Transporto paslaugos biuro perkraustymui į Olandiją: vadovas, kuris taupo nervus ir pinigus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, ir jei ką nemačiau, tai vadinasi, dar nemačiau. Per šį laikotarpį iš Lietuvos į Nyderlandus ir atgal buvo pervežta viskas – nuo vieno keliaujančio inžinieriaus su lagaminu iki milžiniškų gamyklų linijų dalimis. Tačiau vienas sudėtingiausių ir atsakingiausių užduočių visada lieka transporto paslaugos biuro perkraustymui į Olandiją. Kodėl? Nes čia nebeatsiranda laiko klaidoms. Jei pamiršite kavos virimo aparatus – darbuotojai nepyks, o jei dingsta serveris su visa apskaita ar klientų duomenimis – tai galimas verslo bankrotas.

Kai klientai skambina man pirmą kartą, jie dažnai galvoja, kad tai tiesiog sunkvežimis ir keletas vyrų su rankenėlėmis. Iš tikrųjų tai logistinis mazgas, kuriam reikalinga tiksli koordinacija, supratingumas ir, svarbiausia, žinojimas, ką tiksliai reiškia "biuro perkraustymas" į tokią šalį kaip Olandija. Čia griežtos taisyklės, siauros gatvės ir, žinoma, tas pats "polderių" mentalitetas – viskas turi būti tiksliai laiku ir pagal suprantamą planą.

Šiame straipsnyje nerašysiu sausų teisinių nuostatų, kurias niekas neskaitys. Pasakysiu kaip yra iš vidaus – kaip išvengti to, kad jūsų kompiuteriai būtų išmesti į gatvę roterdamiečių lenktynininkų, kodėl reikia gerti kavą su vairuotoju ir kiek tikrai tai kainuoja (be jokiu "nuo iki" užmaskuotų pavojų).

Kodėl biuro perkraustymas į Olandiją skiriasi nuo įprasto krovinių gabenimo?

Esminis skirtumas yra "pavojingumas" ir vertė. Pervežant sofas į butą, blogiausia, kas gali nutikti – įbrėžimas. Pervežant biurą, rizikuojate ne tik brangia įranga, bet ir verslo kontinuumu. Aš dažnai sakau saviems vadybininkams: transporto paslaugos biuro perkraustymui į Olandiją turi būti planuojamos kaip chirurginė operacija. Reikia žinoti, kas pervežama pirmiausia, o kas – paskiau.

Be to, Olandija yra specifinė dėl savo infrastruktūros. Amsterdamo, Eindhoveno ar Utrechto centruose sunkvežimiams vietos tiesiog nėra. Reikia iš anksto gauti leidimus (ontheffings), susitarti dėl pakrovimo vietos ("laikinosios stovėjimo zonos"), o kartais net ir samdyti vietinius "keltuvus", kurie krovinį paskui perveža į pastatą, kadangi sunkvežimis negali važiuoti pro tiltą. Neteisingai suplanavę šiuos dalykus, galite susidurti su šimtais eurų baudų už neteisingai pastatytą mašiną, kurias Olandijos policija rašo su malonumu.

Dar vienas dalykas – dokumentacija. Nors Nyderlandai yra ES šalis ir muitinės ribos praktiškai nėra, vis tiek turi būti tikslus inventoriaus sąrašas (packing list). Jei sulaikys jūsų mašiną kontrolėje, o sąraše bus parašyta "įranga" vietoje "IT serveriai, 4 vnt., serijiniai numeriai...", tai gali užtrukti valandoms. O verslui laikas – tai pinigai.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Šiojeje dalyje surinkau daugiausiai klausimų, kuriuos man užduoda verslo savininkai ir biuro vadovai. Kai kurie jų gali atrodyti keisti, bet tikiu manimi – po dvidešimt metų darbo girdėjau viską.

Planavimas ir organizacija

Kiek laiko iš anksto reikia jums pranešti apie perkraustymą, kad nebūtų panikos?

Stengiuosi niekada sakyti "prieš valandą", bet dažniausiai idealus laikas yra nuo dviejų iki keturių savaičių. Taip galime užtikrinti, kad reikiamas sunkvežimis su liftu bus laisvą dieną, o jei perkraustote į didmiesčio centrą, spėsime gauti savivaldybės leidimą stovėti. Taip pat turi laiko pasirūpinti draudimu, kuris dengtų jautrią įrangą kelionės metu.

Ar jums patys reikia sudaryti tuo inventoriaus sąrašą ar mes tai padarome?

Geriausia, kai klientas tai daro, nes jūs geriausiai žinote, kas yra kas, ypač kai kalbame apie dokumentus ar serverius. Bet esu matęs situacijų, kai klientai tiesiog parašo "stalai" ir "kėdės", o pasirodo, tarp tų stalų buvo brangų dailės kūrinių. Mes visada padedame suformuoti šablono pagrindą, kad jums būtų lengviau ir niekas neprarastų.

Ką daryti su tais dėžėmis, kurios tiesiog užrašytos "biuro reikmenys"?

Aš visada sakau – detalių per daug nebūna. Jei vienoje dėžėje yra popieriaus, kitoje – pieštukų, o trečioje – svarbių sutarčių, viskas turi būti pažymėta. Vairuotojai yra patikimi žmonės, bet jie ne aiškiaregiai. Jei dėžė nukrito ar ją reikia iškrauti pirmiausia, užrašas ant jos sutaupo valandas krano darbo.

Kas nutinka, jei mūsų naujieji biuro patalpose Olandijoje dar nėra baigti remonto darbai?

Tai klasikinė situacija, ypač vykstant į "tech hub'us" prie Eindhoveno ar Hi-Tech kampus. Jei remonto darbai užtrunka, mes galime pasiūlyti laikiną sandėliavimą Nyderlanduose (short-term storage). Taip pat reikia sužinoti, ar laiptinėse arba liftuose nebus statybinių atliekų, kurios trukdytų pervežti dideles biuro spintas ar vitrinas.

Kainos ir techniniai niuansai

O kiek tas dalykas kainuoja? Nepyksta už tiesiogumą, bet biudžetas yra.

Kaina priklauso nuo tūkstančio dalykų – nuo to, kiek bendrąją toną sudaro krovinių, iki to, ar reikia įrenginio (lifto) pakrovimui. Paprastai transporto paslaugos biuro perkraustymui į Olandiją kainuoja nuo 1,5 iki 3 eurų už kilometrą (priklausomai nuo mašinos tipo) plius krovinio valandinis darbas. Tačiau galiu pasakyti tikrai: jei kas nors siūlo kainą, kuri atrodo pernelyg žema ir nėra aiškiai įvertinęs "paskutinės mylios" išlaidų Olandijoje, laukit nemalonių staigmenų.

Ar galima sutaupyti, jei mūsų darbuotojai patys padės krauti dėžes į sunkvežimį Lietuvoje?

Galima, ir daugelis taip daro. Tačiau čia yra vienas svarbus "bet". Jei jūsų vadybininkas nukrito nuo sunkvežimio rampos ir susižalojo, draudimas nekainuos. Mūsų komanda yra apdrausta, turi specialias avalynes ir žino technikos saugos taisykles. Tačiau jei kalbame apie lengvus dalykus, kurie nebėra įtraukti į atsakomybę, tai tikrai galime susiderėti, kad jūsų žmonės padeda taupyti laiką.

Kas su IT įranga? Ar tu vairuotojai žinote, kaip elgtis su serveriais?

Standartiniai vairuotojai – ne, o specializuoti perkraustymai – taip. Mes visada rekomenduojame naudoti specialias "antistatines" dėžes su putomis serveriams. Jei serveris stovi ant paprasto stalo kabančioje sunkvežimio priekabėje, vibracija gali jį sugadinti dar prieš pasiekiant Rygą. Ypatingai dėmesį skiriame duomenų saugyklių (NAS) fiksavimui – jos turi būti išjungtos ir užrakintos.

Ar reikia mokėti už kelią per Vokietiją ar kažką panašaus?

Vokietijos keliai (Autobahn) yra mėgstami, bet ir brangūs sunkiasvoriai. Šios išlaidos įskaičiuojamos į sąskaitą, tačiau verta paminėti, kad jei reikia važiuoti aplinkkeliu dėl eismo įvykio ar uždarų kelių, kaina gali šiek tiek pakilti. Dažniausiai važiuojame maršrutu per Kauną-Varšuvą-Berlyną-Amsterdamą, nes jis ekonomiškiausias.

Atvykimas ir įrengimas

Ar gali atvykti sekmadienį, kad neparalyžiuotumės darbo pirmadienį?

Olandijoje yra griežtos taisyklės dėl triukšmo ir krovininių transporto priemonių judėjimo gyvenamosiose zonose savaitgaliais. Didmiesčiuose, tokiuose kaip Amsterdamas ar Haga, gali būti uždrausta įvažiuoti sunkvežimiui nuo šeštadienio ryto iki sekmadienio vakaro. Tačiau jei biuras yra verslo parke (business park) užmiestyje, sekmadienio atvykimas dažnai įmanomas ir net labai patogus.

O jeigu ten nėra lifto, o mes esame 4 aukšte? Ponas, tai ne juokas.

Nėra juokų, tai kasdienybė. Mes turime ne tik standartinius sunkvežimius su hidrauline lifta (taip, ta gera, kuri pakyla kaip platforma), bet ir susitarę su vietiniais partneriais, galime pasamdyti mobiliųjų kranų ar keltuvų. Yra buvę atvejų, kai biuro baldus buvo tenkinami kelti per langą, nes laiptinėje netilptų sofa. Tokiems dalykams reikia žinoti iš anksto, o ne vietoj.

Ką daryti, jei atvyksta ir pasirodo, kad durys per siauros spintai įlįsti?

Tai vadinasi "neapibrėžtumo tūris". Prieš išvykdami mes dažnai prašome kliento nufotografuoti durų angas arba atsiųsti biuro išplanavimą. Jei matome, kad spinta neįlįs, ją išardome prieš išvykstant Lietuvoje. Olandijoje darbininkų, kurie gali greitai ir kokybiškai surinkti baldus, laikas yra brangus, tad geriau padaryti viską čia, iš anksto suplanavę montavimo procesą.

Išvada

Galiausiai, transporto paslaugos biuro perkraustymui į Olandiją nėra tiesiog pervežimas iš taško A į tašką B. Tai investicija į jūsų verslo ramybę. Po dvidešimties metų šioje srityje galiu drąsiai pasakyti: geriausia kaina ne ta, kuri mažiausia, o ta, kurioje nėra nepageidaujamų akcijų ("hidden costs").

Kai renkatės partnerį, žiūrėkite ne tik į eurų sumą, bet ir į tai, ar jie klauso klausimų. Ar jie domisi, kiek svarbi yra jūsų duomenų sauga? Ar jie žino apie olandiškus "leidimus stovėti"? Jei vadybininkas tiesiog sako "gerai, važiuojame", tai pirmasis signalas pasidairyti kitur.

Perkraustymas į užsienį yra puiki proga viską susitvarkyti, atsikratyti senų dokumentų ir pradėti gyventi naujoje vienoje su švara. Su teisingu planavimu šis procesas gali būti net malonus. O jei dar abejojate – skambinkite, pakalbėsim, išgėrime kavos ir viską susiplanuosime taip, kad jūsų darbuotojai Olandijoje net netektų pajusti, kad jie persikėlė.