Saugus logistikos procesas krovinių gabenimui į Olandiją: kaip išvengti naktinių kosmarų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt dviem metus. Per tą laiką mačiau viską – nuo sprogstančių padangų Vokietijos autobanuose iki dingusių konteinerų, kurie pasirodydavo po mėnesio visiškai kitame šalies gale. Klientai dažnai galvoja, kad logistika – tai tik vairuotojas, sėdintis ratelyje ir laukiantis, kai atvažiuos į paskirties vietą. Galvojate, saugus logistikos procesas krovinių gabenimui į Olandiją susideda tik iš to, kad padėtumėte dėžę ant paletės? Deja, realybė yra daug sudėtingesnė, ypač kai kalbame apie šiaurę, kur prekybos srautai niekada nemiega.

Olandija – tai ne tik tulpių ir vėjaračių šalis. Tai didžiausias logistikos mazgas Europoje, Roterdamo uostas, kuris praryja milžoniškus kiekis krovinių kasdien. Čia viskas veikia kaip laikrodis, jeigu tik tas laikrodis yra tinkamai prižiūrėtas. Jei padarysite klaidą dokumentuose arba blogai užkrovsite prekes, tas laikrodis sustos, o jums teks mokėti už stovėjimą, baudas ir pristatymo delsimą. Po tokių metų darbo jau išmokau numatyti kur kas daugiau nei paprastas vadybininkas, todėl šiame straipsnyje pasidalinsiu tuo, kas tikrai vertos dėmesio, norint užtikrinti sklandų gabenimą.

Svarbiausia taisyklė, kurią kartodavau sau ir klientams – niekada neikilkite. Olandai yra disciplinuoti, jie mėgsta tvarką, o jų muitinė ir inspekcijos yra vienos iš griežčiausių. Todėl saugus logistikos procesas krovinių gabenimui į Olandiją turi prasidėti ne tada, kai sunkvežimis išvažiuoja iš Vilniaus ar Kauno sandėlio, o dar prieš kelias savaites, pradedant nuo dokumentų paruošimo. Jei viską padarysite teisingai, jūsų prekės atvyks laiku, o jūsų miegas bus ramus.

Dokumentacijos ir muitinės subtilybės: kur dažniausiai suklystame

O taip, ir dar tąsą, turiu vieną lapą, kurį vairuotojas davė, ar jo reikia, ar ne?

Žiūrėkite, jei tai įprastas CMR važtaraštis, tai jis yra pagrindas, tačiau dažnai vairuotojai pasidaro papildomų užrašų arba paima krovinius iš kelių siuntėjų. Jei turite kokį nors papildomą protokolą arba pastabą ant pakuočių dėl jų būklės, būtinai jį prisegkite prie pagrindinių dokumentų be jokių išlygų. Be to, jei krovinių gabenimas į Olandiją reikalauja specialių leidimų, pvz., alkoholio ar tabako, tą vienintelį lapą gali būti EX1 dokumentas, kuris patvirtina, kad prekės jau išleistos į laisvą apyvartą ES, be jo, jums gali tekti sumokėti mokesčius dukart.

Kodėl vairuotojas vis klausia apie tuos prekių kodus (HS kodus), ar tai tik papildomas galvos skausmas?

Vairuotojas ne tiesiog taip klauso dėl smalsumo, jam tiesiog reikia žinoti, ką veža, jeigu sustos muitinėje. Olandų muitinė (Douane) mėgsta staigius patikrinimus, o jei vairuotojas neįsivaizduoja, kas yra jo „pakrovėje“, gali būti nubaustas, o krovinys – sulaikytas. Nurodyti teisingus HS kodus comercialinėse dokumentuose būtina ne tik dėl mokesčių, bet ir dėl to, kad krovinys būtų klasifikuojamas kaip saugus ir leidžiamas per sieną be nereikalingų uždelšimų.

Ar tikrai reikia tiek daug skirtingų sąskaitų, viena neužtektų paprastam vežimui?

Viena sąskaita-faktūra paprastam siuntimui galioja, jeigu viskas vyksta tarp dviejų partių, tačiau jei vežate dalinį krovinį (LTL) arba jį perkraunate tarpinėse sandėliuose, kiekvienas etapas turi būti užfiksuotas. Mūsų patirtyje, kai saugus logistikos procesas krovinių gabenimui į Olandiją vykdomas per tarpininkus, trūkstama sąskaita gali sustabdyti visą grandinę, nes bus neaišku, kas yra krovinio savininkas konkrečiu momentu.

Kas vyksta, jeigu aš pamirščiau įrašyti prekių svorį dėžėje ant etiketės?

Tai yra klasikinė klaida, kuri kainuoja brangiai. Olandijoje yra griežti svorio kontrolės reikalavimai, o jeigu fiksuotas svoris neatitiks realaus, gali būti paskirta bauda arba krovinys gali būti nuimamas iki patikslinimo. Esu matęs atvejus, kai viena neteisingai nurodyta tona privertė iškrauti visą sunkvežimį sandėlyje Eindhovene ir sverti kiekvieną dėžę atskirai – tai tikras košmaras ir laiko švaistymas.

Rizikos kelyje: kaaps išvengti nemalonių staigmenų

Girdėjau, kad Vokietijoje dažnai pavogia krovinius, ar čia tiesa, ar tik mitas?

Deja, tai ne mitas, o liūdna kasdienybė, ypač važiuojant trasomis, kurios eina pro didžiuosius logistikos centrus. Vokietija yra pagrindinis tiltas į Olandiją, o parkingų priežiūra ten skiria didelį dėmesį saugumui. Mūsų kompanija visada nurodo vairuotojams stovėti tik saugiuose, apsaugotuose parkinguose, net jei tai kainuoja keliasdešimt eurų daugiau, tai pigiau nei prarasti brangų krovinį ir daryti išvadas klientams.

Ką daryti, jeigu vairuotojas sako, kad sugedo sunkvežimis, o prekės gali sugesti?

Tai viena blogiausių situacijų, tačiau čia svarbi greita reakcija. Jeigu vairuotojas praneša apie gedimą, turiu nedelsiant sužinoti, ar reikia keisti transporto priemonę (perkrauti), ar galima ją greitai suremontuoti. Jeigu prekės yra jautrios temperatūrai, turime turėti sutartis su vietinėmis pagalbos komandomis Vokietijoje ar Belgijoje, kurios gali perimti krovinį per kelias valandas – tai dalis mūsų užtikrinto saugaus logistikos proceso krovinių gabenimui į Olandiją.

Ar tikrai reikia drausti kiekvieną siuntą, ar tai kažkoks pinigų išsiėmimas?

Kartais atrodo, kad draudimas yra nereikalingas išlaidų straipsnis, kol neįvyksta įvykis. Esu matęs, kaip dega sandėliai arba kaip vairuotojas užkerta ant ledo ir apverčia vilkiką. Be visavertės draudimo polisos, galite prarasti ne tik prekes, bet ir verslą. Draudimas apsaugo ne tik turtą, bet ir atsakingumo ribas, ypač kai vežame pavojingas krovinius arba brangią elektroniką.

Kaip elgtis, jei gavėjas Olandijoje atsisako priimti prekes dėl pažeistos pakuotės?

Tuomet prasideda „lėbavimas“ su dokumentais. Būtina iš karto sudaryti protokolą apie pažeidimą (paketo būklės aktą) ir nufotografuoti viską dar prieš iškraunant. Jeigu vairuotojas pasirašo, kad viskas tvarkoje, o vėliau pasirodo, kad dėžės sutrupdytos, draudimo kompanija atsisakys mokėti kompensaciją, o mums teks padengti nuostolius iš savo kišenės.

Olandijos specifika: ką reikia žinoti apie paskirties vietą

Kiek laiko paprastai užtrunka išlaisvinimas iš Roterdamo uosto, ar tai nekelia problemų?

Roterdamas – tai milžinas, ir išlaisvinimas gali trukti nuo kelių valandų iki kelių dienų, jeigu trūksta kokių nors dokumentų arba yra muštinių. Čia nėra vietos improvizacijai, viskas turi būti subalansuota. Mūsų patirtis rodo, kad gerai suderintas brokeris Olandijoje gali praleisti krovinį pro muitinę per rekordinį laiką, tačiau jei įvyksta klaida, gali tekti laukti ir savaitgalį, kas sukelia didžiulius nuostolius dėl sandėliavimo mokesčių.

Ar gavėjas gali reikalauti pristatymo su specifinėmis priemonėmis, pvz., su „kelniu“?

Žinoma, Olandijos sandėliai dažnai yra labai modernūs, bet turi griežtų reikalavimų dėl krautuvų arba pristatymo laiko. Jeigu jūsų sutartyje nenurodyta, kad pristatymas yra „iki durų“ su visomis priemonėmis, gavėjas gali atsisakyti mokėti už papildomas paslaugas, ir tada mums tenka susimokėti vietinėms firmoms už keltuvus. Visada geriau iš anksto pasiklausti gavėjo apie prieigos sąlygas.

Kodėl kainos šuoliauja aukštyn žemyn, ar negalima nustatyti vienos fiksuotos kainos?

Logistika – tai gyvas organizmas, kurį veikia kuro kainos, mokesčiai už kelius (Euro vinjetės Vokietijoje), o dar ir dabar tų visų aplinkosaugos normų reikalavimai. Fiksuota kaina galima tik tada, kai turime ilgalaikę sutartį, tačiau vienkartiniai siuntimai visada priklauso nuo rinkos situacijos. Kartais už savaitę kuro kaina gali pakilti tiek, kad visas maršrutas taps nuostolingas, jeigu nebus koreguojamas.

Ar tikrai reikia taip griežtai laikytis pristatymo laiko (time window), ar tai ne per daug formalizmo?

Olandai laiko laiką kaip auksą, jų sandėlių grafikai yra suplanuoti iki minučių. Jeigu atvyksite penkias minutes vėliau, gali būti, kad jums teks laukti iki kitos dienos, nes visi kranai ir vadybininkai jau užimti. Tas laukimas kainuoja, todėl visada stengiamės pristatyti anksčiau arba tiksliai laiku, kad išvengtume papildomų išlaidų.

Išvada

Galiausiai, noriu pabūti visiškai nuoširdus – logistika nėra tikslus mokslas, tai daugiau kaip menas susidoroti su chaoso elementais. Per dvidešimt metų išmokau, kad net geriausia technologija ir brangiausi sunkvežimiai neišgelbės, jeigu trūksta komunikacijos tarp vadybininko, vairuotojo ir kliento. Užtikrinti saugų logistikos procesą krovinių gabenimui į Olandiją reiškia būti vienu žingsniu priekyje, numatyti, kur gali nutikti avarija, kur gali užstringti muitinė ir kur gali iškilti komunikacijos barjerasai.

Jei pasiruošiate siuntimui, nebijokite klausti, klausinėti ir dar kartą klausti. Geriau iš anksto sužinoti, kad reikia specialios leidimo formos, nei gauti skambutį sekmadienio rytą iš apsireiškusio vairuotojo, sėdintico priešais uždarytas muitinės vartus. Profesionalumas čia matomas ne tuo, kaip mes skraidome be problemų, o tuo, kaip mes sprendžiame tas problemas, kai jos atsiranda.