Užsakymo procesas siuntinių gabenimui į Olandiją: kaip viskas vyksta iš tiesų

Esu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir per tą laiką mačiau viską – nuo tų pačių paprastų dėžių su pirkiniais iš eBay, kurias reikėjo pristatyti į mažą kaimelį netoli Oldenzo, iki sudėtingų pramoninių įrengimų, keliaujančių į Roterdamo uostą. Dauguma klientų, kurie pirmą kartą susiduria su tarptautiniais pervežimais, sako tą patį: „Aš tik noriu, kad mano daiktai atvyktų saugiai ir laiku, bet nežinau, nuo ko pradėti“. Tai yra normalu. Logistika pasirodo kaip kažkas labai sudėtingo, visokie EXW, DAP, CMR kodeksai, tačiau tiesą sakant, užsakymo procesas siuntinių gabenimui į Olandiją gali būti labai paprastas, jei žinai keletą pagrindinių dalykų.

Olandija yra viena artimiausių ir draugiškiausių rinkų mums, lietuviams. Čia didelė lietuvių bendruomenė, klesti prekyba, o keliai yra vieni geriausių Europoje. Tačiau būtent dėl to, kad ryšiai yra tokie artimi, kartais kyla nesusipratimų – žmonės galvoja, kad „tai tik Olandija, važiuoju kaip į parduotuvę“. Negalima taip elgtis su kroviniais, net jei jie keliauja vos 1500 kilometrų. Šiame straipsnyje aš jums papasakosiu, kaip visa tai atrodo iš vidaus, be jokio „biurokratinio“ kalbėjimo, o taip, kaip būtų papasakota draugui prie alaus stalo.

Viskas prasideda nuo to, kad jūs susisiekiate su logistikos brokeriu arba tiesioginiu vežėju. Iš karto reikia suprasti, kad ne visi kroviniai yra vienodi. Vieną dieną galiu gauti skambutį: „Reikia nuvežti tris padėklus su plytelėmis į Eindhoveną“, o kitą – „Turiu vieną didelę dėžę su svarbiais komponentais, kuri turi būti Rykmonde rytoj“. Po šių žodžių mano galvoje pradeda suktis mechanizmas. Aš ne tik užrašau adresą, aš jau tada žinau, kokia mašina reikalinga, kur galiu sutaupyti pinigų klientui ir kur gali kilti problemų.

Svarbiausia taisyklė, kurią per tuos dvidešimt metų išmokiau – dokumentai yra svarbiau už patį vairuotoją. Be gero dokumento, net puikus vairuotojas su nauja vilkiku neišvažiuos iš Lietuvos ar neįvažiuos į Olandiją. Todėl kai kalbame apie užsakymo procesą siuntinių gabenimui į Olandiją, pirmas žingsnis visada yra duomenų surinkimas. Mums reikalinga ne tik vietovė, bet ir tikslus gavėjo kontaktas, nes Olandijos sandėliai dažnai yra milžiniški, ir be telefono numerio bei „priešrakinio“ kodo vairuotojas gali praleisti pusę dienos bandydamas parodyti, kur jis tališkai numatyta padėti prekes.

Kai duomenys surinkti, turiu nuspręsti dėl transporto rūšies. Jei jūs turite tik 2 padėklus, beprasmišma siųsti pilną 20 tonų vilką – tai jus kainuos brangiau nei bilietas į lėktuvą. Tokiu atveju renkamės dalinį krovinį (LTL). Čia yra tas niuansas – jūsų siunta gali „keliauti“ per mūsų sandėlį Vokietijoje arba Lenkijoje, kol surinksime kitą krovį į tą pačią mašiną. Tai užtrunka šiek tiek ilgiau, bet sutaupo biudžetą. Jei skubate – mums tenka išsinuomoti mažesnę transporto priemonę, pvz., 3,5 tonų sunkvežimį su keliamuoju galiu, kuris važiuoja tiesiai. Tokiu atveju užsakymo procesas siuntinių gabenimui į Olandiją tampa labai greitas, bet kainuoja.

Toliau – paėmimas. Vairuotojas atvyksta pas jūsų sandėlį arba parduotuvę. Čia dažnai kanda „žuvį“. Vairuotojas nėra krovikas, jei nėra sutarta kitaip. Aš visada primenu savo klientams: „Užtikrink, kad krovėjas yra vietoje“. Niekada nepamiršiu vieno atvejo Kaune, kai vairuotojas laukė 4 valandas, kol klientas ieškojo kurio nors „giminaičio“ padėti pakrauti, o vėliau stigo vairavimo laiko ir teko prašyti policijos leidimo įvažiuoti į miestą naktį. Gerai, kad pavyko išvengti baudos, bet nervų prarado visi. Taigi, pasiruoškite krovimui iš anksto.

Kelionės metu dažniausiai nieko ypatingo neįvyksta, jei krovinys pakrautas tvirtai. Olandijos keliai – tai pasaka, tačiau jų „žiedai“ (roundabouts) ir intensyvus judėjimas reikalauja koncentracijos. Viskas pasibaigia pristatymu. Čia vėlgi – Olandijoje labai griežtai laikomasi taisyklių dėl iškrovimo laiko. Jei vairuotojas atvykta be pranešimo (nepaskambino iš anksto), gavėjas gali tiesiog nepriimti krovinio, nes jis neturi laiko ar vietos. Todėl aš visada įpareigoju vairuotojus skambinti bent 24 valandas iki atvykimo, o kartais ir dar anksčiau.

Galiausiai, atsiskaitymas. Šiuolaikiniame pasaulyje viskas vyksta elektroniniu būdu, sėkmingai atliktas užsakymo procesas siuntinių gabenimui į Olandiją baigiasi tuomet, kai gavėjas pasirašo važtaraštį (CMR) arba pristatymo lapą. Jums nereikia nieko daugiau daryti, tik laukti patvirtinimo, kad viskas atvyko. Tačiau, kad nebūtų „neprienančių klausimų“, toliau pateiksiu dažniausiai užduodamus klausimus, kuriuos išgirdau tūkstančius kartų. Jie gali atrodyti keisti, bet tikrai realūs.

Kainodaros ir laiko niuansai

Kiek tai viskas kainuoja?

Kainos kinta kaip oras, tačiau jei kalbame apie paprastą krovinią, tarkime, vieną europalečius padėklą iš Vilniaus į Amsterdamą, tai dabar tai kainuoja apie 150–250 eurų. Tačiau jei krovinys yra sunkus, pvz., metalo laužas ar statybinės medžiagos, kaina gali šokti net iki dviejų ar trijų kartų dėl svorio apribojimų. Taip pat labai didelę įtaką turi kuro kaina, kuri, žinoma, nėra pastovi, todėl tada ir atsiranda tiek vadinamųjų kuro priedų.

Ar ilgai važiuoja mašina?

Standartiškai, jei tai yra dalinis krovinys, kuris surenkiamas sandėlyje, skaičiuokite nuo 3 iki 5 darbo dienų. Jei užsakote ekskursinę (tiesioginę) mašiną, kuri važiuoja tiesiai pas jus, tai gali atvykti net po 24–30 valandų, priklausomai nuo to, kiek vairuotojų yra kabinėje. Vienas vairuotojas tiesiog fiziškai negali nuvažiuoti toliau negu leidžia tachografas, todėl reikės laukti poilsio.

Kodėl kaina pakilo vos po savaitės?

Tai vienas dažniausių klausimų, su kuo susiduriu. Logistikoje vyksta pasiūlos ir paklausos dėsnis – pavyzdžiui, jei vyksta didelės parodos Roterdame arba yra šventės, tada mašinų tenka trūksta. Olandija yra labai padidinta prekybos centras, todėl kai ten daug prekių, vežėjai gali sau leisti brangiau kainuoti, o mes privalome tai adaptuoti.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo vėliau?

Su nuolatiniais klientais, su kuriais dirbame jau metus ar dešimtmetis, visada randame kompromisą, pvz., atidėliojame mokėjimą iki 14 dienų. Tačiau jei ateinate pirmą kartą su dideliu krovininiu reisu į Tilburgą, tikslinga būtų apmokėti iš anksto arba pateikti garantą. Tai ne pasitikėjimo trūkumas, o paprasta saugumo priemonė, nes kai mašina pasiekia paskirties vietą, mūsų galimybių ją grąžinti atgal be pinigų beveik nebėra.

Dokumentai ir muitinės subtilybės

Kokius dokumentus aš turiu pateikti?

Absoliučiai minimalus rinkinys yra prekių sandėliavimo lapas (packing list) ir sąskaita faktūra (invoice). Be šių dviejų dokumentų nei Olandijos muitinė, nei mūsų dispečeriai negalės suformuoti reikiamo transporto dokumento. Jei trūksta bent vieno eilutės, pvz., nėra nurodytas prekės svoris arba prekės kodas (HS code), gali kilti nemažai problemų.

Ar reikia eiti į muitinę, jei važiuoju į ES šalį?

Nors Olandija yra ES narė, tačiau jei keliaujate iš Lietuvos, tai yra vidinės prekybos operacija, ir dažniausiai fizinės muitinės patikros nėra. Tačiau jei siunčiate prekes, kurios yra pavojingos (gali būti susijusios su alkoholiu ar tabaku), arba jei prekės yra labai didelės vertės, gali būti taikomi papildomi Muitinės sistemos (EMS) patikrinimai elektroniniu būdu.

Kas daryti, jei pamiršau įrašyti gavėjo PVM kodą?

Tai klasika. Jei sąskaitoje nėra gavėjo PVM mokesčio mokėtojo kodo, Olandijos mokesčių inspekcija gali laikyti tai prekyba su fiziniu asmeniu, ir tada gavėjas gali būti priverstas sumokėti importo PVM. Tada prasideda ilgas procesas dokumentų taisymui, todėl visada patikrinkite duomenis du kartus prieš siųsdami.

Ar galiu siųsti asmeninius daiktus be prekybinės sąskaitos?

Galima, bet tada tai laikoma nekomerciniu siuntiniu, ir reikia užpildyti specialų deklaracijos lapelį, kuriame nurodoma, kad tai dovana ar asmeniniai daiktai, be jokios grynosios vertės. Vieną kartą teko gelbėti klientą, kuris bandė siųsi „naujus“ drabužius be sąskaitos, o muitinė tai laikė prekyba – teko mokėti mokesčius už visą vertę.

Praktiniai dalykai ir problemos

Ką daryti, jei vairuotojas negali rasti adreso?

Nepanikuokite, Olandijos adresavimo sistema yra specifinė – jie naudoja gatvės pavadinimą ir namo numerį, tačiau dažnai pamiršta pašto kodas, kuris yra labai svarbus. Jei vairuotojas praneša, kad „žemėlapis rodo pievą“, pirmiausia patikrinkite, ar nurodėte teisingą pašto kodą, kuris susideda iš 4 skaitmenų ir 2 raidžių. Dažnai tenka tiesiog padėti navigacijoje per telefoną.