos. Jei tai naudojamas turtas (perkėlimas), tai dažniausiai yra paprastesnė procedūra, bet vis tiek reikia turėti TIR arba CMR dokumentus, patvirtinančius krovinių judėjimą, o jei vertė didelė – gali reikėti TSL deklaracijos Lietuvoje.

Kas dėl draudimo – kas apdraudžia mano turtą kelyje?

Mes visada turime atsakingojo vežėjo draudimą, kuris dengia žalą, kurią padarome mes (pavyzdžiui, užkertame dėžę). Tačiau šis draudimas neapima Jūsų turto vertės (pavyzdžiui, jei sudegsta furgonas, kuriame buvo 100 000 eurų vertės serveriai). Todėl visada rekomenduoju pasidaryti papildomą krovinių draudimą "Viskas rizika" (All risk). Tai kelių dešimčių eurų nuo vertės, bet suteikia visišką ramybę. Gera draudimo polisas yra tas, kurio niekada nereikia panaudoti, bet jis sleidžia miegas.

Ar galima perkelti verslą šaltuoju metų laiku?

Žinoma, varikliukai dirba ir žiemą. Olandijoje žiemos nėra tokios kaip Lietuvoje, tačiau vėjas ir drėgmė gali būti problema pakavimo metu. Todėl atsargiai pakaujame drėgnus daiktus, naudojame padangas su spyruoklėmis. Svarbiausia – neužšalti furgono variklio kelyje, tačiau su mūsų technika tai retas atvejis. Žiema netgi gali būti pranašesnė – mažiau eismo rūpesčių keliuose.

Ką daryti, jei pasikeičia planai paskutinę minutę?

Tai kasdienybė mūsų versle. Jei dėl techninių priežasčių Olandijoje nepavyksta išsikrauti laiku, tiesiog pranešame ir stumiame grafiką. Esu lankstus, nes žinau, kad versle viskas ne visada eina pagal planą. Svarbiausia yra komunikacija – kuo anksčiau pasakysite, kad vėluosite, tuo mažiau problemų bus su vairuotojų poilsio režimais ir laiku.

Išvada

Galiausiai, verslo perkėlimas iš Olandijos nėra būtinai košmaras, kurį vaizduoja filmuose. Su teisinga komanda, kuri žino ne tik kelių žemėlapį, bet ir biurokratinius niuansus, šis procesas gali vykti tokia sklandžiai, kad net nepamiršite, kad kadaise gyvenote kitame šalies krašte.