Užsakymo procesas iš Olandijos su greitu atsakymu: kaip išvengti nereikalingų nervų ir laukimo

Dirbu tarptautinių pervežimų srityje jau beveik dvidešimt metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo gėlių, kuriuos reikėjo vežti su specialia temperatūra, iki industrinių mašinų, užimančių visą sunkvežimį. Olandija (Nyderlandai) vienu ar kitu būdu visada buvo vienas aktyviausių taškų žemėlapyje. Žinoma, Roterdamo uostas yra logistinis širdies smūgis, tačiau kasdienis darbas su vietiniais tiekėjais iš Eindhoveno, Tilburgo ar Amsterdamo taip pat neleidžia atsipūsti.

Klientai dažnai klausia: „Kodėl taip ilgai trunka?“ arba „Ar tikrai negalima greičiau?“. Žodis „greitas“ versle yra reliatyvus, tačiau užsakymo procesas iš Olandijos su greitu atsakymu visgi įmanomas, jei žinote, kaip sistema veikia iš vidaus. Nereikia būti logistikos ekspertu, kad suprastumėte pagrindinius principus, bet žinios apie tai, kas vyksta „už scenos“, gali Jums sutaupyti nemažai pinigų ir, svarbiausia, laiko. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip viskas tik vyksta, be jokių gražių rinkodaros užuolaidų.

Esu matęs tūkstančius užsakymų, kai klientas laukia savo prekių, o jos stovi sandėlyje dėl to, kad trūko vieno parašo arba nebuvo aiškiai susitarta dėl atsiskaitymo būdo. Olandai yra labai disciplinuoti ir praktiški žmonės – jei sutartyje parašyta 14:00 valanda, jais laikomis tikimasi būti paruošiam. Jei vėluojate 15 minučių, gali būti, kad vairuotojas išvažiuos tuščias, o Jums teks mokėti baudą už vėlavimą arba brangų pervežimą iš naujo. Todėl suprasti procesą reiškia ne tik gauti greitą atsakymą į savo el. laišką, bet ir užtikrinti, kad krovinių pervežimas iš Olandijos į Lietuvą vyktų sklandžiai.

Štai kas tik vyksta, kai pervedate užsakymą arba paskambinate pas mus, ir kodėl kartais reikia palaukti, nors norite viską „dabar ir čia“.

Pagrindiniai dalykai, kuriuos reikia žinoti

Kiek laiko užtrunka gauti pasiūlymą?

Dažniausiai tai užtrunka nuo 15 iki 30 minučių, jei aš esu prie kompiuterio ir turiu visus duomenis. Kartais, kai esu kelyje arba sprendžiu dėl vairuotojo, kuris užstrigo Vokietijos policijos patikroje, gali praeiti valanda. Bet stengiamės atsakyti kuo greičiau, nes Olandijos rinka yra labai judri – gerą sunkvežimį galima „užkimšti“ per valandą.

Ką reikia nurodyti, kad atsakymas būtų greitas?

Būtina tiksliai žinoti krovinių svorį, matmenis (ilgį, plotį, aukštį) ir pakavimo tipą – ar tai yra ant paletės, ar maišai, ar neįtraukiama krovinys. Jei parašysite tik „mašina padangų“, negaliu pasakyti, ar jose telpa 10, ar 100 padangų, todėl teks klausti papildomai, kas tik prailgina procesą.

Ar galite atvykti pasiimti siuntą tą pačią dieną?

Tai įmanoma tik tada, jei mūsų vairuotojas jau yra Olandijoje arba netoli jos sienos ir turi laisvos vietos savo krovežyje. Tačiau dažniausiai reikia planuoti bent vieną dieną iš anksto, nes užsakymo procesas iš Olandijos su greitu atsakymu ne visada reiškia fizinį išvežimą tą akimirką – sunkvežimiai turi savo grafikus.

Kokia vidutinė kaina už pervežimą iki Lietuvos?

Kainos svyruoja priklausomai nuo kuro kainos ir sezono, bet už dalinį krovinį (nuo 1 iki 3 paletės) turėtumėte numatyti apie 250–400 eurų, o už pilną sunkvežimį (FTL) – nuo 1200 iki 1800 eurų. Tai labai apibendrintos skaičiuotės, nes kaina priklauso nuo to, ar krovinys yra Amsterdame, ar toliau į rytus esančiame Venlo regione.

Ar reikia mokėti iš karto, ar galima atidėti mokėjimą?

Standartinė praktika yra mokėti prieš išvykstant arba gavus prekes, tačiau jei dirbate su mumis nuolat, galime susitarti dėl atidėto mokėjimo (papildomai aptariant sąlygas). Naujiems klientams visada prašome išankstinio mokėjimo arba depozito, kad išvengtume nepageidaujamų situacijų.

Kas vyksta, jei tiekėjas vėluoja su pakrovimu?

Tada prasideda „laukimo mokestis“. Olandijoje vairuotojo laikas yra brangus, ir jei jis priverstas laukti sandėlio kieme 3 valandas (ne dėl savo kaltės), šias išlaidas tenka padengti užsakovui. Geriausia visada susiderėti dėl fiksuoto pakrovimo laiko su tiekėju.

Ar pervežate ir pavojingus krovinius (ADR)?

Taip, turime vairuotojų su ADR pažymėjimais, tačiau juos reikia užsakyti ypatingai atsargiai, nes ne kiekvienas sunkvežimis gali vežti chemines medžiagas ar degias dujas. Būtina nurodyti tikrųjų UN kodą ir klasę, kad galėčiau priskirti tinkamą transportą.

Kaip aš galiu sekti, kur yra mano krovinys?

Išsiunčiame Jums sekimo nuorodą (tracking link), kurią matote realiu laiku. Tačiau nepamirškite, kad vairuotojai turi poilsio laikus, todėl jei matote, kad mašina stovi vietoje 4 valandas, gali būti, kad jis tiesiog miega arba turi 45 minučių pertrauką, kurios metu neleidžiama vairuoti.

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Paprastai pakanka komercinės sąskaitos faktūros (invoice) ir pakavimo sąrašo (packing list), jei prekės ne ypač jautrios. Jei prekės yra su akcizu (tabakas, alkoholis) arba reikia muitinės valdymo dokumentų (EX1, T1), tai reikia numatyti dar prieš pradedant procesą.

Ar galima užsisakyti pervežimą iš mažo kaimo Olandijoje?

Žinoma, bet kaimo vietovėse sunkvežimiams gali būti sunku privažiuoti dėl siaurų kelių ar tiltų aukščio apribojimų. Jei aiškiai nurodysite, kad kelyje yra apribojimų (pvz., aukštis mažiau kaip 3 metrai), paskirsime mažesnę mašiną su liftu.

Techniniai niuansai ir dokumentai

Dėl to CMR konosamento, ar jis būtinas?

Be CMR konosamento joks sėkmingas tarptautinis pervežimas neįsivaizduojamas – tai pagrindinis dokumentas, patvirtinantis sutartį tarp Jūsų ir pervežėjo. Be jo, jei ką nors prarandate kelyje, neturėsite jokios teisinės bazės reikalauoti kompensacijos iš draudimo kompanijos.

Kas daryti, jei prekės atvyks sugadintos?

Pirmiausia – nieko nepasirašinėkite ant konosamento, o jei jau pasirašėte, nedelsdami parašykite pastabą apie pažeidimus („protokolas“). Aš asmeniškai visada sakau savo klientams: fotografuokite visas dėžes dar prieš juos iškraunant iš sunkvežimio, o vairuotojui privalote parodyti žalą akimi.

Ar galite padėti su muitinės procedūromis?

Mes galime konsultuoti, tačiau formalų muitinės brokerio darbą atlieka specializuotos įmonės. Galiu padėti susisiekti su patikimu brokeriu, su kuriuo dirbu jau 10 metų, kad Jums nereikėtų ieškoti nieko naršyklėje ir rizikuoti užstrigti prie sienos.

Kaip vežti krovinius, jei jos nėra ant paletės?

Tai vadinama „kroviniu grindyse“ (floor cargo), ir jis brangesnis, nes vairuotojui reikia daugiau laiko krauti ir iškrauti rankomis arba naudojant „žirkles“. Jei galite, visada užsakykite pakavimą ant paletės – tai taupo Jūsų pinigus ir apsaugo prekes.

Kiek laiko trunka kelionė iš Olandijos į Vilnių?

Idealiu atveju, kai nėra eismo įvykių ir spūsčių Vokietijoje (ypač ties Duisburgu arba Ruhr sritimi), tai trunka apie 24–30 valandų. Tačiau realistiškai verta skaitytiti 2 dienas, atsižvelgiant į vairuotojo poilsio režimą.

Praktiniai patarimai verslui

Ar verta rinktis pigų pervežėją?

Niekada nesirinkite tik pagal mažiausią kainą – dažnai tai būna „klastotės“, kai toks pervežėjas paima užsakymus, negali įvykdyti ir dingsta su Jūsų prekėmis. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau, bet turėti garantiją ir telefoną, kurį galima paskambinti vidurnaktį.

Kaip elgtis su Olandų tiekėjais?

Jie labai mėgsta tvarką – nurodykite jiems mūsų kontaktus ir atsiuntimo numerius (reference number) iš anksto. Jei užsakymo procesas iš Olandijos su greitu atsakymu Jums svarbus, paprašykite tiekėjo patvirtinti, kad prekės paruoštos iki tam tikros valandos.

Kas yra „paskutinio momento“ užsakymas?

Tai kai paskambinate 16:00 valandą ir pageidaujate, kad vairuotojas būtų pas Jūsų sandėlį kitą rytą 8:00. Tai įmanoma tik tada, jei turime „spot“ (laikiną) mašiną Jūsų regione, tačiau tai kainuos 30–50% brangiau nei įprastas planinis užsakymas.

Ar galima sujungti kelis užsakymus iš skirtingų vietų?

Taip, tai vadinama „konsolidacija“ arba grupinis pervežimas. Paimame prekes iš trijų-keturų Jūsų tiekėjų Olandijoje, susirenkame į vieną vietą (mūsų sandėlyje) ir vežame vienu sunkvežimiu į Lietuvą. Tai labai taupu, jei prekių nedaug, bet reikia kantrybės, nes tai užtrunka ilgiau.

Kokias papildomas paslaugas galite pasiūlyti?

Galime ne tik nuvežti, bet ir padėti su customizuotu sprendimu – pvz., pristatyti prekes į Jūsų klientą tiesiai į duris (White glove service) arba laikinai pasaugoti prekes mūsų sandėlyje, jei Jūsų sandėlis užpildytas.

Išvada

Per beveik dvidešimt metų šioje srityje supratau vieną paprastą dalyką – logistika nėra tik apie sunkvežimius ir kelius, ji yra apie komunikaciją ir pasitikėjimą. Klientas, kuris supranta, kaip veikia užsakymo procesas iš Olandijos su greitu atsakymu, visada laimės prieš tą, kuris tik laukia stebuklo be jokio įsitraukimo. Olandija yra puikus partneris, bet ji reikalauja tikslumo.

Jei planuojate importą iš šios šalies, neskubėkite rinktis pigiausio varianto be žiūrėjimo į sąlygas. Susisiekite su mumis iš anksto, pateikite tikslius duomenis, ir Jums nereikės nerimauti, ar Jūsų prekės nenukeliavo į kitą šalį, ar ar vairuotojas nebuvo apkaltintas neteisingai. Profesionali logistika sutaupo ne tik nervus, bet ir leidžia Jūsų verslui augti be stabdžių.