Planuokite savo biuro perkėlimą į Olandiją su mumis: Logistikos eksperto patarimai ir smulkmenos

Dvidešimt metų šioje srityje praeina kaip akimirka, jeigu vertinate tai ne metais, o tūkstančiais nuvažiuotų kilometrų ir pervežtų tonų krovinių. Esu matęs viską – pradedant nuo mažų startuolių, kurie bandydami sutaupyti vėžė kompiuterius kuprinėse per sieną, baigiant didžiuliais korporacijų biurais, kurių inventorius užima pusę sunkvežimio. Perkėlimas į užsienį, ypač tokio tvarkingo šalies kaip Olandija, niekada neįvyksta „pats sau“. Tai yra sudėtingas mechanizmas, kuriam sutikus viena detalė neį savo vietą, visiškai sustoja procesas. Klientai dažnai klaidingai mano, kad tai tik fizinis daiktų judinimas iš taško A į tašką B, tačiau iš tiesų tai yra emocinė ir biurokratinė odis, reikalaujanti gero planavimo. Todėl, jei planuokite savo biuro perkėlimą į Olandiją su mumis, turiu pasakyti – geriau pradėkite dabar, nei vėliau gausite nemalonumų, kurių niekas nenori.

Olandija yra unikali rinka čia galioja griežti taisyklės, apie kurias net neįsivaizduojate, kol nepateksite į pirmąjį užstrigimą prieš Tilburgą arba Roterdamo uostą. Mano patirtis rodo, kad sėkmę lemia ne tiek kaina, kiek pasiruošimas ir partnerio pasirinkimas. Dirbdami su klientais kasdien, mums tenka ne tik vežti baldus, bet ir būti psichologais, konsultantais bei, tarkime tiesiai, „gaisrinėmis“ ekipiruotėmis, kai kažkas ne taip su dokumentais. Šiame straipsnyje nenusprendžiau daryti iš jūsų logistikos specialistų, bet noriu parodyti, kaip visa tai atrodo iš mūsų, vairuotojų ir dispicerių, pusės, kad jūsų verslas neturėtų stabdyti veiklos net per dieną.

Biurokratija ir dokumentai: be jų niekur neinuvažiuosite

Ar tikrai reikia tiek daug popierių vien perkėlimui į kitą ES šalį?

Žinoma, kad ES viduje turime laisvą prekių judėjimą, tačiau tai nereiškia, kad galite vežti nebenaudojamus daiktus be jokio pagrindo. Muitinės pareigūnai, ypač Vokietijos ir Olandijos pasienio punktose, mėgsta užsuktą akį. Jei jūsų inventorius atrodo kaip prekės, skirtos parduoti, o ne kaip įmonės nuosavybė beperkėlimui, jūsų sunkvežimis gali stovėti iki pat ryto. Reikės sudaryti detalią inventoriaus sąrašą, kuriame nurodoma ne tik „stalas“, bet ir „medinis rašomasis stalas, nupirktas 2018 m., serijinis numeris X“. Be šio dviejų kalbų dokumento ir vadybininko pritarimo, riskuojate susidurti su dideliais delsimais.

Ką daryti, jei neturiu visų pirkimo kvitų už biuro techniką?

Tai viena dažniausių problemų, su kuriomis susiduriame. Daugelis įmonių perka kompiuterius ar serverius prieš penkerius metus ir kvitų tiesiog neberanda arba jie dingo buitinės šlamšto dalyje. Nereikia panikuoti, jei neturite originalų, galite susidaryti „verbalinę“ deklaraciją, kurioje patvirtinate, kad technika priklauso jums ir nėra pavogta. Svarbiausia čia yra nuoširdumas ir aiškus įrašas, kad daiktai bus naudojami toje pačioje veikloje Olandijoje, o ne parduoti ant gatvės Amsterdame.

Ar reikia mokėti PVM ar muito, jei tai yra mano įmonės turto perkėlimas?

Jei esate tinkamai registruota įmonė ir turite PVM mokėtojo kodą, šis perkėlimas paprastai laikomas vidiniu turto perkėlimu, todėl PVM ar mokamas nėra. Tačiau čia yra vienas „bet“ – jei kartu vežate ir asmeninių daiktų arba prekių, kurios nėra susijusios su tiesiogine verslo veikla, muitinės tai gali įvertinti kitaip. Mums buvo atvejis, kai klientas bandė pro šalį nuvežti porą rąstų savo sodybai ir tai sužlugdė visą procesą, nes teko užpildyti papildomus importo deklaracijos formularius.

Techniniai niuanai: kaip niekas nesužlugdyti

Ar galite išmontuoti ir vėl surinkti sudėtingus biuro baldus Amsterdamuje?

Žinoma, mes ne tik gabename dėžes, mūsų komanda turi savus meistrus, kurie sugeba surinkti net sudėtingiausias „open space“ erdvių sistemas. Vienas kartas teko pervežti didžiulę vice prezidento kabinetą su integruota apšvietimo ir laido valdymo sistema, kuri atrodė kaip kosminis laivas. Mūsų vaikinai tai išmontavo pažymėję kiekvieną varžtą, o Olandijoje viską surinko taip, kad nebeliko nė vieno liekamo skyrelio. Patirkite mums, ką reikia išmontuoti, o mes pasirūpinsime, kad niekas neprarastų vertės.

Kaip saugu yra vežti serverius ir jautrią IT įrangą vibracijos kelyje?

IT įranga yra mūsų_specializacija, nes jūsų duomenys yra brangesni už pačias dėžes. Naudojame specialias pripučiamas tvirtinimo juostas, antšokines sistemas ir, svarbiausia, vairuotojus, kurie žino, kas yra „tolygus važiavimas“. Atsimenu vieną klientą iš Vilniaus, kuris įsakė vežti serverius be specialių dėžių – laimei, mes turime savų atsarginių „hard case“ dėžių, todėl viskas atvyko sveika. Nenaudokite paprastų kartono dėžių technikai, tai kaip žaisti ruletę su savo verslo atsarginėmis kopijomis.

Ar reikia rūpintis vietos apsauga Olandijoje prieš atvykstant?

Tai labai geras klausimas, kurį dažnai užmiršta. Olandijoje, ypač miestuose kaip Haga ar Utrechtas, sunkvežimiui negalima tiesiog sustoti ant gatvės ir „išmesti“ daiktų. Reikia gauti specialų leidimą (ontheffingsvergunning) iš savivaldybės, kuris leidžia užimti vietą gatvėje krovininiams automobiliams. Be šio lapelio, policija gali jums užrašyti didelę baudą arba priversti važiuoti toliau su pilnu sunkvežimiu, kas būtų katastrofa. Mes pagal poreikį padedame suorganizuoti šiuos leidimus, tiesiog apie tai praneškite mums iš anksto.

Kaina, laikas ir kas nutinka, jei kas nors nepavyksta

Kiek laiko trunka toks biuro perkėlimas iš Lietuvos į Olandiją?

Standartiškai, jei viskas eina glotniai, tai nuo ikrovimo iki iškrovimo praeita apie 3–4 dienas. Tačiau reikia prisiminti, kad mes ne važiuojame automobiliu – mes turime laikytis vairuotojų poilsio režimo, o Olandijos keliai, ypač aplink Roterdamą, gali būti užstrigę. Vieną kartą mūsų vairuotojas užstrigo 12 valandų eismą dėl avarijos ties A16 greitkeliu, todėl planuokite savo darbą taip, kad turėtumėte 1–2 dienų rezervą. Niekada nepromise klientui „rytoj bus“, jei aš žinau, kad gali būti užuot.

Ar kaina gali pasikeisti jau važiuojant?

Stengiamės fiksuoti kainą sutartyje, tačiau yra dalykų, kurių neiš anksto numatyti neįmanoma. Pavyzdžiui, jei atvykstate į naują biurą ir paaiškėja, kad liftas nedirba arba laiptai per siauri ir reikia kvietti specialią kėlimą techniką su kranu – tai papildomos išlaidos. Taip pat, jei jūsų inventoriaus tūkstančiai daugiau nei planavote, reikės papildomo sunkvežimio. Mes visada sakome – geriau paprašykite mus atvykti ir įvertinti vietą gyvai, nei rizikuoti su netikslia oferta iš galvos.

Kas nutinka, jei pažeidžiamas brangus baldas ar monitorius?

Mes turime atsakingą krovinio draudimą (CMR draudimas), kuris dengia žalą, tačiau tik tada, jei nebuvo mūsų kaltės. Jei paaiškėja, kad pats klientas blogai supakavo dėžę ir ji suirus viduje, draudimas tai nedengia. Visada patariame sudaryti „drąsos kainos“ sąrašą (vertybių sąrašą), o ypač brangius daiktus aptarnauti papildomai. Esu matęs, kaip neapsaugotas 3000 Eur vertės dizainerio kėdė nukrito nuo keltuvo – tokios situacijos skaudžia ir mums, ir jums.

Ar galite padėti su atliekų išvežimu, jei dalis baldų mums nebereikia?

Taip, tai yra puiki proga atsikratyti seno „šlamšto“. Galime suplanuoti, kad dalis baldų išvežama į perdirbimo centrą Olandijoje arba dovanojama labdarai, tačiau tai reikalauja išankstinio susitarimo. Negalime tiesiog užmesti senų sekcijų prie pirmojo konteinerio, tai yra nelegalu ir baudžiama. Organizuojame viską tvarkingai, kad jūsų naujasis biuras būtų švarus be nereikalingo krovinius.

Kodėl verta rinktis būtent jus ir ne pigiausius siuntų brokerius?

Nes brokeriai tiesiog suveda pirkėją ir pardavėją, o mes esame tie, kurie turime rankas ant vairo. Kai kyla problema per 3 valandos ryto vokiškame autostradų nelegalioje stovykloje, brokeris jums neatsilieps, o mūsų dispiceris kalbės su vairuotoju ir spręs problemą. Mūsų paslauga kainuoja ne tik dėl degalų, bet dėl to ramumo, kurį jums duodame. Planuokite savo biuro perkėlimą į Olandiją su mumis, o mes tapsime jūsų partneriu, o ne tik eiline transporto kompanija.

Išvada

Viso šio proceso metu svarbiausia yra ne pati logistika, o jūsų ryšys su mumis. Esu matęs dešimtis biurų, kurie perkėlimą pradėjo chaotiškai ir baigė su nusivylimu, tačiau tie, kurie suteikė mums informaciją ir leido dirbti, visada pasiekdavo rezultatą laiku. Planuokite savo biuro perkėlimą į Olandiją su mumis ne kaip bėdą, o kaip naujo etapo pradžią, nes kai professionalai ima savo dalį, jums lieka tik pasirūpinti savo verslo strategija, o ne dėžių lipdukais. Skambinkite mums, rašykite arba užeikite į pasidaryti kavos – aptarsime visus niuansus taip, kad jūsų komanda Olandijoje pradėtų dirbti be jokio streso.