Perkraustymas į Olandiją: biuro perkėlimas be rūpesčių, kai reikia tik patikimo vairuotojo

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt metų ir, pasakyti tiesą, mačiau viską – nuo smulkių verslininkų, vežančių vieną kėdę, iki milžiniškų korporacijų, kuriančių naujus padalinius Amsterdame ar Roterdame. Bet vienas dalykas visada išlieka tas pats: stresas. Žmonės dažnai galvoja, kad perkraustymas į Olandiją yra tik daiktų įkėlimas į sunkvežimį ir važiavimas toliau, tačiau biuro perkėlimas be rūpesčių tai kur kas daugiau. Čia ne tik apie logistiką, čia apie tai, kad jūsų verslas neturi sustoti. Net viena diena be kompiuterių ar serverių gali kainuoti tūkstančius eurų nuostolio, todėl viskas turi būti subalansuota kaip laikrodis.

Olandija yra viena populiariausių vietų lietuviams verslininkams plėsti savo veiklą, o „biuro perkėlimas be rūpesčių“ čia tampa ne frazė, o būtinybe, kai kalbame apie didelius atstumus ir specifinius reikalavimus. Šiame straipsnyje nesakysiu jums sausų teorinių dalykų, iš vadovėlių paimtų. Kalbėsiu kaip žmogus, kuris yra nuvykęs tūkstančius kilometrų, mątęs prieš sienas stovinčius vairuotojus ir sprendęs problemas pačiame greitkelyje. Jei ruošiatės kelionei į Vakarus, ši informacija jums pravers.

Pinigai, laikas ir organizacinis chaosas

Kiek realiai kainuoja biuro perkėlimas į Olandiją?

Čia nėra vieno atsakymo, nes aš negaliu jums pasakyti kainos, nepamatęs, ką turite perkelti. Vienam tai yra kelios dėžės su dokumentais ir kavinės aparatas, kitam – šimtai metrų archyvų ir erdvės su laisvai stovinčiais darbuotojais. Paprastai kainą formuoja krovinio tūris kubiniais metrais, atstumas (ar tai Vilnius–Amsterdamas, ar Kaunas–Eindhovenas) ir tas, kiek darbo reikia įdėti į pakavimą. Esant atvejui, kai reikia išmontuoti ir vėl sumontuoti kompleksines sistemas, kaina svyruoja nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų, tačiau visada verta klausti išsamaus sąskaitos faktūros brėžinio.

Ar reikia mokėti už vizitą, kad įvertintumėte turtą?

Dažnai klientai klausia, ar tai kainuoja, ir atsakymas paprastas – ne, jei kalbame apie rimtą perkraustymą į Olandiją. Aš asmeniškai ar mano vadybininkai atvažiuojame pas jums nemokamai, nes mums reikia pamatyti realią situaciją. Telefone galite pasakyti, kad turite „10 dėžių“, o atvykę matome, kad tai 10 didelių konteinerių su sunkia technika, kurios neįnešėt be liftų. Vizitas mums leidžia suprasti, ar reikės papildomų vyrų, ar galima užeiti sunkvežimiui prie pat patalpų ar reikės ilgos platformos.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo A iki Z?

Jei viskas suplanuota teisingai, patys pervežimo darbai (įkėlimas, važiavimas, iškėlimas) užtrunka 1–2 dienas, tačiau visa organizacija trunka ilgiau. Reikia atsiminti, kad Olandijoje, ypač didmiesčiuose, eismas yra intensyvus, o biuruose dažnai būna griežti įsiregistravimo laikai. Geriausia pradėti planuoti mažiausiai mėnesį iki kelionės, o jei perkeliate didelį biurą, tai ir dar anksčiau, kad spėtume sutvarkyti visus leidimus.

Dokumentai, muitinė ir biuro krūva

Kas dėl dokumentų – ar reikia kažką ypatingo daryti vykstant į Nyderlandus?

Kadangi Lietuva ir Olandija yra ES erdvėje, tai techniškai tai yra vidaus pervežimas, todėl muitinės kontrolės net nėra taip dažnai. Tačiau nepamirškite, kad visada reikia turėti kruopštų inventoriaus sąrašą su apytikslėmis vertėmis. Jei policija sustabdys sunkvežimį ir paklaus, ką vežiate, vairuotojas turi mokėti parodyti, kad tai ne „grynoji“ prekyba, o įmonės turtas, kuris keliasi į naują adresą. Be to, kai kurios draudimo kompanijos reikalauja šio sąrašo, kad būtų galima užtikrinti krovinį.

Ar jūs sutvarkote inventoriaus sąrašą ar tai mūsų darbas?

Esu matęs abiejų variantų. Kai klientas turi gerą administratorę, ji viską užrašo puikiai, ir mums lieka tik patikrinti. Bet dažniausiai, kai vyksta biuro perkėlimas be rūpesčių, klientas nori, kad mes tai padarytume. Mes turime paruoštas templates, kurių galima naudotis, o mūsų vairuotojai pažymi, kas įkelta į mašiną. Tai apsaugo ir mus, ir jus – niekas negalės pasakyti, kad dingo brangus kompiuteris ar projektoriaus lėkštė.

Ką daryti su archyvais, kurių nereikia iš karto naujame biure?

Tai klasikinė problema. Olandijoje nuomos kainos aukštos, todėl žmonės nori išnuomoti kuo mažesnes patalpas, o senus popierius dažnai norima išmesti arba paslėpti toliau. Galime padėti surūšiuoti, kas išmetama (kad nenuvežtume šiukšlių per pusę Europos), o kas – į sandėlį. Turiame partnerių Lietuvoje ir Olandijoje, kurie gali laikyti dėžes su dokumentais mėnesiais ar metais, kol jums jų prireiks.

Technika, baldai ir „gyvybiškai svarbi“ įranga

Ar galite perkelti serverius ir jautrią IT įrangą?

Taip, tai yra mūsų kasdienybė, bet čia reikalingas ypatingas dėmesys. Mes ne IT specialistai, todėl niekada neatsakysiu už duomenų kopijas (backup) – tai turi padaryti jūsų žmogus prieš mus atvykstant. Bet fiziškai perkelti serverius į Olandiją galime saugiai – naudojame specialias vibracijas slopinančias dėžes, užrakinamus konteinerius. Buvęs atvejis, kai vienas klientas nesupakavo serverio kietojo disko atskirai, ir kelyje į Roterdamą jis nukrito – nebelieko nieko. Taip kad, pakavimas čia raktas.

Kaip elgiatės su dideliais baldais, pvz., pavieniais darbo stalais ar posėdžių lentomis?

Juos išmontuojame. Nėra prasmės nešti didelę L formos stalą per visą koridorių, jei galima jį atsukti į tris dalis. Mūsų komanda turi su savim visus reikiamus įrankius – atsuktuvus, raktus, netgi guminius antklodus, kad nebraižytų grindų įleidžiant baldus atgal. Olandų biuruose grindys dažnai būna pažangios, iš kietos medžiagos, todė jų apgadinimas gali būti brangus.

Ar reikia, kad darbuotojai išsiimtų daiktus iš stalų?

Būtina. Pasakykite savo žmonėms, kad asmeninius daiktus – nuo nuotraukų iki pietų indelių – turi pasiimti namo arba sudėti į pažymėtas dėžes. Mes neatsakome už jūsų darbuotojų piniginę ar vaikių piešinius, padėtus ant stalų. Jei paliksite tai ant stalų, mes viską supaksime į dėžę, bet tada gali būti painiava, kas yra kas. „Biuro perkėlimas be rūpesčių“ reiškia, kad mes darbumą atliekame, o asmeninis tvarkymas – jūsų.

Olandijos specifika ir galimos bėdos

Ar sunku privažiuoti prie biuro centro, pvz., Amsterdame?

Tai viena didžiausių bėdų. Amsterdamo, Hagos ar Utrechto centruose gatvės siauros, o dauguma pastatų neturi didelių įvažiavimų. Kartais teks statyti sunkvežimį už kelias gatves ir viską nešti per rankomis arba naudoti ilgas platformas. Reikia gauti specialų leidimą (ontheffingsvergunning) iš savivaldybės, kad galėtume statyti mašiną priešais įėjimą. Jei to nepadarysite, olandų policija atvyks labai greitai ir paskirs baudą, o mums teks važiuoti į kitą vietą.

Kas nutinka, jei naujieji biuro patalpos dar nebaigtos?

Tai nutinka dažniau, nei galite įsivaizduoti. Statybos vėluoja, o jūs turite išsikrauti iš senųjų. Tokiu atveju mes turime sprendimą – laikiną sandėliavimą Olandijoje. Galime iškrauti daiktus į mūsų sandėlį, pavyzdžiui, netoli Bredos ar Tilburgo, ir laikyti juos ten, kol jūsų statybininkai baigs darbus. Taip sutaupote nuomos mokesčius senajame biure ir nesukeliate chaoso į neužbaigtą naująją erdvę.

Ką daryti, jei kelyje sugenda sunkvežimis?

Su mumis toks variantas beveik neįmanomas, nes turime patikimus vilkikus ir keičiamąjį transportą, bet gyvenimas yra neprognozuojamas. Jei įvyksta techninė bėda, mes nedelsdami išsiunčiame kitą automobilį, kad perkrautume jūsų daiktus. Jūsų verslas neturi kentėti dėl mūsų techninių problemų. Esu matęs, kaip konkurentai palieka klientą su pusiau užkrautu automobiliu kažkur Vokietijos automagistralėje – tokio dalyko su mumis nebus.

Ar padėsite susidėti daiktus vietose naujame biure?

Žinoma, mes ne „išmesti ir bėgti“ tipo įmonė. Mūsų vairuotojai ir krautojai padės dėžes į tas patalpas, kur reikia, o netgi sudės stalus ant kojų, jei sutarta iš anksto. Galiausiai, po ilgų valandų važiavimo ir perkraustymo į Olandiją, paskutinis dalykas, kurį norite matyti, yra tai, kad jūsų direktorius pats renka lentų varžtus. Mes esame tam, kad jums būtų patogiau.

Išvada

Galiausiai, viskas sumažėja iki vieno – pasitikėjimo. Jūs pasitikite savo verslu, o turi pasitikėti ir tais, kuris veža jūsų visą gyvenimo darbą. Perkraustymas į Olandiją gali būti baisi istorija apie prarastus dokumentus ir sulaužytus baldus, arba tai gali būti tiesiog darbo pabaiga penktadienį ir kavos gėrimas naujame biure pirmadienį ryte. Nuo jūsų pasirinkimo priklauso, kurį scenarijų užfiksuosite. Neleiskite, kad mažos detalės sugadintų didelį žingsnį – pasirinkite patirtį, o ne pigiausią pasiūlymą rinkoje.