Supaprastintas užsakymo procesas Jūsų kelionei į Olandiją: Vadovas be rūpesčių

Įvadas

Olandija – viena aktyviausių prekybos ir logistikos sričių Europoje. Kasdien tūkstančiai sunkvežimių kerta Vokietijos ir Belgijos sienas, siekdami pasiekti Amsterdamo, Roterdamo ar Utrechto sandėlius bei parduotuves. Daugeliui verslo atstovų ir privčių asmenų, pirmą kartą susidūrusių su būtinybe gabenti krovinius į šią šalį, visa procesas atrodo sudėtingas, pilnas biurokratinių kliūčių ir neaiškumų. Tačiau, esant daugiau nei dvidešimt metų patirties šioje srityje, galiu drąsiai teigti: viskas gali vykti sklandžiai ir paprastai, jei tik žinote taisykles ir pasitikite savo partneriu.

Svarbiausia suprasti, kad efektyvus krovinių pervežimas neprasideda vairuotojui įsijungus variklį, o dar žymiai anksčiau – užsakymo etape. Šiame straipsnyje aš noriu nušviesti šią procesą ir parodyti, kaip supaprastintas užsakymo procesas gali sutaupyti ne tik Jūsų nervus, bet ir pinigus. Per daugelį metų mačiau, kaip nedidelės klaidos dokumentuose arba netiksliai nurodyti adrestai sukelia didžiulius vėlavimus, o kartais ir papildomų išlaidų poreikį. Tikslas šiame tekste – padėti Jums išvengti tų klaidų.

Mes pažvelgsime į visą procesą nuo pradžios iki galo: nuo pirmojo skambučio ar el. laiško iki momento, kai krovinys yra iškraunamas gavėjo kieme. Nors Olandija yra šalia, ir ji yra Europos Sąjungos narė, savitumų ten netrūksta – nuo specifinių kelių apribojimų iki griežtų aplinkosaugos reikalavimų transporto priemonėms. Vis dėlto, su kompetentinga pagalba, Jūsų kelionė į Olandiją gali tapti tiesiog darbo eigos dalimi, o ne stresinė patirtis. Štai išsamus vadovas, kaip tai padaryti teisingai.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kokią informaciją turiu pateikti norėdamas užsakyti transportą į Olandiją?

Tai yra pagrindinis ir svarbiausias klausimas, nuo kurio priklauso visa tolimesnė operacija. Norint gauti tikslią pasiūlymą ir užtikrinti sklandų pervežimą, reikalingas bent minimalus, bet labai tikslus duomenų rinkinys. Pirma, mums reikia tikslaus krovinių aprašymo: tai gali būti prekių pavadinimai, kiekis svoriu arba tūriu (patalpų skaičius, paletės). Jei krovinys yra nestandartinis (pavyzdžiui, didelė mašina arba statybinės medžiagos, viršijančios standartinius matmenis), būtina nurodyti išmatavimus aukštyje, pločio ir ilgio.

Antra, būtini adreso duomenys. Olandijoje adresai dažnai būna sudėtingi dėl specifinės miestų struktūros – kanalų, senamiesčio gatvių, kuriose sunkvežimiui negalima važiuoti. Reikia ne tik gatvės ir namo numerio, bet ir kontakto asmens telefono numerio vietovėje. Be to, labai svarbu nurodyti kraunamos ir iškraunamos vietos specifiką: ar yra krautuva, ar reikia sukti sunkvežimį, ar yra vietos manevruoti. Dar vienas svarbus punktą – pageidaujamas pasiruošimo data. Jei Jums svarbu, kad krovinys pasiektų Olandiją tam tikrą laiku (pavyzdžiui, prieš savaitgalį ar šventes), tai reikia nurodyti iš karto, nes maršrutų planavimas šioje šalyje turi savo niuansus.

2. Kiek laiko trunka standartinis krovinių pervežimas iš Lietuvos į Olandiją?

Atsakymas priklauso nuo to, kokį pervežimo tipą pasirinksite. Jei kalbame apie dalinį krovinį (taip vadinamąjį "groupage" arba konsoliduotą krovinių pervežimą), kuris yra populiariausias mažesnių siuntų atveju, standartinis terminas yra nuo 3 iki 5 darbo dienų. Tai susiję su tuo, kad sunkvežimis turi surinkti krovinius iš kelionių siuntėjų, prieš pradedamas važiuoti į paskirties vietą, o paskui Olandijoje taip pat turi iškrauti kelis adresus.

Jei užsakote pilną sunkvežimį (FTL – Full Truck Load), kai visa mašina priklauso Jums, laikas gali būti trumpesnis – paprastai nuo 24 iki 48 valandų nuo krovinio pasiruošimo. Čia didelę įtaką turi ir vairuotojo darbo laiko apribojimai. Kelionė per Vokietiją yra intensyvi, ir ten reikia laikytis griežtų poilsio režimų. Taip pat reikia atsižvelgti į galimas eismo spūstis, ypač aplink Roterdamo ar antverpį esančias zonas, kurios yra vienos užžiaurusių Europoje. Esant ypatingoms aplinkybėms (pavyzdžiui, blogi orai ar nelaimingi atsitikimai kelyje), laikas gali šiek tiek pasidėti, tačiau daugiau nei 5 dienų daliniam kroviniui – tai retas atvejis.

3. Ar reikalingi ypatingi dokumentai ar muitinės deklaravimas vykstant į Olandiją?

Kadangi ir Lietuva, ir Olandija yra Europos Sąjungos narės, vykstant prekių judėjimui tarp šalių nėra taikomi standartiniai muitinės kontrolės ar deklaravimai procedūros, kurios būtų reikalingos, pavyzdžiui, važiuojant į Jungtinę Karalystę ar Šveicariją. Tai stipriai supaprastina procesą. Tačiau "be muitinės" nereiškia "be dokumentų".

Visi kroviniai turi būti įtraukti į vadinamuosius "prekių apyvartos dokumentus". Jei tai yra prekybinė siunta, būtinas pirkimo-pardavimo sutartis (SF sąskaita-faktūra), kurioje nurodytos prekės, jų kaina, prekių kodai (HS kodai) ir šalys kilmės. Jei transportuojate asmeninius daiktus (pavyzdžiui, keliantis gyventi), reikalingas daiktų sąrašas su apytikrine verte ir pareiškimas, kad tai nėra prekybinis krovinys. Be to, visada privalomas yra tarptautinės vežimo sąvados CMR kvitas, kurį vairuotojas pasirašo kraunant krovinį. Šis dokumentas yra pagrindinis įrodymas, kad krovinys buvo priimtas pervežimui.

4. Kaip susiformuoja pervežimo kaina ir nuo ko ji priklauso?

Kainos formavimas – dažniausiai paini klientų klausimų sritis. Nėra vieno fiksuoto tarifo visiems atvejams. Kaina yra dinamiška ir priklauso nuo kelių pagrindinių veiksnių. Pirmasis ir aiškiausias – kiekis. Kuo mažiau krovinio (pvz., 1 paletė), tuo didesnę kainos dalį sudaro "užkėlimo" mokestis, nes logistininkas turi padengti išlaidas už mašinos paruošimą. Kuo daugiau krovinio (užpildomas sunkvežimis), tuo kaina vienam vienetui (pvz., paletei ar kilogramui) mažesnė.

Antras veiksnys – degalų kaina. Tarptautinėje logistikoje taikomas degalų prie mokestis (fuel surcharge), kuris kinta kartu su pasaulyje vykstančiais degalų kainos svyravimais. Trečias – atstumas ir konkreti vieta Olandijoje. Vežimas į pramoninę zoną pietuose gali būti pigesnis nei į atokų kaimą šiaurėje, dėl papildomo laiko, skirtų nuvažiuoti. Taip pat įtakos turi sezoniškumas (pavyzdžiui, prieš šventes ar vasaros atostogų pradžią kainos gali šokti) ir euro kurso svyravimai, jei sutartys yra valiutuojamos ne eurais. Galiausiai, greitis – jei reikia ekspresinio pervežimo (pvz., per 24 val.), tai kainuos brangiau dėl reikalo rasti vairuotojui, kuris gali tuo metu vykdyti skubų užsakymą.

5. Ką daryti, jei krovinys yra trapus ar reikalauja specialių sąlygų (pvz., šaldytuvas)?

Ypatingų krovinių pervežimas reikalauja ypatingos dėmesio ir pasiruošimo. Jei Jūsų siunta yra trapus (stiklas, keramika, elektronika), apie tai būtina pranešti dar užsakymo etape. Mums reikės užtikrinti, kad krovinys būtų tinkamai užfiksuotas – paprastai naudojamos specialios fiksavimo juostos, oro pūslės, o kartais ir medinės grotelės (karkasai), kad krovinys nejudėtų mašinos viduje. Profesionalus vairuotojas žino, kaip pakrauti tokius krovinius, kad jie nenukentėtų nuo vibracijos.

Jei kalbame apie šaldytuvus (temperatūrinį režimą), tai visai kita istorija. Reikia nurodyti ne tik "šalta" arba "šaldyta", bet ir tikslią temperatūrą (pvz., +2 laipsniai C arba -18 laipsnių C). Mašinos turi būti aprūpintos šaldymo įranga, kurios veikimą nuolat stebi vairuotojas. Papildomai būtina įsitikinti, kad krovinys pakraujamas jau atitinkamai atvėsintas arba užšaldytas, nes šaldytuvas tik palaiko temperatūrą, jis negali greitai atvėsinti karšto produkto. Tokiuose atvejuose mes taip pat patikriname temperatūros grafikus prieš ir po pervežimo, kad užtikrintume kokybę.

6. Ar galiu sekti savo krovinio judėjimą realiu laiku?

Šiuolaikinėje logistikoje – tai ne prabanga, o standartas. Tačiau "sekimas" gali būti įvairių lygmenų. Paprasčiausias atvejis – Jums suteikiama nuoroda į sekimo sistemą, kurioje matote mašinos vietą žemėlapyje (GPS duomenys). Tai leidžia matyti, kur mašina yra arčiausiai Jūsų paskirties taško.

Tačiau 20 metų patirtis moko, kad GPS duomenys nėra viskas. Kartais mašina stovi vietoje ne todėl, kad sustojo, o todėl, kad vairuotojas atlieka įstatymuose nustatytą poilsį, arba laukia iškrovos terminale. Todėl geriausios logistikos kompanijos siūlo ir asmeninį kontaktą. Mūsų atveju, Jūs visada galite susisiekti su savo vadybininku, kuris susisieks su vairuotoju ir suteiks Jums tikslią informaciją: "Vairuotojas dabar išsikrauna priešais Jus, bus pasiruošęs per 30 minučių". Tokas asmeninis dėmesys ir aiškus komunikavimas yra geriausia užtikrinti, kad klientas nervingai neišlauktų prie durų be žinių.

7. Kas nutinka, jei gavėjo Olandijoje nėra vietos arba jo nėra namuose atvykus vairuotojui?

Tai viena dažniausių problemų, kurių kyla norint išvengti. Sunkvežimiai yra dideli, o jų laikas yra brangus. Jei vairuotojas atvyksta į nurodytą adresą, o ten nėra galimybės išsikrauti (pvz., per siaura vartų anga, užtvertas privažiavimas, arba gatvėje nėra leidimo stovėti), susiduriama su "užstrigimu". Tokiu atveju vairuotojas privalo laukti, kol situacija bus išspręsta, o laukimo laikas dažnai yra mokamas.

Jei gavėjo nėra vietos, būtina iš karto informuoti vadybininką. Kartais galima susitarti dėl iškrovos artimiausioje logistikos terminalo aikštelėje (vadinamasis "cross-docking"), iš kur gavėjas vėliau paims prekes savo mažesne transporto priemone. Jei gavėjo nėra namuose (pavyzdžiui, jis pamiršo apie vizitą), vairuotojas gali laukti tam tikrą laiką (paprastai 1 valandą nemokamai), o tada prasideda mokestis už laukimą. Todėl labai svarbu, kad gavėjas būtų susisiekęs su vairuotoju prieš atvykdamą (paprastai vairuotojas skambina prieš 1-2 valandas). Atsakingas planavimas išvengia šių nemalonių ir brangių situacijų.

8. Kaip apdraudžiamas krovinys ir kas atsitinka, jei jis pažeidžiamas?

Kiekvienas legaliai veikiantis vežėjas turi turėti privalomą atsakomybės draudimą (tarptautinės vežimo sutarties CMR nuostatos). Tačiau labai svarbu suprasti, kad šis draudimas apriboja atsakomybę pagal SDR (Special Drawing Rights) vienetus, o tai reiškia, kad kompensacija gali nevisiškai padengti prekės realios vertės, ypač jei prekės yra labai brangios.

Jei krovinys yra labai vertingas, rekomenduojama papildomai jį apdrausti ("Cargo insurance"). Paprastai tai galima padaryti už papildomą mokestį, pateikiant prekių vertę sąskaitoje-faktūroje. Jei įvykį krovinio pažeidimas arba dingimas, būtina laikytis griežto protokolo. Viskas turi būti užfiksuota CMR kvite – vairuotojas turi užrašyti pastabas apie pažeidimus, o gavėjas privalo padaryti nuotraukas prieš pasirašant dokumentus. Jei gavėjas pasirašo dokumentus be pastabų, o vėliau skundžiasi, kad prekės buvo sužalotos, draudimo įmonės gali atmesti pretenziją. Mūsų užduotis – padėti Jums sudaryti visus reikalingus dokumentus pretenzijai (pranešimą apie žalą) pateikti draudimo bendrovei.

9. Ar galima susitarti dėl iškrovos pagalbos Olandijoje (krautojimo paslaugos)?

Taip, tai labai dažnai pasitaikanti paslauga, ypač kai gavėjas neturi savo krano arba pakrovimo technikos, arba kai krovinys yra supakuotas ant paletės, bet nėra kur jį nuleisti (pvz., prekės keliauja į pirmą aukštą be liftų). Mūsų kompanija gali užtikrinti ne tik transportą, bet ir vairuotojo pagalbą iškrovant.

Čia svarbu išsiskirti dviems dalykams: vairuotojo pagalbai ir profesionalioms krovos komandoms. Vairuotojas gali padėti nuleisti vieną-dvi paletes naudodamas sunkvežimio įrengtą "hidraulinę ranką" (jei tokia yra) arba fizinės jėgos (tačiau dėl saugumo ir sveikatos normų, vairuotojai dažnai negali pernešti sunkių daiktų). Jei reikalingas pilnas iškrovimas į sandėlį (manipuliavimas prekėmis), reikia užsakyti vietinę krovos komandą Olandijoje. Tai reikalauja išankstinio planavimo, nes vietiniai subrangovai dirba pagal grafikus. Geriausia šią poreikį nurodyti užsakymo metu, kad mes galėtume viską suderinti iš karto.

10. Kokios yra mokėjimo sąlygos ir kaip užtikrinti saugų atsiskaitymą?

Mūsų bendrovės filosofia remiasi ilgalaikiais ryšiais, todėl stengiamės siūlyti lanksčias, tačiau aiškias mokėjimo sąlygas. Standartiškai, dirbant su naujais klientais, paprastai taikoma išankstinė mokėjimo arba dalinio avanso (pvz., 50%) sąlyga. Tai leidžia užtikrinti, kad užsakymas yra rimtas, o mes galime užtikrinti mašinos rezervaciją.

Esamiems, patikimiems partneriams taikome atidėtiną mokėjimą (pvz., 7 ar 14 dienų nuo sąskaitos išrašymo dienos), kas labai palengvina verslo apyvartą. Mokėjimo būdai – dažniausiai banko pavedimu eurais.