Profesionaliai perkraustome jūsų biurą iš Olandijos: Vadovas be nereikalingo streso

Gyvenu tarptautinių pervežimų pasaulyje jau beveik dvidešimt metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo smulkių studentų siuntų iš Briuselio iki milžiniškų gamyklų išvežimo iš Tiubingeno. Bet viena dalyka visada išlieka labiausiai įtempta ir reikalaujančia ypatingo dėmesio – tai įmonių biuro perkraustymas. Ypač kai kalbame apie profesionalų perkraustymą iš Olandijos. Kodėl? Ne todėl, kad Olandija toli, o todėl, kad Olandijos logistika turi savo niuansų, kuriuos nežinant, galima prarasti ne tik laiką, bet ir nervus.

Kai klientas skambina ir sako: „Reikia perkelti biurą iš Amsterdamo (arba Eindhoveno, Roterdamo – galvojate bet kurį miestą) į Vilnių“, aš iš karto sužinau, kad jis jau yra stresuje. Biuras – tai ne tik stalai ir kėdės. Tai jūsų verslo širdis, serveriai, slapti dokumentai, o dažnai ir brangūs meno kūriniai ar įmonės vertybės. Vienas klaidingas žingsnis su dėže, ir jūsų IT vadovas pradeda šauktis, o buhalterija panikoje ieško prarastų sąskaitų. Todėl šiame straipsnyje nenukelsiu į abstrakcijas, o papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus – kaip mes darome taip, kad profesionaliai perkraustome jūsų biurą iš Olandijos be jokio nerealizuoto rizikos.

Olandijoje, pavyzdžiui, centrinėse miestų dalyse, yra griežti apribojimai sunkvežimiams. Negali tiesiog sustoti prie „Gracht“ (kanalo) namo ir pradėti krauti. Reikia leidimų, reikia žinoti, kur galima statyti vilkiką su kėbulu. Be to, atstumai dideli. Jei kelias truko 20 valandų, vairuotojui reikia poilsio, o biuro įranga negali laukti. Visa tai turi būti suplanuota minutės tikslumu.

Štai kas tikrai svarbu: mes nevežame daiktų, mes vežame jūsų verslo tęstinumą. Kai mes atvykstame į objektą, mes neįsibėgėjame be žinios. Pirmiausia vertiname kiekį (kubaturą), sudarome inventorizacijos sąrašą. Žinote, kiek kartą buvo situacijų, kai klientas sako: „O, čia tik kelios dėžės“, o atvyksta ir pasirodo, kad tai pilnas sandėlis archyvo dokumentų, kurie sveria toną? Todėl, kalbant apie biuro perkraustymą iš Olandijos, preliminari apžiūra (arba detalus vaizdo įrašas) nėra ekskursija, o būtinybė.

Taip pat, dažnai pamirštama dėl IT įrangos. Serveriai neįpakuoja į paprastas kartonines dėžes. Jems reikia specialios pakuolės, smėlio maišelių, o kartais net ir pašildomų sunkvežimių žiemos metu, jei temperatūra nukrenta per žemai. Olandijos klimatas drėgnas, o Lietuvoje žiemą gali būti šaltukas – tai metalinėms detalėms ne geriausia sąlyga. Mūsų užduotis – užtikrinti, kad kompiuteriai įsijungtu naujame biure taip pat lengvai, kaip ir senajame išsijungė.

Biuro įrangos ir baldų pervežimo niuansai

Ar jūs išmontuojate ir vėl surenkate baldus?

Žinoma, mes darome tai kasdien. Nėra jokio prasmės vežti surinktą didelę konferencijos stalo komplekciją – ji tiesiog nepraeis pro duris arba užims per daug vietos sunkvežimyje, kas padidins kainą. Mūsų komanda atvyksta su įrankiais, išmontuoja visas sistemas, užrūšiuoja detalės (varžtus, jungtis į mažus maišelius, priklijuoja prie atitinkamų dalių), o atvykę į naująją vietą Lietuvoje – viską vėl surenka. Svarbiausia – nieko neprarandame. Turiu savo patikimą meistrą, kuris mato baldą akimis ir žino, kurį varžtą reikia atsukti pirmiausia.

Kaip vežami serveriai ir jautri IT įranga?

Čia mes įdedame visą atsakomybę. Serveriai yra pakavami į specialias „anti-static“ dėžes, užpildomos putomis arba burbuliuku plėvele, kad niekas nejudėtų viduje. Jei įranga yra labai brangi, mes galime pasiūlyti netgi individualų pristatymą ne su kitu kroviniu, o atskirai, kad būtų mažiau vibracijos. Be to, visada rekomenduoju klientams prieš išjungiant padaryti pilną atsarginę kopiją (backup), tačiau mūsų užduotis – fiziniu lygmeniu pristatyti visą techniką vietoje nepažeistą. Dažnai kartu su IT specialistu važiuoja ir mūsų vadybininkas, kad tiksliai sektų, kur dėti kokį serverį.

Ar reikia patiems rinkti dėžes?

Nereikia, tai mūsų darbas. Mes atvežame viskas: nuo mažų dėžių dokumentams iki didelių „wardrobe“ tipo dėžių drabužiams ar ilgoms prekėms. Viskas yra tvarkingai pažymėta. Jei norite sutaupyti, galite susirasti dėžių patys, bet tada kyla rizika, kad jos bus blogos būklės – drėgnos arba per silpnos. Pervežant krovinius iš Olandijos, kelią įveikiame per Vokietijos autostradas, kuriose yra daug bangų, todėl silpna dėžė gali tiesiog plyšti. Geriau pasikliauti mūsų kokybiška medžiaga.

Kas daroma su archyvo dokumentais?

Archyvas – tai mūsų košmaras ir kasdienybė. Popieriaus dėžės yra nepaprastai sunkios. Jei jų yra šimtas, tai jau kelios tonos. Mes naudojame specialias ratukais uždėtas dėžes archyvams, kad būtų lengviau stumti į sunkvežimį. Svarbu, kad klientas viską susystemintų – jei reikia, mes galime padėti pažymėti dėžes pagal metus ar skyrius, bet geriau, jei tai padarys patys darbuotojai prieš mūsų atvykimą. Taip sutaupome valandas kraunant.

Kainos ir organizaciniai klausimai

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas iš Olandijos?

Čia nėra vieno atsakymo „lentelėje“, nes viskas priklauso nuo tūrio (kubinių metrų) ir atstumo. Pervežti biurą iš Amsterdamo bus brangiau nei iš mažesnio miesto, pvz., Bredos, dėl miesto centrinių apribojimų. Tačiau, kad jums būtų aišku, mažo biuro (apie 20-30 kub. m) pervežimas gali kainuoti nuo 1500 iki 2500 eurų, o didesnio įmonės padalinio (100+ kub. m) – kilti iki 5000–7000 eurų. Prie šios sumos dar reikia pridėti pakavimo medžiagas ir darbo rankas Olandijoje bei Lietuvoje. Geriausia – paskambinti mums ir pateikti sąrašą, mes paskaičiuosime tiksliai.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Įprastai, jei kalbame apie vidutinį biurą, tai pati krauna Olandijoje trunka vieną darbo dieną. Važiavimas – dar viena diena (priklausomai nuo to, ar vairuotojas ilsisi). Iškrovimas Lietuvoje – dar pusė dienos arba visa diena. Taigi, nuo pradžios iki galo tai trunka apie 2–3 dienas. Jei reikia skubus, pvz., per savaitgalį, mes galime suorganizuoti dvi ekipas, kad viena krautų, kita lauktų, bet tai kainuoja brangiau.

Ar galima perkraustyti savaitgalį arba naktį?

Taip, ir dažnai taip darome, kad verslas nestotų. Jei jūsų įmonė dirba penkias dienas per savaitę, mes galim atvykti į Olandiją penktadienio vakare arba šeštadienį ryte. Viskas įrengiama pirmadienio ryte, kai darbuotojai ateina į darbą, o jau viskas stovi vietose. Vienintelis dalykas – reikia suderinti prieigos raktus su objekto administratoriumi Olandijoje. Olandai yra labai disciplinuoti, todėl jei sutarėme 8:00 ryto, mes būname ten 7:55.

Ar į kainą įeina draudimas?

Taip, mes visada turime standartinį krovinių draudimą (CMR draudimas), kuris dengia žalą iki tam tikros sumos (paprastai pagal konvenciją). Tačiau, jei vežate labai brangią įrangą, pvz., didelius serverius ar menu, verta pasidomėti papildomu draudimu. Aš visada patariu klientams paskaityti sutartį dėl atsakomybės ribų. Mes pasirūpiname, kad viskas būtų apsaugota kuo geriau, bet bet kas gali nutikti kelyje – ir už šiaurės Lenkijos rūką, ir ant Vokietijos autostrados.

Dokumentai ir muitinė

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Nėra nieko sudėtingo, jei tai ne prekės, o įmonės turtas, kuris keičia vietą. Reikalingas sąrašas (inventorius) su apytikse verte. Jei įmonė veža prekes parduoti, tai jau kitas reikalas – reikia muitinės deklaracijos. Bet dažniausiai profesionalus biuro perkraustymas iš Olandijos yra turtų perkėlimas, todėl mūsų logistika sukuria visus reikalingus dokumentus (TIR, CMR). Jums nereikia eiti į muitinę pačiams, mes viską sutvarkome, jums tiesiog reikės pasirašyti perduodamųjų aktą.

Ar dažnai sustoja muitinėje?

Sąžiningai sakant – retai. Jei dokumentai tvarkingi, o krovinys yra jūsų įmonės nuosavybė, kuriai grįžtate, muitinės kontrolė dažniausiai tik formalus. Olandijoje išvykstant kontrolės beveik nėra, daugiau dėmesio skiriama Lietuvos pasienio punktuose. Jei vežame naujus, neišpakuotus baldus su etiketėmis, gali kilti klausimų, ar tai ne prekyba. Todėl visada verta pažymėti, kad tai „used office furniture“ (naudojami biuro baldai), jei taip yra.

Kas nutinka, jei pažeidžiate ką nors Olandijoje kraunant?

Olandija yra šalis, kurioje viską stebi kameros. Jei mūsų vairuotojas padarys kažką nelegaliai, pvz., padės dėžes ant pavėsio, kur draudžiama, gali atvykti policija ir surašyti baudą. Šią baudą turi sumokėti kaltininkas. Tačiau mes dirbame legaliai ir žinome taisykles. Mes iš anksto prašome leidimo stovėjimui (ontheffing), jei reikia. Mūsų reputacija svarbiau nei greitas, bet nelegalus vežimas.

Praktiniai patarimai ir pabaigos užuominos

Ar darbuotojai gali pasiimti savo asmeninius daiktus?

Tai labai dažnas klausimas. Taip, galima, bet reikia tai atskirti. Negalima įkrauti į biuro krovinių dėžę savo asmeninių drabužių ar maisto produkų, nes muitinėje tai gali būti įvertinta kaip kontrabanda arba sumaišytas krovinys. Jei darbuotojas nori pasiimti savo asmeninį kompiuterį ar prieškaminę, mes tai užrašome atskirai. Geriausia, jei darbuotojai pasiima brangiausius daiktus (laptopus, telefonus) su savimi lėktuvu ar traukiniu, taip sutaupysite drąsos, kad kas nors dinglių kelyje.

Kodėl verta rinktis jus, o ne pigų „vokietį“ iš skelbimo?

Žinau, kelių svetainėse galima rasi pigių pasiūlymų. Bet paklauskit mane, kas atsitiks, jei tas pigus vairuotojas sušoks Olandijoje ir pasakys: „Aš nežinau, kaip išmontuoti šią lentą“, arba jei paslydž�s su dėže ir sulaužys jūsų brangų 3D spausdintuvą? Aš, kaip žmogus, kuris čia dirba 20 metų, žinu, kad pigiausia kaina dažniausiai pasidaro brangiausia. Mes turime atsakomybę, mes turime patirtį, mes žinome Olandijos keliukus. Užtikrintas ramumas perkeliant verslą – tai tas dalykas, už kurį verta mokėti.

Išvadoje noriu pasakyti vieną: biuro perkraustymas iš Olandijos nėra būtinai košmaras. Jis gali būti lygus paprastam darbo dienai, jei viską pasitiki profesionalams. Mes jau išsprendėme šimtus tokių galvučių, išmokome išvengti bėdų ir žinome, kur pietus valgyti prieš Roterdamo uostą, kad nepasimesti. Jei planuojate judėti – susisiekite, išsiaiškinsime, padėsime, ir jūsų verslas nejaus pertraukos. Visada geriau padaryti viską tvarkingai iš pirmo karto.