Profesionalus biuro perkėlimas – naujas startas Olandijoje

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt dvejus metus. Per tą laiką mačiau viską – nuo sunkvežimių, užstrigusių sniego grynuose, iki kompanijų, kurios bandė išsivežti serverius paprastose kelioninėse lagaminose. Bet kai kalbame apie verslo perkėlimą, ypač tokią ambicingą šalį kaip Olandija, čia nebe tiesiog krovinių pervežimas, o strateginis žingsnis. Profesionalus biuro perkėlimas – naujas startas Olandijoje reiškia, kad jūsų verslas negali sustoti net dienai, nes laukia klientai Amsterdamo, Roterdamo ar Eindhoveno biuruose.

Kiekvienas, kada nors bandęs organizuoti perkėlimą, žino, kad tai stresas. Dabar įsivaizduokite, kad tas perkėlimas vyksta ne kaimyniniame mieste, o per keturias valstybes, su kita teisine sistema, keliais kalbomis ir griežtais Olandijos darbo saugos reglamentais. Aš čia ne tam, kad išgąsdintų, o tam, kad pasakytų, kaip tai padaryti teisingai. Po šių metų darbo esu įsitikinęs viena dalyku – gerai suplanuotas logistikos procesas yra pusė sėkmės integracijos į Vakarų Europos rinką. Jei praradate duomenis ar sugadinate brangų serverį, jūsų „naujas startas“ gali prasidėti nuo didelių nuostolių, o ne nuo pelno.

Olandija yra logistikos centras, čia žmonės supranta kelią, tačiau jie taip pat ir tikisi sklandumo. Jūsų krovinys turi atvykti laiku, o tarpininkai turi būti informuoti. Šiame straipsnyje pasidalinsiu tuo, ką paprastai pasakoju savo klientams prieš pasirašydami sutartis, ir atsakysiu į klausimus, kurie dažniausiai kyla naktimis, kai planuojate išvykti.

Pagrindiniai dalykai, kuriuos reikia žinoti prieš kelionę

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas į Olandiją?

Viskas priklauso nuo to, kiek daug turite daiktų ir kur būtent Lietuvoje esate, bet vidutiniškai tai trunka nuo vienos iki trijų dienų nuo įkrovos iki iškrovos Amsterdame ar kitame mieste. Reikia prisiminti, kad sunkvežimis negali važiuoti be stabdų, o vairuotojai turi poilsio laiką, kurį griežtai kontroliuoja „tachografai“. Jei reikia labai greito, „paskutinės minutės“ sprendimo, gali tekti samdyti du sunkvežimius, vienas kuris veža, kitas kuris laukia, tačiau tai kainuoja dvigubai brangiau, tad verta planuoti bent savaitę į priekį.

Ar verta rinktis pilną paslaugą (su pakavimu) ar daryti patys?

Esu matęs dešimtis padangų ant biuro kėdžių, kai klientai bandė taupyti ant pakavimo, todėl visada rekomenduoju pasirinkti mūsų pakavimo paslaugas. Mūsų komanda žino, kaip uždaryti „antivar“ dėžę taip, kad ji neišsiskirtų kelyje, o jūsų IT vadovas gali tuo metu rūpintis duomenų perkėlimu į debesis, o ne dėžių lipimo juosta. Be to, jei naudojate mūsų dėžes, o ne parduotuvėse kauptas, kurios kartais būna per daug minkštos, draudimas veikia geriau, o greitis padidėja tris kartus.

Kiek apytiksliai gali kainuoti toks reikalas?

Nėra vienos kainos, nes biuras gali būti 20 kvadratinių metrų ar 2000, tačiau mažos įmonės perkėlimas į Olandiją paprastai prasideda nuo 2-3 tūkstančių eurų, jei kalbame apie vieną sunkvežimį su darbuotojais. Didelės korporacijos, kurios perveža šimtus stalų, serverines ir archyvus, gali kainuoti dešimtis tūkstančių, tačiau čia suskaičiuojame ne tik važiavimą, bet ir kėlimą į aukštus namus be lifto, specialias grindų dangas apsaugančias kilimis. Visada rekomenduoju atvykimo vizitą, nes paskutinis kartą vienas klientas nurodė „mažą biurą“, o pasirodė, kad jis užima du aukštus verslo centre su siaurais koridoriais.

Kas nutinka jei sunkvežimis užstrigs sienos perrišime ar muitinėje?

Per tuos dvidešimt metų pasiekėme tokį lygį, kad muitinės problemų beveik nebėra, nes žinome visus Intrastat ir eksporto dokumentus iš galvos, tačiau techninės problemos gali įvykti. Jei dėl techninių priežasčių (pavyzdžiui, sugedo sunkvežimis) vėluojame, mes visada pranešame iš karto ir, jei reikia, samdome vietinį Olandijos pervežėją, kad jūsų biuras atidarytų laiku. Tokiu atveju mes padengiame papildomus išlaidas, o jūsų verslas nepastebėjo jokio trikdžio – tai yra tas profesionalumas, už kurį moka didelės kompanijos.

Dokumentai ir Olandijos specifika

Kokius dokumentus reikia paruošti muitinei, kad nebūtų rūpesčių?

Būtina turėti tikslų krovininį sąrašą (packing list) lietuvių ir anglių kalbomis, kur nurodyta ne tik „stalai“, bet ir serijiniai numeriai, jei tai brangūs kompiuteriai ar serveriai. Taip pat reikia eksporto deklaracijos iš Lietuvos pusės, kurią dažnai darome mes kaip tarpininkai, o į Olandiją važiuoja TIR knygelė ar CMR draudimas. Jei turite naujų įrengimų, kurių nebuvo mokėta PVM ES viduje, gali tekti pildyti papildomus formų laukus, bet tai retai pasitaiko įprastame biuro perkėlime.

Ar galima važiuoti tiesiai į centrą, pvz., į Amsterdamą, su dideliu sunkvežimiu?

Amsterdamas ir Roterdamas yra labai griežti miestai, o jų centruose dažnai draudžiama judėti sunkvežimiams virš 7,5 tonų tam tikromis valandomis arba visai. Prieš perkėlimą mes visada tikriname vietinę savivaldybę arba gaujame specialų leidimą (ontheffing), kad galėtume užvažiuoti prie pat įėjimo nustatytą laiką. Kartais tenka iškrauti mažesnę transporto priemonę „paskutinę mylią“, nes didelis „vilkas“ tiesiog praeis ne per tą tiltą, kuris buvo pastatytas dar XVII amžiuje.

Kaip su el. pasirašymu ir dokumentų perdavimu, kai viskas vyksta kelyje?

Šiandien viską darome elektroniniu būdu – vairuotojas gali paduoti CMR draudimo dokumentą iš savo planšetės iš karto, kai tik krovinys įkeltas arba iškrautas. Jums nereikia laukti, kol popierius atkeliaus paštu iš Olandijos, visus kvitus ir sąskaitas-faktūras gausite el. paštu dar tą pačią dieną. Tai labai palengvina apskaitą, ypač kai perkeliate ne tik baldus, bet ir atsargų sandėlį, kurio inventoriaus numeriai turi būti suvesti į sistemą beveik realiu laiku.

Ar reikia rūpintis vietiniais leidimais darbuotojams, kurie lydi krovinių?

Jei mūsų komanda važiuoja tik padėti pakrauti ir iškrauti, jiems nereikia jokio specialaus leidimo, nes tai yra tarptautinės vežimo paslaugos, kurios yra reglamentuojamos ES teisės. Tačiau jei jūsų darbuotojai važiuoja kaip lydintis personalas, kad prižiūrėtų turtą, verta pasitikrinti, ar jiems nereikia trumpalaikio įdarbinimo leidimo, nors dažniausiai trumpalaikės komandiruotės (iki 90 dienų) to nereikalauja. Visada patariu su tuo pasikonsultuoti teisininkui, jei planuojate, kad jūsų žmonės ten ilgiau užsibuvo.

Technika, baldai ir saugumas

Ar saugu pervežti serverius ir jautrią IT įrangą tokiu ilgu maršrutu?

IT įrangos perkėlimas yra atskira mokslo sritis, ir mes naudojame specialias antšokdines dėžes bei pneumatinias pakavimo sistemas, kurios sugeria vibraciją. Esu matęs, kaip viena kompanija prarado visus duomenis, nes serverį padėjo ant paprasto stalčiaus sunkvežimyje, o ant Vokietijos autostrados kelio nelygumai padarė savo. Profesionalus biuro perkėlimas – naujas startas Olandijoje visada įtraukia IT inventorizaciją iš anksto, o mūsų vadybininkas kartu su jūsų IT vadovu sudaro specifinę žemėlapį, kuris stovi kur.

Kaip elgiamasi su biuro augalais, juk jie gyvi?

Augalai yra gyvi organizmai, ir Olandijos fitosanitarinė kontrolė gali būti griežta, jei augale yra kenkėjų ar ligų, tačiau įprastinių biuro kambarinių augalų pervežimas po ES šalių neleidžiamas, jei tik jie yra sveiki. Mes juos specialiai užfiksuoju transporto priemonėje, kad jie nevirpstų, o vairuotojas žino, kad juos reikia laikyti šilčiau nei baldus, žiemą tai ypač svarbu. Kartais klientai paprašo juos atvežti paskutiniais, kad jie kuo trumpiau prastų be šviesos.

Kas daryti su baldais, kurie netilps į liftą naujame biure?

Olandijoje daug naujų biurų yra modernūs, bet senesniuose pastatuose laiptai gali būti labai siauri arba su posūkiais, pro kuriuos nepraeis didelė konferencijos stalė. Tokiu atveju mes naudojame kėlimo kranus per langą arba išardome baldus į dalis ir vėl surinkome jau jūsų naujajame kambaryje. Tai papildomas darbas, kurį įkainojame valandomis, bet tai geriau nei palikti brangų stalą gatvėje arba laužti sienas.

Ar reikia drausti krovinius, ir kas tai apima?

Draudimas ne tik kad reikalingas, jis būtinas, o pagal ES taisykles, mums kaip pervežėjams privaloma turėti CMR draudimą, tačiau jo suma dažnai būna ribota (pvz., 8,33 SDR už kg). Rekomenduoju sudaryti papildomą „Visų rūšių“ draudimą, kuris padengia visą krovinio vertę nuo pradžios iki galo, įskaitant ir atvejus, jei dėl jūsų kaltės sugadinate patalpas įsileisdami sunkvežimį. Yra pasitaikę, kad vairuotojas pramušė vamzdį garaže, ir be tokio draudimo mokėtų klientas, o ne pervežėjas.

Kas daro su atliekomis – pakuotėmis, kurios liko po iškrovos?

Mums niekada nebuvo problemų palikti klientui maišus su popieriumi ir plastiku, tačiau mes siūlome „eko“ paslaugą, kurios metu surinkome visas šiukšles ir išvežome juos į reciklavimo centrą Olandijoje. Tai padeda išlaikyti naująjį biurą švariu nuo pirmosios dienos, o jūsų darbuotojams nereikia kvailotis su klijų pistoletais ir dėžių griovimu, kai jie turi dirbti. Tai nedidelis priedas, kuris labai pagerina komfortą.

Išvada

Galiausiai, viskas susikerta viename taške – pasitikėjime. Profesionalus biuro perkėlimas – naujas startas Olandijoje nėra tik apie tai, kaip padėti kompiuterį į dėžę. Tai apie tai, kad turi būti žmogus gale, kuris gali paskambinti ir sakyti: „Viskas gerai, mes įveikėme sieną, po valandos esame Roterdame“. Aš mačiau, kaip blogai organizuotas perkėlimas sugriauna komandos moralą prieš pat didžiausius projektus, todėl investicija į patikimą logistikos partnerį grąžinamas per ramų miegą ir veikiančią verslo sistemą nuo pirmosios dienos.

Olandija laukia jūsų verslo, ji yra viena draugiškiausių šalių verslui, jei viskas padaryta tvarkingai. Neleiskite, kad blogai užsegta dėžė ar pamirštas muitinės dokumentas sugadintų jūsų ambicijas. Pasiruoškite, pasikonsultuokite ir viskas vyks taip sklandžiai, kaip turi būti tarp geriausių Europos kelių. Sėkmės naujajame rate!