Profesionalus biuro perkraustymas į Olandiją – be streso

Dirbu su krovinių pervežimu jau virš dvidešimties metų ir turiu pasakyti – biuro perkraustymas visada yra „kažkas daugiau“ nei paprastas baldų vežimas. Čia ne tik apie tai, kad pakelti stalą ir įmesti į sunkvežimį. Kalbame apie jūsų verslo gyvimumą, apie tai, kad pirmadienį ryte darbuotojai turi atėti į naują vietą ir pradėti dirbti, o ne ieškoti dėžių su popieriais. O kai kalbame apie profesionalų biuro perkraustymą į Olandiją, čia prisideda ir dar vienas sluoksnis – tarptautinė logistika, muitinės bei specifiniai Nyderlandų reikalavimai.

Per tą laiką mačiau viską: nuo smulkių IT startuolių, kurie vežė tik kelis kompiuterius, iki didelių korporacijų, keitusių buveines iš Vilniaus į Amsterdamą ar Eindhoveną. Kartais viskas vykdavo lyg pagal partitūrą, kartais – kelių valandų trukęs chaosas dėl blogai supakuoto serverio. Skirtumas tarp tų dviejų pasaulių paprastai būdavo vienas – pasiruošimas ir profesionalus požiūris. Jei planuojate išsikraustyti, svarbu suprasti, kad Olandija nėra toli, ji yra kita planeta, kai kalbame apie organizaciją.

Šiame straipsnyje nešiuosiu jums vandens, o papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus, be reklamų ir tuščių pažadų. Noriu, kad suprastumėt, kas tikisi už vartų, kai sunkvežimis su jūsų verslu atvažiuoja į Roterdamo uostą ar tiesiai į naująjį biurą.

Kaip viskas suplanuojamas ir kada reikia pradėti rūpintis

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka visoks procesas?

Niekada negaliu pasakyti vieno skaičiaus, nes viskas priklauso nuo to, ką turite perkelti. Jei tai tik penkių žmonių kabinetas, užtenka savaitės ar dviejų pasiruošimo, bet jei kalbame apie visą aukštą su 50 darbo vietų, tuomet reikia galvoti apie mėnesį ar du. Pats pervežimas Lietuva–Olandija trunka apie 18–24 valandas priklausomai nuo to, kurį maršrutą pasirinksime – per Vokietiją arba per Lenkiją su keltu. Tačiau didžiausia laiko dalis eina ne į vairavimą, o į pakavimą ir inventoriaus sąrašo sudarymą, be kurio neišsiversite su muitine.

Ar reikės patiems dėti į dėžes ar tai jūsų darbas?

Žiūrėkime, jei norite sutaupyti pinigų, galite ir dėti, bet aš visada patariu tai palikti mums. Kodėl? Todėl, kad mes žinome, kaip uždėti tris monitorius į vieną dėžę taip, kad jie nenukristų Kelno apkrovimo zonoje. Profesionalus biuro perkraustymas į Olandiją įtraukia ir specialią įrangą – pakavimo popierių, burbuliukus, specialius kėdžių uždangalus. Jūsų darbuotojai turi dirbti, o ne nešioti dėžių, todėl paprastai atvykstame su komanda, kuri viską padaro per vieną dieną.

Galima tai padaryti savaitgaliais, kad neprarastume darbo laiko?

Tai būtų idealus variantas, ir 90 proc. mūsų klientų taip ir daro. Paprastai planuojame išvežimą penktadienio vakarą arba šeštadienį, o į Olandiją atvykstame sekmadienio vakare arba pirmadienio ankstyvą rytą, kad spėtume iškrauti prieš darbo pradžią. Tačiau reikia atsiminti vieną dalyką – Olandijoje naktinio iškrovimo leidimai gali būti sudėtingi, jei biuras yra gyvenamajame kvartale, todėl viską iš anksto susideriname su savivaldybe ar pastato administracija.

Biuro technika ir jautrūs daiktai

Kaip su serveriais ir brangia IT įranga, jiems nėra per karšta ar per šalta?

Serveriai ir duomenų centrai yra mūsų didžiausia baimė, bet ir didžiausia kompetencija. Mes nejuokiamės su tuo – įranga pakavama į specialias šokso atsparias kolesas, o sunkvežimiuose, kuriuose vežame IT įrangą, yra temperatūros reguliavimo sistemos. Jei turite pačią brangiausią įrangą, gali būti reikalingas netgi eskortas, bet įprastai užtenka patikimos transporto priemonės su „air ride“ pakaba, kuri sušvelnina visus kelio duobes.

O jei po atvykimo pasirodys, kad kažkas nebeveikia?

Esu tikras, kad niekas nenori girdėti „atsiprašome“, todėl dar prieš išvežimą viskas žymima ir fotografuojama. Turime draudimą, kuris dengia ne tik fizinę žalą, bet ir techninės gedimus dėl netinkamo transportavimo, nors tokių atvejų per 20 metų buvo gal suskaičiuoti viena ranka. Jei atvykus į Amsterdamą ar Hagą paaiškėja, kad monitorius neįsijungia, mes žinome, kur ieškoti priežasties – ar tai buvo smūgis kelyje, ar galbūt jis nebuvo išjungtas prieš pakavimą.

Kainos ir dokumentai

O kaina? Kaip ją sužinoti be jokių staigmenų pabaigoje?

Niekada nesakysiu „nuo 100 eurų“, nes tai melas. Kainą sudaro tūris (kubiniais metrais), atstumas, bet svarbiausia – iškrovimo sąlygos Olandijoje. Jei reikia naudotis krautuva su kranu, nes įvažiavimas per siauras, tai brangiau. Profesionalus biuro perkraustymas į Olandiją visada įtraukia išankstinį apžiūrą arba detalius brėžinius. Paskaičiuoti galiu tik tada, kai žinau, ar reikia nešti laiptais penktame aukšte be lifto, ar galima statyti prie pat durų.

Kas su muitinės dokumentais, jei tai ne prekės, o mūsų nuosavybė?

Čia dažnai kyla painiava, nes verslas atrodo kaip prekyba, bet jei keičiate buveinę, tai yra „perkeliamas turtas“. Mums reikės jums parengti EX-1 eksporto deklaraciją Lietuvoje ir atitinkamų importo dokumentų Olandijoje. Jei esate PVM mokėtojas abiejose šalyse, dažnai galima taikyti 0 proc. PVM importo tarifą naudojant intrakomuninės prekybos procedūrą, tačiau čia reikia labai tikslų inventorių su serijiniais numeriais, kitaip muitininkai Roterdame uždels krovinį.

Ar mums reikės mokėti PVM Olandijoje už perkėlimą?

Tai klausimas, kurį dažnai užduoda buhalteriai. Jei pasirašome sutartį su Lietuvos įmone, PVM mokate Lietuvoje. Jei pasirašote su Olandijos partneriu (kas retai, bet kartais būna naudinga), tuomet galioja Nyderlandų tarifai, šiuo metu tai 21 proc. Tačiau dažniausiai viskas tvarkoma per Lietuvą, o mūsų partneriai Olandijoje yra tik subrangovai iškrovimui. Svarbu viską užfiksuoti sąskaitose-faktūrose teisingai, kad vėliau nektų Mokesčių inspekcija.

Specifika Olandijoje ir rizikos

Ar galiate atvežti tiesiai į centrinį Amsterdamą, ar ten visiškas chaosas?

Amsterdamo centras yra košmara vairuotojams, o ne tiesiog miestas. Ten griežtos zonos, kur galima važiuoti tik su specialiais leidimais, o vietos parkavimas – brangiausias visoje Europoje. Profesionalus biuro perkraustymas į Olandiją reiškia, kad mes iš anksto užsakome vietą („vergunning“) gatvėje, kartais netgi uždarame ją trumpam. Jei bandysite važiuoti „taikiniais akimis“, gausite didelę baudą, o sunkvežimį nuvešus į aikštelę, teks iškrauti rankomis ir vežti pro vartus.

Kas daryti su senais baldais, kurie mums jau nebereikia, bet ten juos palikti negalime?

Dauguma klientų nori atsikratyti senių stalų ir sekcijų, bet Olandijoje atliekų tvarkymas yra griežtai reglamentuotas. Mes galime susitarti dėl „recycling centro“ pristatymo arba net jei kai kurie baldai dar tinkami, juos galime nuvežti į labdaros organizacijas, tokių Olandijoje yra daug (pvz., Kringloopwinkel). Negerai tiesiog mesti juos pirmoje gatvės konteinerioje – baudos už tai yra astronominės.

O jei reikės palikti kai ką sandėliuke laikinai?

Tai dažna situacija – naujieji biurai dar nebaigti remontuoti, o senieji turi būti išvalyti. Mes turime partnerių su sandėliais tiek netoli Tilburgo, tiek netoli Roterdamo. Galima palikti dalį dėžių savaitei ar mėnesiui, o paskui atvežti, kai jau bus įrengta elektros instaliacija. Tai kainuoja papildomai, bet sutaupo daugiau nervų nei bandymas viską sutalpinti į tuščias patalpas tarp stalų.

Išvada

Galiausiai, viskas susumuoja ne į kainą, o į jūsų ramybę. Per 20 metų išmokau, kad blogiausia, kas gali nutikti – ne tai, kad sudužo lėkštė, o tai, kad vadovas negali miegoti naktį galvodamas, ar viskas vyks pagal planą. Profesionalus biuro perkraustymas į Olandiją pas mus nėra tiesiog maršruto Vilnius–Amsterdamas įvežimas. Tai sudėtingas orkestras, kur groja vairuotojai, logistikai, pakuotojai ir net buhalteriai.

Jei pasiruošiate šiam žingsniui, mano patarimas paprastas: nedarykite to vieni. Olandija – šalis, kurioje viskas veikia tik tada, kai visos detalės sudėtos į savo vietas. Leiskite mums rūpintis tais detalėmis, o jūs galite susikoncentruoti į tai, kas svarbiausia – savo verslo plėtrą naujoje šalyje. Ir tikėkitės, olandiško kavo gėrimo ritualas naujame biure jums greitai užgožs visus perkraustymo rūpesčius.