Saugus ir greitas biuro perkraustymas iš Olandijos Lietuvon: Vadovas, kuris nusves pro audrą

Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų. Per tą laiką mačiau viską – pradedant nuo to, kaip vokiečių muitininkai gaudavo smėlius padangėse, baigiant tais atvejais, kai klientas nusprendė, kad „biuro perkėlimas“ reiškia visą gamyklą su 200 tonų metalo lazeriais perkelti per savaitgalį. Žinoma, saugus ir greitas biuro perkraustymas iš Olandijos Lietuvon yra šiek tiek kita istorija negu sunkioji pramonė, bet emocijos čia visados panašios – stresas, laiko trūkumas ir baimė dėl brangių duomenų ar technikos.

Olandija, arba Nyderlandai, yra logistinis širdies ritmas Europoje, tačiau ten susidursite su griežtais reikalavimais, „konvoju“ eisiančiais vairuotojais ir ypatingai urbanizuota aplinka. Kai kalbame apie biurą, tai ne tik stalai ir kėdės. Tai jūsų serveriai, dokumentai, archyvai ir, svarbiausia, verslo procesai, kurie negali sustoti. Todėl toks perkraustymas turi būti suplanuotas tiksliai kaip chirurginė operacija. Šiame straipsnyje pasidalinsiu tuo, ką išmokiau iš tūkstančių kilometrų ir dešimčių sėkmingų projektų, kad jūsų kelionė iš Amsterdamo, Roterdamo ar Eindhoveno į Vilnių, Kauną ar Klaipėdą vyktų sklandžiai.

Kas iš tikrųjų įeina į kainą ir planą

Ar verta taupyti ant dėžių ir pakavimo?

Žmonės dažnai klausia, ar gali patys supakuoti dėžes, kad sutaupyti šimtą ar du eurų. Atsakymas paprastas: galite, bet ar verta? Profesionalus saugus ir greitas biuro perkraustymas iš Olandijos Lietuvon prasideda ne nuo to, kaip vairuotojas užsuka prie biuro, o nuo to, kaip daiktai yra paruošiami. Mūsų naudojamos dėžės yra specialios – turi dvigubas sienas, tvirtas dugnus ir yra pritaikytos knygoms ar dokumentams. Jei naudosite senas prekybos centro dėžes, kurios gali plyšti po 500 kilogramų krovinio, apgadinsite ne tik brangų kompiuterį, bet ir prarasite dokumentus, kurie gali būti brangesni už visą krovininį. Kainos skirtumas tarp savo pakavimo ir mūsų paslaugos nėra didelis, o rizika – milžiniška.

Kiek laiko užtruks visas procesas?

Tai vienas populiariausių klausimų, ir atsakymas niekada nėra vienareikšmis. Jei perkeliate nedidelį IT startą iš 5 žmonių biuro Goudoje, tai gali užtrukti 2 dienas – viena diena pakavimas ir įkėlimas, kita nuvažiavimas ir iškėlimas Lietuvoje. Jei kalbame apie didelę korporaciją su 50 darbo vietų, reikia planuoti bent 3-4 dienas, dar pridedant parą pasiruošimui. Viskas priklauso nuo to, ar reikia išmontuoti baldus, ar yra liftas Olandijos pusėje (dažnai ten jų nėra, tenka naudoti kėlimus pro langą), ir kaip greitai suorganizuojame vairuotojų darbo laiką pagal Lenkijos ir Vokietijos apribojimus.

Ką daryti su duomenų serveriais ir jautria technika?

Tai yra pati rizikingiausia dalis. Esu matęs atvejų, kai kompanijos dėžėmis užsego serverius kaip bulvių maišus ir nustįro, kai juos atidarė. Serveriai turi būti transportuojami specialiose, amortizuotose dėžėse arba ant specialių vežimėlių, kurios slopina vibraciją. Prieš išvežant būtina padaryti pilną duomenų atsarginę kopiją (backup). Nors mūsų vairuotojai vairuoja labai atsargiai, kelyje nuo Olandijos iki Lietuvos yra daug bėdų – vokiški „keliai griuvėsiai“ ar staigūs stabdymai. Technika yra jautri šiai vibracijai, todėl saugus ir greitas biuro perkraustymas iš Olandijos Lietuvon reiškia ypatingą dėmesį IT infrastruktūrai.

Burokratija ir paslaptys, kurias slepia vairuotojai

Ar reikia mokėti PVM ar muito?

Kadangi ir Olandija, ir Lietuva yra ES narės, muitų nėra, jeigu prekės nėra naujos ir yra naudojamos verslo veikloje. Tačiau čia pasitaiko „užgniaužtų dur�“ situacijų. Jeigu dokumentacija tvarka netinkama – pvz., krovinių deklaracijoje nurodyta kita vertė arba prekės kodas (HS kodas) klaidingas – muitinė gali sulaikyti krovinį. Mums dažnai tenka aiškinti klientams, kad „pervežimas“ ir „prekyba“ yra skirtingi dalykai. Jeigu pervežate biurą, kurį uždarote prieš metus, tai gali būti įvertinta kaip prekės importas, ir tuomet reikės mokėti PVM bei galbūt muito. Visada geriau iš anksto pasikalbėti su buhalteriu ir mūsų logistiku.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa Olandijoje?

Olandijoje yra griežti taisyklės dėl vairuotojų poilsių ir darbo laiko. Jei mūsų vairuotojas dėl jūsų vėlavimo (pavyzdžiui, dar nesupakavote dėžių) privalo laukti ilgiau nei planuota, jis gali praleisti leidžiamą vairavimo laiką. Tada jis privalo sustoti poilsio 45 minutes arba net 9 valandas. Tai reiškia, kad krovinys Lietuvoje atvyks vėliau. Todėl laiko planavimas yra kritiškas – mes negalime priversti vairuotojo laužyti įstatymų, nes baudos yra astronomiškos, o įmonės reputacija kenkia.

Ar draudžiate viską keliui?

Standartinis CMR draudimas, kurį turi kiekvienas vežėjas, dažnai apdengia tik 8,33 SDR (specialių traukimo teisių) už kilogramą. Tai labai mažai, jei kalbame apie brangų serverį ar meno kūrinį biure. Prieš pradedant saugų ir greitą biuro perkraustymą iš Olandijos Lietuvon, visada siūlau sudaryti papildomą draudimo polisą. Jis kainuoja nedaug, bet apsaugo nuo visų rizikų – nuo autoavarijos iki gaisro ar vagystės stovėjimo aikštelėje. Neklauskite, „ar reikia“, geriau klauskite, „kokia tai kainuos“, nes nepadengtos žalos atveju bylos eina per metus ir kainuoja daugiau nei draudžiasi.

Ar galima siųsti dalį kroviniuo anksčiau?

Taip, tai labai geras sprendimas. Jei turite daug dokumentų, archyvų ar mažiau reiklių daiktų (pvz., papildomas kėdes, spintas), jas galime išsiųsti dalimis (LTL kroviniu) puseš savaitės ar savaitę anksčiau. Taip išvengsite chaoso dieną, kai atvyks pagrindinis sunkvežimis. Tai leidžia išlaikyti verslą veikiantį – nebūsite sustabdę darbo dėl to, kad biure stovi šimtas dėžių ir negalima praeiti. Dalinis siuntimas yra pigesnis ir leidžia geriau išnaudoti vietą pagrindiniame reise.

Praktiniai niuansai: Lietuva ir Olandija

Ar montuojate baldus Lietuvoje?

Žinoma, ne mes padėsime juos supakuoti Olandijoje. Tačiau atvykus į Lietuvą, mūsų komanda padės ne tik iškelti dėžes, bet ir susurengti stalus, sumontuoti lentynas, padėti į vietas serverius. Turime savo įrankius, o mūsų montuotojai yra įpratę dirbti su skandinaviškais ir vokiškais baldais, kurių dažnai randama Olandijos biuruose. Svarbiausia – pasakykite iš anksto, ką reikia surinkti, kad paimtume reikiamą kiekį žmonių.

Ką daryti su automobiliais, kurie priklauso įmonei?

Tai dažnas klausimas, nes Olandijoje automobiliai yra brangesni, o verslininkai dažnai nusiperka juos ten ir nori parsivežti. Biuro perkraustymo sunkvežimiu negalima vežti keleivinių automobilių – tai yra draudžiama ir baudžiama. Tam reikia specialių autovežių. Tačiau jeigu tai yra nedidelis „cargo“ furgonas ar įmonės technika, kuri važiuoja savo eiga, mes galime ją prikabinti (jei turi techninę galimybę) arba suplanuoti, kad vairuotojas ją nuveža atskirai. Geriausia šį klausimą išsiaiškinti planavimo etape, kad nereiktų ieškoti alternatyvių sprendimų paskutinę minutę.

Kokius maršrutus renkatės – per Vokietiją ar per Lenkiją?

Standartiškai, važiuojant iš vakarų į rytus, eina per Vokietiją (A1, A2 autostrados) ir Lenkiją (A2). Tačiau Vokietijoje yra daug eismo spūstių, o kelių mokesčiai (mautas) yra labai aukšti. Kartais, jei krovinys nėra skubus, galima rinktis šiek tiek kitokius maršrutus, tačiau laiko atžvilgiu saugus ir greitas biuro perkraustymas iš Olandijos Lietuvon visada reiškia greičiausius kelius. Vokiškais keliais važiuojame greitai, tačiau ten reikia būti labai atsargiems dėl greičio kamerų ir griežtų vairuotojų poilsio režimų. Lenkijoje keliai šiuo metu gerokai pagerėjo, tačiau ten irgi yra savų niuansų, pvz., sunkvežimių apribojimai sekmadieniais.

Ar galite užtikrinti, kad viskas atvyks rytoj?

Jeigu šiandien paskambinsite ir paprašysite, kad rytoj jau būtų čia – atsakymas bus „ne“, nebent jūsų biuras telpa į vieną dėžę. Tarptautiniai pervežimai reikalauja logistikos. Reikia užsakyti vairuotoją, pateikti dokumentus, suderinti laikus. Greičiausias įmanomas terminas, kai viskas tvarkinga, yra 3-4 dienos. Skubimas kainuoja dvigubai brangiau, nes tenka keisti vairuotojų grafikus ar naudoti ekspresines siuntas. Geriau planuoti savaitę-dvi iš anksto, taip sutaupysite nervus ir pinigus.

Išvada

Saugus ir greitas biuro perkraustymas iš Olandijos Lietuvon nėra tiesiog krovinių pervežimas iš taško A į tašką B. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis patirties, žinių apie teisinius niuansus ir geros koordinacijos. Per savo dvidešimt metų darbo esu išmokęs vieno: geriausias klientas yra tas, kuris klauso ir planuoja. Jei bandysite viską padaryti paskutinę sekundę, kažkas tikrai nuklygs – arba dėžė su svarbiais kontraktais pasilikns Amsterdame, arba serveriai atkeliaus su pažeidimais.

Pasitikėkite profesionalais, kurie žino ne tik kelių žemėlapius, bet ir tai, kaip elgtis su muitinės pareigūnais ar kaip užtikrinti, kad jūsų verslas nustotų tik vienai dienai, o ne visai mėnesiui. Tada atvykimas į naują biurą Lietuvoje bus džiaugsmas, o ne košmaras.