Reikia greito biuro perkraustymo iš Olandijos sprendimo?

Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena: biuro perkraustymas visada yra stresas, o kai kalbame apie tarptautinius maršrutus, pvz., iš Olandijos į Lietuvą, stresas padaugina dvigubai. Matęs esu viską – nuo tada, kai vadybininkai pamiršta pasakyti, kad serverio spinta sveria toną, iki tada, kai vairuotojas užstriga Amsterdamo centre be leidimo stovėti. Kasdien bendrauju su klientais, kurie tiesiog nori, kad jų verslas nustotų stovėti vietoje ir kuo greičiau pradėtų veikti naujoje vietoje. Todėl, jei kyla klausimas, ar jums reikia greito biuro perkraustymo iš Olandijos sprendimo, atsakymas dažniausiai būna teigiamas, bet svarbiausia suprasti, kaip tas sprendimas turi atrodyti praktiškai, o ne tik ant popieriaus. Olandija specifinė savo eismo sąlygomis, o Lietuva – savo greičiu, tad šis derinys reikalauja patirties.

Būtent todėl nusprendžiau parašyti šį vadovą. Čia nėra sauso teksto iš vadovėlių, o grynai praktiniai patarimai, iškepti daugybėje kelionių tarp Roterdamo, Eindhoveno, Hagos ir mūsų miestų. Žemiau rasite atsakymus į tai, kas tikrai domina verslo atstovus – ne apie tai, kaip pakluoti dėžę, o apie tai, kaip išvengti baudų, neprarasti duomenų ir padaryti taip, kad pirmadienį rytą darbuotojai galėtų dirbti.

Kainos ir organizaciniai nuoboduliai

Kiek tiksliai kainuoja biuro perkraustymas iš Olandijos?

Vieno kainos nėra, nes biurai būna skirtingi – vieni turi kelias stalas ir kompiuterius, kiti – pilnus sandėlius su archyvais. Tačiau, jei kalbame apie vidutinį 50–60 kvadratinių metrų biurą, kurį reikiavežti, tarkime, iš Utrechto į Vilnių, tai kaina svyruoja nuo 1200 iki 2000 eurų, priklausomai nuo to, ar reikia mūsų krovikų Olandijoje. Verta prisiminti, kad pigiau ne visada reiškia geriau, nes krovinių draudimas ir patikimas transportas yra tas dalykas, kurio negalima taupyti.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Tai vienas dažniausiai užduodamų klausimų, ir atsakymas priklauso nuo to, ką vadiname "procesu". Patys vežimai (t. y. vairuotojo kelionės laikas) užtrunka maždaug 18–20 valandų viena kryptimi be ilgos pauzės, tačiau logistiškai tai užima 2–3 dienas. Paprastai planuojame taip: pirmą dieną paruošiame krovinius Olandijoje, išvykstame naktį, antrą dieną važiuojame, o trečią dieną iškrauname Lietuvoje. Jei reikia skubaus, "pernaktinio" perkraustymo, tai galima, bet tai kainuoja brangiau dėl vairuotojų darbo laiko apribojimų.

Ar galite susitvarkyti su viskuo patys, ar mums reikia dirbti?

Dauguma klientų nori, kad mes padarytume viską, ypač jei kalbame apie tarptautinį pervežimą. Mums dažnai tereikia sąrašo, ką vežti, ir raktų nuo patalpų. Esu matęs situacijų, kai Olandijos pusėje biuro vadovas tiesiog mums paduoda raktus ir sako: "Viskas, kas viduje, – mūsų", o pats skrenda lėktuvu. Tokiu atveju mes imamės ir išmontavimo, ir pakavimo, ir įkrovimo – tai vadiname "raktą į rankas" principu.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Standartiškai ne, nes kiekvienas biuras turi skirtingų reikalavimų – vieniems reikia specialių dėžių dokumentams, kitiems – burbuliukų plėvelės serveriams. Mes galime tiekti visas medžiagas, tai nėra problema, tiesiog tai papildomai apskaičiuojame sąskaitoje. Patirtis rodo, kad geriau pasirūpinti kokybiškomis dėžėmis iš anksto, nei vėliau gailėtis sulaužytų monitorių, kuriems nepakako apsaugos.

Olandiški niuansai ir techniniai dalykai

Kas daryti, jei biure yra labai brangios technikos ar serverių?

Tai jautriausia vieta. Jei jūsų serverinė kainuoja daugiau nei visas mūsų sunkvežimis, mes reikalaujame specialių priemonių – ne tik paprasto įvyniojimo. Esu matęs, kaip mažos kompanijos dėl to nebedirbo savaitę po to, kai buvo nukritęs standartinis stalčius su duomenų laikmena. Mums dažnai tenka vežti ne tik techniką, bet ir IT specialistus, kurie atjungia ir vėl prijungia įrangą, todėl šį dalyką reikia aptarti likus mažiausiai savaitei iki išvykimo.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Taip, dažnai taip ir būna, ypač jei žmonės grįžta į Lietuvą visiškai. Čia svarbu suprasti skirtumą tarp komercinio krovinio ir asmeninių daiktų – muitinė (nors ir ES viduje) gali užklausti, jei krovinys atrodys įtartai. Jei tai kelios dėžės su knygomis ar drabužiais, problemų nėra, jei tai visiškas namų inventorius kiekvienam darbuotojui – reikia tai užregistruoti kaip perkraustymą, kad vėliau nebūtų klausimų apie mokesčius.

Ar jūsų vairuotojai moka anglų kalbą ir susitvarko su olandiškomis sąlygomis?

Absoliučiai. Mūsų vairuotojai nuolatos važinėja šiuo maršrutu, o Olandijoje anglų kalba yra standartas. Be to, mes žinome, kur Olandijoje galima stovėti su sunkvežimiu, o kur – ne. Pavyzdžiui, Amsterdamo centre arba prie "Zuidas" verslo rajono be specialaus leidimo (vergunning) sustoti tiesiog negalima – tai baigiasi 500 eurų bauda, kurią mokės klientas, jei mes nesuinformuoti. Mums patinka dirbti su klientais, kurie mums pasako: "Žinau, ten sunkiai privažiuoti, padėkite".

Kas daryti su baldais, kurie netelpa į liftą ar duris?

Tai klasika. Senieji olandiški biurai dažnai turi didelių, masyvių stalų, kurie buvo surinkti dar prieš 20 metų ir išmontuoti nebuvo. Mes turime su savimi įrankių, tad išmontuojame viską, kas per didelė. Kartais tenka net išimti langus arba naudoti keltuvus pro langą, jei aukštas pastatas. Vieną kartą teko perkraustyti architektų biurą Roterdame, kur spinta buvo pagaminta patalpose ir nebeįėjo pro duris – teko ją pjauti, o Lietuvoje vėl sujungti. Taigi, mes išmokome nieko nebijoti.

Burokratija ir rizikos

Ar reikia muitinės deklaravimo, kai vežate iš Olandijos?

Kadangi abi šalys yra ES erdvėje, formaliai importo muitinės procedūros nėra, tačiau tai nereiškia, kad galima važiuoti "tuščiomis". Būtina turėti CMR konosamentą, kruopštų krovinių sąrašą (inventoriaus aktą) ir, jei reikia, draudimo polisą. Jei kelyje sustojs Vokietijos policija ir pamatys pilną sunkvežimį be dokumentų, jį uždels. Mūsų vadybininkai užtikrina, kad visi popieriai būtų tvarkingi, kad jums nereikėtų galvoti apie tai.

Kas nutinka, jei pakeliui suduža kelių dalis ar įvyksta avarija?

Tai blogiausias scenarijus, bet apie jį reikia galvoti. Mes turime visišką krovinių draudimą (CMR draudimas), kuris dengia žalą iki 330 000 SDR (specialių traukimo teisių), tačiau tai neatspindi verslo nuostolių, jei jūsų kompanija negali dirbti savaitę. Todėl visada siūlome pasirūpinti papildomu draudimu arba, jei krovinys labai jautrus, planuoti atsarginį maršrutą. Esu matęs, kaip vienas klientas dėl eismo įvykio A2 autostradoje prarado kontraktą – ne todėl, kad buvo sugadinta prekė, bet todėl, kad neatvyko laiku.

Išvada

Galiausiai, kai susirenkate visus šiuos niuansus, paaiškėja, kad sėkmingas biuro perkraustymas – tai ne tik fizinis darbas, bet ir gera logistika. Jei jums reikia greito biuro perkraustymo iš Olandijos sprendimo, geriausia nebandyti tai daryti patys su "draugo sunkvežimiu", kuris gali užstrigti prie pirmojo tilto. Pasitikėkite profesionalais, kurie žino ne tik kelią, bet ir tos šalies įstatymus. Mano patirtis sako, kad geriausia investicija čia – ramybė. Kai vairuotojas išvažiuoja iš jūsų biuro Olandijoje, turite būti tikri, kad jį pamatysite Vilniuje ar Kaune tuo laiku, kuris buvo sutartas, o ne po trijų dienų su pranešimu apie techninius gedimus. Pasiruoškite iš anksto, klauskite nepatogių klausimų ir tada jūsų verslas nepastebės, kad jis keitė adresą.