Užsakymo procesas Olandija: paprastas ir aiškus – kaip išvengti galvos skausmo ir sutaupyti nervų

Sveiki, gerbiami skaitytojai. Dirbu krovinių pervežimų srityje jau virš dvidešimt metų ir per tą laiką mačiau viską – nuo padangų, kurios nukrito tiesiai į Amsterdamo kanalus, iki pačių keisčiausių siuntinių, kuriuos teko gabenti per Šiaurės jūrą. Žmonės dažnai baiminasi užsakyti tarptautinį pervežimą, manydami, kad tai kažkas labai sudėtingo, užrašyto nežinomomis kalbomis ir pilno biurokratijos. Tiesą sakant, kai suprantate mechanizmą, viskas tampa kaip važiavimas parduotuvę pagal gerai žinomą maršrutą.

Šiandien kalbėsime apie tai, kaip vyksta užsakymo procesas Olandija kryptimi. Olandija, arba Nyderlandai, yra viena pagrindinių Lietuvos prekybos partnerių, ir logistika čia yra itin platus, tačiau savitas procesas. Mūsų tikslas – padaryti taip, kad jums nereikėtų galvoti apie muitinę ar vairuotojo poilsio laikas, o galėtumėt tiesiog laukti, kol jūsų prekės atvyks saugiai į paskirties vietą, būt tai Roterdamo uostas ar mažas sandėlis netoli Eindhoveno. Nors šiuolaikinės technologijos leidžia daryti visą greitai, žmogiškasis faktorius ir patirtis vis dar vaidina didžiausią vaidmenį, todėl verta pasiklausyti to, kas šioje srityje išbuvo ilgai.

Svarbiausia yra suprasti, kad užsakymo procesas Olandija nėra tik vienas mygtuko paspaudimas. Tai yra grandinėlė, kurioje kiekvienas grandinėlės narys turi suktis lygiai taip, kaip reikia. Jei viena vieta neužsifiksuoja, gali atsirasti delsimų, kurios kainuos brangiau nei pati transportavimo paslauga. Todėl šiame straipsnyje aš jums pasakysiu be jokių apvalkalų, kaip tai veikia iš vidaus, ką tiksliai reikia padaryti ir kodėl kartais reikia kantrybės, nors ir norisi viską turėti „vakar“.

Kaip pradėti ir kiek tai laiko

Kiek laukti pasiūlymo? Galvojau, bus greičiau.

Žinoma, visi norime greitų atsakymų, bet logistikoje greitis ne visada reiškia kokybę. Paprastai standartinis užsakymo procesas Olandija kryptimi prasideda nuo jūsų užklausos, o mes stengiamės pateikti kainą per 4 valandas, jei tai darbo diena. Tačiau jei reikia specialios technikos arba rinkti dalinius krovinius (groupage), gali prireikti ir dienos, kad susisiektume su partneriais vietose kaip Roterdamas ar Tilburgas. Geriau laukti šiek tiek ilgiau, bet gauti tikslų skaičių, nei gauti kainą per 5 minutes, kuri vėliau padvigubės dėl „pamirštų“ mokesčių už uosto paslaugas.

Ką reikia žinoti apie krovinią, kad jums nesakytų „nežinau“?

Nepakanka tiesiog pasakyti „reikia vežti į Olandiją“. Norint, kad užsakymo procesas Olandija būtų sklandus, man reikia tikslios vietos, svorio ir matmenų – net jei jūs manote, kad tai nėra svarbu. Vieną kartą klientas nepaminėjo, kad prekės yra ant paletės, kurios yra per aukštos standartiniam sunkvežimiui, ir vairuotojas turėjo važiuoti apšvietimą užtikrinančiu transportu, kas pakėlė kainą dvigubai. Jei turite nuotrauką ar techninę pasą, siųskite iš karto – tai greičiau mums padės suprasti situaciją nei ilgos diskusijos telefonu.

Ar galima susitarti dėl kainos, jei prekių daug?

Žinoma, prekyba yra prekyba, net ir tarp logistikos kompanijų, bet čia svarbus ne tik kiekis, bet ir reguliarumas. Jei vežate kas savaitę puse mašinos į Amsterdamą, mes galime pasiūlyti fiksuotą tarifą, kuris apims visus išlaidas, net ir degalų svyravimus. Tačiau jei tai vienkartinis siuntinys, pavyzdžiui, baldai iš Klaipėdos į Hagą, kainos mažinti labai sunku, nes mūsų maržos yra gana plonos dėl didelių kuro kainų Vokietijoje. Visada verta tartis, bet turėkite omenyje, kad pigiausia kaina dažnai reiškia blogiausią servisą.

Pinigai ir kainodaros niuansai

O kiek tai man kainuos, apytiksliai?

Klausimas „kiek kainuoja“ yra toks pat populiarus kaip „oras“. Kaina priklauso nuo to, ar tai pilna fura (FTL), ar dalinis krovinys (LTL), ar reikia temperatūros režimo. Vidutiniškai, jei kalbame apie pilną 33 tonų sunkvežimį iš Vilniaus į Roterdamą, galima orientuotis į 1200–1500 eurų zoną, priklausomai nuo sezono ir degalų. Dėl Olandijos užsakymo proceso specifikos, tenka mokėti už kelių mokesčius Vokietijoje, o tai irgi įeina į galutinę sumą, taigi, nenuostokite, jei skaičius bus šiek tiek didesnis negu tikėjotės.

Kada reikia mokėti? Iš karto ar kai atveža?

Mūsų praktika rodo, kad geriausia yra 50 proc. avansas užsakymo metu ir likusią 50 proc. – gavus prekes į sandėlį arba prieš išvykstant. Esu matęs situacijų, kai klientas sumokėjo viską iš karto, o vėliau atsirado problemų su muitine, ir mes turėjome grąžinti pinigus su dideliais komisijais. Taigi, dalinis mokėjimas apsaugo abejas puses – jus nuo blogo atlikimo, o mus nuo to, kad vairuotojas atveš krovinius, o klientas „dings“ neapmokęs sąskaitos.

Ką daryti, jei pasiūlyme yra paslėpti mokesčiai?

Čia reikia būti labai atidžiamas, nes kai kurios kompanijos mėgsta rašyti „transportavimas“ be PVM ar be „paskutinių kilometrų“ mokesčio, kurį Olandijoje dažnai imasi vietiniai kurjeriai. Užsakymo procesas Olandija visada turi būti skaidrus, todėl klauskite ar įskaičiuota: degalai, kelių mokesčiai (vignettes), muitinės išlaidos ir PVM. Jei atsakymas yra „tai priklauso“, geriau ieškokite kitos ekspedicijos kompanijos, nes po to gali būti nemalonūs netikėtumai.

Burokratija ir dokumentai

Kokius popierius reikia paruošti, kad neišsiųstų atgal?

Pagrindinis dalykas yra prekių sandėravimo sąrašas (packing list) ir PVM sąskaita-faktūra. Be šių dviejų dokumentų, kurie turi būti anglų kalba, Olandijos muitinė (Customs) net neleis įvežti krovinių į šalį. Taip pat būtina nurodyti HS kodus (prekių tarifinio skirstymo kodą), nes jei jie bus neteisingi, gresia didelės baudos. Aš visada patariu klientams prieš tai pasikonsultuoti su muitininku, jei prekės yra nestandartinės, pavyzdžiui, chemijos pramonės atliekos arba senoviniai automobiliai.

Ar daug problemų su muitine Olandijoje?

Sąžiningai sakant, Olandijos muitinė yra viena moderniausių ir greičiausių Europoje, tačiau ji yra ir viena griežčiausių. Jei dokumentai tvarkingi, procesas trunka 15 minučių, tačiau jei užkliūvote prie kodo, gali tekti laukti dieną arba dvi. Užsakymo procesas Olandija yra labai automatizuotas, todėl klaidų neleidžiama. Vieną kartą teko gelbėti klientą, kuris pamiršo paminėti, kad prekės yra iš trečiosios šalies (ne iš ES), ir be to gavome 500 eurų baudą už bandymą apeiti muitinę.

Ar jūs užtikrinote, kad viskas bus legaliai?

Be abejo, mūsų reputacija mums brangesnė nei vienas krovinys. Mes naudojame tik patikimus vairuotojus, kurie turi visas leidimas vežti pavojingus krovinius arba maisto produktus, jei to reikalauja situacija. Olandijoje ypač griežtai tikrinamos sanitarinės taisyklės, todėl jei vežate maistą, reikia turėti veterinarinį sertifikatą. Mes visada patikriname šiuos dalykus prieš pradedant transportą, kad jums nereikėtų nerimauti apie tai, ar vairuotojui nebus uždrausta važiuoti toliau.

Kelias ir ką daryti, jei kažkas ne taip

Kiek dienų keliauja toks sunkvežimis?

Standartiškai, jei važiuojame be didelių problemų, kelionė iš Lietuvos į Olandiją (pvz., į Utrechtą arą Bredą) trunka apie 2–3 dienas. Tačiau reikia prisiminti, kad vairuotojai turi poilsio laiko apribojimus, todėl jei jis išvyks pirmadienį ryte, tikriausiai atvyks trečiadienio pavakarę arba ketvirtadienio ryte. Negalima reikalauoti, kad jis važiuotų 24 valandas be sustojimo, nes tai nelegalu ir pavojinga. Olandijos užsakymo procesas visada įtraukia ir šiuos laiko apskaičiavimus, kad klientas žinotų, kada tiksliai laukti prekių.

Įsivažiuosite į mažą kaimą ar tik miestą?

Olandija yra gana tankiai apgyvendinta šalis, ir keliai ten yra geri, tačiau siauri. Didelės 24 metrų vilkikai negali važiuoti į kiekvieną kaimą, todėl dažnai reikia naudoti „paskutinio kilometro“ paslaugas – tai reiškia, kad didelė mašina iškrauna prekes sandėlyje, o tąsyk mažesnis sunkvežimis veža į galutinę paskirties vietą. Jei jūsų adresas yra senas namas centre, apie kurį negali pravažiuoti sunkvežimis, apie tai reikia pranešti iš karto, kad planuotume maršrutą tinkamai.

Kas jei vairuotojas pavėluoja arba sugenda?

Tai, deja, gyvenimo dalis. Motociklas gali sugesti Vokietijoje arba įvykti eismo įvykis ant A2 autostrados. Jei taip nutinka, mes nedelsdami pranešame jums ir randame alternatyvų sprendimą – pavyzdžiui, perkrauname krovinius į kitą mašiną. Esu matęs, kaip dėl techninės gedimo siunta pavėlavo tris dienas, bet mes viską padengėme savo draudimu. Tokiomis situacijomis svarbiausia yra ryšys – mes visada žinome, kur yra mūsų vairuotojas, ir galime jums pasakyti tikrąją padėtį, o ne pasakyti „jau važiuoja“.

Kaip sekti, kur yra mano prekės? Nežinau rasti sistemoje.

Daugelis klientų panika, kai nemato savo siuntos GPS žemėlapyje valandas. Tiesą sakant, vairuotojai dažnai išjungia GPS arba signalas prastas, kai ilsisi poilsio aikštelėse. Geriausias būdas sekti savo užsakymo procesas Olandija yra tiesiog susisiekti su savo vadybininku, kuris gali paskambinti vairuotojui tiesiogiai. Mes siunčiame nuorodas sekimui, tačiau senas geras telefoninis skambutis visada duoda tikriausią informaciją.

Išvada

Apibendrinant, noriu pasakyti, kad logistika nėra raketų mokslas, tačiau ji reikalauja kantrybės ir tikslumo. Užsakymo procesas Olandija gali būti labai paprastas, jei iš karto viską susitarsime ir pasirūpinsime dokumentais.