Saugus biuro perkraustymas į Olandiją: garantuotas pristatymas be rūpesčių

Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas visada yra kaip mažas karas su logistika. Matęs esu viską – nuo įmonių, kurios bando sutaupyti ir patys vežti kompiuterius „VW Golf“ bagažinėje, iki tokių, kurios pasiruošusios kaip ekspedicijos į Mėnulį. Klientai dažnai klausia: „Ar tikrai taip sudėtinga?“ Žiūrėkite, pati kelionė per Lietuvą, Vokietiją ir Belgiją iki Olandijos nėra rocket science, bet detalės – jos ir žudo. Jei jums reikalingas saugus biuro perkraustymas į Olandiją, garantuotas rezultatas priklauso ne nuo to, kiek greitai vairuotojas paspauds dują, o nuo to, kaip buvo suplanuotas kiekvienas žingsnis darbo vietoje prieš išvykstant.

Olandija – ypatinga rinka. Ten dirbantys žmonės vertina laiką virš visko, o olandiškas „polderių“ mentalitetas reiškia, kad viskas turi būti suplanuota iki minučės. Kai mes kalbame apie biuro perkraustymą į Olandiją, mes kalbame ne tik apie baldų vežimą. Tai yra duomenų apsauga, IT infrastruktūros išmontavimas ir vėl sumontavimas, o svarbiausia – visiškas jūsų verslo procesų išjungimas ir įjungimas be ilgos pertraukos. Per šiuos dvidešimt metų išmokau vieno: geriausias būdas nusiraminti – tai pasikliauti tiems, kurie žino, kur yra Amsterdamo „Utrechtsestraat“ ir kodėl ten važiuoti sunkvežimiu yra bloga idėja be leidimo.

Šiame straipsnyje neapsiribošiu sausuose dėstymu. Išdėliosiu tai, kas iš tikrųjų rūpi verslui, kuris ruošiasi kelionei į vakarus.

Kas būna su dokumentais ir kaina?

Ar brangu? Kiek maždaug gali kainuoti?

Visada sakau klientams – kaina yra kaip drabužių dydis, turi tikti būtent jums. Jei turite nedidelį start-up’ą su trimis stalais ir keliuomis spausdintuvomis, tai saugus biuro perkraustymas į Olandiją gali kainuoti nuo 1200 iki 2000 eurų priklausomai nuo to, kur tiksliai Olandijoje esate – ar tai Roterdamo uosto apylinkės, ar kažkas toliau į šalies gilumą. Didesnėms įmonėms, kur reikia kelias dienas krauti ir specialiai užtikrinti serverių saugumą, skaičiai svyruoja nuo 5 iki 10 tūkstančių eurų. Prie šios sumos visada prisideda keltų bilietai (jei tenka keltis) ir mokesčiai už užimtą vietą gatvėje, kas Olandijoje yra gana dažna dalyka.

Kokie dokumentai reikalingi, jei viskas vyksta ES viduje?

Nors Lietuva ir Nyderlandai yra Schengeno erdvėje ir nėra muitinės kontrolės kaip anksčiau, dokumentų vis tiek gausu. Būtinas TIR knygelės arba CMR draudimas, tačiau svarbiausia – detali inventorizacija. Olandai yra labai disciplinuoti, jei sulaiko jus patikrai, o jūs negalite parodyti, ką vežate, gali būti nemalonumų. Be to, jei vežate techniką, kuri buvo nupirkta su PVM lengvatomis, reikia „Intrastat“ deklaracijų. Aš visada patariu klientams pasidaryti kopijas visų technikos serijinių numerių – tai sutaupo valandas pasienio punktuose, nors jie ir formaliai nebėra ten.

Ar reikia mokėti už parkavimą Olandijoje?

Tai vienas dalykas, apie kurį dažnai pamirštama, o tada gaunasi šokas. Amsterdamas, Hagas, Eindhovenas – miestai, kuriuose sunkvežimis negali tiesiog sustoti ant šaligatvio. Reikia iš anksto užsakyti specialų leidimą (ontheffing) ir už jį sumokėti, kartais tai gali kainuoti net 100–150 eurų už valandą. Jei biuro perkraustymas į Olandiją vyksta į miesto centrą, mes visada įtraukiame šią išlaidą į sąmatą iš karto, kad klientas nebūtų nustebęs, kai vairuotojas skambins ir sako, kad negali išlipti.

Kaip vyksta procesas ir kiek laiko tai užtruks?

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Jei kalbame apie fizinį vežimą, tai nuo Vilniaus iki, tarkime, Amersfoorto yra apie 1500–1600 kilometrų. Sunkvežimis tai nuvažiuoja maždaug per 24 valandas, jei vairuotojai keičiasi arba jei laikomasi poilsio režimų. Tačiau saugus biuro perkraustymas į Olandiją – tai ne tik vairavimas. Reikia pridėti pakavimo dieną Lietuvoje (priklausomai nuo turimo daikto kiekio) ir išpakavimo dieną Olandijoje. Taigi, minimalus laikas nuo „A“ iki „Z“ – tai 3 dienos, bet dažniausiai planuojame savaitę, atsižvelgdami į galimas eismo spūstis ant A1 autostrados Vokietijoje.

Ar jūsų komanda padeda surinkti/išmontuoti baldus?

Žinoma, mes ne tik vežėjai. Esame ir montuotojai. Prieš išvykdami mes išmontuojame stalus, spintas, sekcijas, viską užrašome. Olandijoje, kai atvykstame į naująją buveinę, viską vėl surenkame. Kartais klientai sako: „Mes patys surinksime, pigiau“. Iš tiesų, po 20 valandų kelionės vairuotojui nėra jėgų tai daryti, o mūsų montuotojų komanda, kuri atvyksta atskirai arba yra poilsio, tai padaro greitai. Be to, jei sulūža varžtas arba dingsta detalė, mes turime savo atsargas, o jūsų IT specialistas greičiau norės dirbti, nei gaudyti lentą.

Kaip elgiamasi su kompiuteriais ir serveriais?

Tai yra pati jautriausia dalis. Negali tiesiog mesti serverio į furgoną ant galo. Mes naudojame specialias antistatines dėžes, putų (polystyrene) įdėklus. Jei biuro perkraustymas į Olandiją įtraukia didelę serverinę, mes kartu su jūsų IT vadovu iš anksto sudarome planą: kas išjungiamas pirmiausia, kaip pažymimi kabeliai. Yra buvę atvejų, kai įmonė negalėjo dirbti tris dienas, nes nesuprato, kuris kabelis eina į kurį switch’ą. Mes tokiose situacijose esame kaip taisytojai – padedame ne tik fizikai, bet ir logiškai susivadinti viską.

Olandijos niuansai ir rizikos

Kas daryti, jei naujieji biuro rūmai dar nebaigti?

Tai klasika. Statybos vėluoja, o jūs jums reikia išsikraustyti iš senųjų, kad nebūtų baudų. Tokiu atveju mes siūlome tarpinį sandėliavimą. Galima viską atvežti į mūsų partnerių sandėlį Roterdame arba tiesiog palikti furgone (jei tai trumpalaikė problema) už papildomo mokesčio. Saugus biuro perkraustymas į Olandiją turi apimti ir šį „plan B“, nes verslas negali sustoti dėl to, kad sienos dar nedažytos.

Ar draudžia viską turinį?

Taip, ir tai ne būtinai brangu. Standartinis draudimas dengia 3–5 EUR už kilogramą, bet aš visada rekomenduoju „All risk“ draudimą, ypač jei vežate brangią techniką. Vieną kartą važiavome per liūtį Vokietijoje, vairuotojas staigiai stabdė, ir viena brangi „Apple“ stotis nukrito ir sudužo. Jei ne būtų papildomo draudimo, klientas būtų prarado tūkstančius. Olandijoje draudimo reikalavimai yra griežti, todėl visada turime su savimi CMR draudimo polisą, kurį galime parodyti uosto pareigūnams ar klientui vietoje.

Ar gali mūsų darbuotojai padėti?

Kai kurie vadovai nori, kad darbuotojai padėtų nešti dėžes, kad sutaupyti. Aš tai stengiuosi išvengti. Pirmiausia, tai saugumo klausimas – jei darbuotojas nukris ir susižaloja, tai darbdavio problema. Antra, mūsų logistika sužlugsta. Mes turime savo sistemą: sunkios dėžės apačioje, lengvos viršuje. Kai kieno nors HR vadovas pradeda nešti savo asmeninę dėžę su augalais ir užmesa ant viršaus, viskas gali nukristi. Geriau, kad darbuotojai atsakingai paruošia savo daiktus, o fizinį darbą paliktų mums.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Atrodo keistas klausimas, bet jis labai realus. Išsikračius naujame biure, lieka daug pakuotės, kartono, plastiko. Olandijoje šiukšlių išvežimo taisyklės yra griežtos. Negali tiesiog mesti visko į konteinerį gatvėje. Mes dažnai pasiūlome paslaugą „išvežime šiukšles“ – surenkame visą kartoną, pakuojame į grįžtančią mašiną ir išvežame į perdirbimo punktą Lietuvoje arba tiesiog numetame Olandijoje pagal vietinius reglamentus. Tai užtikrina, kad naujasis biuras iš karto atrodos tvarkingas.

Ar reikia bijoti vagysčių?

Olandija yra saugi šalis, bet uostai ir sankryžos – tai rizikos zonos. Ypač jei paliekate mašiną su įkrovu naktį be priežiūros. Mūsų praktika rodo, kad saugus biuro perkraustymas į Olandiją reiškia ir vairuotojų apsaugos. Mes stengiamės taip planuoti maršrutą, kad vairuotojai pristatytų siuntą darbo metu arba užsistotų saugiose stovėjimo aikštelėse (pvz., „Truckpark“ su apsauga). Niekada nerekomenduoju palikti įmonės turtos furgone prie „Van der Valk“ viešbučio be aktyvios apsaugos sistemos.

Išvada

Galiausiai, viskas suverčia į tai, kad pasitikėjimas yra brangiausia valiuta. Per dvidešimt metų išmokau, kad geriausias saugus biuro perkraustymas į Olandiją tas, kurio metu klientas gali ramiai gerti ryto kavą Vilniuje, o jo stalas jau stovi Amsterdame. Nereikia būti ekspertu, kad suprastum – logistika reikalauja plano. Jei bandysite daryti visą „ant kelio“, rizikuojate ne tik pinigais, bet ir savo verslo reputacija.

Todėl, jei planuojate šį žingsnį, nebijokite klausti aštrių klausimų. Kiek kainuoja vėlavimas? Kas bus, jei liet? Ką darysime su serveriais? Tik gavus atsakymus į šiuos klausimus, galite būti ramūs. Olandija laukia jūsų verslo, o mūsų darbas – užtikrinti, kad jis ten atvyktų sveikas ir laiku. Sėkmės kelyje!