Sumanus biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą: vadovas be nereikalingo streso

Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų ir, pasakysiu jums tiesiai, mašina vairuota iš Olandijos į Lietuvą yra kaip antras namas, tik su ratais. Per tą laiką mačiau viską – nuo mažų start-up’ų, besikeliančių su viena kėde ir nešiojamuoju kompiuteriu, iki didelių korporacijų, kurios pervežia tonas technikos ir baldų. Vienas dalykas visada lieka tas pats: organizacija viską lemia. Daugelis manoma, kad tiesiog iškviečiate sunkvežimį, įkraunate ir važiuojate, tačiau realybė yra daug sudėtingesnė, ypač kai kalbame apie tarptautinius maršrutus. Sumanus biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą neapsiriboja tik fizinio krovinio pervežimu; tai yra sudėtingas logistinis žaidimas, kuriame reikia numatyti trūkiumius, muitinės niuansus (nors ir ES viduje) bei, žinoma, darbuotojų nusiteikimą.

Kai pradedu kalbėti su klientais, dažniausiai išgirdu vieną ir tą patį klausimą: „ kodėl tai brangu?“. Žmonės dažnai pamiršta, kad kaina nėra tik degalai ir vairuotojo alga. Tai yra draudimas, pakavimo medžiagos, o svarbiausia – ramybė. Olandijos miestai, tokie kaip Amsterdamas, Roterdamas ar Eindhovenas, turi savo specifiką – siauros gatvės, griežti apribojimai sunkiasvoriams transportui ir parkingo trūkumas. Ten tiesiog taip „užsistoti“ prie biuro neįmanoma be išankstinio planavimo ir leidimų. Be to, kelių kokybė Vokietijoje ir Lenkijoje, kuriomis važiuojame, taip pat įtakoja krovinių saugumą. Jei kas nors blogai užfiksuota kėbuluose, o vairuotojas staigiai stabdo vokiškame autostradų ruože, gali atsirasti nemažai nuostolių. Todėl štai čia ir prasideda tas „sumanus“ požiūris – viską apgalvoti iš anksto, kad vėliau nebereikėtų spręsti problemų Lietuvoje, kai biuras turi pradėti veikti jau rytoj.

Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi, kad jūsų sumanus biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą vyktų sklandžiai. Nepaisant to, kad šiuo metu egzistuoja daugybė siuntų brokerių, tikrinantis realų logistikos profesionalą yra svarbiau nei kada nors. Kalbėsime ne tik apie tai, kaip supakuoti monitorių, bet ir apie tai, kokių dokumentų gali prireikti, kaip išvengti nereikalingų pavojų ir kodėl verta investuoti į kokybiškas paslaugas. Žinoma, kiekvienas atvejis yra unikalus, bet pagrindiniai principai išlieka tie patys. Pasinerkime į šį procesą ir išsiaiškinkime, kaip sutaupyti nervus ir pinigus.

Organizaciniai ir logistiniai iššūkiai

Šioje srityje daugiausia problemų kyla ne dėl to, kad kažkas sugedžia, o dėl to, kas nebuvo suplanuota. Logistika – tai ne tik fizinis judėjimas, tai ir laiko planavimas.

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas iš Olandijos?

Paprastai tokie maršrutai, jeigu kalbame apie standartinį 3,5–5 tonų sunkvežimį, trunka apie dvi paras, tačiau tai labai sąlyginė skaičiuotė. Jei krovinys yra didelis ir reikia didesnio sunkvežimio su priekaba, tai gali užtrukti ilgiau, ypač jeigu reikia gauti specialius leidimus įvažiavimui į Olandijos miesto centrus. Aš visuomet įvertinu ir galimas eismo spūstis ant A1 autostrados Vokietijoje, kurios yra neišvengiamos. Taip pat svarbu laikas, kuris skiriamas iškrovai Lietuvoje – jeigu čia nėra lifto arba reikia naudotis specialia technika, diena gali prailgti. Geriausia visada planuoti šiek tiek laiko atsargos, nes niekas nenori stovėti prie sandėlio durų ir laukti, kol raktų nešėjas atvyks.

Ar jums patys reikia išmontuoti baldus?

Tai vienas dažniausių nesusipratimų. Mūsų komanda visuomet atvyksta su įrankiais ir žino, kaip išmontuoti standartines biuro sistemas, tačiau jeigu turite ką nors specialaus, pvz., senų, brangų seifų ar sudėtingų konstrukcijų, apie tai reikia pranešti iš anksto. Mes galime tai padaryti, bet kartais reikia specifinio įrangos. Viską darome taip, kad vėliau Lietuvoje būtų kuo paprasčiau viską vėl susurinkti be instrukcijų. Žinoma, jeigu norite sutaupyti ir patys išmontuotes lengvus stalus, tai puiku, tik tikrinkite, ar varžtai nenukrito ant grindų, nes jų vėliau surasti bus beveik neįmanoma.

Kiek kainuoja visa šia šventė ir nuo ko priklauso kaina?

Kainos formavimas yra kaip mozaika – čia ir atstumas, ir kuro kainos, ir krovinių tūris, ir darbo valandos. Negaliu pasakyti tikslios sumos be vaizdo įrašų ar inventorizacijos sąrašo, bet mažam biurui tai gali kainuoti nuo 1,5 tūkst. eurų, o dideliems projektams – kelių dešimčių tūkstančių. Svarbu prisiminti, kad pigiausia pasiūlymai dažnai pasirodo esą brangiausi, kai prasideda problemos su draudimu ar vėluojančiu transportu. Aš visuomet rekomenduoju klausti apie paslėptus mokesčius, tokius kaip užkardų (fermų) nuoma arba privalomus įkrovimo/iškrovimo mokestius Olandijoje, kurie gali būti netikėti.

Kada geriausia viską organizuoti?

Stengkitės planuoti perkėlimą ne darbo dienomis arba bent jau ne pirmadienį ryte, jeigu norite, kad jūsų darbuotojai nedžiūgtų be kompiuterių. Statistika rodo, kad ramiausi mėnesiai yra sausis ir vasaris, kai nėra tiek didelių prekių srautų po švenčių, tačiau ir oras gali būti nepalankus. Vasarą, ypač liepą ir rugpjūtį, visi ilsisi, o perkėlimų kompanijos yra užkrautos, tad kainos gali šokti. Idealus variantas – vidurvasaris arba ruduo, kai oras dar geras, bet spūstis mažesnės. Taip pat verta atsižvelgti į jūsų verslo ciklus – nekeliaitės, jeigu rytoj turite didžiausią metų pardavimų kampaniją.

Dokumentai, technika ir saugumas

Čia prasideda tas dalykas, dėl ko daugelis negali miegoti naktį. Ar viskas pasieks? Ar nesulūž? O kas su dokumentais?

Kas dėl muitinės, jei perkeliame kompiuterius ir serverius?

Nors Lietuva ir Olandija yra ES erdvėje, tai nereiškia, kad galima vežti viską be jokios priežiūros. Visada reikia turėti tikslią inventoriaus knygą su serijiniais numeriais, ypač jeigu vertė viršija tam tikrą ribą. Muitinės tarnybos gali sustabdyti transportą ir patikrinti, ar tai tikrai ne prekybinis siuntimas. Jeigu technika yra naudota ir ji priklauso jūsų įmonei, dažniausiai problemų nėra, bet viskas turi būti aiškiai užfiksuota CMR sąraše. Pasitaiko atvejų, kai neapgalvotas dokumentų tvarkymas vėlina transportą sienoje keletą valandų, o laukimas – tai pinigai.

Ar reikia specialaus draudimo biuro technikai?

Be abejo. Standartinis krovinių draudimas dažnai nedengia brangiųjų daiktų, tokių kaip serveriai ar duomenų saugyklos, jeigu jie yra blogai supakuoti. Aš visada patariu sudaryti „All risk“ tipo draudimą, kuris apima ir mechaninius pažeidimus, ir nukritimus. Vienas mano klientas kartą taupoj ant pakavimo, o vairuotojui staigiai stabdant „Volvo“ atkrito du brangiausi serveriai. Draudimas padengė nuostolius, bet laiko praradimo atstatyti duomenis niekas nedraus. Todėl geriau pasirūpinkite kietais dėklais (flight cases) ir antsmūginėmis plokštėmis grindyse.

Kaip elgtis su jautriais duomenimis?

Tai ne tik fizinis perkėlimas, bet ir duomenų saugumas. Prieš išvežant serverius juos reikia teisingai išjungti, užkoduoti, o jeigu įmanoma – vartotojų duomenis suspausti ir perkelti į debesį iš anksto. Fizinis perkėlimas yra paskutinis etapas. Aš mačiau atvejų, kai kompanijos perkeldavo serverius įjungtus, kas yra tiesiog katastrofa laukianti savo momento. Vibracija kelyje gali sugadinti standžiuosius diskus, nors jie ir būtų uždaryti. Pasidomėkite, ar jūsų IT specialistas yra prisiruošęs „išjungti“ visą sistemą prieš mūsų atvykimą.

O jeigu kažką sulaužysite ar dings?

Tai bjaurus klausimas, bet reikia apie jį kalbėti. Mes turime procedūrų, kaip elgtis šiuo atveju. Visiškai suprantu, kad jeigu dingsta viena kėdė, tai ne katastrofa, bet jeigu dingsta projektoriaus komplektas – tai kita. Visada darykime nuotraukas prieš pakavimą ir po iškrovos. Tai geriausias įrodymas. Jeigu įvykį registruojame vaizdo įrašu (kaip mes dažnai darome), ginčų paprastai neiškyla. Mūsų atsakomybė yra apibrėžta sutartyje, bet sąžiningumas visada laimimi. Jeigu mes suklydome – mes atsilyginame.

Papildomi niuansai ir praktiniai patarimai

Galiausiai, liko smulkmenos, kurios dažnai sukelia didžiausią galvos skausmą.

Galima perkelti ir asmeninius daiktus darbuotojų vienu metu?

Taip, tai labai dažnai daroma, kad sutaupyti. Tačiau čia reikia griežtos tvarkos. Kiekvienas darbuotojas turi turėti savą pažymėtą dėžę su savo pavardę. Negalima maišyti asmeninių daiktų su įmonės turtu vienoje dėžėje, nes dėl muitinės ar draudimo sumetimų tai gali būti problematiška. Vienas kartas teko iškrauti visą sunkvežimį sandėlyje, nes negalėjome surasti vieno darbuotojo nešiojamo kompiuterio, kuris buvo įmestas į dėžę su spausdintuvu. Pasidėkite etiketes – tai taupo valandas.

Kas nutiks, jei vairuotojas užstrigs „Amsterdamo centras“ arba negalės priartėti?

Olandija yra griežta. Dažnai reikia gauti specialų leidimą (ontheffing) įvažiavimui į tam tikras zonas, o jeigu jo nėra – griežti baudos. Aš visada iš anksto tikrinu vietovės planus. Jeigu sunkvežimis negali privažiuoti prie pat durų, mes organizuojame „shuttle“ paslaugą – tai yra, mažesnė mašina perveža daiktus iš didelio sunkvežimio prie biuro. Tai kelia papildomų išlaidų, bet tai būtina, kad nereikėtų nešti dėžių per pusę miesto. Nenuokėkite, jeigu matote mūsų vairuotoją važiuojantį pėsčiųjų taku su žibintuvėliu – jis tiesiog ieško saugiausio kelio.

Ar verta rūpintis pakavimo medžiagomis patys ar geriau imti iš jūsų?

Profesionalios pakavimo medžiagos kainuoja, bet jos taupo daiktus. Jeigu turite daug stiklinių pertvarų ar brangių monitorių, nenaudokite senų „Lidl“ dėžių. Mes atvežame specialias kėdes, burbuliukus, antsmūgines plokštes. Tačiau jeigu jūsų biure daug standartinių dokumentų, kurie nėra jautrūs, galite juos sudėti į savo dėžes. Pagrindinė taisyklė – sunkios dėžės į apačią, lengvos ir jautrios į viršų. Atrodo paprasta, bet kas antras klientas tai pamiršta, kai prasideda skubėjimas.

Išvada

Apibendrinant, sumanus biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą nėra tas procesas, kurį reikia palikti atsitiktinumui.