Užsakymo procesas perkraustant biurą į Olandiją: išsamus vadovas verslui

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas visada yra kaip mažas operatyvinis žingsnis. Nuo paprastų butų pervežimų jis skiriasi kaip dangus ir žemė, ypač kai kalbame apie tarptautinius maršrutus, tokius kaip Lietuva – Olandija. Per šį laiką mačiau viską: nuo puikių, suplanuotų emigracijų iki tų, kai vadybininkai panikuoja dėl serverių, kurie neįeina į liftą. Olandija – ypatinga rinka ten, kur tvarka ir formalumai yra religija, todėl užsakymo procesas perkraustant biurą į Olandiją turi būti tikslus, be nereikalingų staigmenų.

Kai klientas susisiekia su mumis, jis dažnai galvoja, kad tai tik apie tai, kad atvažiuoja sunkvežimis ir pakrauna dėžes. Iš tikrųjų, tai prasideda gerokai anksčiau. Turime susitarti dėl inventoriaus sąrašo, įvertinti baldų išmontavimo ir montavimo sudėtingumą, bei, svarbiausia, suprasti muitinės niuansus, nes Nyderlandai griežtai tikrina įvežamus komercinius daiktus. Jei norite, kad verslas nustotų veikti tik vieną dieną vietoj savaitės, reikia žinoti keletą esminių dalykų, kuriuos dalinuosi toliau.

Kaip viskas prasideda ir kas laukia kelyje

Šioje srityje patirtis moko, kad detalių planavimas taupo tūkstančius eurų. Biuro perkėlimas į Olandiją nėra tiesiog logistika, tai projektų valdymas. Turime suderinti traukinių ir keltų tvarkaraščius, o jei tenka važiuoti per Vokietiją, ten ir eismo ribojimus. Be to, labai dažnai klientai pamiršta apie tai, kad Olandijoje yra griežti reikalavimai dėl pakuočių atliekų, taigi, viskas turi būti suplanuota iki smulkmenų.

Dažniausiai užduodami klausimai apie logistiką

Kiek laiko užtrunka toks biuro perkėlimas į Olandiją?

Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir ar reikia išmontuoti baldus. Mažam biurui, kai važiuoja vienas sunkvežimis, tai gali užtrukti dvi dienas – viena diena pakrovimas Lietuvoje, kita iškrovimas Amsterdame ar Roterdame. Jei kalbame apie didelį sandėlį ar keletą sunkvežimių, tai gali užtrukti ir savaitę, be to, visada reikia skirti laiko rezervui dėl galimų eismo spūstių ant A1 autostrados Vokietijoje.

Ar galiu vežti ir asmeninius daiktus kartu su biuro įranga?

Techniškai galima, bet aš visada primygtinai rekomenduoju juos atskirti, jei tik įmanoma. Muitinės Olandijoje yra labai atidžios, jei vienoje siuntoje maišoma komercinė įranga ir asmeniniai daiktai, gali kilti nereikalingų klausimų ar baudų. Geriausia yra turėti dvi atskiras deklaracijas, tai padės išvengti galvos skausmo pasienio punktuose, nors tai reikalauja šiek tiek daugiau popierių darbo iš mūsų pusės.

Kiek tai maždaug kainuoja, jei perkeliame biurą į Amsterdamą?

Negaliu pasakyti tikslios sumos be matavimų, bet paprastai kaina svyruoja nuo 1500 iki 4000 eurų, priklausomai nuo tūrio metrų. Pavyzdžiui, jei turite standartinį 50 kvadratinių metrų biurą su penkiais darbo stalais, spinta ir mažu konferencijos stalu, tai bus žemesnė kainos riba. Tačiau jei turite didelį serverinį kabinetą, kur reikia specialios įrangos pervežimo, kainos gali šokti į viršų, nes tokius daiktus reikia ne tik uždėti ant sunkvežimio, bet ir užfiksuoti specialiais diržais.

Kas nutinka, jei kelyje sugenda sunkvežimis?

Per dvidešimt metų tai nutiko tik keletą kartų, bet mes visada turime planą B. Mes dirbame su patikimais partneriais, todėl jei mūsų sunkvežimis išsijungia, greitai galime organizuoti kitą automobilį, kad jūsų daiktai nebūtų užstrigę kažkurioje Vokietijos benzininėje. Svarbiausia yra tai, kad mes visada prieš išvykdami tikriname techninę būklę, o mūsų draudimas apima ne tik krovinius, bet ir atsakomybę už uždelstą pristatymą, jei įvyko mūsų kaltė.

Biuro techninės įrangos ir baldų specifika

Ar jūsų komanda išmontuoja ir vėl sumontuoja biuro baldus Olandijoje?

Taip, tai yra mūsų standartinė paslauga, nes be to biuro perkraustymas būtų neįmanomas. Mūsų vairuotojai turi įrankius su savimi ir žino, kaip išmontuoti sudėtingas sistemas, pvz., "call center" kabinetus, kurie dažnai yra sujungti vienas su kitu. Svarbiausia yra tai, kad visus varžtus ir detales mes užrašome į specialius maišelius, kad iškrovimo metu Roterdame ar Eindhovene nebūtų painiavos ir trūkstamų dalių.

Kaip saugiai pervežti brangius serverius ir kompiuterius?

Serveriai yra pati jautriausia dalis, kurią reikia tvarkyti itin atsargiai. Mes nenaudojame paprastų dėžių, o specialiuosius anti-stresinius konteinerius, kurie absorbuja vibraciją, ypač kai važiuojame per blogesnę kelio dangą Lenkijoje ar Vokietijoje. Be to, prieš išvykstant visada rekomenduoju klientams padaryti atsarginę duomenų kopiją (backup), nes, nors mes darome viską, kad nieko neįvyktų, technika yra technika.

Ar reikia dėžių, ar jūs jas pateikiate?

Mes visada atvežame viskas reikalingą: nuo mažų dėžielių dokumentams iki didelių dėžių kompiuterių monitoriams. Žinoma, jei jūs norite sutaupyti pinigų ir susirinkite dėžes patys, tai ne problema, bet tada turiame įsitikinti, kad jos yra tvirtos. Girdėjau istorijų, kai klientai bandė taupyti ant dėžių ir vėliau teko mokėti už sugadintus monitorius, kur tiesiog iškrito iš senų, purvų dėžių.

Teisiniai ir finansiniai niuansai

Kokius dokumentus reikia tur�ti kertiant Nyderlandų sieną?

Būtina turėti kelių rūšių dokumentus: CMR konosamentą, kuris yra pagrindinis vežimo dokumentas, eksporto deklaraciją iš Lietuvos pusės ir prekių sąrašą (inventorių). Jei prekės yra naudotos ir jūsų nuosavybė daugiau kaip 6 mėnesius, galima kreiptis dėl atleidimo nuo PVM, bet tai reikalauja papildomų formų pildymo. Be šių dokumentų, muitininkas Schipholo uoste arba kitose perėjimo vietose gali sulaikyti krovinį ir pradėti brangų patikrinimą.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių Olandijoje, apie kuriuos klientai nežino?

Yra vienas dalykas, apie kurį dažnai pamirštama – tai mokestis už šiukšles (afvalstoffenheffing). Jei atvežate dėžių, plastiko ar kitų pakuočių, kurias norite palikti Olandijoje, gali tekti sumokėti mokestį už juos išvežti. Olandai labai griežtai stovi už ekologiją, todėl geriau susitvarkome su pakuočių utilizavimu Lietuvoje arba susitariame dėl specialių konteinerių išvežimo, kad nebūtų nemalonių staigmenų paskutinę minutę.

Kokia yra atsakomybė, jei pas mane sugadinamas brangus baldas?

Mes turime standartinį draudimą, kuris dengia žalą, tačiau yra svarbu žinoti, kad draudimo sumos turi atitikti daiktų vertę. Prieš pradedant darbą, visada rekomenduoju sudaryti tikslią inventoriaus vertės lentelę. Jei stačiai pasakote "ten viskas verta 10 tūkst. eurų", o realiai yra 50, ir kažkas nutinka, draudimas nebus pilnas. Esu matęs situacijų, kai klientai dėl to prarado nemažai pinigų, todėl aš visada stengiuosi viską aiškiai paaiškinti iš anksto.

Ar galima užsakyti perkraustymą savaitgaliu, kad neblaškytų darbo laiko?

Galima, bet tai kainuos brangiau, o darbuotojai Olandijoje gali būti ribojami dėl triukšmo normų, jei biuras yra gyvenamajame name. Pavyzdžiui, centre Amsterdame dažnai griežtai reglamentuojama, kada galima atvykti su sunkvežimiu, todėl reikia gauti specialų leidimą iš savivaldybės. Geriausia viską derinti darbo dienomis, nors žinau, kad verslas nenustoja, tačiau logistika Olandijoje turi savo taisyklių, kurias geriau laikytis.

Dokumentų tvarkymas ir pabaigos etapas

Kada reikia apmokėti už paslaugas?

Mes dirbame taip, kad imame 30 proc. avansą, kad užfiksuotume datą ir pradėtume rezervuoti transportą. Likusią dalį reikia apmokėti tada, kai krovinys pasiekia paskirties vietą arba tą pačią dieną. Taip elgiamės dėl pasitikėjimo – jūs matėte, kad darbas atliktas, o mes žinome, kad gausime už jį atlygį. Per dvidešimt metų tokia sistema pasitvirtino kaip geriausia abiem šalims.

Kas nutinka su dėžėmis, kai viskas jau iškrauta?

Dėžės dažnai tampa problema, nes jos užima daug vietos. Mūsų pasiūlymas dažnai įtraukia tai, kad mes iškrauname dėžes, jas sulankstome ir pasiimame atgal į Lietuvą arba utilization centrą. Tai sutaupo jums laiko, nes nereikia galvoti, kur dėti šimtus tuščių dėžių naujoje biuro patalpoje, kur ir taip trūksta vietos.

Išvada

Apibendrinant, užsakymo procesas perkraustant biurą į Olandiją nėra tiesiog fizinis darbas, tai sudėtingas organizacinis procesas, reikalaujantis žinojimo ir patirties. Iš savo daugiau kaip dvidešimt metų patirties galiu pasakyti, kad sėkmės paslaptis slepiasi ne brangiuose sunkvežimuose, o dėmesyje smulkmenoms: nuo taisyklingai užpildytų dokumentų iki to, kad vairuotojas žino, kur gali užstoti Roterdamo centre, kad gautų baudą.

Jūsų verslas negali laukti, todėl rinkitės tokius partnerius, kurie ne tik važiuoja iš taško A į tašką B, bet ir supranta rizikas. Olandija – puiki vieta verslui, o su tinkamu planavimu perkraustymas tiks tik vieną dieną jūsų kalendoriuje. Pasitikėkite profesionalais, planuokite iš anksto, ir viskas vyks sklandžiai.