Perkelti biurą į Olandiją greitai ir be vėlavimų: Vadovas iš vidaus

Esu šioje srityje beveik dvidešimt metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo paslydusių popieriaus lapų iki didžiulių korporacinių relokacijų, kurios buvo planuojamos mėnesius, o vis tiek kažkas būdavo ne taip. Bet dažniausiai problemos kyla ne iš to, kad sunkvežimis sugedžia arba kelyje užšąla sniegas, o dėl paprastų neatsargumo klaidų. Kai verslas nusprendžia perkelti biurą į Olandiją, tai yra didelis žingsnis, o ne tik paprastas daiktų persikėlimas iš taško A į tašką B.

Olandija – tai specifinis rinkas. Čia tvarka ir organizacija yra aukštesnio lygio nei kur kitur, bet ir kelių sistemos, bei miestų planavimas gali sukelti nemalonių netikėtumų. Jei kada nors bandėtėvesti didelę furgoną į Amsterdamo senamiestį be leidimo, žinote, ką turiu omenyje. Šiame straipsnyje nenoriu jums dėti „vatnos į galvą“, o tiesiogai pasakysiu, kaip tai veikia iš praktinio, vairuotojo ir logistikos požiūrio. Mūsų tikslas – padaryti taip, kad jūsų komanda pirmadienį ryte atvyktų į naująją vietą olandišku laiku, o ne ieškotų dėžių kur nors tarp Roterdamo ir Hagos.

Svarbiausia taisyklė – viskas prasideda ne nuo pakrovimo dienos, o nuo detalaus plano. Dažnai klientai sako: „mes viską supakavome, važiuokite“. Tačiau atvykus paaiškėja, kad dėžės nepažymėtos, o kompiuteriai stovi ant grindų be jokios apsaugos. Norint perkelti biurą į Olandiją sklandžiai, reikia suprasti ne tik kainą, bet ir procesą. Žemiau išdėstysiu dažniausiai užduodamus klausimus, kuriuos girdėju savo kasdieninėje darbo aplinkoje. Jie gali atrodyti šiek tiek chaotiški, tačiau tikrai atspindi realią situaciją.

Kainos, laikas ir organizaciniai chaosai

Kiek tai viskas kainuos ir kodėl niekas nenori pasakyti konkretaus skaičiaus?

Nėra vienos kainos, nes kiekvienas biuras skiriasi kaip pirštai. Vienam reikia pervežti tik kelis stalus ir kompiuterius Vilniaus centre į Eindhoveną, o kitam – tenka išgabenti visą sandėlį iš Kauno į Amsterdamą su kompleksine technika. Tačiau jei kalbame apie vidutinį Lietuvos įmonės biurą, tarkime, 10-15 darbo vietų, tai turėtumėte žiūrėti į 2500–4000 eurų ribą. Čia įskaičiuota pakavimo medžiaga, vairuotojai, degalai ir kelių mokesčiai, kurie Olandijoje, tiesą sakant, ne maži.

Ar tikrai reikia tiek laiko planuoti? Gal įmanoma atvykti ir iš karto įsikurti?

Galima, jei norite praleisti pirmąją savaitę ieškodami kur dėti spausdintuvą. Mano patirtis rodo, kad optimalus laikas – nuo 2 iki 4 savaičių iki išvykimo. Turime užsakyti vietą išankstiniam krovinio pervežimui, suderinti su pastato administracija Olandijoje, kur ir kada gali atvykti sunkvežimis. Jei tiesiog „užsuksite“, gali būti, kad priešais pastatą statomas dviračių stovas arba vyksta remontas, ir 20 tonų sunkvežimis tiesiog negalės privažiuoti.

Kiek dienų trunka toks kelias į vieną pusę?

Įprastai tai trunka apie 2–3 dienas, priklausomai nuo to, kur tiksliai esate. Jei važiuojame į Roterdamą arba pietinę Olandiją, tai gali būti greičiau, bet jei reikia į šiaurę, prie Groningeno, tai keliai gali būti užstrigę dėl statybų. Olandijoje vis kur kas kas stato, tad ir eismo įvykiai dėl „stovėjimo juostų“ yra dažni. Geriausia planuoti taip, kad krovinys atvyktų darbo dienos rytą, o ne vidurnaktį, kai nieko nebegalima padaryti.

Ar reikia mokėti už pakavimo medžiagas atskirai, ar tai įeina į kainą?

Didžioji dalis rimtų pervežimo kompanijų siūlo kompleksinę kainą, kurioje jau yra ir dėžės, ir burbuliukų plėvelė, ir klijų juosta. Tačiau jei turite labai brangią techniką, reikės specialių dėžių arba medinių konteinerių (kasečių), tai gali kainuoti papildomai. Aš visada patariu klientams netaupyti ant popieriaus – geriau uždėti daugiau juostos, nei vėliau rinkti išbarstytus dokumentus autostradoje Vokietijoje.

Olandijos kelių realijos ir biuro technika

Ar sunku važiuoti dideliu sunkvežimiu per Olandijos miestus?

Sakyčiau, ne sunku, o labai atsakingai. Olandai labai griežtai laikosi kelių eismo taisyklių, o miestuose, ypač Amsterdamo centre arba Utrechte, gatvės dažnai yra skirtos tik vienam automobiliui. Be to, ten yra daug kanalų ir tiltų, kurių aukštis gali būti ribojamas. Prieš išvykstant mes visada patikriname maršrutą specialiomis programomis, kad netyčia neįvažiuotume į gatvę, kurios aukštis – 3 metrai, o mūsų mašina – 4 metrai.

Kaip saugiai pervežti serverius ir jautrią techniką, kad nieko nesugestų?

Tai viena dažniausiai baiminamų dalykų. Serverius reikia išjungti ir, jei įmanoma, išmontuoti iš spintų. Aš asmeniškai mačiau, kaip vienas klientas bandė pervežti veikiantį serverį, kuris vos ne „užvirė“ kelionės metu dėl vibracijos. Technika dedama į specialias antšokines dėžes, užpildomas oro pūslėmis. Svarbiausia – pažymėti, kur yra viršus ir apačia, nes vairuotojai gali sukioti dėžes kaip nori.

Ar reikia specialių leidimų iškrovimui miesto centre?

Labai dažnai – taip. Jei jūsų naujasis biuras yra pačiame Amsterdame ar Roterdamo centre, vienkartiniam stovėjimui sunkvežimiui gali prireikti išankstinio leidimo (ontheffing). Be to, gali tekti samdyti specialų „pilotą“ su automobiliu, kuris lydėtų sunkvežimį ir užtikrintų, kad jis nevažiuotų į draudžiamas zonas. Mes paprastai imame šias rūpesis į savo pečių, bet klientas turi žinoti, kad tai ne „atsiranda iš oro“.

Kas nutinka, jei prieš pastatą negali užstoti sunkvežimio?

Tada prasideda „šokis“ su mažesnėmis transporto priemonėmis. Tarkime, sunkvežimis iškrauna viską į artimiausią sandėlį arba saugykla, o tada „Sprinter“ tipo furgonai užduotį atlieka „paskutinis mylias“. Tai, žinoma, brangina projektą, bet Olandijoje tai normali praktika. Ten viskas suplanuota taip, kad didelės mašinos miestuose trikdytų eismą kuo mažiau.

Ar tikrai reikia draudimo, ar jūsų vairuotojai važiuoja saugiai?

Draudimas yra privalomas, o ne pasirinkimas. Mūsų atsakomybės draudimas (CMR) apdraudžia krovinių pažeidimus arba dingimą kelionės metu. Nors mūsų vairuotojai yra profesionalai su daugiau kaip 10 metų stažu, kelyje visada gali įvykti avarija, kurios neįmanoma numatyti. Be to, verta patikrinti, ar jūsų turto draudimas apima ir pervežimą, nes kartais reikia dvigubo apsaugos sluoksnio.

Dokumentai ir smulkmenos, kurios sukelia didžiausią galvos skausmą

Ar reikia muitinės deklaracijų, jei važiuojame į ES šalį?

Kadangi Lietuva ir Nyderlandai yra ES erdvėje, formalios muitinės procedūros nėra taip griežtos kaip vykstant į Šveicariją ar Jungtinę Karalystę. Tačiau visada reikia turėti krovinių sąrašą (packing list) ir, jei tai yra technika, jos serijinius numerius. Olandų muitinė (Douane) gali sustabdyti ir patikrinti ar tai tikrai ne prekybinis krovinys, jei atrodo įtartai. Gerai, kai viskas surašyta lietuviškai ir angliškai.

Ką daryti su atliekomis – dėžėmis ir popieriumi po iškrovimo?

Dažnai klientai apie tai pamiršta. Atvykstate į naują biurą, viskas iškraunama, o likę šimtai tuščių dėžių užstoja koridorių. Olandijoje atliekų surinkimas yra labai griežtai reglamentuotas – negalita tiesiog mesti viską į vieną konteinerį. Mes paprastai pasirūpiname, kad dėžės būtų suskaldomos ir išvežtos, arba paliekame klientui, jei jis tokią paslaugą užsakęs pastato administratoriui. Nereikia likti su „kalėdų eglute“ vidury vasaros.

Ar galima kažką paslėpti arba pridėti paskutinę minutę?

Negalima ir nereikia. Vairuotojai turi sąrašus, ir jei atsiras dėžė, kurios nėra sąraše, gali kilti įtarimų, o tai sustabdys visą procesą patikrinimo metu. Be to, sunkvežimis turi tam tikrą svorio limitą. Jei užpildysite jį virš ribos, ne tik kad gausite baudą Vokietijoje, bet ir gali sugesti važiuoklė. Geriau viską aptarti iš anksto.

Išvada

Apibendrinant, perkelti biurą į Olandiją yra sudėtingas procesas, kuris reikalauja ne tik fizinio jėgos, bet ir strateginio mąstymo. Nuo mano dvidešimt metų patirties galiu pasakyti vieną: sėkmė slepiasi detalėse. Nuo to, ar teisingai užklijavote dėžę su kompiuterinėmis pelėmis, iki to, ar gavote leidimą užstoti priešais „Zuidas“ verslo kvartalą Amsterdame. Nesitikėkite stebuklų, jei nieko neplanavote, tačiau jei pasitikėsite profesionalais ir viską suderinsite iš anksto, viskas vyks taip sklandžiai, kaip ir turi būti.

Olandija yra puiki vieta verslui, o šis persikėlimas gali tapti naujo etapo pradžia, o ne košmaras. Pasirūpinkite dokumentais, pasirūpinkite technika ir, svarbiausia, pasirūpinkite savo ramybe. Mes pasirūpinsime keliu.