Rūpinamės Jūsų biuro perkraustymu iš Olandijos: vadovas, ką tikėtis iš profesionalų

Po dvidešimt metų šioje srityje galu galiu pasakyti viena: biuras nėra tik stalai ir kėdės. Tai Jūsų verslo širdis, o kai reikia ją perkelti per pusę Europos, stresas suvaldo net patvirkliausius vadovus. Esu matęs viską – nuo to, kaip "dingdavo" brangiausi serveriai pervežimo metu, iki to, kaip vairuotojai likdavo užstrigę ties Roterdamu be leidimo išvažiuoti iš apkrovos vietos. Jei Jums reikia biuro perkraustymo iš Olandijos, geriausia, ką galite padaryti, yra pasikliauti tiems, kurie žino ne tik trumpiausius maršrutus per Vokietiją, bet ir tai, kaip išpakuoti kompiuterį, jį ne pažeidžiant.

Olandija yra specifinė rinka. Čia ne tik gatvės dažnai uždengtos statybų juostomis arba yra per siauros sunkiasvoriams sunkvežimiams (ypač senamiestyje, pvz., Amsterdame ar Hagoje), bet ir vietiniai klientai yra įpratę tuo, kad viskas turi būti "af" (puikiai). Mūsų užduotis – pasiimti Jūsų įrangą iš Nyderlandų ir atgabenti ją į Lietuvą taip, kad pirmadienį ryte darbuotojai galėtų tiesiog pasisėsti ir dirbti. Čia nėra vietas improvizacijai, jei kalbame apie IT infrastruktūrą ar brangius juridinius dokumentus. Žemiau išdėstysiu daugiau detalių, kurias, mano nuomone, turi žinoti kiekvienas, norintis išvengti nemigažudžiančių naktų prieš išvykimą.

Kaip visa tai vyksta logistiko požiūriu

Kiek laiko užtruks biuro perkraustymas iš Olandijos?

Viskas priklauso nuo to, kiek daug turite daiktų, tačiau vidutinis 50–60 kvadratinių metrų biuras įvežamas per vieną pilną darbo dieną, jei viskas suplanuota teisingai. Jei kalbame apie didelius korporacinius centrus Amsterdame ar Eindhovene, gali prireikti dvejų dienų – viena pakavimui ir krovinimas, kita iškrovimui Lietuvoje. Reikia atsižvelgti ir į kelionę: maršrutą "Nyderlandai – Lietuva" sunkvežimis įveikia maždaug per 18–20 valandų be ilgesnių sustojimų, tačiau vairuotojų poilsio režimas gali šį laiką pailginti.

Kas su kompiuteriais? Ar jūs juos supakuot?

IT įranga yra mūsų pagrindinis dėmesys, nes viena smūgis ant korpuso gali paversti tūkstančius eurų vertės serveriu metalo laužu. Mes ne tik juos supakuome, bet ir pažymime kiekvieną laidą bei monitorių, kad vietinis administratorius Lietuvoje nepraleistų pusės dienos ieškodamas, kuris kabelis eina į kurį kompiuterį. Paprastai naudojame specialias putų dėžes ir antistatines juostas, o ne laikraščius, kaip daro mėgėjai, todėl rizika, kad kažkas atsijungs per važiavimą po vokiškąmis autobanais, yra minimali.

Ar sunkvežimis įvažiuos į mūsų gatvę Amsterdame?

Čia dažnai kyla problema, nes Olandijos miestų centruose gatvės yra siauros ir dažnai pilnos dviračių, o parkavimo vietos sunkvežimiams be išankstinio leidimo (ontheff) tiesiog nėra. Prieš išvykdami mes visada tikriname vietą Google Street View arba prašome Jūsų nufotografuoti aplinką, kad tiksliai žinotume, ar reikės mažesnės 3,5 tonų mašinos su keliomis kelionėmis, ar galima statyti 40 pėdų priekabą. Kartais tenka iškrauti krovinį į mažesnį transportą prie miesto ribų, kad jis būtų pristatytas tiesiai į duris, kitaip gausite didelę baudą už neteisingą stovėjimą.

Biudžetas ir dokumentai

Kiek kainuoja biuro perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą?

Nedarykime to klaidos, kad kaina yra fiksuota ir vienoda visiems – ji svyruoja priklausomai nuo krovinio tūrio, metų laiko ir degalų kainos. Pavyzdžiui, jei turite 15 kabinetų biurą Tilburge, tai gali kainuoti nuo 2500 iki 4000 eurų priklausomai nuo to, ar reikia išmontuoti baldus, ar tik juos užkelti. Visada siūlau atvykti arba gauti išsamų daiktų sąrašą (inventorių), nes tik tada galiu paskaičiuoti tikslią kainą be jokių "nepageidaujamų siurprizų" galinėje.

Kokius dokumentus reikia muitinei vežant iš Nyderlandų?

Kadangi abi šalys yra ES erdvėje, muitinės deklaravimas yra daug paprastesnis nei, tarkime, vežant iš Anglijos, tačiau vis tiek reikia tvarkyti prekių apyvartos dokumentus (CMR sąvadas). Mums svarbu tiksliai žinoti, ką vežame – ar tai yra įmonės turtas, kuris tiesiog keliasi į kitą adresą, ar prekės, kurios gali būti apmokestinos. Jei vežate naują techniką, reikės PVM sąskaitų, o jei seną įrangą – galimai jos vertės nustatymo dokumentų, kad muitininkas neįtartų, kad tai prekyba.

Kas atsitinka, jei vairuotojas užkabins krovinių liftą?

Esu matęs tokias situacijas, kai vairuotojas, pabandęs įvažiuoti į kiemą su per aukštu sunkvežimiu, užkabindavo vartų arba krovinių liftą – tai yra košmaras, kuris laukia visų, kurie taupo draudimą. Mūsų įmonė turi visapusišką civilinę atsakomybės draudimą (CMR draudimas) ir draudžia patį transportą, todėl jei įvyksta incidentas Olandijoje, mūsų brokeris sugeba išspręsti problemą be Jūsų įsikišimo. Žinoma, stengiamės to išvengti protingu planavimu, bet esame pasiruošę ir blogiausiam scenarijui.

Vykdymo niuansai ir papildomos paslaugos

Ar įmanoma atlikti perkraustymą savaitgalį?

Taip, ir tai iš tiesų yra labai populiaru tarp tų, kurie nenori stabdyti savo verslo veiklos darbo dienomis. Savaitgaliniai biuro perkraustymai iš Olandijos kiek brangnesni (paprastai +20-30% prie vairuotojo atlyginimo), tačiau Jūsų darbuotojai pirmadienį randa viską paruošta ir gali dirbti kaip įprasta. Reikia tik suderinti su pastato administracija Olandijoje, ar galima naudotis liftu šventadienį – tenkart griežtai laikomasi taisyklių, ir jei numeris neatsiliepia, neįvešite nės dėžės.

Ar surinksite biuro baldus vietoj?

Žinoma, nėra prasmės gabenti surinktus didelius konferencinius stalus, kurie užima pusę sunkvežimio ir galiausiai gali nulūžti nuo vibracijos. Mūsų komanda atvyksta su įrankiais: grąžtais, atsuktuvais, veržliarakčiais – viskuo, kas reikalinga baldams išmontuoti Olandijoje ir vėl surinkti Lietuvoje. Žymime kiekvieną detalę (pvz., "stalo koja A1"), kad surinkimo procesas nevirštų galvos skausmu, o biuras atrodytų taip, kaip buvo projektuojamas.

Ar įvešite ir senus kompiuterius į šiukšliadėžę?

Tiesiogiai ne, mes negalime vežti atliekų, nes tai prieštarauja tarptautiniams krovinių pervežimo reglamentams ir mums gali būti skirta didelė bauda patikroje. Tačiau mes galime padėti organizuoti atliekų ivežimą vietinėms Olandijos firmoms, kurios užsiima elektronikos perdirbimu, arba padėti suskirstyti dalykas į "metamus" ir "vežamus". Nerekomenduoju slėpti senų monitorių tarp dėžių su dokumentais – patikrinimo metu tai taps aišku.

Ar reikia maitinti vairuotojus?

Nėra privaloma, tai yra labai gražus ir vertinamas žestas, ypač jei darbas trunka ilgiau nei numatyta arba prasideda anksti ryte. Vairuotojai, kurie yra gerai pamaitinti (net paprasta duona su dešra ir kava), dirba greičiau ir su didesniu atsidavimu, jaučiasi ne kaip robotai, o kaip komandos dalis. Olandijoje maistas brangus, o jei jie laukia iškrovimo kelias valandas, tai greitai "suvalgo" jų kompensacijas, todėl tas dubenys sriubos gali grąžinti Jums nuskriaustų knygų laiką.

Išvada

Viso šio proceso sėkmė priklauso ne nuo to, ką mes vežame, o kaip mes su Jumis bendraujame. Biuro perkraustymas iš Olandijos turi būti ne kaip chaosas, o kaip tiksliai suorganizuota operacija, kurios metu Jums netenka kelti piršto. Esu matęs per daug vadovų, kurie stengiasi sutaupyti ant pakavimo medžiagų, o paskui verčia brangiausius programuotojus nešti monitorius rankomis lietaus. Pasiduokite mums – mes žinome kelią, žinome Olandijos specifiką ir, svarbiausia, žinome, kaip padaryti taip, kad Jūsų verslas nejaustų, kad jis ką tik keliavo 1500 kilometrų. Skambinkite, išsiaiškinsime detales, o techniką palikite mums.