Pristatymo terminai iš Olandijos suplanuoti tiksliai: kaip išvengti pavėlavimų ir nervų

Dirbu logistikoje beveik dvi dešimtis metų ir galiu pasakyti viena: klientų klausimas „kada prekės bus pas mane?“ visada kyla pirmiausia, bet atsakymas į jį nėra taip paprastas, kaip atrodo. Žmonės dažnai galvoja, kad Olandija yra šalia, tai ir važiavimas truks dieną-du, tačiau realybėje krovinių gabenimas iš Nyderlandų turi savų niuansų, kuriuos reikia įvertinti, norint, kad pristatymo terminai iš Olandijos būtų suplanuoti tiksliai. Esu matęs viską – nuo to, kaip vairuotojai užstrigdavo ant Vokietijos automagistralių dėl kelio eismo taisymo, iki to, kai olandiškas sandėlys nepaleidžia krovos dėl „kavos pertraukos“. Norint išvengti nesusipratimų, reikia ne tik tikėti vairuotojo žodžiui, bet ir suprasti visą grandinę.

Kai sakome „tiksliai suplanuoti“, turime omenyje ne tik kalendorinę datą, bet ir valandas. Verslas nebekeliauja taip, kaip anksčiau – „just-in-time“ principas reiškia, kad prekės turi pasirodyti vartotojui tada, kai jų tikimasi, o ne savaitę vėliau. Ilgametė patirtis moko, kad pagrindinė klaida yra pernelyg optimistinis planavimas, ignoruojant realius rizikos faktorius. Šiame straipsnyje pasidalinsiu tuo, ką išmokau iš tūkstančių nuvažiuotų kilometrų, ir padėsiu suprasti, kaip tai veikia iš vidaus.

Kas turi įtakos laikui kelyje?

Kiek laiko iš tiesų užtrunka krovinys iš Roterdamo ar Eindhoveno?

Tai vienas populiariausių klausimų, ir atsakymas dažnai nustebina naujus klientus. Jei viskas vyktų idealiai – vairuotojas atvykta, iškrovė per valandą ir važiavo be sustojimų – tai kelionė į Lietuvą trunktų maždaug 18–20 valandų. Tačiau logistikoje „idealus“ scenarijus yra retas išsigimėlis. Paprastai tikslų pristatymo terminą reikia planuoti atsižvelgiant į 2–3 dienas tarpinio laiko, ypač jei kalbame ne apie pilną mašiną (FTL), o apie dalinį krovį (LTL). Tada reikia laukti, kol mašina užsipildys kitomis siuntomis, o tai gali užtrukti pusbrolį dienos ar net visą dieną.

Kodėl mano draugui prekė atėjo per dieną, o man sako, kad reikia laukti trečiadienį?

Čia viskas labai paprasta – jūsų draugas tikriausiai turėjo skubų užsakymą arba jo krovinys buvo tobulai suderintas su kitomis siuntomis tame pačiame konteineryje. Pristatymo terminai iš Olandijos suplanuoti tiksliai įmanomi tada, kai tą pačią mašiną krauna vienas ar du klientai vienoje vietovėje. Jei jūsų siunta keliauja kaip dalinis krovinys, vadybininkas turi surasti „partnerę“ jūsų kroviniui, kad maršrutas būtų ekonomiškas. Kartais tai reiškia, kad vairuotojas turi apvažiuoti dar tris sandėlius prieš išvykdamas į Lietuvą, todėl laikas prailgėja natūraliai.

Ar tikrai vokiečių automagistralių spūstys gali pavėlinti pristatymą?

Be abejo, ir dar kaip. Vokietija yra mūsų kaimynas, bet ji taip pat yra ir didžiausia kliūtis rytų kryptimi. Jei A2 arba A9 automagistralėje įvyko avarija arba vyksta remonto darbai, spūstis gali „užstringti“ dešimtimis kilometrų. Esu matęs situacijų, kai vairuotojai stovėdavo po 6 valandas vienoje vietoje. Nors šiuolaikinės navigacijos praneša apiažiūras, vairuotojui sunku išvengti šių kelių, važiuojant iš Nyderlandų link Rytų Europos. Tai reiškia, kad net jei planavome atvykti antradienio ryte, Vokietijos policija gali nulemti, kad atvyksite vidurdienį.

Kaip vairuotojo poilsis įtakoja tikslius terminus?

Čia nėra kur dairytis – tai griežtai reglamentuota teisės aktų. Vairuotojas gali vairuoti 4,5 valandas, po to privalo padaryti 45 minučių pertrauką. Jei jis važiuoja ilgiau, jo imtasis brėžtų „tachografo“ juosta, o tai didžiulės baudos ir rizika. Be to, yra dienos poilsio reikalavimai. Kartą nutiko situacija, kai vairuotojas buvo vos 50 km nuo sandėlio, tačiau jam pasibaigė leidžiamas vairavimo laikas. Jis turėjo sustoti ir miegoti 9 valandas, nors iki taško liko nieko. Planuodami pristatymo terminus iš Olandijos suplanuoti tiksliai, visada pridedame šią „plovėjų“ juostą, nes fizinės vairuotojų galimybių apeiti negalima.

Dokumentai ir muitinės procedūros

Ar reikia eiti per muitinę, jei važiuojame per ES šalis?

Teoriškai – ne, praktiškai – kartais taip, o kartais tik „paviršutiniškai“. Nors Olandija ir Lietuva yra Schengeno zonoje ir ES rinkoje, vis dar egzistuoja muitinės kontrolės, ypač kai kalbame apie akcizo prekes (alkoholį, tabaką) arba gyvūnus. Esu matęs, kaip mašinas sustabdė Lenkijoje ar Vokietijoje papildomai patikrinti. Jei dokumentuose nėra klaidų, tai užtrunka penkias minutes, bet jei trūksta vieno parašo arba svoriai nesutampa su CMR sąskaita, galite laukti valandas. Todėl dokumentų tvarkymas yra pusė sėkmės siekiant tikslių terminų.

Kas vyksta, jei olandiškas sandėlis pataiso svorį arba neleidžia iš karto įleisti vairuotojo?

Tai klasikinė problema, ypač dirbant su dideliais prekybos centrais arba mažesniais šeimyniniais sandėliais. Olandai yra labai tikslūs, bet jų darbo laikas gali būti griežtai ribotas – pietūs, 17:00 valanda ir viskas. Jei mūsų vairuotojas atvyksta 16:50 ir dar nespėja užsiregistruoti, jis gali būti nepriimtas iki ryto. Tai automatiškai stumia pristatymą diena pirmyn. Pristatymo terminai iš Olandijos suplanuoti tiksliai priklauso ir nuo to, ar mums pavyks iš anksto suderinti laiką su siuntėju (booking time), kas dažnai reikalauja derybų ir gerų santykių.

Ar EXW sąlygos (gamykloje) gali sukelti pavėlavimą?

Žinoma, ir tai viena dažniausių priežasčių. EXW reiškia, kad pirkėjas (ar jo pervežėjas) turi pats nuvažiuoti paimti prekę. Jei sandėlininkas nėra pasiruošęs arba vairuotojas negali rasti vietos – prasideda problemos. Kartą vairuotojas praleido visą dieną laukdamas, kol jį iškraus smulkus prekių sandėlis, kuris net neturėjo keltuvojo. Jei norite tikslumo, geriau derėtis pagal FCA sąlygas, kai atsakomybė už pakrovimą eina į siuntėjo pusę, tačiau net ir tada reikia kantrybės.

Specifiniai dalykai ir kainos

Ar galima garantuoti pristatymą tam tikru paros metu, pavyzdžiui, iki 9:00 ryto?

Taip, tai įmanoma, tačiau tai kainuoja brangiau. Tai vadinama „guaranteed delivery“ arba pristatymu su fiksuotu laiku. Tokiu atveju vairuotojas nevažiuoja jokiais apšviesti maršrutais, jis tiesiog važiuoja tiesiai į tašką, net jei turi tenkti praleisti poilsį prieš pat paskutinį šimtą kilometrų. Paprastai toks pristatymo terminai iš Olandijos suplanuoti tiksliai kainuoja 20–30 proc. brangiau nei standartinis pervežimas, bet jei jums reikia detalių į gamyklą, kad linija nestotų, šios investicijos vertos.

Kiek kainuoja ekspresinis pervežimas, jei reikia skubiai atvežti vieną padėklą?

Čia kaina gali būti astronomiška, lyginant su standartiniu pervežimu, nes tenka išnuomoti visą mašiną vienam padėklui (vadinamasis „part load“ arba vieneto pervežimas). Jei statinis maršrutas kainuoja, tarkime, 800 eurų, tai ekspresas gali kainuoti ir 1500–2000 eurų priklausomai nuo degalų kainos ir dienos. Tačiau esu matęs atvejų, kai gamykla stodavo vienam detalei, todėl šios kainos net nebuvo svarbios – svarbiau buvo tai, kad vairuotojas išvyko iš Olandijos tą pačią dieną.

Ar sezonas turi įtakos? Pavyzdžiui, ar Kalėdos ar pavasario atostogos Olandijoje stabdo pervežimus?

Absoliučiai taip. Olandai labai mėgsta savo atostogas, ir per šventes (Karališkosios šeimos diena, Velykos, Kalėdos) sandėliai gali būti uždaryti savaitę. Be to, pavasarį ir rudenį Olandijoje vyksta „tulipų karščiai“, kai keliams tenka daugiau transporto, o žiemą – drėgna ir rūksta, kas stabdo tempą. Planuodami pristatymą, visada patariu pasižiūrėti į Olandijos kalendorių, nes ne vieną kartą teko keisti planus dėl to, kad sandėlis tiesiog nedirbo.

Ką daryti, jei vairuotojas praneša, kad bus vėlai, o mano klientas jau nusipiko?

Pirmiausia – nedarykite panikos. Informacija – ginklas. Jei mes žinome apie pavėlavimą iš anksto (pavyzdžiui, dėl techninės gedimo ar spūsties), mes iš karto pranešame jums, o jūs galite susitarti su savo klientu. Blogiausia, kas gali nutikti – tai kai vairuotojas tyliai sėdi spūstyje ir niekam nieko nesako. Mūsų įmonėje praktikuojame proaktyvų pranešimą, tačiau jei dirbate su pigiais brokeriais, gali tekti patiems skambinti ir klausti, kur yra mašina. Pristatymo terminai iš Olandijos suplanuoti tiksliai yra bendras darbas, ne tik pervežėjo atsakomybė.

Išvada

Galiausiai, tarkime tiesiai: nėra tokios technologijos, kuri užtikrintų 100 % tikslumo logistikoje, nes mes nevalome oro sąlygų, policijos ar kitų vairuotojų. Tačiau, turint daugiau nei 20 metų patirtį, galime pasakyti, kad dauguma pavėlavimų kyla ne dėl „blogo likimo“, o dėl blogo planavimo ir komunikacijos. Pristatymo terminai iš Olandijos suplanuoti tiksliai įmanomi tik tada, kai realiai įvertinamas viskas: nuo siuntėjo sandėlio darbo laiko iki vokiečių kelių būklės.

Jei rengiatės dideliam importui arba jums svarbu krovinių gabenimas iš Nyderlandų be nesusipratimų, nedarykite prielaidos, kad „kažkas kaip nors nuvaziuos“. Pasitarkite su logistika iš anksto, pasirūpinkite dokumentais ir būkite kantrūs. Profesionalus planavimas sutaupo ne tik nervus, bet ir pinigus, nes greitas sprendimas problemai iškilo yra pigiau nei stabdoma gamykla. Logistika ne tiesiog veža dėžes – ji valdo laiką, o laikas, kaip žinote, yra pinigai.