Profesionalus biuro perkraustymas iš Olandijos saugiai: patirties vadovas

Perkraustyti biurą – tai ne tas pats, kai perkraustyti butą. Čia ne tiek svarbu, kad sofa nepažeista, o kad verslas nestotų. Esu šioje srityje beveik dvidešimt metų, pervežiau viską – nuo mažų start-upų Amsterdame iki didelių logistinių centrų prie Roterdamo uosto. Ir galiu pasakyti vieną: chaosas laukia tų, kurie mano, kad tiesiog nuomos „vuršką“ ir važiuoja. Ypač kalbant apie tarptautinius maršrutus. Profesionalus biuro perkraustymas iš Olandijos saugiai atrodo paprasta tik tada, kai visa paslėpta darbo jėga jau padaryta darbą.

Kai klientas skambina iš Olandijos (Nyderlandų) ir sako, kad reikia viską išvežti per savaitgalį, nes pirmadienį darbuotojai turi dirbti Vilniuje ar Kaune, aš visada įsivaizduoju tą pavojų. Olandiški biurai dažnai būna senose pastatuose, be lifto, su siaurais laiptais, o gatvės – aštriai suplanuotos, kur sunkiai privažiuoja didelės mašinos. Priešingu atveju – tai gali baigtis ne tik prarastu laiku, bet ir sugadinta brangia technika. Todėl šiame straipsnyje nerasu sausų instrukcijų, o pasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus, ko tikėtis ir kodėl taip svarbu pasitikėti tikrais ekspertais.

Kodėl Olandija yra specifinė rinka?

Olandija yra logistikos centras, bet tai reiškia, kad ten eismas ir kelių tinklas yra intensyvus. Jei bandysite patys suvairuoti 7,5 tonų sunkvežimį per Roterdamo centrą penktadienį vakare – prarasite nervus. Be to, ten griežtai stebimos aplinkos taisyklės ir parkavimo leidimai. Profesionalus biuro perkraustymas iš Olandijos saugiai prasideda ne nuo dėžių pakavimo, o nuo leidimų gavimo vietos savivaldybėje. Be to, čia kalbame ne tik apie baldus. Biure tūkstančiai kabelių, serverių, dokumentų, kurie gali būti konfidencialūs. Viskas turi būti supakuota, pažymėta ir įvertinta.

Dar vienas dalykas – atstumai. Iš Amsterdamo iki Lietuvos yra apie 1500 km. Tai kelias, kai vairuotojas turi ilsėtis, o krovinys – būti užfiksuotas. Mūsų patirtis rodo, kad pigių pervežėjų pasiūlymai dažnai baigiasi tuo, kad mašina stovi kažkur Vokietijoje su sugedusiu varikliu, o jūsų kompiuteriai laukinėse gamtoje. Mums tokios situacijos nebe naujos, todėl visada planuojame rezervines variacijas.

Kas tiksliai įeina į kainą?

Daugelis klientų klausia: „Kodėl brangu?“ Atsakymas paprastas: jūs mokate ne tik už vairuotoją ir degalus. Jūs mokate už manevravimą triukšmingame mieste, už specialias įrangas (keltuvus, kai kur net su gumomis ratuose, kad nebraižytų grindų), už draudimą, kuris padengia IT įrangą, ir už logistikos koordinatorių, kuris visą tą procesas valdo. Jei kaina atrodo per žema – 100 procentų, kad kažkur trūksta draudimo arba vairuotojas dirbs be poilsio, kas yra nelegalu ir pavojinga.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Štame skyriuje surinkau daugiausiai klausimų, kuriuos man klauso verslo atstovai, planuodami išvykti iš Olandijos. Kai kurie jų gali atrodyti keisti, bet tikroviški.

Biuro technika ir IT infrastruktūra

Ar tikrai reikia išjungti visus serverius prieš perkraustymą? Absoliučiai taip, ir tai nėra pokalbis. Nors mūsų vairuotojai vairuoja labai švelniai, kelyje yra duobų, o „vurškas“ su 20 tonų kroviniu šokuoja. Jei serverio diskai suksis vibracijos metu, galite prarasti visus duomenis. Visada rekomenduoju pasidaryti pilną atsarginę kopiją (backup) prieš mums atvykstant. Geriau saugu nei gaila.

Ką daryti su tūkstančiais laidų po stalais? Žinau, tai košmara. Vieną kartą matęs, kaip klientas bandė tiesiog išrauti visus kištukus, vėliau porą savaičiųjų diegė tinklą iš naujo. Mums patogiausia, kai IT specialistas jūsų pusėje viską išbraižo arba nufotografuoja, o mes tiesiog atsargiai išpakuojame ir padedame susieti vėl. Jei reikia, galime pasiūlyti partnerį, kuris tai atlieka profesionaliai.

Ar saugu vežti brangius monitorius be originalių dėžių? Saugu, jeigu turime profesionalią medinę pakuočią arba specialias „bubble wrap“ dėžes su stiffeneriais. Originalios dėžės dažnai būna per daug minkštos arba jų nebelikę po kelerių metų. Mūsų sandėlyje turime standartinių dėžių monitoriams, kurios apsaugo juos net jei mašina staigiai stabdytų. Taip pat naudojame antsmulkius pripučiamus paketus (plokščius maišus su oru), kurie užpildo tuščią erdvę.

Logistika ir organizacija

Kiek laiko užtrunka pakrovimas Olandijoje? Tai labai priklauso nuo to, ar turime liftą, ar ne. Pavyzdžiui, biure penktame auke be lifto su siaurais laiptais, pora vyrų gali dirbti visą dieną. Jei tai pirmas aukštas ir galime privažiuoti tiesiai prie langų – užtrunkame 3-4 valandas. Visada skambinu iš anksto ir klausau apie sąlygas, nes niekas nenori mokėti už vairuotojo laukimą, kol jis nešioja kėdes po vieną.

Ar galite padėti su išmontavimu? Žinoma, mūsų komanda ne tik nešioja dėžes. Mes atsiskriebame lentynas, išmontuojame stalus, atsukame kojas nuo kėdžių, kad jos užimtų mažiau vietos. Svarbiausia – visus varžtus ir detalės dedame į pažymėtas maišelių grupes, kad prieš surinkiant Lietuvoje nepritruktumum elementų. Buvo atvejų, kai klientai bandė tai daryti patys, ir pasibaigė sugadintomis baldų detalėmis.

Ką daryti, jei gatvėje prie biuro negalima statyti sunkvežimio? Olandijoje tai labai dažna problema. Ypač Hagoje ar Amsterdamo centre. Tokiu atveju mes naudojame „shuttle“ principą – didelė mašina stovi miesto pakraštyje ar sandėlyje, o mažesnis 3,5 tonų sunkvežimis (su kėbulu) važinėja į centrą ir perveža dalimis. Tai brangiau, bet vienintelis būdas nenuvaryti gausybės baudų už neteisėtą stovėjimą ar blokavimą.

Teisiniai ir finansiniai klausimai

Ar mums reikia mokėti PVM Olandijoje? Jei esate įmonė, turinti PVM mokėtojo kodą Lietuvoje (arba kitos ES šalyje), ir paslauga yra tarptautinio pervežimo (B2B), dažniausiai taikoma PVM nulinė tarifą sąlyga (atvirkštinis apmokestinimas). Reikia tik pateikti mums savo PVM kodą ir adresą. Mes išrašome sąskaitą faktūrą be PVM, o jūs ją apmokestatėte savo šalyje. Viskas vyksta pagal ES direktyvas.

Kas nutinka, jei dėžė su dokumentais dingsta? Tai blogiausias siaubas. Mes visada pasirašome krovinio priėmimo- perdavimo aktą, kuriame fiksujame dėžių skaičių. Tačiau, jei kalbame apie labai svarbius dokumentus, patariu juos vežti su savimi (rankiniame bageže) arba pasirinkti papildomą draudimą. Standartinis CMR draudimas draudžia tik pagal svorį (apie 10 EUR/kg), tai reiškia, kad dėžės popierių vertės neatginsime. Yra specialūs „All risk“ draudimai, kurie padengia bet kokią vertę, bet juos reikia suderinti iš anksto.

Po perkraustymo

Ar galite padėti susidėti baldus vietose? Taip, mums nėra svarbu, kur nuvežti dėžę, svarbu, kad klientas būtų laimingas. Mes galime padėti lentynas į vietą, pastatyti stalus, netgi prijungti kompiuterius, jei sutarime. Tiesa, reikia suprasti, kad vairuotojai po kelionės yra pavargę, todėl sudėtingas montavimas geriau palikti vietiniems meistrams, o mes padėsime sunkiuosiuose darbuose.

Kiek laiko užtrunka customas ( muitinė) sienoje? Jeigu keliaujame tarp ES šalių (Lietuva ir Olandija – abi ES), formaliai muitinės net nėra. Tačiau gali būti policijos kontrolės. Jei krovinys yra „tamsus“ (t. y. sunku įžiūrėti, kas viduje), jie gali sustabdyti ir patikrinti. Su mūsų dokumentais (pakavimo sąrašu - packing list) viskas vyksta 5-10 minučių. Jei dokumentų nėra arba jie neteisingi – gali prasidėti ilgas pokalbis pastraipoje.

Išvada

Galiausiai, viskas suka aplink tai, kad verslas neturi sustoti. Perkraustymas – tai stresas, bet jis gali būti kontroliuojamas. Pasirinkdamas profesionalų biuro perkraustymą iš Olandijos saugiai, jūs investuojate į savo ramybę ir kompanijos turtą. Nenaudokite atsitiktinių vairuotoj� iš skelbimų portalų, kai kalba eina apie jūsų biuro širdį. Geriau išleisti šiek tiek daugiau, bet gauti garantiją, kad pirmadienį ryte kava bus geriama, o ne spręsite problemas su sugadintais serveriais. Jei abejojate ar turite klausimų – tiesiog skambinkite, patarsiu nemokamai, nes geriau iš anksto suprasti, su kuo turite reikalų.