Užsakymo formos pildymas iš Olandijos – lengvai ir be galvos skausmo

Sveiki, draugai. Šiandien norėčiau pakalbėti apie dalyką, kuris, atrodo, yra elementarus, tačiau kasdien sukelia daugiausia rūpesčių tiek mums logistikos specialistams, tiek jums – klientams. Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, per tą laiką mačiau viską: nuo kelerių metų užstrigusių konteinerių iki džiaugsmingų vadybininkų, kai prekės atkeliauja laiku. Visgi dažniausiai bėdos prasideda ne nuo to, kad sunkvežimis sugedo arba kelyje užkrito medis, o nuo paprasto neatsargumo biure.

Kai sakau „užsakymo formos pildymas iš Olandijos“, dažnas klientas nusijuokia: „Čia tiesiog parašyti adresą ir viskas“. Deja, realybė yra kiek kitokia. Olandija – tai viena labiausiai logistiškai išvysčių šalių Europoje, čia viskas veikia kaip laikrodis, todėl net mažiausia klaida ar neapibrėžtis gali sustabdyti visą grandinę. Nyderlandų sandėlių tinklai, ypač vietose tokiose kaip Roterdamas ar Tilburgas, turi griežtas taisykles, ir jei jūsų užsakymo forma neatitinka jų reikalavimų, krovinys gali tiesiog neišvykti.

Mano tikslas šiame straipsnyje – ne išgąsdinti, o parodyti, kaip šį procesą padaryti sklandžiu. Išties, teisingas užsakymo formos paldymas iš Olandijos gali būti lengvas malonumas, jei žinote keletą niuansų. Kalbėsime ne apie sausus teisinius dalykus, o apie tai, kaip tai atrodo praktikoje, ką vairuotojas tikisi pamatyti savo dokumentuose ir kaip išvengti nepageidaujamų priemokų.

Štai keletas patarimų, atsakyti į dažniausiai užduodamus klausimus, kuriuos dalinuosi remdamasis savo ilgamečia patirtimi.

Adresai ir vietos Olandijoje

Kodėl Olandijoje taip svarbus pašto kodas ir gatvės numeris?

Pašto kodas Nyderlanduose – tai ne tiesiog keletas skaičių ir raidžių, tai beveik GPS koordinatės. Esu matęs situacijų, kai įrašius tik miestą, pvz., „Amsterdamas“, vairuotojas važinėjo po miestą valandas ir negalėjo rasti tinkamos įmonės, nes ten yra dešimtys panašių gatvių. Olandiškas adresas be pašto kodo yra kaip adresas be miesto. Be to, čia yra specifinis gatvių numeravimo logika – kartais numeriai eina netvarkingai, todėl tikslus indeksas vadybininkui leidžia iškart nustatyti maršrutą ir sutaupyti brangaus laiko.

Ar galima nurodyti tik kontaktinį asmenį be pavardės?

Gali, bet geriau to nedaryti. Sandėliuose, ypač dideliuose distribuciniuose centruose pietinėje Olandijoje, dirba šimtai žmonių. Jei vairuotojas atvyks ir sakys „Ieškomo Jono“, tikimybė, kad jį greitai aptiks, yra nedidelė. Nurodykite pilną pavardę ir, jei įmanoma, telefono numerį. Mano praktika rodo, kad kai vairuotojas gali paskambinti atsakingam asmeniui iškart atvykęs, iškrovimas vyksta dvigubai greičiau, o tai reiškia mažesnes išlaidas jums.

Kas daryti, jei siuntėjo adresas skiriasi nuo adreso, iš kurio reikia paimti prekes?

Tai dažnas nesusipratimas. Užpildydami užsakymo formą, būkite tikri, ką rašote į „Pick-up“ (siuntimo) ir „Delivery“ (pristatymo) laukus. Kartais klientas nurodo savo buveinę, o prekės fiziškai laikomos kitame sandėlyje per pusę šalies. Užsakymo formos pildymas iš Olandijos reikalauja tikslumo – jei adresas neteisingas, vairuotojas atvyks į tuščią vietą, o tuomet reikės mokėti už tuščią važiavimą (angliškai vadinamą „dead mileage“), kas kainuoja brangiai.

Krovinio duomenys ir svoriai

Aš tik apytiksliai žinau svorį – ar tai problema?

Didelė problema. Negalima spėti, kai kalbame apie krovinius. Vieną kartą klientas parašė „apie 500 kg“, o realiai buvo 2 tonos, nes buvo supakuota ant metalinių rėmų. Vairuotojas negali įsivažiuoti į statybos aikštelę arba netilps į liftą, jei svoris viršija leistinąją ribą. Jei nežinot tiksliai, paprašykite tiekėjo Olandijoje sverti prieš pakrovimą ir nurodykite realų svorį – tai išgelbės nuo nereikalingų rūpesčių.

Ką reiškia „prekių pavadinimas“ ir kodėl „buitinė technika“ nėra pavadinimas?

Muitinės ir saugumo sumetimais „buitinė technika“ arba „dalys“ yra pernelyg bendri terminai. Jei vykstate per sieną arba tai yra pavojingas krovinius, reikia specifikių duomenų. Parašykite „viryklės“ arba „automobilio padangos“. Esu matęs, kaip neaiškus prekių aprašymas sustabdydavo visą krovininį traukinį arba sunkvežimį sienos kontrolėje dėl papildomo tikrinimo. Tikslumas čia taip pat kaip ir užsakymo formos paldymas iš Olandijos – kuo detaliau, tuo greičiau važiuosite.

Ar svarbu nurodyti, kad prekės yra ant paletės?

Absoliučiai. Tai lemia ne tik tai, kokia sunkvežimio rūšis bus pasirinkta, bet ir tai, kaip greitai bus įkrauta. Jei prekės yra „mislaidos“ (dėžės ant grindų), tai reikš, kad vairuotojui reikės papildomo laiko joms įkelti rankomis arba naudojant keltuvą. Nurodykite paletės skaičių ir, jei žinote, tipą (pvz., EUR arba FIN paletės), nes tai leidžia geriau suplanuoti krovininės erdvės panaudojimą.

Muitinė ir dokumentai

Ar man reikia EORI kodo, jei siunčiu iš Olandijos į Lietuvą?

Jeigu esate verslo atstovas ir tai yra prekybinis siuntimas, taip, EORI kodas būtinas. Be šio kodo muitinė neleis registruoti eksporto deklaracijos Olandijoje. Asmeninėms siuntimoms tai gali ir nebūti taip kritiška, tačiau verslui tai privaloma sąlyka. Užpildydami formą, būtinai patikrinkite, ar kodas nurodytas teisingai, kitaip siunta gali užstrigti tilte ar uoste.

Kas nutinka, jei pamiršiu įkelti komercinę sąskaitą (invoice)?

Komercinė sąskaita yra pagrindinis dokumentas. Be jos vairuotojas negali paimti krovinio iš sandėlio. Olandų logistikos įmonės yra labai disciplinuotos – be dokumentų jie neleidžia nė prie vartų. Geriausia sąskaitą įkelti kartu su užsakymo forma arba nedelsiant po jos pateikimo. Neteisingas užsakymo formos paldymas iš Olandijos dažnai pasireiškia būtent tuo, kad dokumentai siunčiami vėlai, o tai atidėlioja išvykimą dieną ar dvi.

Kokias Incoterms sąlygas geriausia pasirinkti?

Tai priklauso nuo jūsų susitarimo su tiekėju, tačiau dažniausiai matomi EXW (gamintojo sandėlis) arba FOB (užpildytas į krovininį). Jeigu pasirinksite EXW, būkite pasiruošę, kad reikės sumokėti už krovimo darbus Olandijoje. Jeigu FOB – krovimas į jūrų arba krovininį transportą yra įskaičiuotas. Svarbiausia formoje nurodyti tą sąlygą, kuri sutarta, kad nebūtų nesutarimų dėl to, kas moka uoste ar sandėlyje už kėlimą.

Kainos ir terminai

Kodėl kaina pasikeitė, kai aš tik užpildžiau formą?

Kaina formoje dažnai yra preliminari. Ji gali pasikeisti, jei atsiranda papildomi reikalavimai, pavyzdžiui, reikia „tail lift“ (keliamos galinės durys), jei nėra pakrovimo aikštelės, arba jei atsiranda ekologiškų zonų (pvz., miestuose). Teisingas užsakymo formos paldymas iš Olandijos reikalauja iš karto nurodyti šiuos niuansus. Jeigu pamiršite tai paminėti, vadybininkas pridės papildomus mokesčius vėliau, kai jau bus suderintas specialus technikos pasirinkimas.

Ar tikrai turiu nurodyti gavėjo darbo laiką?

Taip, tai būtina. Ypatingai jei prekės keliauja į prekybos centrą arba gamyklą, kurioje yra griežti režimai. Jei vairuotojas atvyks 13:00, o gavėjas pietauja iki 14:00, jam teks laukti. Olandiškose stotyse laukimas taip pat kainuoja. Nurodykite realų laiką, kada galima atvykti, ir jei yra pertraukos, apie tai parašykite komentarų laukelyje. Tai taupo pinigus ir nervus.

Išvada

Apibendrinant, noriu pasakyti vieną dalyką: logistika – tai ne magija, o detalus planavimas. Mano dvidešimties metų patirtis rodo, kad sėkmingas krovinio pervežimas prasideda ne nuo to, kai sunkvežimis užsiverčia variklį, o dar tuomet, kai jūs sėdite prie kompiuterio ir renkatės duomenis. Lengvas ir sklandus užsakymo formos paldymas iš Olandijos yra tas pagrindas, kuris užtikrina, kad jūsų prekės pasieks paskirties vietą laiku ir be papildomų rūpesčių.

Nebijokite klausti mūsų vadybininkų, jei kažką nesuprantate – mes čia tam, kad padėtume. Geriau užduoti „kvailą“ klausimą anksčiau nei vėliau spręsti problemas. Tikiuosi, šie patarimai padės jums jaustis tikriau kito kartą užsakant transportą iš Nyderlandų.