Sklandus ir patikimas verslo persikraustymas į Olandiją: praktinių patarimų vadovas

Per šiuos dvidešimt metų, kai praleidau vairuotojo kabinoje ir vėliau dispečerio kambaryje, mačiau viską – nuo smėlio supiltų kompiuterių iki biurų, kurie turi persikelti per naktį, kad rytoj darbuotojai galėtų dirbti kaip niekur nieko. Tarptautiniai pervežimai yra tas verslas, kur klaida kainuoja brangiai, ne tik pinigais, bet ir nervais. Ypač kai kalbame apie sklandų ir patikimą verslo persikraustymą į Olandiją. Olandija – tai ne Roterdamo uostas ir gražiai nupiešti kanalai ant atvirukų, tai griežtas tvarkaraštis, didelės koncentracijos reikalaujantis eismas ir specifiniai logistikos iššūkiai. Jei planuojate kelionę iš Lietuvos ar kitos Baltijos šalies, turite žinoti, kad 1600–1800 kilometrų maršrutas nėra tiesus linijos brėžimas.

Dauguma verslininkų galvoja, kad tiesiog iškviečia didelį vagoną, įkrauna baldus ir važiuoja. Tačiau verslo persikraustymas į Olandiją reikalauja strategijos. Viena vertus, jums reikia išlaikyti veiklą (arba bent jau jos stabdymą sumažinti iki minimumo), kita vertus – saugiai pergabenti turtą, kuris dažnai vertas daugiau nei pačios mašinos. Esu matęs, kaip neapgalvota logistika išsekino įmonių vadovus prieš pat patalpos nuomos pasirašymą Amsterdame ar Eindhovene. Todėl šiame straipsnyje nerašys sausojoje teorinio teksto, o pasakysiu, kaip tai yra iš tikrųjų – su visomis aštriomis kampais ir rėžiais.

Svarbu suprasti, kad Nyderlandai yra logistikos širdis, čia viskas veikia kaip laikrodis, bet tik jei tu pats esi pasiruošęs. Vokiškų autostradų ruožai, mokesčiai už kelius, olandiški apribojimai sunkvežimiams miestuose – visa tai lemia kainą ir laiką. Žemiau išdėstysiu daugiausia užduodamus klausimus, kuriuos klausdavau mane, ir atsakymus, kurie padės jums išvengti tų klaidų, kuriuos padariau prieš dešimtmetį.

Kainos, laikas ir biudžeto planavimas

Kiek apytiksliai gali kainuoti toks persikraustymas?

Noriu pasakyti iš karto – nėra vienos kainos, viskas priklauso nuo to, kiek tų daiktų iš tikrųjų yra. Jei tai tik mažas archyvas ir penkiolika darbo stočių, tai galima susitvarkyti už kelių tūkstančių eurų, tačiau jei judinate visą gamyklą ar didelį call centrą, skaičiai svyruoja nuo penkiolikos tūkstančių ir be galo daugiau. Prie kainos visada pridedamas kuras, kurio kaina Vokietijoje ir Olandijoje kažką geresnė nei pas mus, o taip pat vairuotojų dienpinigiai ir mokesčiai už kelių naudojimą (vignettes), kurie ten nėra pigūs. Geriausia tai, ką galiu padaryti, tai ateiti ir pamatyti, ką reikia vežti, o ne spėlioti telefonu.

Ar ilgai tai užtruks? Mums reikia, kad viskas būtų padaryta per savaitgalį.

Įprastai kelionė iš Vilniaus ar Kauno iki Amsterdamo ar Roterdamo užtrunka apie dvi paras, jei vairuotojai važiuoja pagal taisykles ir ilsisi. Tačiau jei reikia iškrauti ir įkrauti didelį kiekį biuro inventoriaus, prieš tai jį išmontuoti, o vėliau surinkti vietoje, tai papildomai užima dar vieną ar dvi dienas. Savaitgalis yra realus laikas, jei planuojate viską iš anksto, tačiau nepamirškite, kad Olandijoje sunkvežimiams griežtai ribojamas važiavimas sekmadieniais ir šventėmis, todėl reikia griežto grafiko. Negaliu garantuoti, kad jei paskambinsite penktadienį, mes jau spėsime viską nuveikti iki pirmadienio ryto – logistika taip neveikia.

Ar galima kažkaip taupyti ant pakavimo medžiagų?

Žinoma, galima taupyti, bet ar verta? Esu matęs, kaip kompanijos norėdamos sutaupyti ant dėžių, naudoja senas, drėgnas plokštes, kurios tiesiog suyra kelyje, kai mašina sužiauna į duobę Vokietijos autostradoje. Geros kabinos dėžės, burbuliukų plėvelės elektronikai ir specialūs dėklai baldams tai nėra vieta taupyti, nes jei sugadinsite brangų serverį, jo atkainavimas kainuos daugiau nei visos tos medžiagos kartu. Kartais galime pasiūlyti naudotas, bet kokybiškas medžiagas, jei turime sandėlyje, tačiau visada rekomenduoju investuoti į naują pakavimą.

Kas nutinka, jei įvyko avarija ar kažkas sugedo?

Tai yra baisiausia scenarijus, apie kurį niekas nenori galvoti, bet mes apie tai galvojame kasdien. Mes visada turime CMR draudimą, kuris yra privalomas tarptautiniams pervežimams, tačiau jis dažnai apima tik ribą, pvz., 1,2 euro už kilogramą, o tai kompiuteriams ar serveriams nėra nieko. Todėl sklandus ir patikimas verslo persikraustymas į Olandiją visada prasideda nuo draudimo sąlygų patikrinimo – rekomenduoju „All Risk“ draudimą, kuris padengs bet kurią žalą nuo išsiregistravimo sandėlyje iki pat įsiregistravimo jūsų naujame biure.

Biuro įrangos ir inventorius tvarkymas

Kaip elgtis su pažymėtais dokumentais ir archyvais?

Archyvai yra sunkiausia dalis, nes popieriaus svoris yra apgaulingas – viena dėžė gali sverti kaip mažas radiatorius. Jei turite slaptų dokumentų, juos reikia ne tik uždaryti į dėžes, bet ir užplombuoti arba užrakinti, kad niekas neturėtų prieigos prieš juos perduodant. Pervežime mes naudojame specialias kabinas, kurios neleidžia drėgmei patekti į vidų, nes nėra nieko blogiau nei pasiekti Olandiją ir rasti, kad visi jūsų sutartys yra sužėlę nuo lietaus, kurį praleido pervežėjas Lenkijoje krašte.

Ar jums patys reikia išmontuoti baldus, ar tai daro jūsų komanda?

Tai labai dažnas klausimas, ir atsakymas priklauso nuo to, ką jūs norite. Mūsų komandos turi savo montuotojus, kurie gali atsižiūrėti į sudėtingas biuro sistemas, pvz., „ Herman Miller “ kėdes ar didelius susitikimų stalus. Jei pasirinksite mums patikėti išmontavimą, tai užtrunka trumpiau, nes žmonės, kurie kasdien tai daro, žino, kuris varžtas yra kuris. Nerekomenduoju daryti to paties su savo IT padalinio darbuotojais, nebent jie turi įrankių – paskutinės pastangos išsukti sugedusį varžtą gali sukelti daugiau žalos naudos.

O serveriai ir jautri IT įranga – kaip ją vežiate?

IT įranga yra mūsų specializacija, nes be jos šiuolaikinis verslas neveikia nė valandą. Mes niekada nekrauname serverių į tą pačią mašiną, kurioje guli metalinės spintos ar statybinės medžiagos, kad būtų išvengta vibracijos. Serveriai vežami specialiose, dūmų ir smūgių atspariose dėžėse, o jei reikia, netgi sukurame specialią temperatūros režimą kontrolę. Prieš išvežant visada rekomenduoju daryti atsarginę kopiją (backup) – ne todėl, kad mes ne tikime savo vairuotojais, bet todėl, kad elektronika yra neprognozuojama.

Ar galite atvežti šiukšles arba nereikalingus daiktus į sąvartyną?

Taip, tai yra dalis mūsų paslaugos, vadinama „išvežimo paslauga“, tačiau Olandijoje su šiukšlėmis tvarkos griežčiau nei Lietuvoje. Negalima tiesiog numesti visko į vieną krūvą – reikia atskirti metalą, elektroniką, statybines atliekas ir paprastus šiukšles. Mes turime sutarčių su vietinėmis šiukšlių pervežimo kompanijomis, todėl galime tai užtvarkyti legaliai, tačiau tai kainuos papildomai, todėl geriau dar namie pasidaryti grožio ir palikti tik tai, kas tikrai reikalinga naujajam biurui.

Olandijos specifika ir smulkmenos

Ar sunku rasti vietą sunkvežimiui prie pat biuro Amsterdame?

Amsterdamo centras – tai košmaras sunkvežimių vairuotojams, ten gatvės siauros, o kanalai arti. Jei jūsų naujasis biuras yra pačiame senamiestyje, mes greičiausiai turėsime krauti į mažesnes mašinas (7,5 tonų) ar net naudoti „kelto“ sistemą, kai didelė mašina stovi miesto pakraštyje, o oželiai veža daiktus į centrą. Būtinai patikrinkite ar yra pravažiavimas ir ar galima statyti mašiną prie pat įėjimo – kartais teko krauti per 50 metrų nuotolį, nes policija neleido priartėti arti.

Ar reikia mokėti PVM ar muitus, jei tai ES viduje?

Kadangi Lietuva ir Olandija yra ES narės, muitų nėra, tačiau PVM klausimas gali būti painus, jei pervežate įrangą, kuri buvo nupirkta su PVM atskaitymu, o dabar keičiate juridinį statusą. Būtinai reikia turėti TIR knygę ar CMR kvitą su pilnu inventoriaus sąrašu, jei sulaikys muitinė (nors tai retai atsitinka ES viduje, tikrinimai vyksta). Aš visada patariu savo klientams pasikalbėti su buhalteriu prieš kelionę, kad nenukentėtų jūsų mokesčių ataskaitos.

Kas daryti, jei vairuotojas užstringa ant sienos arba pavėluoja?

Su tokiais dalykais susiduriame dažniau, norėtųsi ar ne – eismas Vokietijoje ties A2 ruožu tiesižiaismis stovi, o darbas Olandijos uostuose gali užtrukti. Jei žinome, kad pavėluojame, skambiname iš karto – mes nesimeigiame būti dievai ir viską žinoti. Jei įvyko avarija ar techninė bėda, turime atsargines mašinas arba partnerius vietinėse kompanijose, kurie gali pervesti krovinį. Patikimumas čia reiškia ne tai, kad niekada nevyksta nesklandumų, o tai, kad mes juos sugebame išspręsti be jūsų įsikišimo.

Išvada

Galiausiai, verslo persikraustymas į Olandiją nėra tik fizinis daiktų perkėlimas iš taško A į tašką B – tai procesas, kuris reikalauja kantrybės, planavimo ir pasitikėjimo savo logistikos partneriu. Esu matęs įmonių vadovus, kurie sulaikė vairuotojus prie sienos dėl to, kad dėžė atėjo įbrėžta, nors pati verslo idėja jau buvo pasiekusi naują aukštumą. Nereikia ieškoti pigiausio pasiūlymo rinkoje, kuris vėliau virsta brangiausia klaida, ieškokite to, kuris atrodo tikras ir įgyvendinamas.

Jei ruošiatės šiai kelionei, pasidarykite inventorių ne šiandien, o jau šiandien, ir nedirkite po kilimėlius – ten dažniausiai pasislėpę seni kabeliai, kurių niekas nereikia. Olandija laukia jūsų verslo, su jos uostais ir technologiniais parkais, bet tik tada, kai viskas pasieks ten saugiai ir laiku.