Saugus biuro persikraustymas iš Olandijos: vadovas, kuris sutaupys jūsų nervus ir pinigus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena: biuro persikraustymas visada yra „chaosas“, jeigu jis nebuvo tinkamai suplanuotas. O kai kalbame apie tarptautinius maršrutus, ypač kai reikia organizuoti saugų biuro persikraustymą iš Olandijos, to chaotic liudijimo dažnai būna per daug. Esu matęs viską – nuo „dingusių“ dėžių su svarbiaisiais kontraktais iki serverių, kurie buvo supakuoti kaip bulvės ir atvyko nebeveikiantys. Olandija, nors ir geografiškai netoli, turi savo niuansų, apie kuriuos verslininkai Lietuvoje dažnai net nenujaučia, kol nepasirodo didelis sunkvežimis prieš pačią Amsterdamo senamiestį arba Roterdamo uosto zoną.

Tikrai nereikia būti logistikos ekspertu, kad suprastum – biuro perkėlimas nėra tiesiog baldų vežimas. Tai yra jūsų verslo continuity, tai yra duomenų saugumas ir, svarbiausia, jūsų ramybės klausimas. Per šiuos dvidešimt metų išmokau, kad pagrindinė klaida yra bandymas taupyti ant pakavimo arba pasitikėti „kaimyno sūnumi su furgonu“, kai reikia pervežti brangią IT įrangą. Šiame straipsnyje pasidalinsiu tai, kas paprastai lieka už užuolaidų – kaip iš tikrųjų vyksta procesas, ką reikia žinoti apie Olandijos kelių taisykles ir kodėl geriau pasitikėti profesionalais, nei rizikuoti savo įmone.

Kai pradedame kalbėti apie saugų biuro persikraustymą iš Olandijos, neatsimenu nė vieno sėkmingo projekto, kuris vyktų be detalaus inventoriaus sąrašo. Dažnai klientai sako: „mes turime tris stalus ir penkias kėdes“, tačiau atvykus į vietą, pasirodo, kad dar yra seifas, du dideli serveriniai spintos, vienuolika komplektų dokumentų lentynų ir asmeninių daiktų spintelės. Be to, Olandijoje dauguma biurų yra statyti senose pastatuose, kur liftas gali tilpti tik vieną kėdę, o laiptai yra vingiuoti. Tokiomis situacijomis mums tenka įsitraukti specialią techniką – keltuvus pro langus arba įrenginius su hidrauline rankena. Jei šių dalykų neįvertinti iš anksto, kaina gali padvigubėti per vieną dieną.

Taip pat būtina atsižvelgti į dokumentaciją. Nors abi šalys yra ES erdvėje ir muitinės kontrolės kaip tokios nėra, vis tiek reikia turėti tvarkingus krovinių sąrašus (CMR važtaraščius) ir draudimo polisus. Vieną kartą teko padėti klientui, kurio krovinys buvo sulaikytas Vokietijoje, nes pažymėjime „krovinio vertė“ buvo parašyta „0 eurų“. Vokiečių pareigūnai to nesuprato – jei vertė 0, tai kodėl vedi? Mokėjome baudas, aiškinomės. Todėl, norint užtikrinti saugų biuro persikraustymą iš Olandijos, reikia ne tik stiprių rankų, bet ir „galvos“.

Štai keletas dažniausiai užduodamų klausimų, kuriuos girdžiu iš savo klientų, ir atsakymai, padėsiantys jums suprasti, į ką įsitraukiate.

Ruošiamasi kelionei: kas daroma prieš išvykstant

Kiek laiko iš anksto reikia pranešti apie persikraustymą?

Geriausia tai padaryti mažiausiai mėnesį prieš planuojamą datą, o jei kalbame apie didelius biurus, tai ir dar anksčiau. Logistikoje viskas priklauso nuo to, kada mes galime užrezervuoti reikiamo tipo sunkvežimį su liftu, nes ypač vasarą arba prieš šventes jų trūksta. Taip pat reikia laiko parengti pakavimo medžiagas – jei norite, kad tai padarytume mes, turime susiskaičiuoti, kiek dėžių, burbuliukų ir klijų mums reikės atvežti į jūsų biurą Olandijoje.

Ar jūsų komanda pati supako mus, ar tai turime daryti patys?

Galime pasiūlyti pilną paslaugą, t.y., mūsų ekspertas atvyksta, visą surašo, pažymi ir supako į specialias biuro reikmėms skirtas dėžes. Tai yra brangiau, bet tai užtikrina, kad jums nereikės bliaškyti su popieriumi. Tačiau jei norite taupyti, galite supakuoti patys, tada tik atsižvelgiame į tai, kad pakuotė turi būti tinkama – jei dėžė suvirpės pervežimo metu, draudimas to nedengia.

Kaip elgtis su labai jautria technika – serveriais ar taisais?

Čia nėra vietos eksperimentams. Serveriai turi būti išjungti pagal instrukcijas, fiksuoti specialiuose rėmuose (rack), o taisai – supakuoti į minkštus dėklus ir uždėti į kietas dėžes. Esu matęs, kaip viena įmonė prarado visus duomenis dėl to, kad serverį tiesiog padėjo ant grindų furgone – jį sukratė kiekvienas greitisėjimas. Mums įprasta naudoti antibrūkšnines medžiagas ir vibracijos slopininčius kilimus.

Ar reikia išmontuoti baldus, ar juos galima vežti surinktus?

Didžiąją dalį baldų, ypač didelių konferencijos stalų ar lentynų sistemų, reikia išmontuoti. Pirmiausia todėl, kad jie tiesiog netilps į duris ar liftą, o antra – surinktas baldas yra daug pažeidžiamas. Mūsų meistrai tai padaro greitai, o visas varžtus ir detalės uždedamos į pažymėtas maišelius, kad vėliau Lietuvoje nebeliektų nė vieno.

Kelionės niuansai ir kaina

Kiek trunka kelionė iš Olandijos iki Lietuvos?

Įprastai tai trunka apie 18–24 valandas nuo įkrovos momento, priklausomai nuo to, kur tiksliai esate – ar tai Amsterdamas, ar Eindhovene, ar kažkas toliau į rytus. Tačiau reikia atsižvelgti į vairuotojo poilsio režimą – jis negali vairuoti be pertraukų, todėl dažniausiai krovinys pasiekia paskirties vietą kitą dieną arba po dviejų dienų, jei kyla problemų kelyje, pavyzdžiui, spūstįse prie Vokietijos miestų.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Dauguma klientų bijo „priedų“, tačiau jei viskas iš anksto aptarta, priedų nėra. Galimas priedas gali būti tik tada, jei prieš įkrovą pasirodo, kad daiktų yra daugiau nei planuota, arba reikia naudotis specialia technika (keltuvu), kadangi įėjimas į biurą yra per ankštas. Taip pat Olandijoje daug miestų turi mokesčius už įvažiavimą į centrines zonas (low emission zones), kurį taip pat reikia apskaičiuoti.

Kiek maždaug kainuoana toks persikraustymas?

Noriu girdėti konkretų atsakymą, tačiau be matavimų tai neįmanoma. Mažo biuro (3–4 darbo vietos) persikraustymas gali kainuoti nuo 1200 iki 1800 eurų, o didesnių įmonių – kainos svyruoja tarp 3000 ir 10000 eurų. Kainą formuoja ne tik atstumas, bet ir darbo valandų skaičius abiejose pusėse, pakavimo medžiagos bei draudimas.

Ar reikia rūpintis draudimu, ar jis yra įskaičiuotas?

Standartinis draudimas yra įtrauktas į pasiūlymą, tačiau jis dažnai apribota – pavyzdžiui, 10 eurų už kilogramą. Jei vežate labai brangią techniką, rekomenduoju papildomą „All risk“ draudimą. Vieną kartą klientas atsisakė papildomo draudimo, norėdamas sutaupyti 50 eurų, o vėliau nukrito brangus taisas, ir atlyginimas nepadengė nuostolių.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai retas atvejis, nes mūsų technika nuolat tikrinama, tačiau gedimai būna. Tuo atveju mes organizuojame krovinio perkrovą į kitą transporto priemonę, kad jis pasiektų paskirties vietą kuo greičiau. Nereikia jaudintis – mes turime partnierių visame kelyje, tačiau tai gali šiek tiek uždelsti atvykimą.

Olandijos specifika ir dokumentai

Ar yra kokių nors ypatingų taisyklių Olandijoje, apie kurias reikia žinoti?

Olandai yra labai griežti dėl parkavimo ir aplinkosaugos. Negalima tiesiog sustabdyti sunkvežimio bet kur prieš biurą – reikia iš anksto gauti leidimą iš savivaldybės arba užsisakyti specialią vietą. Jei sustosite nelegaliai, gausite baudą, kurią, be abejo, teks mokėti klientui, o ne mums. Taip pat būkite pasirengę, kad kai kurie rajonai yra „zoning“ ribojimai.

Ar reikia ką nors daryti su dokumentais prieš išvykstant?

Būtina turėti tikslią inventoriaus sąrašą, nurodant apytikslę vertę. Nors tai yra ES viduje, policija gali sustabdyti ir patikrinti, ar krovinys neatrodo įtartinai. Tvarkingi CMR dokumentai išvengia nereikalingų delayų sienos kirtimo vietose arba patikrinimų kelyje.

Kodėl verta rinktis jus, o ne pigesnį „freelancerį“ su furgonu?

Kadangi aš šioje srityje esu jau 20 metų, galiu pasakyti, kad pigu dažnai pasidaro brangu. Freelanceris neturi draudimo, neturi atsarginio sunkvežimio, jei šis sugenda, ir dažnai nežino, kaip elgtis su customais arba specifiniais Olandijos leidimais. Mes imamės pilnos atsakomybės už jūsų turtą – nuo to momento, kai paliečiate grindis Olandijoje, iki to momento, kai padedame juos Lietuvoje.

Išvada

Galiausiai, saugus biuro persikraustymas iš Olandijos nėra tiesiog fizinis darbas – tai procesas, reikalaujantis patirties, žinių ir planavimo. Per dvidešimt metų išmokau, kad geriausia reklama yra laimingas klientas, kuris gali tęsti savo darbą be pertraukų jau naujoje vietoje. Niekas nenori gaišti laiko ieškodamas dingusių dėžių ar šaukdamas serviserius dėl sugadintų kompiuterių. Pasitikėkite profesionalais, kurie žino kiekvieną kelio posūkį tarp Roterdamo ir Vilniaus, ir jūsų verslas nejaus perkelimo skausmo. Gerai suplanuotas persikraustymas turi būti nebežaidimas, o tik dar viena sėkmingai užbaigta užduotis jūsų kalendoriuje.