Siuntinių pristatymas į Olandiją su išsamiu sekimo numeriu: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – logistika niekada nesleep’ina. Per tą laiką mačiau viską: nuo tų, kurie siuntė „Gubernijos“ alų savo broliui Amsterdame ir nepyko, kad butelis atėjo šiek tiek pažeistas, iki sudėtingų industrinių atvejų, kai reikėjo gabenti dalis laivų statyklai Roterdame. Kasdien susiduriu su tais pačiais klausimais, ir nors technologijos pasikeitė – vietoj faksų turime ERP sistemas – žmogiškasis faktorius ir nerimas dėl savo daiktų išlieka tas pats. Ypač kai kalbame apie siuntinių pristatymą į Olandiją su išsamiu sekimo numeriu. Žmonėms dažnai atrodo, kad įvedęs tą ilgą kodą į langelį, jis turi magiškai judėti kas penkias minutes, tačiau realybėje viskas vyksta sudėtingiau.

Šiandien noriu jums papasakoti, kaip visa ši „mašina“ veikia iš vidaus, ne naudodamas sausus vadovus, o taip, kaip tai matau aš – vairuotojas, kuris praleido naktis prie Lenkijos-Vokietijos sienos, ar dispečeris, kuris mėgina surasti dingo siuntos „pėdsakus“. Olandija – tai viena pagrindinių krypčių mums, Lietuvai, todėl maršrutai ten išgrįžti kaip savo kiemelis, tačiau kiekviena siunta turi savo istoriją. Svarbiausia čia – skaidrumas, todėl sekimo numeris nėra tik eilutė simbolių, tai jūsų ramybės garantas, jeigu žinote, ką žiūrėti.

Kaip ilgai viskas vyksta ir kodėl sustoja laikas

Kiek laiko tikrai užtrunka siunta nuo Vilniaus iki Amsterdamo?

Dažniausiai žmonės klausia apie standartinius terminus, tačiau atsakymas nėra vienas skaičius. Jei siunčiate standartinį 30 kg krovinių pakuotę (pvz., dėžę su drabužiais ar knygomis), terminas paprastai svyruoja nuo 3 iki 5 darbo dienų. Tačiau tą „darbo dieną“ reikia suprasti kaip logistines dienas – jei siunta išvyksta antradienį vakare, sandėlyje ji pasirodo trečiadienį, o Olandijoje gali būti tik penktadienį arba pirmadienį, jei kelias veda per Vokietiją ir ten yra savaitgalis. Esu matęs atvejų, kai dėl didelio šilumos bangos Vokietijoje vairuotojai turėjo ilgiau ilsėtis, tai viską pavėlino dar para. Taigi, 3-5 dienų yra idealus scenarijus, tačiau geriau neskubėti suvaidinti vestuves, kol matote pristatymo patvirtinimą.

Kodėl sekimo numeris rodo, kad siunta „užstrigo“ vienoje vietoje dvi dienas?

Tai vienas dažniausių panikos šaltinių. Žiūrite ir matote, kad paskutinis įvykis buvo „Išsiųsta iš terminalo Kaune“, o jau praėjo 48 valandos ir nieko naujo. Čia nesijaudinkite – dažniausiai tai reiškia, kad siunta yra kelyje. Didelės transporto kompanijos skenuoja krovinius tada, jie patenka į terminalą ir tada, kai išvažiuoja iš jo, o kelionės metu (pvz., maršrutu Kaunas-Varšuva-Berlinas-Amsterdamas) skenerių nėra. Vairuotojas važiuoja, o sistema laukia, kol jis atvyks į paskirties terminalą Olandijoje, pvz., netoli Eindhoveno ar Tilburgo, kur bus padarytas kitas įrašas. Jei tai trunka ilgiau nei 4 dienos, tuomet verta pasidomėti, o dvi dienos tylos yra visiškai normalus reiškys.

Ar tikrai reikalingas tas ilgas numeris, ar galima tiesiog nurodyti asmens kodą?

Niekada nenaudokite asmens kodo ar tik pavardės siekdami sekti siuntą tarptautiniu mastu. Asmens kodas yra konfidencialus duomenys, o jis nieko nepasakys kurjeriui Olandijoje, kuris turi tūkstančius siuntų. Sekimo numeris (tracking number) yra unikalus „pasas“, kurį priskiria sistema. Jis susideda iš raidžių ir skaičių, ir šis kodas yra vienintelis dalykas, kuris sujungia jūsų siuntą su duomenų baze. Be jo, net aš, turintis 20 metų patirties, negalėčiau padėti surasti dėžės tarp tūkstančių kitų dėžių dideliame terminalo hangare. Tai ne formalumas, tai būtina sąlyga, kad siuntinių pristatymas į Olandiją su išsamiu sekimo numeriu būtų įmanomas apskritai.

Muitinė, dokumentai ir tai, ką dažniausiai pamirštame

Kas nutinka, jei aš užmiršau įrašyti telefono numerį gavėjo?

Tai klasika. Olandai yra disciplinuoti, bet jei jų namuose nieko nėra arba jų nėra namuose, o telefono numerio nėra – siunta sugrįžta. Pats blogiausias variantas yra tas, kai siunčiate į „paketo skrynias“ (pvz., DHL Parcel locker), o nurodote neteisingą telefoną arba jį visai nenurodote. Sistema negali išsiųsti SMS kodo su atidarymo instrukcija. Tokiu atveju siunta laukia 3-7 dienas ir turi būti grąžinama atgal į Lietuvą siuntėjo lėšomis. Visada darau prielaidą, kad klientas suklydo, tačiau taisyklės yra taisyklės – be kontakto informacijos tarptautinis siuntimas yra beveik neįvykdomas be didelių rūpesčių.

Ar reikia mokėti muito ar PVM, siunčiant dovaną draugui Utrechtą?

Čia viskas priklauso nuo vertės. Jei siuntos vertė (nurodyta kvite ar SF sąskaitoje-faktūroje) neviršija 45 eurų, Olandijos muitinės mokesčius paprastai nepritaiko. Tačiau jei siunčiate, tarkim, telefoną, kurio kaina 300 eurų, gavėjas gaus pranešimą apie PVM mokėjimą (Nyderlanduose tai 21%). Svarbu prisiminti – net jei tai dovana, muitinė turi teisę vertinti ją pagal rinkos kainą, o ne pagal tai, ką parašėte ant dėžės „dovanų“. Geriausia visada prisegti pirkimo čekį arba sąskaitą, kad nėra abejonių dėl vertės. Nenoriu, kad jūsų draugas Olandijoje turėtų eiti į paštą ir mokėti unexpected išlaidų.

Kodėl mane paprašė pateikti „Proforma invoice“, kai tai ne prekybinė siunta?

Dauguma klientų maniau, kad šis dokumentas reikalingas tik parduotuvėms. Tai netiesa. Proforma invoice (preliminari sąskaita) yra pagrindinis dokumentas muitinės formalumams užbaigti. Jis turi nurodyti, kas yra siunčiama, kiek tai kainuoja ir kokia yra prekių harmonizuota kodą (HS kodas). Be šio lapo, kurį dažnai reikia prisegti prie siuntos išorės (plastikiniame vokiuke), muitinė gali sulaikyti krovinią savaitę ar daugiau. Esu matęs, kaip dėl to buvo vėluojama svarbioms dalims gamykloje, todėl visada primygtinai rekomenduoju užpildyti šį dokumentą, net jei siunčiate tik savo senus žiūrėjimus.

Kainos, rizikos ir praktiniai patarimai

Kiek kainuoja siųsti baldus ar didelę dėžę, ir kodėl kaina pakyla, jei ji „oro“?

Kainodara logistikoje yra ne vien tik apie svorį. Čia veikia vadinamasis „volumetrinis svoris“ (volumetric weight). Jei turite lengvą, bet didelę dėžę, pvz., su porolonu ar pagalvėmis, mums brangia ne tas, kad ji sveria 2 kg, o tai, kad ji užima daug vietos sunkvežimyje. Skaičiuojama taip: ilgis plotis ir aukštis dauginami ir dalijami iš 5000 (standartinis koeficientas). Gaunasi „teorinis“ svoris, už kurį ir mokate. Taigi, siunčiant į Olandiją, būkite pasiruošę, kad didelė dėžė su pupelėmis gali kainuoti taip pat, kaip ir dėžė su knygomis. Siuntinių pristatymas į Olandiją su išsamiu sekimo numeriu leidžia mums tiksliai apskaičiuoti tūrį ir iš karto pateikti tikslią kainą be staigmenų vėliau.

Ar verta drausti siuntą, ar tai tik papildomas uždarbis firmai?

Asmeniškai, kaip žmogus, kuris matęs, kaip sunkvežimis užsidegia arba kaip krovinys nukenčia avarijos metu važiuodamas A2 autostradoje Vokietijoje, visada pasakysiu – taip. Draudimas kainuoja labai nedaug (paprastai 2-3 % nuo siuntos vertės), bet gali išgelbėti nervus. Jei siunčiate brangų laptopą ar vintage laikrodį, nedarykite to be draudimo. Be to, atsiminkite, kad jei pakuotė ypač pažeista, o jos nedraudėte, gausite tik simbolinę kompensaciją pagal tarptautinius konvencijas (pvz., pagal CMR konvenciją tai yra apie 8.33 SDR už kilogramą, kas yra labai mažai). Geriau užsidėti už ramybę.

Ar galiu nusiųsti maisto produktų, pvz., keptų duonų ar sūrio?

Olandai mėgsta mūsų keptą duoną ir sūrį, tačiau čia yra didelė „pilka zona“. Jei tai yra uždaryta, gamybinės pakuotės prekė su ilgu galiojimo laiku – paprastai praeina. Tačiau jei tai yra namų gamybos produktai, be sertifikatų, arba mėsos gaminiai (kiauliena, dešros), tuomet tikimybė, kad siuntą sunaikins muitinė arba grąžins, yra 99%. ES taisyklės dėl gyvūninių produktų yra griežtos. Nenoriu būti tas, kuris sugadins jūsų šventę, todėl patariu patikrinti sąrašą leidžiamų produktų arba apsispręsti – ar verta rizikuoti dėl poros dešrelių. Geriau nusiųskite šokolado ar žirnių – su jais beveik niekada nėra problemų.

Kas daro, jei siunta dingo, nors sekimas rodo, kad ji pristatyta?

Tai viena sudėtingiausių situacijų, vadinama „proof of delivery“ problema. Kartais kurjeris Olandijoje (pvz., „PostNL“ ar „DPD“) gali palikti siuntą prie durų, įdėti į pašto dėžutę arba net paduoti kaimynui, o sistemoje pažymi „pristatyta“. Kas tuomet daryti? Pirmiausia reikia kreiptis į mus, mes inicijuojame tyrimą pas vietinį kurjerį. Jie turi pateikti vaizdo įrašą iš vairuotojo kamera arba parašą. Jei vairuotojas suklydo – siunta kompensuojama. Tai trunka apie 2-4 savaites, bet mes visada padedame tai išspręsti, nes mūsų reputacija svarbiau už vieną negerą vairuotoją.

Išvada

Apibendrinant visą šią dviejų dešimtmečių patirtį, galiu pasakyti, kad sėkmingas siuntinių pristatymas į Olandiją su išsamiu sekimo numeriu priklauso ne nuo magijos, o nuo dalykiškumo ir dėmesio smulkmenoms. Nuo to, kaip gerai užpildysite dokumentus ir įkelsite gavėjo telefono numerį, priklauso, ar jūsų siunta pasieks Roterdamą per tris dienas, ar klajoys po Europos sandėlius mėnesį. Nenaudokite senų dėžių, kurios gali suirti, nerašykite klaidingų duomenų ir, svarbiausia, neskubėkite panikuoti, jei sekimas nepasikeičia kelias valandas.

Logistika – tai gyvas organizmas, kartais jis peršalna, kartais užsikimšta, tačiau su tinkamu sekimo numeriu ir patikimu partneriu visada galime sužinoti, kur yra jūsų krovinys. Jei abejojate ar ką nors neaiškinau – rašykite, visada patarsiu kaip draugas, o ne kaip sausas biurokratas. Sėkmės jūsų siuntimams ir tegul jūsų daiktai keliauja saugiai!