Saugus biuro perkraustymas iš Olandijos – efektyviai ir be nereikalingo streso

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas visada yra daug sudėtingesnis nei paprastas gyvenamojo būsto kėlimas. Olandijoje verslas vystomas intensyviai, o lietuviai ten turime nemažai įmonių, todėl keliaujame į Amsterdamą, Roterdamą ar Eindhoveną bei atgal dažnai. Žmonės visada klausia panašių dalykų, bet baimės lieka tos pačios: kaip neišsitepti naujojo biuro grindų, ar serveriai atvyks gyvi ir kiek tai vis kainuos. Saugus biuro perkraustymas iš Olandijos nėra tik apie tai, kaip padėti stalus į sunkvežimį, tai apie jūsų verslo tęstinumą, todėl viską reikia suplanuoti iki menkiausio detaliaus, kad komanda kitą rytą galėtų dirbti kaip ir niekas neįvyko.

Per šį laiką mačiau viską – nuo puikių, kaip iš vadovo knygos, organizuotų pervežimų iki tų, kai vairuotojai stovėjo prie sienos ir negalėjo pravažiuoti pro olandišką "fietspad" (dviračių taką) arba nebuvo leidimo įvažiuoti į užstatytą zoną. Ryšiai tarp Lietuvos ir Nyderlandų yra labai glaudūs, todėl logistika turi būti be trukdžių. Mes ne tik vežame daiktus, mes, galima sakyti, perkeliam jūsų verslo širdį. Svarbiausia yra suprasti, kad saugus biuro perkraustymas iš Olandijos prasideda ne tada, kai atvažiuoja sunkvežimis, o dar prieš kelis mėnesius, kai pradedama daryti inventoriaus sąrašą ir derinti datas. Jei viską padarysite teisingai, olandiškas "polderis" liks toli galvoje, o jūsų įmonė veiks lietuviškoje žemėje be jokios pertraukos.

Kas dažniausiai rūpina verslininkus?

Šioje skyriuje suksime visus tuos klausimus, kurie kyla naktį prieš perkraustymą, kai sustoja galva. Čia nebus sausų straipsnių iš vadovėlių, o praktiniai patarimai iš manęs, žmogaus, kuris matė tūkstančius kilometrų ir šimtus padėtų dėžių.

Kiek laiko iš tikrųjų reikia skirto planavimui?

Geriau viską pradėti galvoti ne vėliau kaip mėnesį iki planuojamos datos, o idealu – šešias savaites. Olandijoje biurai dažnai išsinuomojami su griežtomis pabaigos datomis, o Lietuvoje reikia laiko sutvarkyti remontą arba susitarti dėl liftų laiko. Jei spėjote, galite užsakyti ekskursinį vairuotoją, kuris padės surinkti baldus, o ne tik vairuoti. Turime irgi apibrėžtus grafikus, ypač kai eina didžiulės prekių srautai per Vokietiją, tad vėlyvas užsakymas gali reikšti, kad teks laukti arba mokėti už skubą.

Ar jums patys reikia paknuoti visus daiktus į dėžes?

Mums geriau, kai tai daro profesionalūs mūsų packeriai, nes žinome, kaip uždėti priesvarą ant kompiuterinės technikos, kad ji neišsirinktų kelyje. Tačiau jei norite sutaupyti ir tai padaryti patys, nėra problema, tiesiog praneškite iš anksto. Tiesą sakant, dažniausiai klientai pasirenka mūsų siūlomą pakavimo paslaugą, nes tai taupo nervus, o ne tik pinigus. Mes atsivežame specialias dėžes su skyreliais dokumentams, antistatinę plokštę ir burbuliukų plėvelę, kurią Olandijoje nusipirkti brangiau nei duoti mums darbą.

Kaip su jumis susisiekti, jei aš dabar esu Olandijoje o kalbu tik lietuviškai ar angliškai?

Nereikia jaudintis, mūsų vadybininkai puikiai kalba angliškai ir supranta specifinę olandišką terminiją, tad galite susisiekti tiesiai iš Amsterdamo ar Hagos. Dažnai vykdome saugų biuro perkraustymą iš Olandijos tokiu būdu, kad klientas su mumis niekada nesimatomi gyvai – viskas aptariama telefonu ar "Zoom" skambučiu. Atsiųskite mums nuotraukas arba vaizdo įrašą iš objekto, ir mes jums pateiksime tikslią savo vertinimą bei pasakysime, koks sunkvežimis ten tilps.

Kiek tai viskas kainuoja ir ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Kaina visada skaičiuojama individualiai pagal tūrio kubinius metrus (m3) ir atstumo kilometrus, bet mažam biurui (pavyzdžiui, 5-10 darbo vietų) tai gali svyruoti nuo 1500 iki 2500 eurų priklausomai nuo pakoimo. Paslėptų mokesčių nėra, tačiau reikia atsižvelgti į galimas apmokestinimo problemas, jei krovinys neregistruojamas kaip grąžinamas turtas. Visada aiškiai išskiriome, ką mokate už kelią, ką už darbo rankas ir ką už medžiagas, tad paskutinis sąskaitos skaičius jus neturėtų nustebinti neigiamai.

Kas nutinka, jei pas mus biure yra labai brangios technikos ar serveriai?

Tokius daiktus visada vežame atskirai, dažniausiai keleiviniame automobilyje arba atskiroje, užrakintoje sunkvežimio dalyje, kurioje yra stabdžiai ratuose. Saugus biuro perkraustymas iš Olandijos ypatingai remiasi technikos apsauga, nes serveris nėra paprasta spinta – tai jūsų visi duomenys. Prieš išvežant mes visada užfotografuojame būklę, sudarome specialų protokolą ir, jei pageidaujate, galime užtikrinti papildomą draudimą, kuris dengia net ir smulkius mechaninius pažeidimus.

Ar galite padėti su PVM (BTW) grąžinimu, jei verslą perkeliu atgal į Lietuvą?

Tai vienas dažniausių klausimų, nes verslininkai nori pasinaudoti galimybe susigrąžinti Olandijoje sumokėtą PVM. Tam reikia tinkamai užpildyti eksporto dokumentus, kuriuos mes jums paruošiame – svarbu, kad krovinys būtų išvežtas iš ES teritorijos arba pagal specifines tarpvalstybines prekių perdavimo taisykles. Mūsų vadybininkai gali nukreipti į apskaitos specialistus, kurie žino, kaip teisingai pateikti deklaraciją Muitinės departamente pagal mūsų pateiktus transporto dokumentus.

Kas jeigu Olandijoje reikia iškrauti daiktus į kitą vietą prieš važiuojant į Lietuvą?

Darykome tai ne kartą – vadinasi dalinis krovinys arba "kombinuotas" pervežimas, kai dalį daiktų paliekame sandėlyje Roterdame, o kitą gabename į Vilnių. Tai gali būti naudinga, jei dar neatsirado naujų patalpų Lietuvoje arba dalį įrangos parduodate kaimynui. Svarbu tik tiksliai pažymėti kiekvieną dėžę etiketėse, kad vairuotojas neišmestų jūsų vadovo kėdės į neteisingą vietą Kelsterene arba kitame mieste.

Ar galima atlikti darbus savaitgalį, kad neveiktų verslas?

Žinoma, olandai taip pat mėgsta dirbti savaitgaliais, kai reikia išsikrauti, todėl mūsų ekipažai dirba be pietų pertraukos, jei to reikalauja situacija. Dažniausiai saugus biuro perkraustymas iš Olandijos vykdomas būtent šeštadienį ar sekmadienį, kad pirmadienį ryte jūsų darbuotojai galėtų tiesiog atsėsti prie savo stalų. Papildomai už tai neprašome jokių "astronominių" priemokų, tiesiog reikia suderinti grafiką su vairuotojais iš anksto.

Kiek laiko trunka kelionė nuo Olandijos iki Lietuvos?

Pats važiavimas trunka apie 18–20 valandų be poilsio, tačiau su įkrovos ir iškrovos darbais bei reikalaujamais vairuotojų poilsio laikotarpiais tai užtrunka maždaug dvi dienas. Jei krovinys skubus, mes galime siųsti du vairuotojus, kurie keisis vairu, ir tada biuro baldai gali atvykti jau po paros, tačiau tai kainuoja brangiau. Paprastai planuokite, kad jei antradienį krauname Olandijoje, tai ketvirtadienį jau galite pradėti iškrauti Lietuvoje.

Kokius dokumentus reikia paruošti iš anksto?

Mums būtinas tikslus inventoriaus sąrašas (geriausiai lietuviškai ir angliškai), jūsų įmonės duomenys bei transporto orderis, kuriuo perduodate mums atsakomybę už daiktus. Jei vežate draudžiamus daiktus (pvz., aerozolius ar degias medžiagas), būtinai apie tai praneškite, nes kitaip galime užstringti sienoje arba ant Vokietijos autostradų patikros punktų.

Kodėl verta pasitikėti patirtimi?

Apibendrinant, noriu pasakyti, kad bandyti taupyti ant tokių dalykų kaip liftų rezervavimas arba pakavimo medžiagos – tai tas pačias kelias į pragarią. Esu matęs, kaip viena ne užtaisyta dėžė su dokumentais sugadino visą komandos nuotaiką mėnesį, o sugedęs serveris kainavo daugiau nei visas šis pervežimas. Saugus biuro perkraustymas iš Olandijos yra investicija į jūsų ramybę, todėl verta rinkti tuos, kurie žino ne tik kelią, bet ir tai, kaip elgtis su jūsų brangia turtu.

Mes esame čia tam, kad jums padėtume, tad jei dar abejojate arba turite keletą biurų skirtinguose miestuose, tiesiog paskambinkite, ir mes suorganizuosime viską kaip laikrodis. Jūsų verslas turi judėti į priekį, o ne stabdyti dėl to, kad dėžė su kava paslydo per grindų slenksį. Palikite logistiką mums, o patys galėsite susirūpinti tuo, kas svarbiau – savo komanda ir verslo augimu Lietuvoje.