Saugus biuro perkraustymas į Olandiją garantuota: kaip išvengti nervų ir išlaidų

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas visada yra tas patys „nervų valymai“. Klientai dažnai sako: „O, tiesiog reikia padėti kompiuterius į dėžes ir nuvežti“, tačiau realybėje viskas yra kur kas sudėtingesnė, ypač kai kalbame apie tarptautinius maršrutus. Saugus biuro perkraustymas į Olandiją garantuota – tai ne tiesiog gražus šūkis mūsų svetainėje, o procesas, kurį sudaro tiksli logistika, patirtis ir žinojimas, ką tiksliai reiškia „pervežti įmonę“ per sienas.

Per šiuos dvidešimt metų mačiau viską: nuo sugadintų brangių serverių, kurie buvo neįtikėtinai įrūpinti į paprastas dėžes, iki to, kai vairuotojai stovėdavo prie Olandijos sienos be reikiamų dokumentų, nes niekas neįsivaizdavo, kad biuro inventorius gali būti laikomas preke. Kai įmonė nusprendžia keisti adresą iš Lietuvos į Nyderlandus, pvz., į Amsterdamą, Roterdamą ar Eindhoveną, jos vadovai dažnai galvoja tik apie galutinį tašką. Tuo tarpu mano darbas yra užtikrinti, kad tarp tų taškų niekas nepasiklystų, nesugestų ir neatidėliotų verslo veiklos mėnesiu.

Vertinant logistikos pasaulį, Olandija yra vienas pagrindinių mazgų, bet ir viena brangiausių šalių dėl parkavimo, specifinių leidimų ir griežtų darbo laiko normų. Todėl saugus biuro perkraustymas į Olandiją turi būti suplanuotas kaip karinė operacija. Mes ne tik vežame baldus; mes pervežame jūsų verslo širdį – dokumentus, duomenis, techniką. Jei kas nors negerai su didele spausdintuvu ar serveriu, jūsų komanda gali nustoti dirbti. Šiame straipsnyje pasidalinsiu tuo, ką privalote žinoti prieš išsirinkdami pervežėją, ir atsakysiu į klausimus, kuriuos man užduoda klientai kasdien.

Kainos ir pasiruošimas: kas kainuoja ramybę

Ar brangu pervežti biurą į Olandiją?

Visada sakau klientams, kad kaina priklauso ne nuo atstumo kilometrais, o nuo to, kiek darbo reikia padaryti vietoje. Jei turite 50 darbo vietų „open space“ biurą Vilniuje ir perkeliate jį į Hagą, kainos gali svyruoti nuo 3 tūkstančių iki 10 tūkstančių eurų, priklausomai nuo to, ar mums reikia išmontuoti baldus, ar juos paruošiate patys. Taip pat įtakos turi degalų kainos, kurių Vokietijoje ir Olandijoje dažnai būna didesnės nei pas mus, tad kainos nustatymas nėra tiesioginis.

Kiek laiko užtrunka viskas?

Įprastai toks maršrutas, kaip Vilnius–Amsterdamas, su pilnu įkrovu trunka apie dvi dienas, jei viskas vyksta sklandžiai ir nėra didelių spūsčių Vokietijoje, prie Hanoverio ar Eseno. Tačiau visada pridedame vieną rezervinę dieną, nes niekada nežinai, ką gali parodyti „Tachografas“ ar koks nors nelaimingas atsitikimas kelyje. Geriau, jei vairuotojas poilsios, nei jei verčiate jį skubėti ir rizikuoti su įranga.

Ar reikia dėžių, ar mums patys reikia supakuoti?

Esu matęs abiejų variantų, ir turiu pasakyti – geriau, kai mes atvežame stiprias, profesionalias dėžes ir padedame supakuoti. Naudoti senas prekybos centų dėžes biuro technikai – tai tiesiog savižudybė, nes jos sugula po svorio. Jei norite sutaupyti, galite supakuoti smulkius daiktus patys, bet serverius, kompiuterius ir brangius dokumentus palikite mums, mes žinome, kaip juos fiksuoti, kad jie nešoktų kelyje.

Kas dėl asmeninių daiktų darbuotojų stalųose?

Čia dažnai būna nesusipratimų, nes darbuotojai dažnai palieka asmeninius daiktus ir tikisi, kad juos taip pat nuvešime. Sutelkti visus į vieną vietą ir aiškiai pažymėti, kas yra kas, yra būtina, kitaip gali atsitikti, kad kas nors „pames“ savo mėgstamą arbatinuką ar net kelnes, kurios stovėjo kabykloje. Mes paprastai siūlome dėžes su skyrieliais, kad kiekvienas darbuotojas galėtų susidėti savo asmeninius reikmenis atskirai.

Kelionės subtilybės: dokumentai ir techniniai niuansai

Ar reikia muitinės deklaracijų, jei važiuojame į ES šalį?

Nors Lietuva ir Nyderlandai yra ES erdvėje, ir sienos formaliai nėra, perkraunant biurą visada reikia turėti inventoriaus sąrašą, jo vertę ir transporto dokumentus (CMR). Muitinės pareigūnai gali sustabdyti netoli sienos ir paprašyti įrodyti, kad tai nėra prekybinis krovinys parduodimui, o įmonės turtas perkeliamas į kitą padalinį. Be dokumentų gali būti didžiuliai delay ir baudos, tad šitą dalį tvarkome mes, kad jums nereikėtų galvoti apie brangiąsias muitinės brokerio paslaugas.

Kaip elgiamės su serveriais ir duomenų saugyklu?

Tai yra svarbiausia dalis, nes serveriai neprisitaiko prie šokuotės. Mes naudojame specialias antšokines sistemas ir užraktus, o jei serveris labai jautrus, gali reikti net specialaus transporto su „dryvan“ sistema. Be to, visada patariame klientams prieš kelionę padaryti duomenų atsarginę kopiją (backup), nes, nepaisant mūsų atsargumo, gyvenime yra dalykų, kurių negalima užtikrinti 100 proc., o duomenys prarasti brangiau nei bet koks serveris.

Ar gali būti problema su dideliu sunkvežimiu miesto centre?

Olandijoje, ypač Amsterdame centre, yra griežti apribojimai sunkiasvoriams transportui, o „environmental zones“ (ekologinės zonos) gali uždrausti įvažiavą senesniems sunkvežimiams. Todėl mes visada iš anksto tikriname maršrutą ir vietos parkavimą – kartais tenka naudoti mažesnes transporto priemones ar net „palevės“ (palečiai) paslaugas, kad galėtume priartėti prie įėjimo. Niekada nevažiuokite tikėdamiesi, kad „kažkaip įsivažiuosime“, nes ten griežtai stebi vaizdo kameros ir policija.

Ar draudžiate krovinius?

Be abejo, ir tai ne būtinai pigiausias draudimas. Mes turime atsakomybės draudimą, kuris dengia žalą transporto metu, bet verta pasitikslinti dėl technikos – ar ji apdrausta nuo „vibruojančios“ žalos. Esu matęs atvejų, kai dėl blogo prifixavimo sugedo vidinis diskas, o standartinis draudimas to neapima. Geriau šį klausimą išsiaiškinti anksčiau, nei gailėtis brangios technikos vėliau.

Pristatymas ir įsirengimas Olandijoje

Ar padedate susidėti baldus naujoje vietoje?

Taip, tai yra mūsų darbo dalis, nes tiesiog išmesti dėžes koridoriuje nėra variantas. Mūsų komanda atvyksta su reikiamais įrankiais, surenka stalus, lentynas, įrengia darbo vietas taip, kad kitą dieną jūsų darbuotojai galėtų dirbti. Žinoma, jei turite sudėtingų sistemų, reikėtų tai suderinti iš anksto, kad mes žinotume, kiek laiko tai užtruks.

Kas dėl pakuojamo atliekų (dėžių) išvežimo?

Daugelis klientų apie tai pamiršta, bet po perkraustymo lieka daugiau šiukšlių nei įsivaizduojate – dėžės, plėvelės, putos. Mes galime tai viską surinkti ir išvežti į šiukšlių perdirbimo centrą Olandijoje, nes ten griežtai stebi atliekų rūšiavimą. Už papildomą mokestį paliksite biurą švarų ir paruoštą darbui, be jokių krūvų kambario kampe.

O jei reikia laikinai sandėliuoti daiktus?

Kartais nutinka, kad naujieji biuro patalpai dar nėra paruoštos arba sutartis pasibaigia anksčiau. Tuo atveju galime sudėti jūsų daiktus į saugų sandėlį Lietuvoje arba Olandijoje, kol jums patogu juos pristatyti. Tai papildoma išlaida, bet dažnai pigiau nei keisti visą pervežimo grafiką ar skubėti su remonto darbais.

Kaip elgtis su automobilių stovėjimu prie pastato?

Amsterdame ar Roterdame parkavimas yra siaubingai brangus, o be leidimo stovėti sunkvežimiui gali būti neįmanoma. Mes visada iš anksto užsakome specialius leidimus (ontheffing) vietos savivaldybei, kurie leidžia stovėti tam tikrą laiką perkrovimui. Jei to nepadarote, gali būti, kad vairuotojas praleis pusę dienos važiuodamas ratu ieškodamas vietos ar mokės baudas, kurias teks mokėti jums.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad saugus biuro perkraustymas į Olandiją garantuota tik tada, kai abiejų pusių lūkesčiai susitinka. Nėra nieko blogiau, nei kai klientas sako, „viskas jau paruošta“, o atvyksta paimti ir pamato, kad darbuotojų stalai pilna kavos puodų ir dokumentų. Mano patirtis rodo, kad sėkmės paslaptis yra detalus planavimas ir atviras pokalbis prieš kelionę. Mes ne tik vežame krovinius; mes užtikriname, kad jūsų verslas neturėtų pertraukos dėl logistikos spragų.

Jei ruošiatės kelionei į Vakarus, neskubėkite rinktis pigiausio pasiūlymo, kuris neįtraukia pakavimo, draudimo ar vietos parkavimo užsakymo. Olandijoje viskas veikia kaip laikrodis, ir jei mes vėluosime valanda, tai gali sugadinti visą jūsų planą. Pasitikiite savo pervežėju, klauskite klausimų ir būkite tikri dėl to, kas vyksta su jūsų turtu kelyje. Tada tikrai galėsite ramiai kvėpuoti ir mėgautis nauju biuru vietoj to, kad galvotumėte, kur dingo jūsų svarbiausi failai.