Siuntų pristatymas į Olandiją – patogus sekimas: kas nutinka užkulisiuose?

Dirbu logistikos srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir, turiu pasakyti, pasaulis labai pasikeitė, o kartu su juo ir klientų reikalavimai. Anksčiau užtekdavo numesti siuntą į sunkvežimį ir pasakyti „už savaitę bus“. Dabar? Dabar žmogus nori žinoti, kur jo dėžė yra tiksliai šią sekundę, ką vairuotojas valgo pietų metu ir kokia oro temperatūra Roterdamo uoste. Ir tai yra puiku. Nors kart tai sukuria papildomo spaudimo mums, brokeriams ir vežėjams, bet siuntų pristatymas į Olandiją – patogus sekimas tapo standartu, be kurio sunku įsivaizduoti verslą.

Olandija yra viena pagrindinių logistikos širdų Europoje. Visi žino Roterdamą, bet kasdienės realybės yra daugiau nei tik didieji konteineriai. Smulkios siuntos, paletės su baldais ar elektronika keliauja kasdien. Per šiuos dvidešimt metų mačiau viską – pradedant nuo tų, kurie pasirašė dokumentus neteisingai ir siunta džiūvo sandėlyje tris mėnesius, baigiant tuo, kad prekės pasiekė gavėją greičiau nei mes spėjome apie tai pranešti sistemoje. Svarbiausia čia – skaidrumas. Klientas turi jausti kontrolę, o mes turime užtikrinti, kad ta kontrolė būtų pagrįsta duomenimis. Be gero sekimo sistemos, tai tiesiog neįmanoma.

Šiandien noriu su jumis pasidalyti tuo, ką paprastai neparašoma jokiame brošiūrų prospectuje. Kalbėsime apie tai, kaip tikslus sekimas padeda išvengti muitinės niusansų, kodėl adresą reikia rašyti taip, kaip jis suvokiamas Olandijoje, o ne Lietuvoje, ir ką daryti, kai sistema rodo „delayed“. Tai ne tik technologijų klausimas, tai – patirties.

Kas daromas, kol siunta važiuoja?

Dažnai klientai galvoja, kad kai siunta iškeliauja, ji kažkaip papuola į juodą skylę ir vėl pasirodo tik prie durų. Iš tikrųjų, siuntų pristatymas į Olandiją – patogus sekimas leidžia matyti kiekvieną prisilietimą. Nuo to momento, kai kurjeryje pasirenkame „Import“, iki to momento, kai Olandijos pašto tarnybos ar vietinio kurjerio vairuotojas skambina gavėjui. Sistema užfiksuoja perėjimus tarp sandėlių, skenuoja barodus, netgi fiksuoja temperatūros pokyčius, jei siunta jautri.

Kiek laiko tai viskas užtrunka realiai?

Tai vienas dažniausiai užduodamų klausimų, nors klientai dažnai klausia labai trumpai: „Kada bus?“.

Atsakymas čia nėra vienas skaičius. Jei siunčiate standartinę 30 kg siuntą iš Vilniaus į Amsterdamą, terminas yra apie 3–4 darbo dienas. Tačiau jei tai yra didelė paletė su technika, kuri turi eiti per muitinę, gali prireikti savaitės arba šiek tiek daugiau, jei trūksta dokumentų. Viskas priklauso nuo to, kaip greitai sugebsite pateikti prekių deklaraciją ir ar prekės yra ribojamos (pavyzdžiui, alkoholis ar tabakas).

Ar galiu sekti savo siuntą realiu laiku?

Žinoma, galite, nors „realus laikas“ logistikoje šiek tiek keičiasi. Mes naudojame GPS stebėjimą visame kelyje, tačiau tarpinio sandėlio viduje gali būti „aklosios zonos“, kur signalas neprasiskverbia. Tačiau stebėjimo numeriu (tracking number) matysite tikslias datos ir laikus, kai siunta buvo įkelta, iškelta ar persiųsta kitoje stotyje.

Kodėl mano siunta stovi vienoje vietoje jau dvi dienas?

Tai gali būti keletas priežasčių. Dažniausiai tai susiję su muitinės procedūromis arba su logistiniu mazgu (pvz., Vokietijoje), kur renkamos partijos į Olandiją. Kartais vairuotojas turi poilsio laiką, kurį privalo laikyti pagal įstatymus, ir sistema tiesiog rodo, kad jis nejudėjo. Nebijokite, jei tai ne ilgiau nei 48 valandos – tai normalus procesas.

Muitinė ir dokumentai – kur dažniausiai klystame

Olandija yra labai disciplinuota šalis, o jų muitinės (Douane) sistemos yra susietos su visos Europos duomenų bazėmis. Čia negalima nieko užmiršti. Siuntų pristatymas į Olandiją – patogus sekimas taip pat parodo, ar dokumentai tvarkingi. Jei matote užrašą „Customs Clearance In Progress“, tai reiškia, kažkas nutiko su jūsų duomenimis.

Ar aš turiu mokėti PVM ar muito už siuntą į Olandiją?

Jei siunčiate prekes asmeniui ne iš Europos Sąjungos (bet jei jūs siunčiate iš Lietuvos, mes ES nariai), tai PVM skaičiuojamas pagal galutinio vartotojo šalį, tačiau vidaus prekyboje tarp ES šalių, teisingai užpildžius Sąskaitą-faktūrą su PVM kodu, mokesčių ant ribos papildomai nebus. Jei siunčiate į companiją Olandijoje be jų PVM kodo, gali tekti mokėti Olandijos PVM tarifą.

Kas nutinka, jei aš užmiršau įrašyti telefono numerį?

Tai klasika. Vairuotojas atvyksta į adresą, o nieko neraso. Be telefono numerio jis negali skambinti, todėl siunta grįžta atgal į siuntėjo sandėlį. Tai trunka dar savaitę. Visada rašykite telefono numerį – tai greičiausias būdas išvengti nereikalingų grąžinimo išlaidų.

Ar galiu siųsti maistą ar vaistus?

Galite, bet tai yra „raudonoji zona“. Maisto produktai, ypač gyvūninės kilmės, turi būti deklaruojami ir turi atitikti ES sanitartinius reikalavimus. Vaistai taip pat reikalauja specialių leidimų. Geriau tai padaryti legaliai, nes muitinės skeneriai mato viską, o baudos Olandijoje yra griežtos.

Ar tikrai reikia anglų kalbos dokumentų?

Nebūtinai anglų, bet lietuviškai – tikrai ne. Muitinės pareigūnas Olandijoje ar vokietis tarpininkas gali nesuprasti, kas parašyta ant dėžės. Turinio sąrašas (Packing List) ir prekių deklaracija turi būti aiškiai parašytos viena iš pagrindinių kalbų, kad nebūtų uždelstas krovinys.

Pristatymo smulkmenos ir vietiniai niuansai

Kai siunta jau Olandijoje, prasideda paskutinė etapas. Čia svarbu ne tik tai, kaip greitai vairuotojas važiuoja, bet ir tai, kaip iš tikrųjų atrodo adresas, į kurį keliauja krovinys.

Kodėl kurjeris negali palikti siuntos prie durų?

Jei nenurodėte specialios instrukcijos „Leave at door“, Olandijos kurjeriai (ypač DHL, UPS, PostNL) yra griežti. Jie privalo perduisti siuntą rankose arba palikti oficialioje atsiėmimo vietoje, jei gavėjo nėra namuose. Taip yra siekiant išvengti vagysčių, o jos miestuose yra gana dažnos.

Galima pakeisti pristatymo adresą jau siuntai keliuojant?

Taip, bet tai kainuoja. Kai sistema jau fiksuoja „Out for delivery“, pakeisti adresą beveik neįmanoma, reikia laukti, kol bus grąžinta į depą. Jei dar tai nevyksta, galima susisiekti su mumis ir pabandyti nukreipti, tačiau gali būti taikoma papildoma mokestis už adresacijos keitimą.

Ką daryti, jei siunta atėjo su pažeidimais?

Pirmiausia – nieko nešokite ir nedėkite ant šono. Būtinai ant kurjero vairuotojo sąrašo (delivery note) pažymėkite „DAMAGED“ ir nufotografuokite dėžę iš visų pusių. Be šio žymėjimo draudimas arba prekių grąžinimas dėl kokybės gali būti atmestas, nes nebus įrodyta, kad tai nutiko pervežimo metu.

Ar gavėjas gali atsiimti siuntą sandėlyje?

Žinoma, tai dažnas pasirinkimas verslo klientams. Jei jūsų partneris turi sandėlį netoli Tilburgo ar Eindhoveno, mes galime užtikrinti, kad siunta nuvežama tiesiai ten. Taip sutaupoma laiko, nes nereikia laukti paskutinės mylios pristatymo (last mile) iki biuro ar namų.

Išvada

Apibendrinant, logistika nėra tik fizinis krovinių judėjimas iš taško A į tašką B. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis tikslumo, kantrybės ir geriausių technologijų. Dirbant su šia rinka, pamenu laikus, kai telefonas skambindavo tik tada, kai jau buvo per vėlu. Dabar, naudojant šiuolaikines sistemas, siuntų pristatymas į Olandiją – patogus sekimas suteikia ramybės tiek siuntėjui, tiek gavėjui.

Jei planuojate siųsti prekes į Olandiją, nepamirškite pagrindinio: tikslūs duomenys – tai pusė sėkmės. Ir nepaisant to, kiek gera būtų technologija, visada verta pasirinkti patikimą partnerį, kuris žino, ką daryti, kai sistema rodo klaidą arba siunta „užstrigo“ prieš Berlyną. Gerai sutvarkyta logistika leidžia jums susirūpinti savo verslu, o ne kelių trasomis.