Sklandus biuro perkraustymas į Olandiją be trikdžių: vadovas iš vidaus

Esu šiame versle jau virš dvidešimties metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo smulkios įmonės, kuri pervežė tik kelis kompiuterius ir vieną kavos aparatą, iki milžiniškų logistikos centrų persikėlimo, kuris truko mėnesį. Galiu pasakyti viena dalyką tikrai: biuro perkraustymas į Olandiją nėra tas pats, kas perkelti lovą iš buto į butą. Čia ne tik apie baldus, čia apie verslo nenutrūkstamumą, dokumentų saugumą ir, svarbiausia, apie jūsų nervus. Olandija yra specifinė rinka su savo taisyklėmis, pavyzdžiui, griežtais aplinkosaugos reikalavimais sunkvežimiams centriniuose miestuose arba sudėtinga parkavimo sistema Amsterdame. Jei viską suplanuosite teisingai, jūsų darbuotojai pirmadienį rys poilsio galės tiesiog atsidaryti nešiojamuosius kompiuterius naujame biure ir dirbti taip, tarsi niekas neįvyko.

Daugelis vadovų klaidingai mano, kad pakanka užsakyti „krovininį“ ir pačiems padėti dėžes į vidų. Taip, galite taip padaryti, tačiau tikėkitės nenumatytų stabdžių. Muitinės procedūros tarp Europos Sąjungos valstybių, nors ir supaprastintos, vis reikalauja tikslios inventoriaus apskaitos, ypač jei pervežate IT įrangą ar branduolinės įmonės dokumentus. Aš dažnai sakau klientams, kad sėkmė slepiasi detaliuose. Negalite tiesiog uždaryti durų sename biure Vilniuje ir atsidaryti naujose Roterdame neatidarius dėžių. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi, kad jūsų biuro perkraustymas į Olandiją nevirštų košmaru, o taptų tiesiog dar vienu efektyviu verslo žingsniu. Kalbėsime ne tik apie tai, kaip pakrauti baldus, bet ir kaip išvengti to, ką mes šioje srityje vadiname „pilna stiklinės sindromu“.

Dokumentai, muitinė ir biuro „aukso“ fondas

Ar mums tikrai reikalingas muitinės brokeris, jei važiuojame į ES šalį?

Tai vienas dažniausių klausimų, kurį girdžiu, ir atsakymas nėra tiesioginis „taip“ ar „ne“. Oficialiai, judant tarp ES valstybių narių, vidinės rinkos taisyklės leidžia laisvą judėjimą, tačiau tik tada, jei prekės yra galutinai suconsumuotos arba panaudotos gavėjo šalyje be jų tolesnio perpardavinėjimo. Jei pervežate įrangą, kuri yra jūsų nuosavybė ir ją naudosite Olandijoje, dažniausiai užtenka komercinės dokumentacijos – SF ir pakavimo sąrašo (packing list). Tačiau jei tarp krovinio yra daug naujos, nenaudotos technikos ar prekių, skirtų realizavimui, gali tekti pateikti Intrastat deklaracijas arba Export/Import ataskaitas, priklausomai nuo tūrio. Geriau turėti brokerio telefoną numerį ir jo nenaudoti, nei stovėti prie sienos su uždaromu sunkvežimiu, nes muitininkas abejoja, kodėl pervežiate 50 nešiojamųjų kompiuterių.

Kaip sutvarkyti dokumentus, kad neišsižiūrėtume akys?

Pagalvokite apie tai taip: kiekviena dėžė turi turėti savo „pasą“. Aš visada įsivaizduoju situaciją, kur vairuotojas praranda sąrašą, o jūs turite sužinoti, kas buvo prarastoje dėžėje. Turite sukurti Excel lentelę, kurioje nurodyta ne tik „stalai“, bet ir „4 vnt. rašomųjų stalų, pilna spalva ąžuolas, 160x80 cm, viena koja su įbrėžimu“. Kiekvienam daiktui priskirkite unikalų numerį ir užklijuokite ant dėžės. Kai atvyksite į Olandiją, galėsite tikrai greitai patikrinti, ar viskas vietose. Be to, olandai yra labai organizuoti, ir jei jie pamatys, kad jūsų inventorius tvarkingas, jums daug lengviau gausi reikalingus leidimus parkuoti prie pat pastato durų.

Kas daryti su brangiausia įranga, pvz., serveriais?

Serveriai ir duomenų centrai – tai atskira istorija. Aš nerekomenduoju juos krauti į tą patį vagoną, kuriame keliauja foteliai ir arklidės su pietumis. Jie turi būti supakuoti į specialias, smūgiams atsparias dėžes su antistatinėmis medžiagomis. Jeigu įmonė turi labai jautrių duomenų, kartais verta pagalvoti apie specialų pervežimą, kur krovinys yra sekamas 24 valandas per dieną GPS sistema, o vairuotojas neturi teisės sustoti neplanuotose vietose. Prarastas serveris nebrangus – brangūs yra duomenys jame ir laikas, kurį įmonė praleis be darbo.

Logistika: keliai, sunkvežimiai ir olandiški „spąstai“

Ar tikrai sunkvežimis gali važiuoti tiesiai į Amsterdamo centrą?

Čia yra viena dažniausių klaidų, kurią daro lietuviai, pirmą kartą vykdami į Olandiją. Jie pamato Google Maps žemėlapį, mato kelią iki biuro gatvės ir mano, kad viskas aišku. Tačiau Amsterdamas, o ypač jo centras, turi griežtas „Zero Emission“ zonas. Sunkvežimai, kurie neatitinka Euro 6 arba didesnių ekologinių standartų, tiesiog negali važiuoti į centrą be specialaus leidimo. Be to, dauguma gatvių yra per siauras arba turi „įlindžius“ (cut-through), kuriuose sunkvežimiai užstringa. Mums dažnai tenka išsinuomoti mažesnę transporto priemonę „paskutiniam myliui“ ir perkrauti krovinį iš didelio sunkvežimio į mažą furgoną miesto ribose.

Kiek laiko užtrunka tas pats kelias iš Vilniaus iki Roterdamo?

Teoriškai, vairuojant be sustojimų, tai apie 18–20 valandų. Tačiau kasdieninėje realybėje? Pamirškite apie tai. Vokietijoje vis dar galite užstrigti statybose (baustvereck), o Olandijoje, ypač prie Roterdamo uosto, intensyvus eismas gali sustabdyti jus valandai. Be to, yra griežtai reguliuojami vairuotojų poilsio laikai. Tachografas yra griežtas šefas – jis neleis vairuotojui važiuoti 20 valandų iš eilės. Todėl biuro perkraustymas į Olandiją visada turi būti planuojamas su atsarga, mažiausiai dviem dienoms kelionei, jei norite, kad vairuotojas atvyktų galėjęs dirbti, o ne miegotis po vairu.

Kas daryti, jei biure nėra keltuvo, o baldai sunkūs?

Tai klasika. Atvykstate prie naujo biuro, o ten tik laiptai ir siauras koridorius. Prieš išvykdami privalu sužinoti, ar yra pakeliamoji platforma (liftas), koks jos keliamoji galia. Kartais nutinka taip, kad liftas telpa tik 300 kg, o jūsų konferencijos stalas sveria 400. Tokiu atveju mes pasiimame specialią įrangą – neštuvas arba net keltuvą su rankena. Nereikia bijoti paprašyti nuotraukų iš turtų valdymo kompanijos dar prieš kelias savaites. Geriau žinoti, kad reikės nešti per langą, nei sužinoti tai vietoj.

Ar galima perkraustyti savaitgalį?

Žinoma, ir netgi rekomenduoju. Olandijoje darbo dienomis prie verslo centrų būna chaosas, o vietos parkavimui sunkvežimiams kainuoja milžiniškus pinigus, jei jos apskritai egzistuoja. Savaitgalis suteikia ramybę – galite užimti visą gatvę, jei turite leidimą, ir dirbti lėčiau, be įtampos. Tačiau įsidėmėkite: jei reikės statybinės technikos (kranų, keltuvų), jų nuoma savaitgaliu gali kainuti brangiau. Reikia subalansuoti patogumą ir biudžetą.

Kainos, draudimas ir smulkmenos, kurios keičia viską

Kiek apytiksliai gali kainuoti tokia operacija?

Noriu būti sąžiningas – aš negaliu pasakyti skaičiaus, nesvarbu, kiek jums būtų patogu. Kainą formuoja ne tik atstumas kilometrais. Čia svarbu tūris kubiniais metrais, svoris, kiek reikia vyrų krauti (pavyzdžiui, jei tenka nešti 3 aukštus be lifto, reikia dvigubai daugiau žmonių), ir papildomos paslaugos. Mažo biuro (3–4 offices) pervežimas gali siekti 2–3 tūkstančius eurų, o didesnio, su 50 darbo vietų, lengvai pasieks 10 tūkstančių ir daugiau. Verta klausti kompleksinės kainos, kurioje jau būtų įskaičiuotos dėžės, pakavimo juostos ir draudimas.

Ar įeina draudimas į kainą, ar tai papildomas mokėjimas?

Pagal nutylėjimą, krovininiai pervežimai turi CMR draudimą, tačiau jo sumos dažnai būna simbolinės – pvz., 8,33 SDR vienetas už kilogramą. Tai reiškia, jei nukrenta jūsų brangus serveris, kuris sveria 10 kg, gausite tik labai nedidelę sumą, kuri niekada nebus pakankama nupirkti naujo. Todėl visada rekomenduoju pasidaryti papildomą „All risk“ draudimą visam krovinio vertei. Jis kainuoja papildomai, tačiau suteikia ramybės. Aš mačiau situacijų, kai įmonės sutaupė ant draudimo ir vėliau gailėjosi kiekvieno cento.

Kas nutinka su suirusiu daiktu – turiu įrodymus?

Jei kažkas sulūžta, nedarykite scenos, tiesiog užfiksuokite tai. Prieš pasirašydami važtaraštį (CMR sąrašą) gavimo vietoje, patikrinkite kiekvieną dėžę. Jei matote, kad dėžė sutrypta, užrašykite tai ant dokumento ir nufotografuokite. Vėliau, kai atidarysite dėžę ir rasite sulaužytą kompiuterį, turėsite įrodymų grandinę. Jei pasirašote, kad viskas „gerai“, o vėliau skųstosite, draudimo kompanija jūsų nepalaikys. Esu matęs, kaip dėl to vienas klientas prarado teisę į 5000 eurų kompensaciją.

Ar galite padėti ir išpakuoti, ar tik iškrauname?

Dauguma mūsų klientų prašo tik iškrauti į koridorių, tačiau tai didelė klaida. Pasidarykite taip: paprašykite, kad vyrai padėtų baldus į vietas, o dėžes – į atitinkamus kabinetus. Tai sutaupys jūsų darbuotojams dieną, o gal net dvi darbo laiko. Vėliau jie gali tiesiog atsidaryti dėžę ir sėsti tiesiogiai prie stalo. Tai vadinama „White Glove“ paslauga ir ji, tikriausiai, yra geriausia investicija į darbuotojų moralą.

Kaip elgtis su atliekomis – ar turite pasiimti tuščias dėžes?

Tai dažnai užmirštamas dalykas. Jums nereikia šimto tuščių dėžių naujame biure, užgožiančių vaizdą. Susitarkite dėl „grąžinamosios logistikos“. Mūsų vairuotojai gali suskaldyti dėžes, pasiimti juos atgal ir išvežti į perdirbimo centrą Lietuvoje arba juos panaudoti kitam klientui. Tai ekologiška ir jums nereikės samdyti atskiro savininko, kad išvežiotų šiukšles.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Olandiją yra ne fizinis, o organizacinis iššūkis. Jūsų tikslas – ne tik perkelti baldus iš taško A į tašką B, bet padaryti taip, kad verslas nestotų. Per savo dvidešimt metų esu išmokęs, kad geriausias įrankis yra ne kėbulėlis su įrankiais, o geras planas ir atviras pokalbis su pervežėju. Nebijokite klausti kvailų klausimų apie leidimus, liftus ar dėžių dydžius. Geriau klausti dabar, nei vėliau spręsti problemas prieš uždarę duris. Olandija – šalis, kurioje viskas veikia kaip laikrodis, jei tu pats laikosi taisyklių. Taigi, pasiruoškite savo inventorių, užsirašykite mano patarimus ir drąsiai kelkite į naują verslo etapą.