Užsakymo istorija – patogus sekimas keliaujant į Olandiją

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir, turiu pasakyti, pasaulis pasikeitė neregėtais greičiais. Anksčiau, kai tik pradėjau su šia "ekspedicija" susipažinti, klientas paduodavo krovinį ir tai buvo kaip loterija – žinai, kad išvažiavo, bet kada atvyks ar ar apskritai atvyks, likdavo dievo valios. Buvo laikai, kai telefonai neveikė, o pėstininkai su delninukais stovėdavo prie benzininių, kad nusiųstų pranešimą "krovinys saugus". Dabar visai kita. Šiuolaikinis logistikos pasaulis be technologijų būtų neįsivaizduojamas, ypač kai kalbame apie rūpestingą krovinių sekimą. Todėl šiandien noriu papasakoti ne apie sausas teorines gaires, o apie tai, kaip veikia praktiškai, ir kodėl užsakymo istorija bei jos skaidrus sekimas yra tas pagrindinis raktas į ramų miegą, kai jūsų daiktai keliauja į Olandiją.

Kiekvienas, kas nors kada nors siuntė ką nors didesnio už vokišką mašiną į vakarus, žina tą nerimo jausmą. Olandija – tai vienas aktyviausių logistikos mazgų visoje Europoje, ten viskas juda kaip laikrodis, bet jei tenka įsitraukti į šį mechanizmą be informacijos, gali pasijusti mažas ratas didelėje mašinoje. Būtent tam, kad jausčiatės saugiai ir suprastumė, kas vyksta, sukurta sisteminė užsakymo istorija, kuri leidžia matyti ne tik taškus A ir B, bet ir visą tą pilkąją zoną tarp jų. Mes stengiamės, kad kiekvienas klientas, netgi jei jis perveža tik vieną padėklą su šaldytuvais ar statybinėmis medžiagomis, turėtų pilną įžvalgą.

Verta paminėti, kad šiuolaikinės sistemos leidžia mums sekti krovinius beveik realiu laiku. Kai anksčiau tekdavo laukti skambučio iš vairuotojo, kai jis jau buvo pasiekęs paskirties vietą, dabar mes matome, kur jis yra jau anksčiau. Svarbiausia yra tai, kad užsakymo istorija suteikia ne tik dabartinę vietovę, bet ir visą įvykių chronologiją – nuo to momento, kai paėmėme prekes iš jūsų sandėlio Vilniuje, iki to akimirkos, kai jas iškrauna Amsterdame ar Roterdame. Tai suteikia galimybę planuoti savo veiksmus, o ne tik laukti.

Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi, papasakosiu apie dažniausiai užduodamus klausimus, kuriuos girdžiu iš savo klientų kasdien, ir išaiškinsiu, kaip viskas tai veikia iš vidaus. Jūs sužinosite, kodėl kartais sekimas rodo kitaip nei tikimasi, ką daryti, jei mašina užstrigo, ir kodėl dokumentų tvarka yra svarbesnė nei greitis. Taigi, įsikiškime į tai giliau.

Kaip rasti informaciją ir suprasti sistemą

Kur aš tą savo užsakymo istoriją tiksliai randu?

Viskas dažniausiai prasideda nuo jūsų el. pašto arba paskyros mūsų klientų portale. Kai pasirašome sutartį ir įkeliate prekes, jums automatiškai atsiunčiame nuorodą bei prisijungimo duomenis. Tiesiog spustelėkite ant tos nuorodos, įsijunkite į savo paskyrą, ir ten bus specialus langas, pažymėtas kaip "Mano užsakymai" arba "Krovinio sekimas". Ten ir slepiasi visa magija – matysite ne tik dabartinę būseną, bet ir visą ankstesnę užsakymo istoriją, jei su mumis dirbate reguliariai.

Kodėl man sistema meta klaidą, kai bandau prisijungti prie sekimo puslapio?

Tai gana dažna problema, dėl kurios dažnai kaltinama technika, nors dažniausiai kaltė yra smulkmenose. Pirmiausia, patikrinkite, ar nenaudojate senos naršyklės, kuri nebeįkelia naujų versijų, arba ar išvalėte slapukus. Kartais taip nutinka, kad sistema laikinai atlieka techninius darbus, tuomet reikia palaukti kelias minutes. Jei viskas atrodo tvarkingai, bet neįeina, skambinkite mums – gal tiesiog buvo padaryta rašybos klaida prisijungimo vardo arba slaptažodžio laukelyje, tai nutinka dažniau nei manote.

Ar aš galiu matyti tik savo siuntos statusą ar ir vairuotojo duomenis?

Dėl saugumo politikos mes negalime viešai rodyti vairuotojo asmens duomenų, kad išvengtume nereikalingų užklausimų ar trikdžių jam, kai jis vairuoja. Tačiau sistemoje matysite mašinos valstybinius numerius ir kontaktinį telefono numerį mūsų dispečerio, kuris bet kuriuo metu gali sujungti jus su vairuotoju. Tai tas kompromisas, kuris užtikrina privatumą, bet suteikia visišką kontrolę situacijai.

Olandijos maršrutai ir laiko niuansai

Kiek tikslai laiko užtrunka tas vežimas iki Olandijos?

Tai vienas labiausiai populiarų klausimų, ir atsakymas nėra vienas griežtas skaičius. Jei viskas vyksta sklandžiai, kelią iš Lietuvos centrinių regionų iki, tarkime, Roterdamo ar Eindhoveno, įveikiame maždaug per 48 iki 72 valandas. Tačiau reikia prisiminti, tai priklauso nuo to, ar tai yra pilna mašina (FTL), ar dalinis krovinys (LTL), nes daliniai kroviniai reikalauja papildomų sustojimų tarpiniuose sandėliuose prie Vokietijos ar Lenkijos.

Kas vyksta, jei vairuotojas užstrigs kažkur Vokietijoje ir nebeišvažiuoja?

Tokiomis situacijomis užsiima mūsų dispečeriai, kurie stebi situaciją 24/7. Jei matome, kad mašina stovi vietoje ilgiau nei leidžiama poilsio arba techninės pauzės metu, nedelsdami skambiname vairuotojui. Dažniausiai tai būna eismo įvykis ar techninė gedulo situacija, pvz., padangų plyšimas. Tada mes aktyvuojame pagalbos paslaugas ir, jei reikia, siunčiame kitą mašiną perkrauti krovinius, kad jūsų užsakymo istorija baigtųsi sėkmingai, o ne ilgu laukimu.

Ar tas sekimas realiu laiku yra tikslus, ar ten būna didelių vėlavimų?

GPS technologijos šiandien yra labai tikslios, tačiau visada egzistuoja nedidelis vėlavimas, paprastai nuo kelių minučių iki pusvalandžio. Tai gali būti dėl prasto signalo tankiniuose arba miestuose su daug aukštų pastatų. Taip pat reikia suprasti, kad vairuotojas gali vairuoti, o sistema atnaujinti vietovę tik sustojus. Taigi, jei matote, kad mašina juda, tai puiku, jei stovi – ne visada reiškia, kad įvyko kas blogo, gali būti tiesiog įprastas poilsis.

Kodėl mano siunta keliauja pro Belgiją, jei aš siunčiu į Olandiją?

Tai dažnai sukelia paniką, tačiau logistikoje tai yra normalu. Olandija ir Belgija turi labai gerai išvystytą kelių tinklą, o kartais trumpiausias ar greičiausias maršrutas į pietinę Olandijos dalį (pvz., į Maastrichtą ar Tilburgą) eina per Belgijos teritoriją. Mūsų algoritmai parenka optimalų kelią atsižvelgiant į eismą, mokesčius keliuose ir vairuotojo darbo laiką, tad nebijokite to, kas rodomas žemėlapyje.

Dokumentai, muitinė ir pranešimai

Kokius dokumentus aš turiu tur�ti, kad man nesukeltų galvos su muitinės tikrinimu Olandijoje?

Svarbiausias dalykas yra teisingai užpildyta prekių sandėliavimo sutartis (CMR) ir komercinės sąskaitos faktūros kopija. Be šių dokumentų muitinė gali sulaikyti krovinį, ir tada užsakymo istorija rodys "Sulaikytas" statusą, kuris niekam neduoda džiaugsmo. Įsitikinkite, kad visi prekių kodai (HS kodai) yra nurodyti tiksliai, tai greitina patikriną kelias kart.

Ar aš galiu pats įrašyti papildomą informaciją apie krovinią, kai jau jis važiuoja?

Taip, mūsų sistemoje yra toks funkcionalumas. Jei pamenate, kad nenurodėte svarbios informacijos, pvz., kad reikia specialios keltuvės iškrovimui arba kad gavėjas dirba tik iki pietų, galite įvesti šią informaciją komentaruose prie savo užsakymo. Dispečeriai tai pamatys ir perduos informaciją vairuotojui dar prieš jį pasiekiant paskirties vietą.

Ar man bus kibirdėjami tie pranešimai iš sistemos kas valandą, ar tai įmanoma sukonfigūruoti?

Mes suprantame, kad niekas nenori gauti šimtų nereikalingų pranešimų, todėl sistemoje galite pasirinkti pranešimų dažnumą. Galite nustatyti, kad gautumėte pranešimą tik tada, kai krovinys yra paimtas, kai pasiekia sandėlį Olandijoje ir kai yba iškrautas. Taip pat galima pasirinkti SMS arba el. pašto pranešimus pagal tai, kas jums patogiau.

Kaip aš galiu susigrąžinti senų metų užsakymų duomenis, jei man reikia ataskaitų paskelbai?

Mūsų klientų portale saugoma visa užsakymo istorija ne vienus metus. Tiesiog eikite į atskirą skyrių "Archyvas" arba "Ataskaitos", ten galite pasirinkti datų intervalą ir išsiųsti Excel ar PDF formatu visus įvykdytus pervežimus. Tai labai palengvina buhalterijos darbą, kai reikia pateikti išlaidų apskaitą ar patvirtinti tiekimo grandines.

Išvada

Po dvidešimties metų šioje srityje galiu drąsiai teigti, kad geriausia reklama yra patikimumas ir skaidrumas. Klientas turi žinoti ne tik tai, kad jo krovinys važiuoja, bet ir tai, kas tiksliai su juo vyksta bet kurią akimirką. Užsakymo istorija nėra tik sausas duomenų rinkinys ar eilutės duomenų bazėje – tai jūsų ramybės garantas. Kai siunčiate brangias prekes, statybines medžiagas ar sudėtingas technologijas į Olandiją, jūs norite būti tikri, kad jos pasieks paskirties vietą.

Šiuolaikinės technologijos leidžia mums pasiūlyti lygmenį, kuris anksčiau buvo nepasiekiamas. Mes matome mašinas, matome eismus, matome orus, ir visą šią informaciją perduodame jums. Svarbiausia yra neišsigąsti, kai žemėlapyje mašina šiek tiek pasisuka į šoną arba kai statusas pasikeičia į "Vykdomi papildomi tikrinimai", o pasitarti su dispečeriu, kuris visada žino全景 vaizdą. Tikime, kad naudojantis šiomis galimybėmis, jūsų verslas plėsis toliau, o logistika taps ne problema, o pranašumu.

Kelionė į Olandiją gali būti ilga ir rūpinama, bet su tinkama informacija ji tampa paprasta užduotimi.