Specializuotas biuro perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos: Vadovas be vandens

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena: biuro perkraustymas nėra tas pats, kas kelių dėžių vežimas iš buto. Ypač kai kalbame apie specializuotą biuro perkraustymą į Lietuvą iš Olandijos. Olandija yra arti, tačiau logistika čia turi savo niuansų, kurie gali padaryti didelius spūstis arba viską vykti kaip laikrodžiui. Per tą laiką mačiau viską – nuo to, kaip vairuotojai prarado dokumentus prie Vokietijos sienos, iki to, kaip IT įranga buvo įpakavota taip blogai, kad atrodė, lyg ją nuleido nuo penkto aukšto.

Kai verslas persikelia, laikas – pinigai, o neveikianti įranga – prarastas pelnas. Todėl šiame straipsnyje nerašys sausų instrukcijų, o pasakysiu taip, kaip yra iš tikrųjų. Jei ruošiatės perkelti savo komandą ir įrangą iš Amsterdamo, Roterdamo ar Eindhoveno atgal į Lietuvą, geriau sužinokite, į ką įsitraukiate. Čia nėra apie tai, kaip sulipti į autobusą, čia kalbama apie sudėtingas krovinių grandis, customo procedūras (nors ES ir yra viena, bet dokumentai vis tiek svarbūs) bei fizinį darbą.

Kas laukia kelyje ir kaip susitvarkyti su dokumentais

Kiek laiko tikrai užtruks tas biuro perkraustymas iš Olandijos?

Dauguma klientų pagalvoja, kad kadangi Olandija arti, tai tai klausimas vienos dienos. Taip nėra. Jei turim pilną sunkvežimį (apie 20-24 europalačius), specializuotas biuro perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos užtrunka maždaug dvi ar tris dienas vienam kryptimi. Pirmą dieną pradedame krauti Olandijoje, tai užima daugiau laiko nei įprastas krovinių įkėlimas, nes reikia įvardinti kiekvieną spintą ar serverį. Tada važiuojame per Vokietiją, kurioje, žinoma, visada yra vietų, kur eismas stovi, net jei ir nėra avarijos. Antrą dieną atvykstame į Lietuvą ir pradedame iškrovą. Taigi, neskaičiuokite, kad pirmadienį išvykote, antradienį jau dirbate naujame biure – reikia rezervuoti bent tris dienas.

Ar reikia daryti išankstinį matavimą ar užtenka nuotraukų?

Būtų kvaila tikėtis, kad galėsite viską įvertinti pagal keletą „WhatsApp“ nuotraukų. Esu matęs situacijų, kai klientas sako: „turim keletą stalų“, o atvykstate, o ten ten didelės „L“ formos darbo stotys, kurios neina išardyti. Profesionalus perkraustymas visada prasideda nuo matavimo. Mes turime matuoti ne tik tūrį kubiniais metrais, bet ir patalpų išplanavimą – ar liftas talpina sofas, ar neįeis į laiptinę. Be to, nuotraukos neturi matavimų, todėl vairuotojas gali atvykti su per mažu automobiliu, ir tada prasideda papildomi važiavimai bei išlaidos.

Ar mums reikia kažką daryti su PVM, kai veža iš Olandijos?

Nors ir abi šalys yra Europos Sąjungoje, verslas visada susiduria su PVM klausimais. Jei įmonė perkelia savo turtą (turtas ne parduodamas, o perkeliamas į kitą filialą), dažnai galima taikyti PVM išlygas, tačiau reikia teisingai užpildyti transporto dokumentus ir CMR sąskaitas. Aš visada patariu savo klientams pasikalbėti su buhalteriu prieš kelionę. Vieną kartą klientas buvo įsivažiavęs, kad mums viską išsprendžia, o paskui muitinė (nors tai ir vidinė ES prekyba) užkabino dėl neteisingai nurodytos prekės kategorijos. Geriau paprašyti mūsų išrašyti sąskaitą-faktūrą su 0% PVM tarifu, jei tenkina sąlygos, nei vėliau gelbėtis iš mokesčių gniaužtų.

Techninė pusė: kaip neišsižudyti su IT ir baldais

Kaip elgtis su serveriais, jei jų yra dešimtys?

Tai pati jautriausia specializuoto biuro perkraustymo į Lietuvą iš Olandijos dalis. Serveriai neleidžia jų gulyti ant grindų ar purtyti kaip bulvių maišų. Mes naudojame specialias antšokines sistemas ir specializuotas dėžes su putomis. Svarbiausia – išjungti įrangą tinkamai ir pažymėti kabelius. Buvo atvejis, kai vienas IT vadybininkas nusprendė viską išjungti, o po to kabelių „kišulys“ atrodė kaip paukščių lizdas. Mums teko dieną praleisti tiesiogiai jungiant vėl viską atgal, nors mūsų darbas buvo tik pervežti. Jei turite duomenų centro tipo įrangą, reikia užtikrinti, kad vairuotojas vairuoja ypatingai atsargiai, be staigių stabdžių.

Ar jums patirties su olandiškomis spintomis, kurios beveik neina išardyti?

Olandai mėgsta modernią, dažnai integruotą į sienas baldų sistemą. Skirtingai nei Lietuvoje, kur dažnai perkame spintas ir atvežame, ten jos dažnai surenkamos vietoje ir yra labai didelės. Išardyti tokias spintas be instrukcijų yra košmaras – ten gali būti po šimtą varžtų, kurie visi skirtingi. Mūsų komanda turi su savimi įrankių komplektą, kuris užtikrina, kad išardysime viską nepažeidę. Jei bandytumėtę tai daryti patys su paprastu atsuktuvu, tikėtina, kad spinta liktų Olandijoje, o jums tektų pirkti naują Lietuvoje.

Kas dėl tų didelių stalo komplektų, ar juos lengva transportuoti?

Standartiniai biurai turi „workstation“ kompleksus, kurie susideda iš stalviršio, kojų ir dėžių ant juo. Vienas toks komplektas gali sverti 80-100 kilogramų. Jei jų yra 50, tai jau 5 tonos krovinio. Mes juos grupuojame ant specialių padėklų, užrišame juos plėvelėmis ir diržais, kad jie nenušoktų važiuojant per Vokietijos kelio raukšles. Negalima tiesiog mesti į kėbulą, nes pirmasis posūkis viską suvers ant grindų.

Pinigai ir nepageidaujami netikėtumai

Nu kiek tai kainuoja, be jokių paslėptių mokesčių?

Kainos klausimas visada yra pavojingas. Už specializuotą biuro perkraustymą į Lietuvą iš Olandijos reikia mokėti ne tik už degalus. Vidutinė kaina svyruoja, bet tarkime taip: jei turite pusę sunkvežimio biuro įrangos, tai gali kainuoti nuo 1500 iki 2500 eurų, priklausomai nuo to, kiek darbo reikia įdėti į iškrovimą ir įkrovimą („men power“). Jei reikia išardyti ir surinkti baldus, kaina šokteli aukštyn. Taip pat prisideda Vokietijos kelių mokesčiai (vignettes) ir galimas mokesčis už įvažiavimą į miesto centrą (pvz., Amsterdame ar Roterdame), kur taršos zonos mokesčiai gali būti solidūs.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstrigs spūstyje prie Kauno arba sugenda technika?

Techniniai gedimai – tai mūsų, kaip pervežėjų, rizika. Jei sunkvežimis sugenda, mes turiu pasiūlyti sprendimą – arba siunčiame kitą automobilį, arba, jei įvyksta nedidelė problema, jį sutvarkome vietiniame servise. Dėl spūsčių – prie Kauno arba prie Varšuvos (jei važiuojate S8 keliu) yra įprasti spūstys, todėl grafikas visada turi turėti „kliūčių laiko“ rezervą. Mes visada pranešame klientui, jei matome, kad vėluojame. Nieko blogiau nei stovėti tuščiuose biuruose laukiant krovinio, kurio nėra.

Kas dėl draudimo, jei paslydo ranka ir užlaužėme duris?

Draudimas yra privalomas, bet yra svarbu suprasti, ką jis dengia. Standartinis „Carrier Liability“ draudimas dažnai apdengia tik labai mažą sumą (pvz., 10 EUR už kg krovinio). Jei turite brangų serverį, kuris sverdo 10 kg, tai 10 eurų kompensacijos nepadės. Todėl visada siūlau pasidaryti papildomą „All Risk“ draudimą turtui, kurį pervežame. Jei įvyko įvykis – užlaužėme duris, užgriuvo stalas – turiu būti parengtas draudimo pranešimas ir nuotraukos iš įvykio vietos.

Organizaciniai momentai: kada ir kaip viską daryti

Ar galima padaryti viską savaitgalį, kad neprarastume darbo laiko?

Tai vienas populiariausių klausimų. Taip, galime, bet tai kainuoja brangiau. Vairuotojai ir krovikai turi poilsio laiko apribojimus, todėl darbas savaitgalį arba naktį laikomas ypatingu. Jei norite, kad pirmadienį ryte biuras veiktų, reikia planuoti iškrovą sekmadienį. Specializuotas biuro perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos savaitgalių režimu yra įmanomas, bet reikia užsakyti jį geriau savaitę iki to, nes gera komanda tokiu laiku yra užimta.

Kas dėl tolių vietovių, pavyzdžiui, jei esate ne Amsterdame, o kažkur Maastrichte ar Groningene?

Olandija nedidelė šalis, bet kelionė iš šiaurės į pietus gali užeiti keletą valandų. Jei jūsų biuras yra toliau nuo pagrindinių autostradų (pvz., Fryzijoje), mums reikės planuoti papildomą laiką važiavimui vietiniais keliais. Taip pat reikia patikrinti, ar prie pat jūsų biuro gali priartėti 13,6 metro ilgio sunkvežimis. Dažnai senosiuose miestuose arba prie kanalų (ypač Amsterdame centras) sunkvežimiui neina privažiuoti, todėl tenka naudoti mažesnį „shuttle“ sunkvežimį, kuris perveža dėžes į didelį automobilį, stovintį už miesto ribų. Tai vėl padidina kainą, bet užtikrina saugumą.

Ar galite su jumis važiuoti ir mūsų darbuotojai, kad prižiūrėtų procesą?

Yra klientų, kurie nori sekti kiekvieną žingsnį. Tai jų teisė. Tačiau reikia suprasti, kad sunkvežimyje yra vietos tik dviem žmonėms – vairuotojui ir jo pagalbininkui. Jei norite, kad jūsų vadybininkas važiuotų su mumis, reikia tai suderinti iš anksto, nes tai keičia draudimo sąlygas ir reikalauja sėdimos vietos. Dažniau klientai susitinka su mumis tiesiog iškrovimo metu Lietuvoje, kad patikrintų, ar viskas atvyko sveika.