Užsakymo procesas iš Olandijos: greitas ir skaidrus jums

Olandija (Nyderlandai) jau dešimtmečiais laikoma vienu svarbiausių logistikos centrų ne tik Europoje, bet ir visame pasaulyje. Roterdamo uostas, išvystyta kelių infrastruktūra ir geometriškai patogi padėtis leidžia šiai šaliai būti prekybos „širdimi“. Tačiau tiems, kuris tik pradeda savo verslą arba pirmą kartą nusprendžia užsakyti prekes iš šios šalies, gali kilti daug klausimų. Kaip visa tai veikia? Kiek laiko užtruks? Ar nereikės susidurti su biurokratine prievarta?

Dirbdamas tarptautinių pervežimų srityje beveik dvidešimt metų, esu matęs galią ir smulkmenas – nuo didžiulių sandėlių užsakymų iki mažų, bet jautrių siuntų privatiems asmenims. Šiame straipsnyje nusprendžiau atskleisti visą užsakymo procesą iš Olandijos, kad jums nebūtų spręsti pagal „spėjimo“ principą. Mūsų tikslas – padaryti tą procesą ne tik greitu, bet ir visiškai skaidriu bei suprantamu. Nesvarbu, ar esate didelė įmonė, ar norite parsivežti vieną specialiąją mašiną dalį, logistika turi būti įrankis, o ne kliūtis.

Šiame vadove sužinosite, kaip susitvarkyti dokumentus, ką reiškia kainos sudėtis ir kaip užtikrinti, kad jūsų krovinys pasieks Lietuvą saugiai ir laiku. Pasidėkime geriausiąją logistikos praktiką ant stalo.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Žemiau pateikiamas išsamesis klausimų ir atsakymų sąrašas, kuris padės jums suprasti visas niuansas, susijusius su krovinių gabenimu iš Olandijos į Lietuvą.

1. Kaip prasideda užsakymo procesas ir ką reikia žinoti iškart?

Viskas prasideda nuo jūsų sprendimo ir komunikacijos su tiekėju Olandijoje. Kai sutartis dėl prekių pirkimo pasirašyta (arba pasiektas žodinis susitarimas), ateina laikas pagalvoti apie logistiką. Svarbiausia žinoti iš karto – tai prekių paruošimo data (tiekėjo sandėlyje) ir jų tūris ar svoris.

Profesionalus logistikos ekspertas visada klaus: „Kiek talpiname į vilkiką?“ arba „Koks yra prekių svoris ir matmenys?“ Tai lemia transporto pasirinkimą. Jei prekės užima mažai vietos (pvz., keletas dėžių), jas galima vežti daliniu krovininiu transportu (LTL – Less Than Truckload). Jei kalbame apie pilną priekabą (FTL – Full Truckload), procesas yra paprastesnis, nes krovinys keliauja tiesiai į Lietuvą be sustojjimų pas kitus klientus.

Pirmasis žingsnis jums kaip klientui – nusiųsti mums tiekėjo kontaktus arba jau paruoštą užsakymo patvirtinimą. Mes tuomet perimame ryšį su Olandijos pusę. Svarbu tiksliai nurodyti adreso, iš kur reikia paimti prekes, duomenis. Olandijoje adresavimas yra labai struktūruotas, tačiau vienas neteisingas indeksas gali varyti vairuotoją po visą miestelį. Viskas prasideda nuo tikslios informacijos.

2. Kokius dokumentus reikia paruošti kroviniui iš Olandijos?

Nors Olandija ir Lietuva yra Europos Sąjungos šalys, dokumentacija vis tiek yra svarbiausias elementas. Be jų sienos kirsimas gali tapti galvos skausmu, o muitinės kontrolė – užtrukti valandomis.

Pagrindiniai dokumentai yra: * Prekių siuntos kvitas (CMR). Tai pagrindinė transporto sutartis tarp vežėjo ir siuntėjo/gavėjo. * Komercinė sąskaita faktūra (Commercial Invoice). Joje turi būti nurodyta tiksliai, kas yra vežama, prekių kiekis, vieneto kaina ir bendra vertė. Tai būtina ne tik PVM mokėjimo, bet ir muitinės statistikos tikslais. * Pakuotės sąrašas (Packing List). Jei siunta sudėtinga, šis dokumentas padeda greičiau identifikuoti prekes vietoje. * PVM mokėtojo kodų patvirtinimas. Jei vežate prekes verslui (B2B), būtina, kad tie tiekėjas, tiei gavėjas turėtų galiojantį PVM kodą. Kadangi Olandija ir Lietuva yra ES viduje, dažniausiai taikoma 0 % PVM importo tarifą (vidinės įsigijimo procedūra), tačiau tam reikia teisingai užpildytų dokumentų.

Esu matęs atvejų, kai dėl neteisingo prekės pavadinimo sąskaitoje krovinys buvo užstrigęs. Todėl visada patariu klientams patikrinti, ar tiekėjo pateikta sąskaita faktūra atitinka realią prekę.

3. Kiek laiko trunka krovinių gabenimas iš Olandijos į Lietuvą?

Tai vienas dažniausiai klausiamų klausimų. Atsakymas nėra vienareikšmis, tačiau, remiantis mano daugiamete patirtimi, standartinis tranzito laikas yra nuo 2 iki 4 dienų.

Jei užsakome pilną vilkiką (FTL) iš vieno sandėlio (pvz., iš Eindhoven ar Roterdamo apylinkių), krovinys gali pasiekti Lietuvą net per 24–30 valandų, jei vairuotojas dirba dvigubą pamainą. Tačiau reikia prisiminti, kad pagal ES reguliavimą vairuotojai turi poilsio laikus, todėl realiausias, saugus ir nevaržomas laikas yra 2 dienos.

Jei kalbame apie dalinius krovinius (LTL), procesas užtrunka ilgiau. Tenka surinkti prekes iš kelių tiekėjų Olandijoje, suskirstyti juos terminaluose ir tik tada nukreipti į Lietuvą. Čia gali prireikti ir 3–4 dienų. Taip pat reikia atsižvelgti į savaitgalius – jei krovinys pasiruoštas penktadienį vėlai, jis gali išvažiuoti tik pirmadienį.

4. Kaip susiformuoja kaina ir nuo ko ji priklauso?

Kainos susiformavimas logistikoje yra atviras knygos puslapis tiems, kurie supranta rinką. Klientui svarbiausia yra skaidrumas – mokėti už tai, ką gauni, ir nebijoti paslėptų mokesčių.

Pagrindiniai kainos komponentai yra: * Transporto mokestis (freight). Pinigai, sumokėti už nuvažiuotą atstumą. * Kuro priedas. Kuro kainos rinkoje svyruoja, todėl dažnai taikomas koregavimo koeficientas. * Pavėsinės mokestis (LHC – Local Handling Charges). Mokestis, kurį moka Olandijos agentas už tai, kad priima krovinį iš tiekėjo, apkrauja jį į mūsų vilkiką ir tvarko dokumentus. * Papildomos paslaugos. Tai gali būti krovimo darbai (jei tiekėjas nepakrauna), „tail lift“ naudojimas (pakėlimas užpakaliniame rampa), arba adhoc (skubus) užsakymas.

Mano patirtis rodo, kad pigiausias pasiūlymas visada nėra geriausias. Jei kaina atrodo per žema, gali būti, kad į ją neįtrauktas pavėsinės mokestis, kurį vėliau reikės mokėti papildomai gavėjui Lietuvoje, arba bus naudojamas senas transportas, kas didina riziką. Mes visada stengiamės pateikti „All in“ kainą, kad jūsų biudžetas nebūtų niokojamas netikėtumų.

5. Ar reikia eiti į muitinę, jei prekės važiuoja iš ES šalies?

Tai vienas populiariausių mitų. Kadangi Olandija ir Lietuva yra Europos Sąjungoje, fizinė muitinės kontrolė (sienos kirtimas) dažniausiai nevyksta – nebus sustabdomas vilkikas ir tikrinamas kiekvienas dangtelis.

Tačiau „nekontroliuojama“ siena nereiškia „nedeklaruojama“. Visi kroviniai turi būti deklaruojami elektroninėje sistemoje (EMS). Lietuvoje tai atlieka mūsų muitinės brokeris arba vairuotojas pateikia išankstinę deklaraciją. Jei viskas tvarkoje – prekės važiuoja toliau.

Bet yra išimčių. Jei prekės yra pavojingos (ADR), reikalauja specialių leidimų (pvz., tabakas, alkoholis) arba yra gyvūnų kilmės, kontrolė gali būti atliekama ir atsitiktiniu būdu. Be to, jei krovinio vertė viršija 10 000 EUR (grynaisiais ar piniginiais vienetais), taip pat gali būti taikomos papildomos procedūros pinigų plovimo prevencijos tikslais. Tačiau 95 % atvejų procesas yra automatizuotas ir sklandžiai.

6. Kas yra Incoterms sąlygos (pvz., EXW, FOB, DAP) ir kodėl jos svarbios?

Incoterms (tarptautinės prekybos sąlygos) – tai tai, kas nulemia, kas atsakinga už ką. Mano praktikoje dažniausiai sutinkamos trys sąlygos, dirbant su Olandija:

• EXW (Ex Works): Prekės lieka tiekėjo sandėlyje. Jis nieko neveža. Jūs (arba jūsų ekspeditorius) turite atsiųsti vilkiką, jį pakrauti ir atsakyti už viską nuo to momento. Tai suteikia daugiau kontrolės, bet ir reikalauja daugiau dėmesio.
• FOB (Free On Board): Dažniau naudojama jūrų transportui, tačiau kartais ir kelių. Tiekėjas atsako už prekių pakrovimą į transportą, o tolesnė rizika – jūsų.
• DAP (Delivered at Place): Tai patogiausia sąlyga klientui. Tiekėjas (arba jo samdomas pervežėjas) pristato prekes tiesiai į jūsų nurodytą adresą Lietuvoje. Jums nereikia rūpintis transportu.

Svarbu suprasti, kad jei sutartyje parašyta EXW, o jūs manote, kad tiekėjas viską tvarko, gali būti nemaloni staigmena, kai vairuotojas atvyks ir reikalaus papildomo mokesčio už krovinio paėmimą, nes tiekėjas atsisako jį pakrauti. Visada patariu derinti šias sąlyjas prieš pasirašant pirkimo-pardavimo kontraktą.

7. Kas nutinka, jei tiekėjas Olandijoje pavėluoja parengti prekes?

Tai, deja, nėra retas atvejis. Olandai yra labai disciplinuoti, tačiau logistikoje įvyksta nesklandumų – trūksta dalių, pakrovimo keltuvas sugedo arba prekės dar neatvyko iš Azijos.

Jei mes planuojame atvykti paimti prekes antradienį, o tiekėjas praneša, jog jos bus paruoštos tik ketvirtadienį, kyla du klausimai: kas moka vairuotojui laukimą ir kaip tai keičia pristatymo terminą.

Protingai sudaryta sutartis numato laukimo mokestį (demurrage). Paprastai pirmosios 2 valandos yra nemokamos, toliau – mokama. Esu patyręs, kad geri ryšiai su Olandijos sandėliais padeda išspręsti šias problemas be didelių baudų – mes tiesiog perkeliame planą. Tačiau jei klientas Lietuvoje laukia prekių „vakar“, reikia turėti „Plan B“, pavyzdžiui, skubiai surasti vietą kitame artimiausiame sandėlyje, jei tai įmanoma, arba informuoti klientą sąžiningai. Skaidrumas čia išgelbėja nervus.

8. Kaip užtikrinamas krovinio saugumas kelyje?

Dvidešimt metų šioje srityje išmokau vieno – krovinio saugumas prasideda ne kelyje, o pakrovimo metu. Olandijoje pakrovimo kokybės standartai yra aukšti, tačiau klaidos įvyksta.

Krovinys turi būti užfiksuotas (fasetuotas) tarp sienelių, naudojant guminius dirželius (stropus) arba užraktas. Jei prekės yra dėžėse, jos turi būti sukrautos ant paletės ir otrapuotos (apvyniotos plėvele).

Mes naudojame transporto priemones su GPS stebėjimo sistema. Tai leidžia mums matyti vilkiko vietą realiu laiku. Jei vilkikas staiga sustoja neplanuotoje vietoje arba nukrypsta nuo maršruto, sistema mums praneša. Be to, kiekviena siunta yra apdraudžiama. Standartinis draudimas (pagal CMR konvenciją) padengia žalą apie 8,33 SDR (Specialiųjų traukimo teisių) vienui kilogramui, tačiau visada patariu klientams pasidomėti papildomu „All Risk“ draudimu, jei prekės yra brangios ar jautrios. Geriau užtikrinti 100 proc. saugumą iš anksto.

9. Ar galima susidurti su kalbos barjeru bendraujant su Olandijos tiekėjais?

Olandai yra vieni geriausių anglų kalbos vartotojų Europoje net tarp gimtųjų kalbų vartotojų. Taigi, kalbos barjero praktiškai nėra. Visi Olandijos logistikos ir sandėlininkų specialistai laisvai kalba angliškai.

Tačiau yra niuansų. Olandiškas tiesmukas gali atrosti šiek tiek sausas ar net grubus tiems, kurie pripratę prie rytietiško ar pietų Europos šilumo. Jie tiesiogiai sako: „Ne“, „Dabar negalima“, „Tai kainos“. Nereikia to imti asmeniškai. Jų komunikacijos stilius – efektyvumas.

Mūsų ekspeditoriai, kurie reguliariai važiuoja į Olandiją, išmokę šį stilių. Mes žinome, kaip greitai gauti reikiamą informaciją, nekrapštydami nereikalingų smulkmenų, kas labai padeda greitai išspręsti iškilusius uždavinius.

10. Kokios yra papildomos galimybės, pvz., konsolidacija arba atgalinės siuntos?

Olandija yra didelė eksporto šalis, tačiau daug keliauja į abi puses. Viena iš galimybių, kurią dažnai naudojame, yra krovinio konsolidacija. Jei turite keletą mažų siuntų iš skirtingų tiekėjų, pvz., iš Amsterdamo, Utrechto ir Den Bosch, mes galime juos surinkti į vieną vietą Olandijoje (mūsų partnerio sandėlyje) ir išsiųsti viena pilna arba daline siunta į Lietuvą. Tai žymiai sumažina išlaidas.

Taip pat verta paminėti atgalinę logistiką. Jei pavyzdžiui, statybose naudojote konteinerius, kurie turi grįžti į Olandiją, arba turite grąžintą prekę (garantinis atvežimas), mes galime suorganizuoti transportą atgal. Dažnai atgalinės siuntos kaina yra žemesnė, jei jos sutampa su mūsų vilkiko grįžimu į Olandiją tuščia arba dalinai užkrauta. Tai vadinama „backhaul“ galimybe, kuri leidžia sutaupyti jūsų biudžetui.

Išvada

Užsakymo procesas iš Olandijos gali atrodyti sudėtingas dėl daugybės techninių detalių, tačiau turint patirtį ir tikslų planą, jis tampa paprasta kasdiena. Raktas į sėkmę yra ne tik rasti pigų vilkiką, bet ir suprasti visą grandinę: nuo to, kaip tiekėjas Olandijoje supakuoja prekes, iki to, kaip jos pasiekia jūsų sandėlį Lietuvoje.

Skaidrumas – tai žodis, kurį kartodamas daugiau nei dvidešimt metų stengiuosies įgyvendinti kiekviename užsakyme. Klientas turi žinoti, ką moka, kada gaus prekes ir kas vyksta tarp to. Naudodamiesi šiuo straipsniu kaip vadovu, jau esate žingsniu priekyje. Jūs žinote, ką klausti tiekėjo, ką tikrinti dokumentuose ir ką tikėtis iš pervežėjo.

Olandija yra atvira ir patikima partnerė. Su teisingu logistiniu rėmimu jūsų verslas gali augti be rūpesčių dėl sienų ir tūkstančių kilometrų atstumo. Visada laukiu iššūkių ir stengiuosi, kad kiekviena jūsų siunta iš „Tulpių šalies“ būtų dar viena sėkmės istorija.