Užsakymo procesas internetu dabar greitas ir paprastas: kaip viskas vyksta iš vidaus

Sveiki, gerbiami, štai ir vėl susirinkome kalbėti apie tą patį – logistiką. Es šioje srityje jau virš dvidešimt metų, mačiau viską: nuo popierinių sąskaitų, kurias nešdavome į muitinę per sniegą, iki dabartinių sistemų, kur viskas vyksta per kelias sekundes. Anksčiau, kai klientas užsakydavo krovinių pervežimą, tekdavo laukti valandą, kol ekspeditorius susiskaičiuos kainą ir paskambins atgal – dabar tai atrodo kaip sci-fi filmas. Dabar užsakymo procesas internetu yra taip supaprastintas, kad kartais net patys vairuotojai stebisi, kaip greitai gauna užduotis į savo planšetės.

Tačiau nors technologijos ir pasuko didžiulį žingsnį pirmyn, esmis išlieka ta pati – reikia saugiai ir laiku nuvežti daiktus iš taško A į tašką B. Nors sistema dirba automatiškai, už jos vairo sėdi žmonės, kurie žino, kad viena neteisingai įvesta skaitmenys gali sukelti tiek rūpesčių, kiek užtektų visam mėnesiui. Šiame straipsnyje aš, kaip senas voras logistikos pasaulyje, papasakosiu, kaip tai veikia dabar, ką reikia žinoti klientui ir kodėl viskas tikrai yra daug paprasčiau, nei atrodo iš šono.

Kaip pradėti ir kas iš tikrųjų reikalinga

Šioje skiltyje aptarsime pagrindinius dalykus, kuriuos dažniausiai klausiate prieš paspausdami „Užsakyti“.

Ką reikia žinoti prieš užpildant formą?

Tiesiog turėkite po ranką prekių sąrašą ir jų svorį, nes be šių duomenų sistema mums neleis eiti toliau – tai ne būtina, bet labai pagreitina visą užsakymo procesą internetu. Jei tiksliai nežinote matmenų, nurodykite apytikslį, tačiau tikėkitės, kad vadybininkas su jumis susisieks patikslinimui, kadangi neteisingas tūris gali pakeisti kainą dvigubai. Geriau praleisti penkias minutes ir išmatuoti dėžę, nei vėliau ginčytis dėl priedų, kuriuos reikės mokėti už papildomą vietą krovežyje.

Ar tikrai reikia tiksliai nurodyti svorį?

Žiūrėkite, aš per savo karjerą mačiau viską, kai klientas rašo 10 kg, o atvyksta vairuotojas ir nebeįkelia į ranką – ten yra 50 kg sunkmenos. Sistema yra sukonstruota taip, kad ji pasitiki jumis, tačiau terminaluose yra svarstyklės, kurios nemeluoja, ir jei svoris neatitinka, siunta gali būti užstabta arba jums bus išsiųsta papildoma sąskaita. Nurodykite realų svorį, nes tai leidžia mums parinkti tinkamą automobilį – nereikia siųsti didelės sunkvežimio furos, jei galite nuvežti nedidelės „vandens“ transportu.

Kodėl sistema klauso apie prekės rūšį?

Nebūtinai mes norime žinoti, ką konkrečiai perkate, bet mums būtina suprasti, ar tai yra pavojingas krovinių, ar maisto produktai, ar galbūt ką nors trapaus. Pavyzdžiui, jei vežate stiklus, reikia užtikrinti, kad vairuotojas turi specialias juostas prifixavimui, o jei tai yra chemija – mums reikia specialių leidimų ADR. Šis klausimas nėra iš smalsumo, jis tiesiog užtikrina, kad jūsų siunta atvyks vienoje piece, o ne pusiau subyrėjusi dėžė.

Pinigai, dokumentai ir techniniai niuansai

Čia kalbėsime apie tai, kas dažniausiai neramina – kainas ir popierizaciją.

Kaip apskaičiuoja kainą realiu laiku?

Algoritmas pasiima keliasdešimt kintamųjų – nuo degalų kainos rinkoje iki atstumo turi Vilniaus ir, tarkime, Miuncheno, taip pat ir dabartinio krovininio transporto užimtumo. Jeigu šiandien daugiau yra siuntų į Vokietiją negu grįžtančių, kaina gali šokti, tačiau sistema tai apskaičiuoja akimirksniu, atsižvelgdama į rinkos situaciją. Mums nereikia šauktis vadybininkų ir kelti brangstukų – viską padaro kodas, kuris žino, kiek kainuoja vienas kilometras ir kiek reikia laiko perėti sieną.

Ar mokėti kortele yra saugu?

Dirbu šioje srityje dvidešimt metų ir galiu pasakyti drąsiai – dabartinės mokėjimo sriegos yra saugesnė nei bankų seifai, nes naudojame pažangiausią šifravimą. Jūsų duomenys nėra saugomi mūsų serveriuose, o tiesiog perduodami tiesiai į banko sistemą patvirtinimui, taigi niekas nėra matys jūsų kortelės detalių. Esu matęs nemažai skeptiškų klientų, kurie po pirmo sėkmingo mokėjimo internetu daugiau niekada neklausia ar galima atsiskaityti grynaisiais.

Kokius dokumentus reikia įkelti?

Paprastai tai yra komercinė sąskaita-faktūra (angliškai vadinama Commercial Invoice), jei vežate užsienio prekių, arba paprastas siuntos sąrašas, jei tai asmeniniai daiktai. Jeigu prekės keliauja per ne ES šalis, prie to reikės pridėti ir EX1 deklaraciją, tačiau dažniausiai mūsų partneriai muitinėje padeda suformuoti šiuos dokumentus, jei tik duodate teisingus duomenis. Nenuokryskite nuo taisyklių – neteisingai užpildyta sąskaita gali užstrigti muitinėje Tilžėje arba Varšuvoje ir trukdyti visam konvojui.

Gudrybės, problemos ir sprendimai

Kas daryti, kai kažkas nueina ne taip, kaip planavote? Čia patirčia pasidalinsiu.

Kas daryti, jei prekės netelpa į dėžę?

Nebijokite susisiekti su mumis iš karto, kai pastebite, kad matmenys pasikeitė, nes sistema leidžia koreguoti užsakymą tol, kol mes nepasamdome vairuotojo. Kartais atsitinka taip, kad klientas užpildo formą ryte, o popietę supranta, kad reikia pridėti dar dvi dėžes su dalimis – tuomet tiesiog rašome mums čate arba skambinam. Jei laukiate iki pat paskutinės minutos, kai vairuotojas jau stovi kieme, gali tekti ieškoti kito automobilio, o tai brangiau.

Ar galiu atšaukti, jei vairuotojas jau važiuoja?

Tai sudėtingesnė situacija, nes jei krovinininkas jau išvažiavo iš bazės į jūsų adresą, jis jau pradėjo vykdyti paslaugą ir degalai bei laikas yra sąskaitojami. Tačiau jei nutiko staigi nelaimė ar verslo partneris atšauko sandorį, skambinkite iš karto – mes stengiamės sustabdyti vairuotoją, jei jis dar neperžengė miesto ribų. Geriau pranešti blogą naujieną anksčiau ir mokėti nedidelį baudą už važiavimą tuščia, nei leisti jam važiuoti tuščia atgal ir mokėti pilną kainą.

Kiek laiko laukti siuntos iš Anglijos ar toliau?

Standartiškai, kai kalbame apie užsakymo procesą internetu, sistema rodo terminus, kurie yra pagrįsti ilgamečia statistika, tačiau reikia atsižvelgti ir į oro uostų ar uostų užimtumą. Pavyzdžiui, jei siunčiate iš Londono į Kauną, tai paprastai užtrunka 3-5 darbo dienas, tačiau jei tenykštėja muitinės kontrolės arba yra rikiuojamasis laikas terminale, gali prailgėti iki savaitės. Niekada nesakykite klientui „rytoj bus“, jei sistema rodo „3 dienos“, geriau pasakykite „savaitės vidury“ ir nustebinkite, kai atvyks anksčiau.

Visi kiti klausimai, kuriuos klausiate retai, bet svarbu

Paskutinė kategorija tiems, kurie nori žinoti viską iki smulkmenų.

Kodėl sistema neleidžia man užsakyti tam tikros datos?

Tai reiškia, kad tos dienos maršrutas jau yra pilnas arba mūsų transporto parkas toje kryptyje yra visiškai užimtas, todėl algoritmas tiesiog neleidžia pasirinkti neįmanomo varianto. Mes nedarome to specialiai, kad priverstume skambinti – mes tiesiog nenorime, kad jūsų siunta gultų į eilę ir lauktų savaitę sandėlyje, kol atsiras laisvas automobilis. Pasirinkite artimiausią galimą datą arba rašykite mums, galbūt galime iš anksto išsiųsti tuščią fūrą, jei jūsų krovinys yra pakankamai didelis.

Ar galiu sekti savo krovinių pervežimą realiu laiku?

Absoliučiai taip, tai yra standartas, kurį įvedėme prieš daugelį metų, kai tik GPS technologijos tapo prieinamos ir nebrangios. Jūs gaunate nuorodą, kurioje matote, kur yra jūsų vairuotojas, kiek jam dar liko važiuoti ir net degalų lygį – tai suteikia pilną kontrolę. Mano patirtis rodo, kad klientams, kurie reguliariai seka savo siuntas, tenka mažiau rūpesčių, nes jie tiksliai žino, kada reikia būti sandėlyje iškrautimui.

Išvada

Visas šis užsakymo procesas internetu atrodo kaip stebuklas tiems, kurie prisimena laikus, kai reikėjo faksuoti dokumentus ir tikėtis, kad popierius neprarandamas kelyje. Technologijos suteikia mums greitį, patogumą ir skaidrumą, tačiau žmogiškasis faktorius vis dar lieka svarbiausias – mes visada čia, kad padėtume, jei sistema kažką neaiškiai paaiškina arba kilo neplanuota situacija. Naudokitės šiomis galimybėmis, būkite tikslūs duomenyse, ir logistika taps ne bėda, o paprasta kasdienybė.