Užsakymo procesas: lengvas ir intuityvus paslaugų užsakymas tarptautiniuose pervežimuose

Sveiki, bičiuliai. Šiandien norėčiau pakalbėti ne apie vairuotojų darbo poilsio režimus ar muitinės procedūras, nors ir jų pakaks užtektinai. Šiandien pašnekime apie tai, kaip viskas prasideda – jūsų patirtį, kai nusprendžiate kreiptis į logistikos partnerį. Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, ir galiu pasakyti viena: anksčiau tai buvo tikras košmaras. Buvo laikai, kai tekdavo siųsti faksus, laukti dienomis patvirtinimo ir tikėtis, kad operatorius tinkamai įrašė numerius iš ranka. Dabar situacija pasikeitė į gerąją pusę, ir šiuolaikinis užsakymo procesas turi būti nebe baimė, o oportunitetas.

Dirbdamas su klientais kasdien, matau, kad daugelis vis dar bijo, kad tai sudėtinga, brangu ir ilgai trunka. Išties, kai reikia organizuoti krovinių pervežimus, emocijos dažnai užkrinta viršų, bet technologiškai mes pasiekėme tokį lygį, kad net sunkiasvorės technikos ar dalinio krovinio pervežimas užtrunka tiek laiko, kiek reikia išgerti kavą. Tegul šis straipsnis padės suprasti, kad užsakymo procesas gali būti lengvas ir intuityvus paslaugų užsakymas, net jei jums reikia vežti į toliausius Europos ar Azijos kampus. Nereikia būti logistikos ekspertu, kad sėkmingai užpildytumėte formą ar parašytumėte keletą žodžių čate.

Esu matęs viską – nuo tų, kurie skamba tris kartus per dieną klausti „ar jau važiuoja“, iki tų, kurie tiesiog meta „sveikas, reikia vežti 10 paletų į Berlyną, rytoj ryte turėtų būt“ ir dingo. Tiesą sakant, antrasis variantas šiais laikais veikia puikiai dėl automatizuotų sistemų. Taigi, panagrinėkime, kaip tai veikia iš vidaus ir ką tikėtis iš šiuolaikinių transporto kompanijų.

Kaip viskas prasideda ir kodėl tai nebe baimė

O kaip tai išvis pradėti, nes aš pirmas kartas?

Nieko paprastesnio užsirasti negalima. Dažniausiai pakanka užeiti į svetainę, rasti mygtuką „Klausti“ arba „Užsakyti“ ir susirasti kontaktus. Senuosiuose laikuose reikėjo žinoti konkretų vadybininką, bet dabar dauguma kompanijų turi arba paprastas užklausimo formas, arba tiesiogiai integruotus pasiūlymų generatorius. Jūs tiesiog įvedate savo duomenis, maršrutą ir viskas. Sistemoms išsivystęs užsakymo procesas leidžia gauti preliminarių pasiūlymų net ir automatiškai, be žmogaus įsikišimo.

Ar reikia būti biurokratu, kad suprastų tą lentelę?

Nebūtinai, mes ją padarėme taip, kad suprastų ir vairuotojas, ir vadovas. Žinoma, reikia nurodyti bazinius dalykus: ką vežiame, kiek svorio, iš kur ir į kur. Bet jei jūs nežinote, koks yra jūsų krovinio kodas (HS code) ar TARIC numeris, nebegėda. Mėgstu sakyti, kad mūsų klientas turi mums pasakyti, kas yra dėžėje, o mes jau pasirūpinsime, kad tai būtų teisingai aprašyta dokumentuose. Intuityvumas čia reiškia tai, kad jums nereikia mokytis muitinės kodekso, norint užsakyti paslaugą.

Pinigai, dokumentai ir kiti „malonumai“

Kiek tai kainuoja? (Noriu tiesaus atsakymo)

Tai klausimas, į kurį atsakyti tiesiogiai be detalių neįmanoma, tačiau galiu paaiškinti logiką. Kaina formuojasi pagal maršrutą, svorį, krovinio tipą (ar tai šaldytas, ar pavojingas, ar standartinis) ir, žinoma, rinkos situaciją. Tarkime, jei vežate iš Vilniaus į Varšuvą, tai bus viena kaina, o jei reikia važiuoti į Ispaniją per kalnus, kaina kitokia. Svarbiausia – kai užpildote užklausą, sistema arba vadybininkas greitai pateikia fiksuotą pasiūlymą, be jokių paslėptų mokesčių.

O jeigu man reikia skubiai, ką daryti?

Skubumas mūsų versle yra kasdienybė, tad nereikia bijoti šauksti „degti“. Turime „Express“ arba „Suteiktas transportas“ paslaugas, kurios leidžia surasti mašiną per 4–12 valandų. Taip, tai kainuoja brangiau, nes tenka ištraukti vairuotoją iš poilsio ar siųsti tuščią mašiną, bet jei jums stovi gamybos linija, ši investicija apsimoka. Pats užsakymo procesas tokiu atveju darosi dar greitesnis, nes mes praleidžiame ilgos kainos derinimo etapus tiesiai prie rezervacijos.

Kokius popierius reikia tur�ti rankose?

Minimalus rinkinys yra prekių sandėravimo dokumentas (PVM sąskaita-faktūra) ir, jei reikia, transporto priemonės valstybinių numerių nurodymas. Bet tiesą sakant, dažniausiai mums užtenka jūsų duomenų apie siuntą, o visus CMR konosamentus ir kitus dokumentus jau susitvarkome mes. Esu matęs situacijų, kai klientai bando patys rašyti konosamentus ir padaro klaidų, kurios kainuoja tūkstančius eurų muitinėje. Geriau patikėkite tai profesionalams.

Kelionės eiga: kas vyksta toliau

Ar galiu sekti, kur mano daiktai?

Žinoma, jei kompanija vertina savo reputaciją. Seniau tekdavo skambinti vairuotojui, jei jis atsiliepdavo. Dabar naudojame GPS stebėjimo sistemas, kurios leidžia matyti mašinos vietą realiu laiku. Kai atliekate paslaugų užsakymą, jums dažnai iš karto perduodamas sekimo nuorodos arba prisijungimas prie klientų portalo. Taip jūs galite ramiai gerti ryto kavą ir žiūrėti, kaip jūsų krovinys artėja prie tikslo.

Kas bus, jei pasienio pareigūnai užstrigs?

Tai viena įdomiausių vietų mūsų darbe, ypač kai važiuojama į Jungtinę Karalystę, Šveicariją ar Norvegiją. Mūsų patirtis rodo, kad 90 proc. problemų išsprendžiamos dar prieš pasiekiant sieną, jei teisingai parengti dokumentai. Jei visgi atsiranda nepageidaujama delay, mūsų dispečeriai informuos jūsų iš karto. Mes nebedžiaugiamės staigmenomis, tad jei mašina stovi 3 valandas, jūs sužinosite kodėl, o ne gausite pranešimą „prekės vėluoja“ tada, kai jas jau laukiate.

O jeigu aš neturiu ką padaryti su pakavimu?

Nerūpinkitės, mes pasirūpinsime ir tai. Mūsų partnerių tinkle yra įmonių, kurios gali atvykti prie jūsų sandėlio, supakuoti prekes į dėžes, uždėti ant paletų ir apvynioti plėvele. Kartais klientai mano, kad turi atsiųsti jau paruoštą idealų bloką, bet iš tiesų mums lengviau padaryti tai vietose, kur yra visa įranga. Tai tik dar viena proceso dalis, kurią galime perdaryti į lengvą ir intuityvų paslaugų užsakymą, pridedant papildomą punktelį „pakavimas“.

Galutiniai smulkmenos

Ar galiu atšaukti, jei pasikeičia planai?

Galite, bet viskas priklauso nuo to, kada tai padarysite. Jei mašina jau stovi prie jūsų vartų ir pakrauta, tai jau nebegalima, arba reikės sumokėti už atšaukimą (angliškai – cancellation fee). Bet jei pranešate prieš dieną ar dvi, mes tiesiog surasime kitą užsakymą tolei mašinai. Esu dirbęs su klientais, kurie dėl pandemijos ar rinkos pokyčių keitė maršrutus dešimtis kartų, ir tai normalu. Svarbiausia – komunikacija.

Kiek laiko manęs lauks tas vairuotojas?

Standartinis laukimo laikas yra 1–2 valandos įkrovai ir 1–2 valandai iškrovai, tai jau įskaičiuota į kainą. Jei jūsų sandėlyje eilės trunka 5 valandas, gali tekti papildomai mokėti už vairuotojo laukimą. Dažnai pasakau klientams: „žinokite, ką darysite“, kol vairuotojas važiuoja, nes jo laikas – tai pinigai. Tačiau jei iš anksto įspėjate, kad vyks ilgas procesas, mes susiderėsime dėl palankesnių sąlygų.

Išvada

Apibendrinant, galiu pasakyti drąsiai: šiandieninis užsakymo procesas neturi būti rūpestis. Technologijos, ilgametė patirtis ir suprantamos sistemos leidžia mums pasiūlyti tiek paprastumą, kad net labiausiai sudėtingi tarptautiniai pervežimai tampa įprasta kasdienia rutina. Nereikia mokėti logistikos teorijos, norint pergudruoti sistemą – ji sukurta taip, kad tarnautų jums, o ne atvirkščiai.

Esu matęs, kaip ši sritis pasikeitė per tuos du dešimtmečius, ir dabar yra geriausias metas pasinaudoti šiomis galimybėmis. Nesvarbu, ar jums reikia pervežti vieną paletą į gretimą miestą, ar atvežti kompleksinę įrangą iš Azijos – užsakymo procesas: lengvas ir intuityvus paslaugų užsakymas yra mūsų standartas, kurį siekiame išlaikyti kiekviename susitarime. Jei anksčiau bijojote kreiptis dėl biurokratijos, dabar tiesiog pabandykite – gali būti, kad nustebsite, kaip greitai viskas užsibaigs.