Užsakymo procesas perkraunant į Lietuvą iš Olandijos: Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt dvejus metus. Per tą laiką mačiau viską – nuo tada, kai vairuotojas su 30 tonų svorio „Volvo“ užstrigo ant olandiško kvapo (tiek, kai jis praleido pro šalį) ir negalėjo įvažiuoti į parduotuvės sandėlį, iki tokių situacijų, kai klientas laukė vieno paletės porą mėnesių, nes dokumentai buvo parašyti neteisingai. Olandija, arba Nyderlandai, yra viena didžiausių logistikos širdų Europoje, čia viskas juda greitai, efektyviai, bet ir reikalauja tikslumo. Jei planuojate siųsti prekes iš šios šalies, svarbu suprasti, kad užsakymo procesas perkraunant į Lietuvą iš Olandijos nėra tik paprastas skambutis ir laukimas vairuotojo. Tai sudėtingas mechanizmas, kurį sudaro dokumentai, muitinė, logistika ir žmonių faktorius.

Šiandien noriu padalintis patirtimi ir paaiškinti, kaip tai veikia iš vidaus, be reklaminių frazių, tiesiog kaip vienas profesionalus kitam. Nors dauguma kasdieninių siuntų vyksta sklandžiai, būtent smulkmenos lemia sėkmę. Kai suprantate procesą, jis nebebe toks bauginantis. Olandai yra disciplinuoti, tačiau jie mėgsta, kai viskas užrašyta aiškiai – jei sutartys taisyklės, jos turi būti laikomos. Taigi, panagrinėkime, kas tiksliai vyksta tada, kai nusprendžiate užsakyti transportą iš vakarų.

Kaip prasideda viskas ir kada reikia skambinti

Kaip greitai galite atvykti paimti prekių iš Olandijos?

Čia viskas priklauso nuo to, ką vadiname „loading window“ arba įkrovos laiku. Jei turite sutartą laiką su olandų tiekėju, pavyzdžiui, antradienį nuo 8:00 iki 12:00 valandos, mums reikia planuoti vairuotojo atvykimą bent prieš parą ar dvi, kadangi Olandijoje dauguma sandėlių dirba griežtai pagal grafiką. Jei skambinate ryte ir prašote atvykti tą pačią dieną, tai įmanoma tik tada, jei vairuotojas jau yra šalia ir turi laisvų valandų, bet tokiu atveju kaina gali šokti į viršų dėl skubos. Paprastai standartinis užsakymo procesas perkraunant į Lietuvą iš Olandijos užtrunka 1-3 darbo dienas nuo užsakymo patvirtinimo iki paties krovinio išvežimo, priklausomai nuo to, ar tai pilnas sunkvežimis (FTL), ar dalinis krovinys (LTL).

Ar brangu vežti iš Olandijos dabar, kai kainos auga?

Žiūrėkime tiesiogiai – kainos nėra tos pačios, kurios buvo prieš penkerius metus. Kuro kainos svyruoja, o Olandijoje darbo užmokestis vairuotojams yra vienas aukščiausių Europoje, todėl ir pervežimo kaina atitinkamai aukštesnė nei, tarkime, iš Lenkijos. Tačiau dėl didelio konkurencijos ir gerai išvystytos kelių infrastruktūros, tarifai iš Olandijos į Lietuvą dažnai būna labai konkurencingi. Galiu pasakyti tikslų pavyzdį: dalinis krovinys (0,5 vietos sunkvežimyje) iš Roterdamo zonos į Vilnių šiuo metu gali kainuoti nuo 250 iki 400 eurų, priklausomai nuo prekės svorio ir matmenų, o pilnas sunkvežimis – nuo 1200 eurų. Verta prisiminti, kad pigiausia nebūtinai reiškia geriausia, nes čia svarbu krovinio saugumas ir laikotis.

Olandai tikrai tiksliai matuoja paletes, ar tai girdas?

Nemanau, kad čia yra gandas – olandai yra legendary dėl savo tikslumo. Jie naudoja specialias sistemas, kurios skenuoja kiekvieną įeinantį ir išeinantį krovinį, todėl jei jūsų paletės išsikiša už standartinių 120x80 cm ribų arba yra per aukštos, jie tai pastebės momentaliai. Būna atvejų, kai klientas sako: „aš turiu 4 paletes“, o atvyksta vairuotojas ir olandai sako: „ne, čia yra 5 vietos, nes paletės neįtelpa į standartinį rėmą“. Tuomet kaina gali pasikeisti vietoje, nes užima daugiau vietos sunkvežimyje. Geriau iš karto nurodyti tikrus matmenis – ilgis, plotis, aukštis ir svoris – taip išvengsite nemalonumų ir papildomų mokesčių.

Dokumentai ir formalumai (būtiniausia dalis)

Ką reikia, kad muitinė neustotų Lietuvoje?

Tai, kad Lietuva jau yra ES narė, nereiškia, kad prekės važiuoja be kontrolės. Muitinės deklaravimas dabar vyksta elektroniniu būdu, tačiau reikia turėti teisingus dokumentus: prekių sandėlymo sąrašą (packing list), sąskaitą-faktūrą (invoice) ir, jei reikia, sertifikatus ar papildomus leidimus (pvz., maisto produktams, chemijai). Dažniausia problema, kurią matau – neteisingai nurodytas prekių kodas (TN VED kodas) arba svoris. Jei dokumentuose parašyta 500 kg, o realu yra 800 kg, muitinės sistema tai „užfiksuos“ kaip neatitikimą. Užsakymo procesas perkraunant į Lietuvą iš Olandijos sėkmingai baigiamas tada, kai vairuotojas turi prieš tai išankstinės muitinės deklaracijos numerį (MRN), todėl visada patariu šį numerį gauti dar prieš krovinį išvežiant iš sandėlio.

Aš neturiu įmonės, galiu užsakyti transportą?

Žinoma, galite. Mes dažnai pervežame prekes fiziniams asmenims, kurie pirkė baldus, techniką ar netgi automobilius iš Olandijos aukcionų. Skirtumas tas, kad fizinis asmuo dažniausiai turi sumokėti PVM ir galbūt akcizą (jei tai alkoholis ar tabakas) tiesiogiai Lietuvoje, kai prekės atvyksta. Reikės jūsų asmens kodo ir adreso, kad galėtume parengti importo deklaraciją. Nepaisant to, rekomenduoju pasidomėti, ar nereikės mokėti mokesčių iš karto, kadangi vairuotojas negali išleisti krovinio, kol muitinė nepaduos „žalios šviesos“.

Kas tas EORI kodas ir kodėl visi klauso?

EORI kodas (Economic Operators Registration and Identification) tai kaip asmens kodas prekybai su ES šalimis. Jei esate verslininkas ir importuojate prekes, jums jis būtinai reikalingas, be jo neišvyks nei viena importo deklaracija. Be to, olandų eksportuotojai taip pat dažnai jo reikalauja, kad galėtume išsiųsti eksporto deklaraciją iš jų šalies. Jei jo neturite, reikia kreiptis į Muitinės departamentą, tai dabar daroma labai greitai internetu, be jokių ilgos eilių. Be šio kodo, užsakymo procesas perkraunant į Lietuvą iš Olandijos gali sustoti pačiame pradžioje, nes dokumentai tiesiog nebus priimti sistemoje.

Pačių krovinių specifika ir rūšys

Galima vežti tokius dalykus kaip šaldytuvas ar statybinės medžiagos?

Be abejo, bet čia jau kalbame apie specifinį transportą. Šaldytuvai reikalauja šaldymo sunkvežimio su termografinėmis diagramomis, kurios įrodo, kad temperatūra nebuvo pažeista kelionės metu. Statybinės medžiagos, tos pačios plytos ar cementas, yra labai sunkios, todėl reikia tiksliai apskaičiuoti svorį, kad neviršytume 24 tonų limito (arba 26, priklausomai nuo ašių). Kartais klientai sako: „tai tik kelios dėžės“, o vėliau paaiškėja, kad kiekviena dėžė sveria po toną. Tokiu atveju reikia specialios technikos (kranas arba liftas) įkrovai ir iškrovai, o tai kainuoja papildomai.

Kas yra tas „dalykinis krovinys“ ar grupinis vežimas?

Dalykinis krovinys (angliškai groupage) yra tarsi autobusas keleiviams – viename sunkvežimyje važiuoja kelių skirtingų klientų siuntos. Tai yra puikus pasirinkimas, jei turite tik 1-4 paletes ir nenorite mokėti už visą sunkvežimį. Užsakymo procesas perkraunant į Lietuvą iš Olandijos šiuo atveju trunka šiek tiek ilgiau, nes vairuotojas turi apvažiuoti po keletą sandėlių Olandijoje, paimti visus krovinius, o tada Lietuvoje juos išpakuoti. Tačiau ekonomiškai tai labai apsimoka. Būna, kad krovinys surenkamas 2-3 dienas Olandijoje, o tada važiuoja 2 dienas į Lietuvą.

Kodėl kartais prašoma padėti įkrovai į „kelyną“?

Kai kurie olandiški sandėiai, ypač mažesni arba ūkiniai, neturi įrengtų keltuvų (vadinamųjų „autokrautuvų“), o vairuotojas atvyksta tik su sunkvežimiu be šoninio keltuvo. Tokiu atveju reikia, kad sandėlyje būtų kas nors, kas gali padėti įkelti prekes rankomis arba su smulkesniu technikos pagalba. Jei tokios galimybės nėra, tada reikia užsakyti sunkvežimį su keltuvu (vadinamasis „kelynas“ su „autokrautuvu“), kuris gali pats save įkelti. Visada verta iš anksto paklausti tiekėjo, ar jis turi galimybę įkelti prekes į standartinį sunkvežimį.

Ant gatvės ir atvykus į Lietuvą

Vairuotojas vėluoja, ką daryti ir kodėl tai vyksta?

Olandijoje dažnai būna didžiuliai spūstys, ypač aplink Roterdamo uostą arba Amsterdamo zoną. Jei vairuotojas užstrigo spūstyje dvi valandas, jis pavėluos į įkrovą. Taip pat gali būti techninė gedulo situacija. Mes stengiamės sekti vairuotojus per GPS, tačiau kartais ir mums pasakoja: „žiūrėk, stoviu čia jau valandą“. Jei vėlavimas įvyksta dėl neįsivaldomų aplinkybių (eismo įvykiai, blogas oras), logistikos kompanija paprastai neprisiima atsakomybės, tačiau visada informuojame klientą. Geriausia tur�ti šiek tiek rezervo laiko, ypač jei prekės skubios.

Atvyko ir paletės sužalotos, kas dabar?

Tai vienas nemalončiausių dalykų. Pirmasis dalykas, ką reikia padaryti – nieko nepasirašyti, kol nepatikrinote krovinio. Vairuotojas turi paduoti CMR važtaraštį. Jei matote, kad dėžės sutrupdytos arba paletės laužosi, ant važtaraščio turite parašyti pastabas, pvz., „pažeista 1 dėžė“ arba „drėgnos prekės“. Jei pasirašote gryną važtaraštį, vėliau bus labai sunku įrodyti, kad žala įvyko ne jūsų sandėlyje, o kelionės metu. Turiu 20 metų patirtį ir galiu pasakyti: draudimas atsisako mokėti, jei dokumentuose nėra pastabų apie žalą.

Išvados

Užsakymo procesas perkraunant į Lietuvą iš Olandijos atrodo sudėtingas tik tada, kai bandote jį valdyti be pagalbos arba kai trūksta informacijos. Esu matęs tūkstančius sėkmingų siuntų, ir visos jos pasižymėjo viena bendra savybe – tikslumas ir komunikacija. Jei iš karto pateikiate teisingus duomenis, suprantate dokumentacijos reikalavimus ir pasiruošę galimiems nesklandumams, visa operacija vyksta kaip ant ratai. Olandija yra patikimas partneris, reikia tik su jais kalbėti ta pačia kalba – logistikos kalba.

Nebijokite klausti logistikos vadybininkų klausimų, net jei jie atroda per daug išsamūs. Jie klausia ne iš smalsumo, o tam, kad jūsų prekės pasiektų adresą saugiai ir laiku. Sekmės jūsų verslo sandėriuose ir tikiuosi, kad šis trumpas vadovas padės išvengti standartinių klaidų.