Saugus biuro perkėlimas iš Olandijos: garantuota kokybė ir ramybė jūsų verslui

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt dvejus metus. Per tą laiką mačiau viską – nuo pasiduodančių vadybininkų, kuriems teko išvežti vieną kėdę, iki milžiniškų IT korporacijų, kėlusiančių visus serverius iš Amsterdamo verslo centro į Vilniaus naujamiesčio, perkėlimų. Galiu pasakyti viena: biuro perkėlimas iš Olandijos nėra tas pats, kas įprastas baldų pervežimas. Čia kalbame ne tik apie fizinius daiktus, bet ir apie jūsų verslo stabilumą, nes net trumpiausia pertrauka gali kainuoti brangiai. Daugelis klientų klaustų, kodėl verta rinktis profesonalias komandas ir nebandyti taupyti ant vairuotojų ar pakavimo medžiagų. Atsakymas paprastas: todėl, kad Olandijoje esantis turtas turi pasiekti Lietuvą tokiu pačiu būklės, o jūsų partneriai ar klientai neturi neturėti jokių užuominų, kad įmonė ką tik keitė adresą.

Esu matęs, kaip mažos kompanijos, bandančios sutaupyti, patiria didelių nuostolių, kai sulūžta brangūs serveriai arba dingsta svarbūs dokumentai. Todėl šiame straipsnyje nenusprengiau dėti sausoje informacijoje, o pasidalinsiu tuo, ką išmokau gatvėje – nuo tų pačių olandiškų „trapjų“ (laiptų) iki belgiškų kelių spūsčių, kurios gali sugadoti mūsų suplanuotus grafikus. Jei jums rūpi saugus biuro perkėlimas iš Olandijos, garantuota kokybė pasiekiama tik tada, kai kiekvienas detalė nuo pat dėžės užsegimo iki krovininio sunkvežimio įvežimo į Vilnių yra apgalvota iki smulkmenų. Štai kaip tai atrodo iš vidaus.

Biuro perkėlimo iš Olandijos kainos ir kas įeina į kainą

Kiek maždaug kainuoja biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą?

Visada sakau klientams, kad kainos negaliu pasakyti iš karto, nepažiūrėjęs, ką reikia vežti, tačiau yra orientaciniai skaičiai. Vidutiniškai, jei kalbame apie standartinį 20–30 kubinių metrų biurą, kaina svyruoja nuo 1500 iki 2500 eurų, priklausomai nuo to, ar reikia išmontuoti baldus, ar ne. Pavyzdžiui, jei turite tik kelias stalines sistemas, kabinetas ir mažą poilsio zoną, tai bus arčiau pradžios, o jei reikia išvežti visą „open space“ erdvę su vitrinomis – tai brangiau. Taip pat į kainą įeina degalai, kelių mokesčiai Vokietijoje ir Belgijoje bei darbo užmokestis komandai, kuri dirba Olandijoje.

Ar brangiau, jei reikia išvežti dalykus iš Amsterdamo centro?

Žinoma, brangiau, ir ne todėl, kad mes norime uždirbti daugiau, o dėl logistikos. Amsterdame, ypač centrinėse dalyseose, „Grachtengordel“ rajonuose, sunkvežimiui ne visada lengva privažiuoti, dažnai reikia specialių leidimų, o kartais net mažesnės transporto priemonės, kurią vėliau reikia perkrauti į didelį sunkvežimį. Prieš porą metų turėjome užduotį išvežti architektų biurą iš paties centro – teko nuomoti mažą „liftą“, nes laiptai buvo tokie siauri, kad net sofos nepraejo. Tokiems atvejams pridedamas papildomas mokestis už specialią techniką ir papildomus valandas, kuriuos komanda praleidžia stovėdama eilėse prie tilto arba laukdama leidimo išsiregistruoti.

Kas nutinka, jei aš netiksliai žinau, kiek dėžių bus?

Nebijokite, tai normalu. Dažniausiai klientai sako „turime apie 30 dėžių“, o paskui pasirodo, kad jų yra penkiasdešimt, nes viskas pradeda suskaičiuoti su archyvais. Mes visada planuojame šiek tiek atsarginės vietos, todėl, jei dėžių bus daugiau, paprastai tai nekelia problemų, jei mes neįsirengė labai griežto grafiko su kita siunta tame pačiame sunkvežimyje. Jei pasirodo, kad daiktų žymiai daugiau nei planavome, tiesiog papildomai įkainojame papildomus kubinius metrus.

Organizaciniai niuansai ir logistika

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo įkrovos iki iškrovos Vilniuje?

Standartiškai, jei keliaujame tiesiai be sustojimų kitiems klientams, tai trunka apie 24–36 valandas, tačiau realybėje dažniausiai tai yra 2–3 dienos. Pavyzdžiui, įkeliame antradienį Rydže (Roterdame), važiuojame per naktį, trečiadienį anksti ryte esame Lietuvoje, bet jei klientas nori iškrovos tik darbo laiku, tai laukiam iki 8:00 ryto. Kartais įvyksta nesklandumų – Belgijoje budėjimo eilės arba blogas oras Vokietijoje, tai gali prailginti kelionę keletą valandų. Svarbiausia yra tai, kad saugus biuro perkėlimas iš Olandijos neleidžia girti vairuotojams vairuoti greičiau nei leidžia taisyklės, todėla mes visada laikomis poilsio režimo.

Kas dėl IT įrangos, ar ją galite supakuoti, kad niekas nenulūžtų?

IT įranga yra mūsų specializacija, nes ten yra didžiausia rizika. Mes ne tiesiog dedame monitorius į dėžes – naudojame specialias putų dėžes, burbuliukų plėvelę ir užraktus, kad serveriai nejudėtų viduje. Vieną kartą gavome užduotį pervežti duomenų centrą iš Eindhoveno – buvo tiek daug kabelių, kad turėjome viską nu fotografuoti prieš išjungiant, kad vėliau būtų galima viską tvarkingai prijungti atgal. Jei neturite savo IT specialisto, kuris galėtų visą tai išjungti ir paruošti, mes galime siūlyti patikimus partnerius Olandijoje, kurie tai padarys profesionaliai.

Ar reikia, kad aš būčiau ten įkrovos metu?

Techniškai – nebūtina, jei pasirašėte sutartį ir mums suteikėte priėjimo raktus ar kodus. Tačiau, jei kalbame apie biurą, visada rekomenduoju, kad bent vienas atsakingas darbuotojas būtų pasirašęs dokumentus (CMR važtaraštį) ir gali nurodyti, ką daryti su jautriais daiktais. Esu matęs situacijų, kai vairuotojas nebegali susisiekti su klientu dėl prasto ryšio, o dėžės su etiketėmis „Neišvežti“ netyčia pakliūva į sunkvežimį. Jūsų buvimas arba atstovo buvimas užtikrina, kad bus išvežta tik tai, ką reikia.

O jeigu reikia padaryti tai savaitgalį, kad neblaškytų darbuotojų?

Savaitgaliniai perkėlimai yra mūsų kasdienybė, ypač kai kalbame apie verslą. Daugelis įmonių nori, kad pirmadienį ryte viskas jau veiktų naujoje vietoje. Taip pat dažnai perkeliame įmones iš Olandijos į Lietuvą būtent šeštadieniais ar sekmadieniais, nes tada lengviau gauti leidimus važiuoti sunkvežimiu gyvenamųjų kvartalų gatvėmis. Žinoma, darbo savaitgalį kaina gali būti šiek tiek aukštesnė dėl viršvalandžių, tačiau verslui tai dažnai pasikeičia, nes nereikia stabdyti operacinės veiklos darbo metu.

Dokumentai, draudimas ir rizikos

Kaip su draudimu, kas nutiks, jei sulūžtų brangus stalas ar serveris?

Mes visada turime atsakomybės draudimą, kuris veikia visą kelionės metu pagal CMR konvenciją, tačiau standartinis draudimas apmoka tik tam tikrą sumą už kilogramą (paprastai apie 8,30 EUR/kg). Jei turite labai brangų baldų ar įrangos, rekomenduoju papildomą „All risk“ draudimą, kuris padengia visą daikto vertę. Pavyzdžiui, jei sulūžta 5000 eurų vertės vitrinė, standartiniu draudimu gautumėte tik nedidelę dalį, o su papildomu – visą vertę. Visada aptariame šį klausimą prieš kelionę, kad nebūtų nereikalingų nesusipratimų.

Ar reikia muitinės dokumentų, jei pervežame įmonės turtą iš Nyderlandų?

Kadangi ir Olandija, ir Lietuva yra ES narės, muitinės deklaravimas paprastai nereikalingas, jei tai yra įmonės, perkeliančios savo veiklą, turtas. Tačiau, jei pervežame naują įrangą, kuri dar nebuvo apmokestinta PVM, arba jei struktūra yra sudėtingesnė (pvz., atskiro juridinio asmens turtas), gali reikėti TIR sąskaitų ar vidinės apskaitos dokumentų. Mes padedame suformuoti reikiamus krovinių sąrašus (packing list), kad jei kelyje sustotų muitinė, viskas būtų tvarkingai.

O jeigu dėžės dingo kelyje arba buvo pažeistos?

Tai labai retas atvejis, nes mūsų sunkvežimiai yra įrengti GPS stebėjimo sistemomis ir dažnai turi užraktus viduje, tačiau incidentai įvyksta. Jei pastebite, kad dėžės atėjo sužalotos arba trūksta, reikia tai pažymėti važtaraštyje (CMR) dar prieš pasirašant iškrovos dokumentus. Jei pasirašysite, kad viskas gerai, o paskui namie pastebėsite trūkumą, draudimo kompanija gali atmesti pretenziją. Visada sakau klientams – patikrinkite dėžes, kol vairuotojas dar yra kieme.

Kas su atliekomis, ar padėsite susitvarkyti po perkėlimo?

Taip, tai dažnai būna svarbu. Jei jums nereikia senų dėžių, pakavimo medžiagų ar net senų biuro baldų, juos galime išvežti į perdirbimo centrą Olandijoje arba Lietuvoje. Kartais klientai nori palikti viską tvarkingai naujajame biure, o kartais reikia „plikai“ išvežti seną vietą. Mums nesvarbu, ką daryti su šiukšlėmis, svarbu, kad klientas būtų patenkintas galiniu rezultatu.

Išvada

Per dvidešimt metų šioje srityje supratau viena pagrindinę tiesą – saugus biuro perkėlimas iš Olandijos neįmanomas be detalaus planavimo ir pasitikėjimo tarp kliento ir pervežėjo. Tai ne tiesiog krovinių gabenimas, tai partnerystė, kurios metu mes priimame atsakomybę už jūsų verslo turtą. Nuo to, kaip užsegama pirmą dėžė Rydže ar Hagoje, iki to, kaip pastatomas paskutinis stalas Vilniuje, viskas turi vykti be trikdžių. Mes stengiamės užtikrinti, kad kaina būtų aiški, terminai – laikomi, o jūsų duomenys ir įranga – saugūs. Pasirinkę profesionalią komandą, jūs ne tik sutaupote nervus, bet ir investuojate į savo verslo sklandų perėjimą į naują etapą.