Planuokite biuro perkraustymą iš Olandijos lengvai: vadovas be streso

Sveiki, draugai. Darbas tarptautinių pervežimų srityje beveik dvidešimt metų privertė mane pamatyti viską – nuo mažų startuolių, besikeliančių iš garažo Eindhovene, iki didelių korporacijų, perkeliančių savo būstinę iš Amsterdamo centro į pačią Lietuvą. Galiu pasakyti viena dalyką: biuro perkraustymas iš Olandijos gali būti tikras košmaras, jei turite „plaukus galvoje“, bet gali būti ir sklandus procesas, jei viską paduodate profesionalams. Olandija yra specifinė šalis savo kelių infrastruktūra, biurokratija ir tuo, kad ten visi dirba tiksliai pagal tvarkaraštį. Jei vėluojate penkias minutes, greitiausiai reikės laukti kitos dienos. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi, kaip išvengti dažniausių spąstų ir nusipirkti ramybės, o ne rūpesčių.

Perkraustant biurą nebekalbame tik apie sofas ir stalą. Čia kalbame apie jautrią techniką, serverius, tonas dokumentų, o svarbiausia – apie verslo procesus, kurie negali sustoti. Aš matęs situacijų, kai dėl blogai supakuoto serveriaus įmonė prarisdavo ryšį su klientais dviem savaitėms. Nenorite, kad jums nutiktų tas pats. Todėl, svarstydami biuro perkraustymą iš Olandijos, reikia žiūrėti platiau nei tik į krovinių sunkvežimį.

Štai kas jums laukia kelyje ir kaip tai suorganizuoti taip, kad jūsų komanda net nepastebėtų triukšmo.

Pasiruošimas ir organizaciniai reikalai

Kada geriausia pradėti planuoti tokį judesį?

Neįsivaizduojate, kiek kartų gavau skambučius praėjus savaitei iki to, kai reikia iškrauti sandėlį Roterdame. Pradėkite planuoti bent prieš 2–3 mėnesius. Olandai yra labai disciplinuoti, tad jei norite rezervuoti kėbulą su liftu arba vietą uoste, tai daroma iš anksto. Be to, reikia laiko parengti inventorius, kuris yra būtinas muitinės formalumams. Jei spėsite, galėsite rinktis patogiausią datą ir netgi sutaupyti, nes skubos paslaugos visada kainuoja brangiau.

Ar verta rūpintis dėžėmis patys ar geriau leisti tai pervežėjams?

Kodėl gi kurti ratą, kai jau yra? Profesionalios pervežimo kompanijos turi standartines, tvirtas dėžes, kurios tinka viena į kitą – taip sutaupote vietos sunkvežimyje ir sumažinate daiktų pažeidimo riziką. Esu matęs, kaip klientai bandydami sutaupyti renkasi senas prekybos centro dėžes, kurios suyra po keliasdešimt kilogramų apkrovos. Biuro perkraustymas iš Olandijos reikalauja kokybiškos pakavimo medžiagos, ypač jei kelias užtrunka kelias dienas.

Ką daryti su dokumentais, kurie nėra aktuali?

Prieš išsivežant daiktus, atlikite auditą. Archyvuokite viską, kas nereikalinga kasdieniam darbui. Aš vieną kartą pervežiau visus 1990-ųjų metų dokumentus į naują biurą, o vėliau klientas suprato, kad jiems tenka mokėti už sandėliavimą brangiau nei pašalinti šiukšles. Naudokite specialias dėžes su padidintu stiprumu popieriui, o viršuje užrašykite, kas viduje ir kada tą turinį galima išmesti.

Kaina ir logistikos niuansai

Kiek apytiksliai gali kainuoti toks projektas?

Nėra vienos kainos, nes biurai būna labai skirtingi. Mažas kontorinių erdvių biuro perkraustymas iš Olandijos gali prasidėti nuo 1500–2000 eurų, tuo tarpu didelių korporacijų, su serverine ir tūkstančiais dėžių, kaina gali siekti dešimtis tūkstančių. Visada prašau klientų pateikti tikslią daiktų vietą (m³) arba vaizdo įrašą. Taip aš galiu pateikti fiksuotą kainą, o jūsų neišgąsdins neišplanuotos išlaidos.

Kaip vyksta kelionė per jūrą ar sausumą?

Dauguma įmonių renkasi keltą iš Vlissingeno arba Huko van Holando į Harvičą arba tiesiai vairuoja per Vokietiją ir Lenkiją. Jeigu skubate, sausumos maršrutas yra greitesnis, tačiau reikia atsižvelgti į eismo kamščius prie Vokietijos sienų, kurie yra legenda. Keltas yra ramiau, jeigu pervežate labai jautrią įrangą, bet pridės laiko, nes reikės laukti išvykimo ir įplaukimo langų. Pasirinkimas priklauso nuo to, kiek greitai reikia, kad jūsų komanda vėl dirbtų vietoje.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių Olandijoje?

Olandija nėra pigi šalis paslaugų požiūriu. Žinokite, kad jei reikės išmontuoti baldus ar atjungti IT įrangą, vietiniai montuotojai uždirba gerus pinigus. Taip pat atkreipkite dėmesį į galimą „mokesčį už sunkvežimio prieigą“ prie miestų centrų (low emission zones). Jei jūsų biuras yra Amsterdamo centre, gali tekti mokėti už leidimą važiuoti į miestą arba samdyti mažesnę transporto priemonę galiniam pervežimui.

Muitinė ir teisiniai aspektai

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti kelyje?

Svarbiausias dalykas – TIR knygelė arba CMR draudimas, bet čia mano rūpestis. Jums reikės kruopštaus inventoriaus sąrašo (packing list). Jis turi būti detalus: ne „biuro baldai“, o „lentos 4 vnt., kėdės 10 vnt., stalas 1 vnt.“. Muitinėje Lietuvoje arba sienoje gali sustabdyti ir patikrinti, ar tai atitinka realybę. Be to, jei pervežate techniką, reikės serijinių numerių sąrašo, kad neįtartų vogimo.

Ar mums reikės mokėti PVM ar muito?

Jei esate registruota įmonė, perkeliant savo turtą iš vienos ES šalies į kitą, PVM mokėti nereikia (taikoma 0 proc. PVM tarifas), jei pateikiate teisingą intrakomuninės tiekimo dokumentaciją. Viskas vyksta pagal PVM mokėtojo kodą. Niekada nerekomenduoju vežti asmeninių daiktų kartu su biuro turtu – muitininkas gali tai suprasti kaip bandymą apeiti mokesčius, o tada prasidės ilgai aiškinimai.

Techninė įranga ir rizikos valdymas

Kaip saugiai pervežti serverius ir kompiuterius?

Tai yra pati svarbiausia dalis. Prieš išvežant, būtinai padarykite visų duomenų atsarginę kopiją (backup). Aš esu matęs, kaip viena kėdė nukrito ant serverio spintos kelyje, ir viskas buvo prarasta. Serveriai turi būti išmontuoti, užfiksuoti specialiose dėžėse su putomis, o ne padėti ant lentynos. Biuro perkraustymas iš Olandijas dažnai įtraukia ir IT specialistų komandą, kuri tiesiogiai išjungia ir vėl prijungia sistemą naujoje vietoje.

Ar draudimas apima viską, kas nutinka kelyje?

Standartinis draudimas (CMR) dažnai apdraudžia tik 8,33 SDR vieną kilogramą, o tai yra labai mažai, jei kalbame apie brangią techniką. Būtinai pasidomėkite papildomu draudimu „visų rizikų“ (all risks). Pasirašydami sutartį, įsitikinkite, kad įrašyta konkreti techninės įrangos vertė, o ne nustatyta maksimali suma, kuri gali neužtekti naujojo „Apple“ įrenginio pirkimui, jei jis susilaužytų.

Praktiniai patarimai iš life‘o

Kokios dažniausios klaidos, kurias darote jūs, klientai?

Didžiausia klaida – nepalikti prieigos raktų arba neatvykti į vietą laiku. Vieną kartą važiavome į Hagę, o klientas užmiršo pasakyti, kad biure yra koduota spyna. Praradome pusę dienos. Dar dažnai žmonės nepažymi dėžių, kurios turi eiti į sandėlį, o kurios tiesiai į biurą. Galiausiai, nustatykite aiškų asmenį, atsakingą už komunikaciją su vairuotoju, o ne meskite užduotis visam kolektyvui.

Ar galima perkraustyti savaitgalį, kad neprarastumėte darbo laiko?

Absoliučiai taip, ir tai netgi geriau. Olandijoje parduotuvės ir biurai dirba penkiadieniais, tad savaitgalis keliais sumažina eismą. Mūsų komanda dažnai dirba šeštadieniais ar sekmadieniais, kad pirmadienį ryte jūsų darbuotojai jau sėdėtų prie savo stalų. Tačiau tam reikia susitarti iš anksto, nes vairuotojai taip pat turi poilsio laiko reikalavimus.

Kaip elgtis su parkavimu mieste, kai atvažiuoja sunkvežimis?

Nepamirškite, kad 18 metrų ilgio sunkvežimis negali tiesiog sustoti ant šaligatvio. Reikia iš anksto gauti leidimą iš savivaldybės arba užblokuoti vietą. Olanduose už tai gali skirti didelias baudas, o gatvių tarnybos greitai nuveža neteisėtai stovintį automobilį. Planuodami biuro perkraustymą iš Olandijos, įtraukite į sąrašą ir vietos organizavimą prie pat įėjimo.

Išvada

Galiausiai, viskas sumažėja iki gero planavimo ir pasitikėjimo savo logistika. Biuro perkraustymas iš Olandijos nėra būtinybė būti stresiškam, jei pasitikite tiems, kurie tą kelionę nuėjo šimtus kartų. Naudokite šiuos patarimus, pasidomėkite dokumentais ir nebijokite klausti savo pervežėjo nepatogių klausimų – tai jūsų užduotis užtikrinti, kad atsakymai būtų tikslūs. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikiuosi, kad jūsų kava pirmadienį ryte bus šilta, o kompiuteriai veiks puikiai.