Užsakymo procesas iš Olandijos paprasta ir greita: Kaip išvengti nereikalingų rūpesčių

Sveiki, draugai. Būna taip, kad sėdi prie kavės ir galvoji, kad logistika – kaip kokias nors raketų mokslo dalykas, ypač kai kalba eina apie užsienio šalis. Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, maždaug tiek, kiek Lietuva laisva, ir per tą laiką mačiau viską – nuo dingo dingo dviračių iki gigantiškų pramonės mašinų, kurias tekdavo ištraukinėti iš griovių Olandijoje. Daugelis klientų iš pradžių bijosi kreiptis, manydami, kad tai bus brangu, lėta ir sudėtinga. Tiesą sakant, šiandieninis užsakymo procesas iš Olandijos paprasta ir greita pasidaroės tik tada, kai žinai, kokius mygtukus paspausti.

Olandija, arba Nyderlandai, yra vienas didžiausių logistikos centrų visoje Europoje. Čia susikerta keliai iš viso pasaulio, o Roterdamo uostas yra tikras širdies plakimas. Tačiau kas maždaugiam verslininkui ar fiziniams asmenims, kurie nori atvežti prekes iš šios šalies, labiausiai rūpi – kiek tai laiko užtruks ir ar mano siunta tikrai pasieks paskirties vietą. Po dešimtmečių darbo vairuotojų kabinese ir ekspediatoriaus biure galiu drąsiai pasakyti, dauguma problemų kyla ne dėl to, kad keliai blogi, o dėl to, kad žmonės tiesiog nežino sistemos.

Šiame straipsnyje ne rašysiu sausų teisinių straipsnių, kurie niekam nieko neaiškina. Pasikalbėsime kaip žmonės, kurie supranta, kad laukimas – tai pinigai. Parodysiu, kad užsakymo procesas iš Olandijos gali būti ne tik paprastas, bet ir greitas, jei viską tvarkai protingai.

Pagrindiniai dalykai, kuriuos reikia žinoti pradedant

Kai sakau, kad užsakymo procesas iš Olandijos paprasta ir greita, turiu omenyje tai, kad viskas vyksta standartizuotai. Olandai – tikslūs žmonės, jų dokumentacija tvarkinga, o keliai – kaip lyginti lentos. Bet pradžioje visgi reikia susitvarkyti su galva.

Pirmiausia, nustokite manyti, kad reikia jums turėti sandėlį Amsterdame, kad galėtumėte kažką užsakyti. Dažniausiai viskas vyksta taip: randate prekę, susisiekiate su tiekėju, jis paskiria siuntą į tam tikrą vietą (dažnai tai būna „Ex-Works“ sąlygos, t.y. jums reikia patiems nuvežti prekę iš jų patalpų), o tada įsijungia mes – logistika. Jei pasirinksite tinkamą partnerį, jums nereikės net galvoti apie tai, kaip vairuotojas ras tą gamyklą kažkur Eindhoveno priemiestyje.

Antra, nebijokite klausti. Aš matęs tūkstančius siuntų, ir niekas nebuvo per maža ar per didelė. Galima užsakyti vieną dėžę su švediška baldais, o galima ir tris suolelius su „Volvo“ atsparumu bandymams. Svarbiausia – dokumentai. Be PVM sąskaitos-faktūros ir pakavimo sąrašo (packing list) nebeiškysis nei vienas vairuotojas pasienio punkte. Tai yra tas pagrindas, kuris viską leidžia pajudėti.

Dažniausiai užduodami klausimai apie dokumentus ir pradžią

Ką daryti, jei noriu užsakyti siuntą, bet tiekėjas neseniai pradėjo dirbti su Lietuva ir nieko neaiškina? Nebijokite imti valdžios į savo rankas. Dažnai Olandijos tiekėjai yra puikūs gamintojai, bet blogai išmano, kaip reikia siųsti į Rytus. Paprasčiausiai parašykite jiems laišką arba paskambinkite ir pasakykite: „Mums reikia, kad prekė būtų paruošta iki rytojaus, pridėkite duomenų apie svorį ir matmenis“. Jei jie nesugeba pateikti tikslių duomenų, siunta gali brangti, nes mums teks įvertinti „akies“ arba kreiptis į išmatavimo komisiją vietoje.

Ar tikrai reikalingas tas pakavimo sąrašas, jei aš turiu sąskaitą? Tai viena dažniausių klaidų. Sąskaita-faktūra parodo, kiek kainuoja prekės, bet muitininkui reikia žinoti, kas tiksliai yra dėžėje. Kai kurie užsako „elektroniką“, o sąskaitoje parašyta tiesiog „Prekės“. Tai tuomet sustabdo visą procesą, nes muitinė turi klasifikuoti kiekvieną daiktą pagal TN VE kodą. Geras pakavimo sąrašas užtikrina, kad užsakymo procesas iš Olandijos neužstrigtų pirmame Lietuvos pasienio poste.

Kiek laiko užtrunka surasti vairuotoją, kai aš jau turiu prekes pas tiekėją? Čia viskas labai priklauso nuo to, ką tu norisi vežti. Jei tai pilnas sunkvežimis (FTL), mes galime jį siųsti tą pačią dieną. Jei tai keli padėklai (LCL) arba maža siunta, tenka laukti, kol susirenka grupinė siunta. Bet žiūrėkime tiesiai: Olandija arti, todėl net ir su grupinėmis siuntomis retai kada tenka laukti ilgiau nei savaitę, dažniausiai tai 3-4 darbo dienos.

Kas vyksta, jei aš padariau klaidą sąskaitoje ir parašiau blogą prekės pavadinimą? Geriausia tai ištaisyti dar prieš išsiunčiant siuntą. Jei vairuotojas jau važiuoja su blogais dokumentais, gali tekti daryti koreguojančias sąskaitas (credit notes/debit notes) ir siųsti jas skubiai el. paštu vairuotojui. Tai sukelia stresą ir gali padidinti kaštą, jei reikės laukti patikrinimo. Taigi, dvikart patikrinkite visus duomenis dar namuose.

Ar galiu užsakyti pervežimą, jei dar nežinau tikslaus atsiėmimo laiko Olandijoje? Žinoma, tai kasdienybė. Mes užregistruojame užsakymą kaip „laukiant patvirtinimo“ (pending). Kai tik gausite pranešimą iš tiekėjo, kad prekės paruoštos, mums užtenka vieno skambučio ar žinutės, kad pakeistume statusą į aktyvų. Svarbiausia ne uždelsti, kadangi vairuotojai planuoja maršrutus iš anksto.

Kainos, terminai ir kiti techniniai niuansai

Klientams dažniausiai rūpi kaina, bet mano patirtis sako, kad pigiausias variantas dažnai pasidaro brangiausias dėl laiko stokos. Olandijoje yra savitas žemės ūkio sektorius, statybinių medžiagų gamintojai ir, žinoma, gėlių eksportas. Kiekvienas šis sektorius turi savo niuansų.

Kodėl kaina kyla naktį, kai aš tik vakar gavau pasiūlymą? Negalima taip tiesiogiai kalbėti apie kainų šuolius be priežasties. Deja, kuro kainos, kurios keičiasi kasdien, ir euro kurso svyravimai daro savo. Taip pat, jei praėjo vos kelios valandos, gali būti, kad mums teko įtraukti kitą vairuotoją, kuris tik ką atsisakė kita siuntą. Rinka yra gyva organizmas, o ne statinis kainų sąrašas.

Ar galiu atvežti naudotas technikas iš Olandijos be problemų? Galima, bet čia prasideda daugiau biurokratijos. Naudota technika turi būti tikrinama pagal EOS numerį (Euro 5, Euro 6 ir t.t.). Jei technika sena ir netenkina ekologinių standartų, ją įvežti gali būti labai brangu arba visai negalima. Be to, labai svarbu, kad variklio ir šasio numeriai sutaptų su dokumentais – Olandų muitinė labai griežtai tikrina detales.

Kiek laiko trunka važiuoti iš Roterdamo iki Vilniaus? Idealiu atveju, jei vairuotojas važiuoja be sustojimų, tai apie 18–20 valandų važiavimo. Tačiau reikia atsižvelgti į poilsio laiką, kurį vairuotojas privalo laikyti pagal tachografą. Taigi realiai tai trunka apie 1,5 – 2 dienas. Jei siunta nėra skubi, užsakymo procesas iš Olandijos gali būti suplanuotas taip, kad vairuotojas paimtų dar keletą krovinių Lietuvoje grįžtant, taip jums sutaupydamas pinigų.

Kas nutinka, jei vairuotojas atvyksta į Olandijos sandėlį, o ten nieko nėra? Tai klasika. Olandai dirba 8 valandos ir nieko nedirbs po to. Jei jums nesakė, kad reikia užsiregistruoti iš anksto (dauguma didelių sandėlių, tokių kaip „DHL“ ar „Kuehne+Nagel“, reikalauja registracijos prieš 24 valandas), vairuotojas gali neįvažiuoti. Tuomet laukimas gali kainuoti po 40–50 eurų per valandą. Žinokite taisykles!

Ar saugu mokėti už pervežimą iš anksto? Esu matęs ir sukčių, ir sąžiningų įmonių. Jei dirbate su patikima, ilgiau rinkoje esančia įmone, paprastai joms nėra ką slėpti – jų reputacija brangesnė už vienos siuntos kainą. Dažniausiai reikalaujama išankstinio mokėjimo (prepayment) arba bent jau depozito, ypač jei tai naujas klientas. Tai normali praktika, kadangi įmonei reikia sumokėti vairuotojui išvažiavus.

Viskas apie tai, kas nutinka kelyje ir pasienyje

Kai jau vairuotojas pakraunamas ir važiuoja link Lietuvos, prasideda kita dalis – kontrolė. Olandijoje dažnai būna pasienio kontrolės ne tik prie pat sienos, bet ir viduje, ypač jei važiuojate per Belgiją ar Vokietiją. Bet mūsų klientams svarbiausia – kaip prekės pereina Lietuvos muitinę.

Ar aš turiu dalyvauti muitinės procedūrose pats? Nebūtinai, jei turite tinkamą atstovą (muitinės brokerį). Mes dažnai padedame sutvarkyti šiuos klausimus. Jums tiesiog reikia pateikti mums EK numerį (jei esate PVM mokėtojas) arba asmens kodą (jei esate fizinis asmuo). Muitinės deklaravimas šiandien daromas elektroniniu būdu, tai yra ta viena dalis, dėl kurios užsakymo procesas iš Olandijos tikrai taps paprastu.

Ką daryti, jei siunta atvyko pažeista? Čia svarbiausia – CMR draudimas. Viskas turi būti užfiksuota vairuotoje buvimo metu. Jei pamatote, kad dėžės sutrupdytos, nedėkite parašo ant sąrašo, kol neparašėte pastabos „Pažeista“. Jei pasirašysite tvarkingai, vėliau draudimas nieko nekompensuos. Aš visada sakau vairuotojams: „Geriau praleisti valandą dokumentuojant, nei prašyvot savaitę rašant pretenzijas“.

Galiu užsakyti prekes iš daugiau nei vieno Olandijos tiekėjo vienu metu? Žinoma, tai vadinama konsolidacija. Mes atvykstame prie pirmojo, paimam, važiuojam į antrą, trečią... Galia gali būti kelios dešimtys vietų. Tai ypač patogu tiems, kas kuria interjero prekes arba remontuoja butus ir perka iš įvairių中小 gamintojų. Viskas sukelia į vieną vietą Olandijoje arba tiesiog surenka kelyje, ir veža kaip vieną siuntą.

Kodėl kartais vairuotojas sako, kad negali privažiuoti prie mano sandėlio Vilniuje? Vilniaus senamiestis arba siauri miesto centrai nėra skirti 18 metrų sunkvežimiams. Prieš įsivažiuodami į miestą, reikia pasirūpinti leidimais (pvz., transporto priemonių apribojimų nuėmimu).